基于新形势下的企业办公室精细化管理探讨

2023-08-03广东省韶铸集团有限公司刘云刚

办公室业务 2023年13期

文/广东省韶铸集团有限公司刘云刚

市场经济的开放性使不同类型、规模的企业之间竞争激烈，只有形成自己的核心竞争力，企业才能长远稳定发展。企业现代化发展的过程中对办公室管理提出了新的要求，原有的管理模式存在目标不清、职责混乱、效能低下等问题，严重影响了企业运营。精细化管理理念一经出现就受到了人们的广泛关注，许多企业将此理念用在了办公室管理工作中，构成了精细化管理模式，管理优势明显。未来各企业在发展的过程中需加大对办公室精细化管理的投入，形成清晰的管理目标、科学的管理路径。

一、精细化管理的特点

（一）细化、量化的管理科目。在企业办公室中渗透精细化管理思想，能促进管理模式的变革。办公室的工作繁杂，涉及任务重、要素多，需要做好大量的协调工作，企业现代化发展趋势下沿用传统的办公室管理理念，无法提高管理效率与质量。而精细化管理强调全面、细致管理，有关管理人员可根据办公室职能，细化、量化管理科目，将原先抽象的行政管理内容划分为多个子项目，再采取分类、量化管理的方式，优化管理流程，加强不同工作的衔接。精细化管理下量化与细化管理科目的作用表现为：通过量化办公室的各种管理任务，使每位行政管理人员都能强化细节管理与控制，把控全局与细节；可协调各项管理工作，使行政管理人员之间相互配合。

（二）标准化与流程化理念融合。精细化管理思想在管理领域的应用频次较高，其最初出现时实现了流水线生产标准化、流程化的高度融合。精细化管理发展到现在，这种标准化、流程化的融合趋势更为明显，将这一管理理念应用到办公室工作，可将管理目标分解为若干小目标，以管理流程为基准合理安排任务流程，并给每项管理任务建立管理标准，促进不同管理任务的流畅衔接，通过推行标准化、流程化，使各项工作有据可依，更为规范与高效。

（三）协同意识导入。企业办公室管理任务艰巨，如果在具体的管理工作中单纯依赖办公室行政管理人员，将很难达到预期的管理目标。为提高办公室管理水平，在企业内必须保障不同部门的协调，而精细化管理中包含协同意识，在跨部门合作中有助于解决办公室工作的诸多问题，促进企业的生产、销售等工作，提升运营水平，降低运营成本。

二、企业办公室管理现状

（一）工作内容传统。办公室管理内容繁多，如企业内外的沟通与对接、各类信息的上传与下达、各项任务的督查催办等，这些工作都与企业的生产加工、销售服务等相关，最终影响的是企业的战略目标、利润水平。同时，办公室的很多工作都相对零散和重复，比如，一份文件的审批要经过多个部门和流程，时间长且效率低，严重影响了相关工作的顺利实施。此外，个别企业办公室的资料收集整理也存在以下问题：部分工作人员对档案资料收集整理的重要性认识不足，在实际的工作中未严格落实责任制度，经常在资料收集和存档环节等疏忽大意；工作人员之间的沟通与协调不足，面对企业专业的档案资料，在收集、整理和存放方面较为随意。

（二）管理理念落后。一些企业在发展过程中并未充分意识到办公室管理工作的重要性，所采取的管理理念相对落后，影响了管理效能。从企业组织结构的角度分析，办公室在组织体系中的作用突出，与其他各个部门都存在工作衔接，为保证工作效率，办公室必须采用先进的管理理念。当前，许多企业的办公室都存在管理理念落后的问题，导致各项工作无法高效实施，甚至严重影响其他工作的进度。

（三）管理技术滞后。办公室繁杂的工作决定了需逐步引入先进的管理技术，以加速管理变革，适应企业现代化发展步伐，如当下可将信息技术引入管理工作，构建信息化管理模式。目前，市场上的企业数量众多，这些企业的规模、发展水平等参差不齐，一些小规模、发展水平滞后的企业长期在办公室管理工作中不注重改进管理技术，未引进现代化管理技术与手段，不利于办公室各项工作的顺利实施。

三、新形势下企业办公室精细化管理的策略

（一）管理目标及内容的精细化。从企业发展的角度分析，办公室管理包含的内容较多，主要有公文、档案、会议、办公耗材、印章、食堂、车辆等。为实现精细化管理目标，各企业需立足自身的运营和发展情况，制定清晰且明确的管理方案，并细化管理内容，以规范办公室工作。每个企业内办公室工作大同小异，但还存在一些区别，各企业在办公室精细化管理的过程中必须着力考虑这些问题，确定符合自身情况的管理目标与内容。公文管理方面关键要做好公文的登记签收、编号管理、阅批分转、传阅催办、立卷归档等工作；档案管理需集中在收集、整理、存档方面，同时也需要考虑过期文件销毁、档案归类、统计管理等要求，合并和减少不需要的审批环节，提高效率；会议管理时需明确会议等级、参会人员、组织部门和会议主持人、会议时间等，在举行会议期间安排专人负责会议记录，详细记录会议中的核心观点和议题；办公耗材管理就是要加强办公耗材采购、入库、使用等管理，避免在企业运行中办公耗材的过度浪费，可直接通过大型网络平台采购，减少比价等环节；印章管理方面，因为企业往往有多种印章，若存在用印不规范情况，将会引发合同风险或者法律纠纷，为避免这一问题，企业内部建立OA系统，使部门之间能共享信息，减少纸质审批；食堂管理方面，将原外包转为自己管理，同时改变采购模式，如猪肉、鸡肉、鸭肉等直接从屠宰场批发，蔬菜类从蔬菜市场统一批发采购，由不同人员验收，加强计划管理等；车辆管理方面，为降低成本，减少专职驾驶员和车辆数量，要求长途用车时间提前三天申报，市内用车提前一天申报，以便统一安排外出，减少出车次数。企业办公室管理类型及流程如表1所示。

表1 办公室管理重点及流程

（二）积极应用人工智能技术。办公室精细化管理，要引进现代化管理技术，推进管理方式的变革。信息时代人工智能等技术发展迅速，智能模块取代部分人工管理。当前，许多企业引进了先进的办公软件，如钉钉、空客等，软件自带的文件共享、多人会话等功能为很多工作提供了便利，强化了部门、岗位之间的交流与合作。相关管理人员在办公室工作中能借助软件自带的功能发布管理的流程、要点，下发相关文件，让其他部门和岗位人员可熟悉相应的工作流程，在遇到问题时可从软件中调取文件，以文件的要求开展工作。大中型企业包含的部门众多，人员数量庞大，部门与岗位之间的工作有一定的交叉与衔接。为提高信息传输效率，保障办公室精细化管理水平，企业需引入人工智能技术，打造适合本企业的智能化平台，并赋予诸多功能，如平台内应包含信息共享、智能预警、问题反馈等功能，办公室工作人员可借助该平台集成信息，开展相应的工作。

（三）考核评估指标体系。为在企业中推行精细化管理，办公室需充分意识到考核评估的重要性，在完善的考核评估体系下激发岗位人员的工作积极性与主动性。很多企业在对办公室人员进行考核评估时停留在原有的定性评估上，为改变这一局面，企业应建立量化指标，评估工作可从岗位工作、工作能力、组织纪律、廉洁自律方面实施，形成量化评估标准（≥90分为优秀、70～89分为良好、60～69分基本满意、＜60分为不合格）。为保障考核评估工作的全面落实，在企业内需针对办公室工作要求制定完善的制度体系，其中应包含考核评估细则、方法等，后续工作中严格执行此制度体系，用精细化管理理念推行过程、细节管理。当建成精细化评估指标与内容后，有关人员为在岗位上完成任务，就会发挥其专业优势，不断在工作中创新和改进。同时，在考核过程中应形成完善的考核标准，针对程序化、易于量化的工作，设计量化指标；对于非程序、主管因素较强的工作，应设计定性评价指标，采用科学的考核方法，必要情况下利用信息系统，自动选择并生成工作指标，实现信息化评估。某企业的精细化评估指标与内容如表2所示。

表2 精细化评估指标与内容

（四）执行力的精细化。办公室精细化管理中必须保障执行力的精细化。管理概念出发指的是组织的管理人员通过计划、组织、领导、配置资源、调配人员、决策等来引导相关人员的工作。因此，不论是何种管理活动，管理者、被管理对象的执行力都是需关注的重点方面，如人员的执行力不佳，将影响管理效率、效果。为此，新形势下的企业办公室精细化管理过程中，管理人员必须意识到执行力的重要性。第一，加强精神文化建设，让每个员工都对企业文化、价值观等有清晰的了解，从而认同企业的发展，在企业中形成凝聚力与向心力。第二，开展奖惩监督机制的改革，根据有关人员在办公室精细化管理中的表现，给予奖励与惩罚，使人员能在制度约束下切实履行其职责。第三，定期或不定期在企业内实施员工的思想教育与培训，在潜移默化中提高员工的思想意识，使员工积极参与到办公室精细化管理中。第四，持续完善《员工手册》《岗位职能划分手册》，清晰划分每个员工的工作职责，再通过完善考核方法、激励标准等提高各部门、各岗位人员的配合度，严格执行管理规范与方法。

（五）构建和完善办公室精细化管理制度。企业办公室精细化管理中，管理制度的作用突出，为保障各项管理工作的规范有序实施，在企业内必须立足实际情况来构建科学、合理的办公室精细化管理制度，在制度中明确管理方法、流程等，凸显制度的约束与指导作用。一些企业在办公室管理工作中虽意识到了精细化理念的重要性，也陆续展开了一系列的探索，但实际的工作中却未建立科学且合理的管理制度，导致部门和岗位人员无制度约束。对此，企业需构建严谨的精细化管理制度，同时考虑企业的规模、经营特点、战略目标等，坚持“以人为本”的原则，关注各部门、其他岗位人员对办公室管理工作的要求，保障制度的人性化特征。首先，考虑到办公室管理工作的特殊性，在制度体系中应包含档案协调管理制度，使有关管理人员能在企业运行中切实做好档案收集、整理，及时归档并分类，为后续的借阅和调阅档案提供便捷。其次，应形成完善的办公用品、设备管理制度。各企业在运行过程中的办公用品消耗较大，所以加强办公用品管理、设备管理十分重要。办公室管理人员需根据企业中的用品消耗情况，制订科学的采购计划，确定采购时间、采购数量，尽可能降低采购价格，保障采购到办公用品的整体质量。后续企业运行中有关管理人员需加强办公用品领用和使用管理，严格做好领用人、时间、数量等的登记。在设备管理方面主要应开展设备维修、保养、更换，保证企业内各种设备的完好性、先进性。此外，还需加强信息管理，着力打造“上传下达、重质量、讲时效”的管理体系。有关技术人员需进一步完善网站管理，在现有网站基础上优化版面，增加栏目内容，形成OA办公自动化系统。