新时代高校档案管理工作研究——以山西大学档案管理为例

文/山西大学档案馆 闫江涛；山西电力职业技术学院 郭瑞

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。随着数字技术时代的到来，传统的档案管理模式已不能满足现代的需求，将传统的管理模式向数字化、数据化管理模式转变已是大势所趋。档案数字化建设既要考虑信息时代的要求，又要充分利用现有档案的信息和物质基础。只有及时转变工作思路，才能使档案工作更好地服务于高校发展、服务于每位教职工和每位同学，提高档案利用效率。东部、中部地区高校档案工作在信息和大数据技术的加持下，对高等教育发展的服务能力更加凸显。山西省受地域、资金等因素的限制，档案管理理念落后，管理模式滞后，服务能力不足，与发达地区的高校在档案管理和服务能力方面拉开了较大的差距。本文以山西大学为例，通过实地调查，分析档案管理的现状与存在的问题，为提高档案管理水平和服务能力，顺应数字化时代档案工作发展需求提供对策。

一、山西大学档案馆管理概述

山西大学档案馆的前身为1965年山西大学根据省档案局要求建立的山西大学档案室，主要对文书档案进行整理、登记，重点保存上级文件、本校文件及部分学籍档案。1988年，档案工作划归行政，档案室成为校长办公室的内设机构；1992年，山西大学开始筹备设立档案馆工作；1993年5月，山西大学档案馆成立，为处级建制，由副校长直属分管；2011年，省编办、省教育厅对高校机构编制进行核定，山西大学档案馆成为学校的教辅机构，负责学校综合档案、干部人事档案、学生人事档案、“山西大学校史展”“姚奠中艺术馆”等的服务管理工作，也是永久保存和提供学校档案利用服务的重要职能部门。

山西大学档案馆现设有综合档案科、教工档案科、档案编用科、学生档案科、数化智信科5个科室。档案馆馆藏档案达10多万卷（件），分为党群、行政、教学、科研等13个一级类目。为进一步规范学校档案工作，结合需求，制定了《山西大学档案管理办法》《山西大学综合档案管理办法》《山西大学学生人事管理办法》和《山西大学教工档案管理办法》等规范。提高了档案管理规范化、制度化、科学化，有效保护和利用档案，更好地为学校教育、教学工作服务，充分发挥档案在教育与管理服务中的作用。

山西大学档案馆的各类档案资源以传统的纸质档案为主，数字化档案资源较少，大部分档案人员的工作是对各类档案进行分类、整理、鉴别、保管等。现代科学技术已经渗透到高校管理的各个领域，传统的档案管理模式已不能适应新形势的发展所需，数字化集成已成为档案建设的一项重要任务。因此，探索档案资源、档案系统的数字化，改变现有档案管理模式向数字化转型势在必行。

二、档案数字化管理实地调研

（一）调研概述。山西大学档案馆的档案数字资源系统是“南大之星”，从1990年开始投入使用。其档案管理模式正在向数字化转型，本文从现有档案类型、档案系统、人员配置三个方面阐述，如表1所示。

表1 档案管理系统内容

1.档案类型。主要有教学、科研、人事、名人、建筑等档案，其中教学、科研、名人、建筑档案仅供内容人员查阅。此外，教学、科研档案利用最为频繁，其中人事档案总计有档案资源3000多万份，其中200万份纸质档案已转换为数字化，其余众多档案资源正向数字化资源转换。档案的改造工作由第三方公司进行扫描，山西大学档案馆负责向第三方公司提供技术标准，各类档案文件已做备份。数字化档案类型包括照片、视频等，物品包括奖杯、字画等，其文件格式主要是JPG和PDF。其中，有11万至12万份纸质档案是中华人民共和国成立后收集的，20世纪30～50年代的档案较少。除了书画对外开放外，大部分档案都不对外开放。

2.档案系统。通过使用已有的扫描仪、相机、录音机等设备将已转为数字化的资源应用到档案系统中，通过档案系统实现数字化资源的接收与存储，该系统主要起保存、凭证的作用。档案系统的安全级别较高，涉及的机密文件单独保存，但是存在无法加密的问题。软、硬件系统基本功能齐全，但相关利用技术还不够完善，仅起到简单的接收、存储作用。现有数据库系统主要包括：学生获奖成绩档案库、个人信息数据库、教师学业成就数据库。系统的维护通过外包托管信息中心进行，每年维护一次，对档案系统内的数字化资源进行分类、整合、鉴别、销毁。总而言之，“南大之星”档案管理系统，在各个方面还有很大的提升空间。

3.人员配置。目前，馆内有20名左右的档案工作人员，但与档案相关专业的人员较少。现任职的工作人员整体专业性偏低，档案工作人员专业匹配度低。现有的档案管理工作人员大部分只负责传统形式的档案管理，如档案分类、整理、归档、移交等工作，档案数字化的能力普遍偏低。

（二）现存问题。笔者通过对山西大学档案馆档案管理模式进行实地调研发现，档案管理工作在数字化转型与数字化资源建设方面较为落后，现有数字化档案资源较少，缺少档案管理专业人员储备，具体问题如下：

1.档案数字化资源及利用程度低。第一，全文数据库建设内容少。山西大学档案馆仅对部分档案实现了全文数据库建设，如学生获奖成绩档案库、个人信息数据库、教师学业成就数据库等。还有大部分只是建设了目录数据库，缺少相应的数字资源内容。第二，已有档案资源利用率低。由于众多档案资源仅面向内部提供，档案资源开发程度较低且利用局限。仅有较少部分档案被利用，也仅限于教学、科研、人事等。甚至有些档案资源因未实现数字化，利用率低，不足以发挥档案应有的价值。目前的档案管理工作仅局限于材料的收集、整理和保存，档案的编研成果少、形式单一、研究层次较浅。众多档案仅限于纸质档案，数字化的档案资源较少，档案数字化程度低不利于档案资源的深度开发，无法发挥档案应有的价值。

2.档案数字化系统投入不够重视。第一，缺少数字化核心设备。现有档案数字化设备仅有扫描仪、单反相机、录音机，缺少服务器、存储器等核心设备。档案数字化设备资源不足以支撑大版面的纸质档案数字化转型。第二，缺少档案核心系统。山西大学档案馆没有属于自己的档案数字化核心系统，仅是购买、使用“南大之星”的档案系统，且对档案数字化方面的资金投入低，对档案数字化设备投入的重视程度不够。第三，档案管理系统维护缺失。档案系统维护仅一年一次，周期较长，不利于档案系统的合理建设与利用，不利于档案资源、档案安全的实时维护与监测。

3.档案管理人员队伍建设不合理。首先，缺少档案专业的人才配置，档案管理人员的专业性较差。其次，在现有的档案管理人员中，缺乏对档案管理工作人员的专业知识与专业技能的培训。档案管理工作人员缺乏相应的专业知识与专业技能，无法推动档案数字化的发展进程，加上档案管理人员年龄结构不合理，人员年龄集中在40岁以上，不能紧跟时代潮流与时代所需调整工作结构与工作方式，不具备开发创新思维适应现代档案工作的能力。

三、提升档案管理数字化转型对策

档案管理模式要顺应时代发展、应变时代所需，转变管理思想与管理模式，建设数字档案，充分利用现有档案资源和技术，为提升档案管理、规范教学活动、为师生提供优质的档案资源服务、发挥档案价值奠定基础。

（一）提升档案管理人员的档案数字化资源利用意识。档案管理人员的档案数字化资源利用意识决定了档案工作的发展方向，影响着档案工作的前进进程。提升档案管理的规范化，力求各种材料符合档案规范和档案标准，确保各级档案机构向档案馆移交的材料完整、齐全并及时归档。从档案资源数字化的重要性、档案资源数字化的价值、档案资源数字化的实践方向着手，让每位档案工作者深刻意识到数字档案资源的重要作用以及挖掘价值，充分开发数字化档案资源，合理利用，发挥其价值，提高档案人员对档案数字资源的利用意识，促进档案管理工作效率的提升。

（二）建立数字化档案管理系统。数字化档案管理系统的建设不仅需要硬件设备的支持，还需要软件条件的支持。硬件设备包括大量的数据库，软件条件涉及时间、人员、成本等。数字档案系统的建设为档案工作者进行日常管理、档案收集和查询提供了便利，也提高了经济效益和办公效率。从软体设备和人力资源两方面着手，档案数字化的过程需要大量的人工成本，如：文件借阅、目录数据准备、拆解装订、页面修剪、文件扫描、图像处理、图像存储、索引等。与此同时，该过程还需要专业的技术人员、人才培养、招聘等也需要消耗一定的成本。对于软件设施，大量的数据存储需要使用服务器。其次，数字档案还需要进行裁剪、调整失真、纠偏、去污、图像拼接、切边等处理。此外，还需要使用专业的图像、PDF处理软件，如表2所示。

表2 模拟数据库建设

其中，建设的数据库管理系统中包括学生学籍档案数据库、教师及科研档案数据库、个人信息数据库等。通过建立科学的、规范的档案数据库，规范档案管理体系，完善档案管理制度，完善数字化档案管理系统，使数字化管理系统得以合理充分利用。

（三）调整档案管理人员结构，建设专业化档案管理队伍。实现档案管理模式的转变，提供高效优质的服务，管理人员的专业素养尤为重要。首先，完善人员结构，引进年轻优秀的档案管理人员，尤其是具备档案专业背景的专业人员，提高档案管理工作的专业性。其次，引入具备文学专业知识、计算机专业知识、历史专业知识、IT技术等的复合型人才，为档案管理的编研工作、信息化建设、数字档案文化产品开发、建设数据库等储备必要的专业人才。加大档案资源开发利用力度，加强与学校相关学院的合作，充分利用馆藏资源，开发具有山西大学档案文化特色的档案资源。

四、结语

高校档案管理是一项非常重要的工作，管理水平的高低对档案合理开发与利用有着重要的影响。传统的档案管理模式工作量大且效率低，不能够提供优质高效的档案服务。运用信息化技术手段管理档案，利用互联网技术提供优质的档案服务。为实现档案管理的数字化，首先，需要建立完善科学、规范、符合实际的管理制度。其次，要引进信息化专业人才，建立相应的数据库，采用多种技术手段收集、存储数据；再次，档案管理的信息化建设是一项长期、艰巨的过程，需要在实际工作中不断摸索改进。最后，招聘各类档案专业管理人员，提高整体管理水平，更好地服务于学校、服务于社会。