医院档案管理规范化建设新模式探讨

2023-07-28邹夏南

中国科技纵横 2023年2期

关键词：规范化档案管理信息化

邹夏南

（南阳市中心医院，河南南阳 473000）

0.引言

目前，我国医院正实施制度深入改革，而医院档案管理工作水平的要求也越来高，但许多医院的档案管理仍旧存在不足，需进一步加强规范化建设，提高档案管理质量。

1.医院档案管理工作的范畴

所谓档案管理是指对过去、现在以及未来实践活动中产生的多种形式历史记录资料加以管理，确保其资料的价值得到有效保存，方便资料的随时取用。医院在经营发展过程中也会产生许多资料，医院的档案管理工作范畴就是对医院发展历史过程的所有有价值信息材料，全面化、详细化地采集、载录、分类以及整合，这些资料都是医院最为原始和核心的信息资源，其会影响到医院的稳步经营和健康发展。医院档案管理会根据医院档案资料类型的不同来采取不同手段，其档案资料类型主要包括医疗资料、科研资料、基本建设资料、教学资料以及行政管理资料等，产生的价值性资料类型还包括纸质文档文件、音视频、电子信息以及实物载体等，一般会进行分类管理[1]。

2.医院档案管理规范化建设的重要意义

医院档案作为医院运营过程中产生的原始信息资料，其本身的特点是绝对权威、真实，具有较强客观性。医院档案管理的功能应当包括凭证、查找以及科学使用，为医院日常工作提供着借鉴和依据服务，管理人员一般会对档案信息充分汇总，保证有价值信息充分提取，对于医学科研工作而言，这些档案资料数据还有利于技术形成和科研成果获取。此外，医院档案记录着医院整体发展历程，可以反映出医院文化的发展，提高其精神文明建设水平。目前我国的许多医院档案管理呈现出无规则、分散化状态，因此，规范档案管理工作迫在眉睫[2]。

3.医院档案管理规范化建设存在的问题

3.1 对档案管理认识不充分且不够重视

许多员工以及医院领导干部都认为医院管理工作重心应放在医疗水平提升方面，保证医疗质量，为病人提供更为优质的医疗服务，促进医院的发展。因此，对于偏向于辅助性质的医院档案管理工作不够重视，也没有认识到该项工作的重要性，部分医院认为没必要在档案管理工作中投入过多成本，其不能直接产生经济效益，只需保证对资料简单保管即可，这种档案管理明显是不规范的。

3.2 看重病历档案管理而轻视其他部分

当前，人们的健康意识逐渐增强，医院作为为人们健康服务的特殊机构，其病历档案的作用性越来越强，其主要包括医疗服务以及医学科研等资料内容，许多医院针对这类档案开展完善管理，由专人专职负责。但这也导致医院档案管理工作出现一种不良现象，就是对会计档案、文书档案、设备档案以及基建档案等缺乏重视，导致档案管理整体出现不完善情况[3]。

3.3 管理缺乏统一标准、体制不健全

部分医院的档案管理缺乏统一标准，相应体制也不够健全，比如说一些归档管理的制度缺失，致使许多档案资料随意地分散在各科室中，无法实现统一管理，且档案的搜集整理不够及时，更缺少核对与统计的机制，因而经常会遇到档案不完整、丢失等管理现象，实际档案管理工作质量不高，影响到后续档案的正常使用。

3.4 档案管理职责不明、监督不力

医院档案管理还存在着职责不明与监督不力的问题，虽然设置的对应岗位，但人员管理不够完善，许多职责都极为模糊，在档案管理的考核标准上也没有明确，发生管理问题时不能有效追责，且档案管理工作没有被各个科室纳入目标管理体系中，缺乏对应的专职负责人，监督难以有效落实，致使档案管理呈现随意化特点。

3.5 档案管理专职人员素质不高

由于一些医院对档案管理缺乏重视，其也出现了档案管理专职人员素质不高的现状，许多人员专业知识较为滞后、管理技能也缺乏，甚至一些档案管理工作是由其他行政人员兼职完成，无法将所有精力放在档案管理方面。大多数医院档案管理人员在上岗前也没有进行专业培训，对医院档案资料类型不够了解，也没有过多管理经验，使得收集、整理档案时也出现许多疏漏，管理水平不高。

3.6 档案管理硬件设施投入不足

一些中小型医院的建设投入不足，也缺乏对档案管理硬件设施的投入，比如说本身医疗用房就比较紧张的医院，其档案管理专用房会十分狭小，甚至会与阅览室和办公室混为一体，难以提高管理质量。许多设施都较为老旧，无法满足防潮防湿、防高温等要求，档案资料的存放安全不足。再加上目前已经进入到信息时代，但许多医院仍旧没有采用信息化手段实施档案管理，档案管理的利用率也不高。

4.医院档案管理规范化建设的新模式

4.1 逐步建设档案管理的三级制度

4.1.1 创建档案管理三级制度

医院档案的规范化管理，必须要确保将医院的各类档案信息进行覆盖，保证其全面性和完整性，进一步促使档案中的价值发挥出来，提高医院档案的利用率，使得整体档案管理的水平得到提升，因此，有必要基于医院实际发展状况来完善档案管理相关体系，首先就是应当创建档案管理的三级制度，该项制度是医院档案管理规范化模式中必不可少的，其能够促使医院逐级管理工作的实现，可提供科学标准，保证档案管理逐层级地一步步推进，确保医院档案实施管理中能够明晰责任，具体责任范围合理划分，保证档案管理的质量得到提高。例如，在创建三级管理制度时，需先针对档案管理工作建成专门负责的科室，再组建起档案管理工作的领导团队，对档案管理责任制加以健全，让责任落实到各个部门当中，而档案管理科室主要负责进行统一管理，各档案工作实施分管，由主要负责人进行统一化领导即可[4]。

4.1.2 明晰档案管理三级制度具体方法

对于医院档案管理三级制度的具体创建和实施方法，首先应明晰医院档案管理工作贯彻于医院各项工作范围，比如说基本医疗服务、医学研究工作以及医院的建设与发展，因此在创建过程中，需要结合区域医院工作发展要求以及国家的有关医院档案管理办法，其三级制度下的档案管理方法应当具有可操作性强的特点。档案管理三级制度也需依据不同部门档案管理范围的差异，创建出与各部门业务相对应的档案管理制度，更加适应不同的档案管理工作。例如，制度可以让医院档案管理做到有章可依，为了保证制度的落实，可以在医院各业务部门设立一名档案管理的专兼职员工，其主要是担任对应档案管理工作三级负责人职位，医院业务经营过程中产生的第一手资料由专兼职档案管理人员归档并整理，同时也依据档案管理工作具体要求来收集、分类以及汇总档案材料，各部门再将档案集中交到综合档案室做最终处理和保管。医院的综合档案室当中应当专职档案管理人员做二级负责人，其职责是对各个部分提交的档案资料进一步核对并归类，确保不同类型的档案能够统一、合理保管。医院档案管理工作的一级负责人主要为各分管主要领导，其负责对档案管理工作进行总体指导，档案管理的年度工作目标也由一级负责人经过统筹考虑来制定，在年初时要明确档案管理的计划，年末时对一年工作作出总结，累积档案管理经验，保证来年工作目标的科学合理。此外，医院档案管理工作也应设立对应的奖惩制度及考核机制，分季度或月度开展档案管理考核并落实奖惩措施，让医院的档案管理更加规范，也让该项工作与业务工作实现共同谋划及发展。

4.2 强化医院档案管理的信息化建设

4.2.1 以信息化带动管理规范化

新时代的医院许多业务工作都已经实现了信息化，而档案管理工作也应寻求信息化建设，以信息化档案管理新模式来带动档案管理规范化水平提高，使得档案管理工作更加适应医院在新时代的发展，使得档案管理更为高效化、系统化以及快捷化。例如，主要是利用现代信息技术来存储医院各种类型档案，构建出医院档案管理信息化系统，系统设计出检索查询、分类存储等功能，能够在很大程度上节省档案管理实际存储空间，也能方便查找并提取档案，提高档案资源利用率和档案管理工作的效率[5]。

4.2.2 建立信息化管理标准

首先，应进一步建立并完善医院档案信息的资源库，除了基本的文字档案信息库之外，为了更加方便辅助医疗工作，还应建立起医疗影像、视频等形式档案信息库，同时要促进不同类型档案在统一平台中实现整合，保证管理的整体效果，也方便于对原始数据的采集、归纳以及整理工作。其次，应当完善各类型档案的共享机制，从而提升档案管理水平，医院各项工作运行过程中，若部门间的档案实现共享，有助于推进业务的规范执行，还能够提高档案信息利用率，与此同时，也应做到及时更新档案信息并对相应机制做好维护。最后，要搭建档案管理科学检索机制，针对医疗和行政所需档案资料完善检索功能，进一步推进档案管理工作协助于医院的医疗、科研工作，推动医院健康发展。

4.2.3 重视信息化管理人员的培养

医院档案管理的信息化实现也离不开专业人员，因此要重视信息化管理人才的培养，医院应当积极引进一些掌握基本信息技术操作的专业档案管理人才，完善档案管理工作队伍，不断探索并总结档案现代化管理的有效办法，培养出高素质、高层次的档案管理人才，带动着医院档案管理工作的信息化发展，进而推进医院整体信息化水平的提高。

4.2.4 关注档案安全管理

档案管理信息化建设还需关注管理的安全性，因此，医院需完善档案信息安全保障相关体系。比如说可以对档案管理的信息系统开放程度进行约束，设立分级权限，只有获得权限的人员才能够获取系统中的档案信息，同时制定出电子档案保密机制，进一步保障档案信息的安全。此外，档案管理的信息化系统还应及时进行更新维护，由专业计算机技术人员对系统进行全面检查，发现漏洞后第一时间修复，采用防火墙来防范外部人员盗取医院档案信息，重要的档案内容还应做好备份，以免丢失，确保档案信息化管理的有效落实，实现医院档案规范管理。

4.3 加强医院档案管理人才队伍建设

4.3.1 做好人才培训指导工作

医院档案管理的执行主体为档案管理人员，人员在管理中的操作规范程度会直接影响到医院档案管理质量，因此，要进一步建立医院档案管理专业人才队伍，保证其工作的规范落实。首先就应做好人才培训指导工作，档案管理的一、二、三级负责人都应当掌握丰富的档案理论知识和管理基本技能，确保档案管理工作妥善完成。例如，为了实现档案管理人员的专项培训，医院还应制订出科学的培训计划，对培训制度也要加强完善，定期开展培训工作，基于人员实际素质情况来确定阶段性培训目标，档案管理的知识更新后也要尽快教会对应管理人员，让医院档案管理人员的整体能力得到提升。另外，档案管理部门的人员除了要保证档案管理相关知识充分掌握，还应当了解一些医院各部门业务知识，这有助于更好地掌握不同部门档案信息类型，在管理上可实施多元化手段，推动档案管理规范化的实现。

4.3.2 构建档案管理相关考评机制

针对医院档案管理工作构建相关考评机制，先是要健全考核制度，以规范化档案管理为目标建立考核制度，也让档案管理工作和其他医疗工作、行政工作做到共同考核、评价，促进共同发展进步。同时，还要对档案管理考评内容加以完善，基于医院的实际工作情况，对考核细则进行制定，确保考评工作可以体现出导向性、科学性以及可操作性，将档案管理工作的考评结果与员工基本薪资和年终奖进行挂钩，进一步激励员工规范完成档案管理工作，从内容重视起该项工作，规范自身的工作行为，提高档案管理的质量。

4.3.3 加大档案宣传教育力度

档案管理人才队伍建设，还应加大相应宣传教育的力度，让档案管理宣教工作落实到位，可定期组织人员举办宣教会议，也可在医院内部设置档案管理工作专题宣传栏，也可以培训讲座方式让人员明白医院档案管理的重要意义，提高人员的档案管理意识，也让其他工作人员积极配合档案管理专职人员，提高工作质量及效率，切实保证档案管理推动医院健康发展。此外，还要鼓励医院档案管理人员开拓创新精神，积极寻找最为科学合适的档案管理手段，创新管理模式，提升当下的管理效率。