探究如何加强高校国防科研项目的过程管理

2023-07-28兰坤

中国科技纵横 2023年2期

兰坤

（北京交通大学，北京 100044）

0.引言

在国家相关政策的引领下，我国科技体制持续深化与改革，国家持续加大了科研投入力度，高校作为国防科研的生力军，每年承担的科研项目类型、数目不断增多，并且对外表现出多学科联合参与等特征，增加了科研项目管理工作的难度。在科研项目管理实践中，组织申报是重要一环，高校在获得资助后，为确保项目顺利实施，按计划保质保量完成，在提升课题组技术水平的基础上，也要加大项目实施的过程管理，这不仅是维持高校国防科研工作信誉度的重要举措，也是提升学校创新能力的一个有效途径。

1.高校国防科研项目管理的现状

当前，高校国防科研管理活动多数是以本校科研项目管理系统为依托开展实施的，长期沿用着传统科研项目管理规章体制，以致不管是国防科技工作者还是管理者，普遍将目光聚焦在科研项目立项、结题验收两大环节上，而没有从思想上认识到加强项目过程细节性问题管理的必要性。

高校既有科研基础能力决定了其开展的国防科研项目多聚集在预先研究、认证及基础类科研攻关等环节，很少产出实体产品。推行的GJB9001C-2017 质量管理体系有针对性地借鉴及参照了军用产品质控体系设定的要求，以此为据严格推行了质量管控及测评标准。以上这一点直接导致国防科研项目实践中高校没有充分了解产品及产品过程管理的内涵，实际管理中没有重视产品规划设计、执行过程及客户主观需求的沟通[1]。

参与国防科研项目的人员需在高校承担一些授课及其他性质科研任务，故而项目管理中经常主观上不重视过程管理，或者过程管理的执行不到位、措施方法覆盖不全面等。

2.加强高校国防科研项目过程管理的意义

2.1 减少与规避项目的“拖、涨、降”现象

加强项目的过程管理，能更加全面地了解项目及相关风险，明确各执行方案的优劣，明确各种风险因素给项目带来的影响，进而采用适宜的方法减少或分散风险。能够减少与规避部分高校国防科研项目随意拖延进度、上涨经费、降低性能等不良现象，辅助提升项目管理水平，更有效地完成项目任务，取得最理想的国防、社会经济效益。

2.2 增强项目的抗风险能力

对国防项目进行严格的过程管理，能够有效地防控各项风险因素，及时、稳妥地处置风险带来的各种后果，把风险造成的损失降到最低，进而切实强化国防科研项目的抗风险能力，力争用最低的成本投入实现管理效益的最大化。

2.3 提升高校的国防科技创新能力

过程管理是一种科学管理举措，能辅助提升科研项目的风险管理控制水平，使高校国防科研项目创新的成功率得到更大的保障，在此基础上产出更多的创新成果，有助于提升其在国防领域的科技综合创新能力水平。

2.4 提升项目的决策水平

加大过程管理力度能更加深度、全面地开展研究活动，从宏观层面上协助科研项目减少或解除各类技术性、经济性及决策失误风险等。一方面，引领科研项目逐渐实现决策的科学化、合理化；另一方面，使项目决策更在把控之中，进而提升设计科研项目目标的达成率。

3.科研项目过程管理的措施方法

3.1 高校增加重视，推行逐级负责制，凸显重点

加大国防科研项目的管理力度，科研项目执行的顺畅度、完成率才能得到更大保障，进而辅助提升国防科研综合质量。高校应积极摸清新的社会发展形势，从思想上认识到加强国防科研管理的必要性，给予一定重视。这种重视不能单纯体现在项目申报量、经费投入等方面，更要格外重视过程性管理控制。客观上讲，我国各地高校普遍存在着科研力量分散的特征，院、所（中心）、课题组通常是科研项目的主体，使高校科研主管部门开展管理活动中遇到诸多困难。鉴于以上情况，国防科研项目的过程管理中应充分发挥以学院、所（中心）等作为代表的基层单位的协调管理功能[2]。高校科研主管部门认真履职，在宏观层面上加大监督指导力度，在业务实施过程中负主要责任，基层单元综合分析自身承接国防科研项目的实际特征，编制相配套的项目过程性管理的实施计划，并且主动帮助有关职能部门开展监察活动，充分应用本体具备的优势加大和科研项目参与人员之间的沟通力度，结合现实需求统筹部署人力、物力、财力及时间资源等，从多个维度进行标准化的过程管理控制。

3.2 主动进行阶段性检查活动，推行跟踪管理办法

项目立项后的执行是影响科研项目整体运作效率的关键一环，以上过程中定期进行检查评估也是需要落实的重要内容之一。为此，管理部门应把科研项目的任务书、合同书作为基础依据，进而围绕项目质量、进度构建起全程化的追踪反馈与监察机制，动态掌握项目的具体实施状况，及时探查到其内部潜在问题，摸索应对措施方法，进而从根本上保证项目能依照计划顺利实施。

建议高校管理部门每年年初编制详细的检查执行计划，把本年度需要进行检查的在研项目、具体检查内容及时间等逐一下发给有关院（所）及项目负责人。身为科研人员，要严格按照检查计划要求，提前合理部署好时间，在恰当时机全面准备好需要检查的工作内容，以防与日常科研工作在时间维度上形成“冲突”。具体检查的内容以项目进展、经费应用、参研人员队伍、保密工作到位状况等。科研经费应用尽管在申报环节有具体详细的预算说明，但在实际中，项目下达后部分参研人员并未严格依照预算要求应用经费，很多承担项目单位的审核因依据不充分，在人力、物力等因素制约下不能实时监控经费实际运用状况，以致其使用的科学性、合理性很难得到保障，通常当发现问题时，已经酿成了超预算开支或违背部分管理规定开支等严重后果。建议高校财务部尽早创建专项经费办公室，严审科研项目预算书内容的合理性，并积极构建科研经费应用的整体计划与年度计划体制，运用既有财务网络实时监控以确保经费按计划使用，阶段性地合理管控经费应用情况，针对预算之外的开支随时进行严审及分析，进一步使项目经费实际应用的科学性得到保障。

关于检查形式，不能墨守成规，要具有一定灵活性，比如可以由科技管理部构建的检查小组定期组织走访检查活动、专家组成员现场听取项目进展汇报、项目组内部自查、互查相结合等形式，并且主动结合科研项目管控、国防科技保密性检查、军工质检控制等诸多工作内容，借此方式尽可能减少管理成本支出，减轻广大高校教师的压力[3]。针对实际检查中探查到的突出及共性问题、高校、科研管理部门应尽早和有关学院及职能部门加强商议沟通，及时落实相关整治措施，使国防科研项目顺利实施过程有更坚强的保障。

3.3 构建信息沟通平台，确保沟通的顺畅性

身为科研管理人员要主动履行职责，要经常与各院、所（中心）、项目课题组联系，维持良好的关系，相互之间加强沟通，实时了解与掌握科研项目的进展状况，及时探查到其内部潜在问题，综合多方面因素分析问题成因，推行有效的处理办法，排解掉各种障碍。在学校层面上，科研管理部要基于多种形式和各院、所（中心）等进行交流，及时传播国防科研发展动态、用户群体需求、政策导向等内容，借此方式协助参研人员实时了解当前形势，提倡创新发展，引领本院校国防科研朝着更专业化的方向发展。基层单位也要定时参与内、外部交流活动，及时向相关部门反馈科研项目实施过程中遇到的问题，尽早探寻到处理办法，针对项目实施中取得的重大突破与成绩也要及时汇报给管理部门。

3.4 完善奖惩机制，确保科研项目能有序推进

从客观上讲，科研项目的过程管理是一项复杂、系统化的工程，强劲有力的抓手是相关目标实现的重要基础。国防科研项目在具体实施过程中还涉及科技保密、军工质量等工作内容，和其他类型的科研项目相比更具复杂性，在实际中执行的作业量更大，设定的标准要求也更高。故而，应尽早制订出一套科学完整的奖惩机制，利用其对项目负责人起到良好的激励、约束及规范作用，不仅能增强他们的责任心，还能调动参研人员落实本职工作的能动性。校方应积极在政策、资金、基础条件建设保障等方面给予科研项目强大的支持，大力推进国防科技奖惩机制的改革创新过程，结合现状有针对性地完善科技创新人才选聘、引进、培养、使用及保障机制，鼓励科研人员主动开展国防科技项目，形成合力，打造出开展国防科研工作的良好环境，这是相应科研科技工作顺利开展的重要基础条件。在项目具体实施过程中，项目组经常会遇到一些处理难度较高的交叉学科问题，针对以上这种情况，高校可以尝试定期组织一些跨院系、跨学科的专业交流研讨会，为相关参研人员构建交流平台，使他们之间相互交流、协作。提倡并支持教师参与国内外学术研讨会，拓展自身视线范围，增加科研思维的活跃度。将科研项目作为枢纽，把学术带头人作为核心，凝聚高校参研人员的智慧与力量，为达成某个共同科研目标而加强合作[4]。

科研管理部可以结合项目阶段性检查形成的结果编制出符合国防科研特征的考评体系，将项目负责人的考评结果与其职称评选、晋升及年终考核等相挂钩，借此方式增强他们的责任心与使命感，进而以更严谨、负责的态度执行项目任务。针对那些提前或高质量落实科研项目任务的课题组，要及时在物质与精神层面上给予嘉奖，树立楷模，提升全体参研人员工作的能动性，比如获得推荐申报新项目的优先权、发放一些科技质量津贴金、年尾考核加分等。针对由于参研人员自身因素导致项目进展效果欠佳的情况，科研管理部门应按照既定标准责令其限期进行整改，印刷整改通知单，并将其发送给项目课题组及参研人员当前所处的基层单位，督导基层单位及时作出整改。对有意拖期或延期以后依然不能顺利完成的科研项目，管理部门一定要应用相关惩罚办法，比如取消其申报下一年度同类型科研项目的资格、短期内限制其申报新项目等。

3.5 项目实施阶段加强动态管理，提升经费预算的执行力

高校要充分应用既有的技术方法，搭建适合国防科研项目的信息安全内部系统，把项目合同、经费预算批复数、计划书及研究进程等逐一录入系统内，依照科研院、财务处、审计处等各自实际工作中应承担的责任设定相应权限，各方要及时把有关数据信息反馈至系统内，便于相关部门及人员能动态查询到科研项目信息，明确项目是否严格按照合同进度计划及预算实施。明确要求负责人把科研项目进展中形成的信息完整地输录到信息安全内部系统的数据库内，科研管理部门依照合同书设定的进度要求及阶段性指标定时检查项目进展质量，督导参研人员按期完整项目任务，实时了解项目的真实状况，及时处理相关问题，确保科研项目能顺利开展[5]。当项目预算科目和财务核算科目一致时，财务部门就可以把各国防科研项目的科目预算数额输入财务软件内，预算数额实质上就是项目支出的最高限额，通常不准许超支，如果要进行调整，那么项目组要严格依照法定规程调整预算。通过建设科研共享信息系统能使国防参研人员与管理人员之间更有效地沟通，进而更好地落实全新的科研经费管理理念。

3.6 提高科研管理队伍建设水平，增强服务意识与管理能力

身为一名合格的科研管理人员，不仅要具备高尚的敬业奉献精神、优良的职业道德素养，也要有一定的组织协调、沟通及专业技术能力。国防科研项目不同于其他科研项目，故而对管理人员提出更高、更多的要求。科研管理人员要持续为自己“充电”，自觉学习管理、法律、保密等有关专业知识，全面增强管理队伍人员的服务意识与管理水平，进而为高校国防科研项目有效推进保驾护航。