数字档案馆生态系统平衡与失衡：内涵、归因与调适

2023-07-20赵子瑜

档案与建设 2023年6期

关键词：失衡数字档案馆平衡

赵子瑜

摘要：数字档案馆生态系统在平衡与失衡两种状态间交替转换。为解决数字档案馆生态系统失衡问题，文章构建了制度建设与规范机制、数智转型与赋能机制、资源建设与整合机制、文化浸润与驱动机制、信息反馈与调节机制。

关键词：数字档案馆；生态系统；平衡；失衡

分类号：G270.7

Ecosystem Balance and Imbalance in Digital Archives： Connotation， Attribution and Adjustment

Zhao Ziyu

（ School of Cultural Heritage and Information Management， Shanghai University， Shanghai 200444 ）

Abstract： The digital archives ecosystem alternates between equilibrium and imbalance. To address the issue of imbalance in the digital archives ecosystem， this article constructs system building and regulation mechanisms， digital intelligence transformation and empowerment mechanisms， resource development and integration mechanisms， cultural immersion and driving mechanisms， and information feedback and regulation mechanisms.

Keywords： Digital Archives； Ecosystem； Balance； Imbalance

當前的研究成果已解决了数字档案馆生态系统的概念、组成、运行、治理等关键问题[1-2]，但在数字档案馆生态系统失衡及其调适机制方面有待完善，这一问题关乎数字档案馆生态系统的可持续健康发展和档案工作现代化进程。本文围绕数字档案馆生态系统平衡与失衡的内涵特征、失衡归因和调适策略进行研究，旨在为其平衡发展提供良策。

1 数字档案馆生态系统平衡

1.1 数字档案馆生态系统平衡内涵

金波等学者认为，在一定时空范围内数字档案馆生态系统中各生态因子相对稳定、协调互补，系统整体结构优化、功能良好，形成有效输入和输出关系的一种动态均衡状态，即“数字档案馆生态系统平衡”[3]。控制论认为“一切系统为了达到预定的目的必须经过有效的控制，有效的控制一定要有信息反馈”[4]。综合以上表述，可将数字档案馆生态系统平衡定义为：在一定时空范围内，数字档案馆生态系统各生态因子结构完整、关系协调，系统功能良好，输入输出关系整体均衡，能通过反馈调节机制应对内外变化、实现自我调适的一种动态稳定状态。

1.2 数字档案馆生态系统平衡特征

一是数字档案馆生态因子结构完整。各生态因子之间具有稳健的协调共生关系，档案生产者、消费者和分解者等主体因子分工合作，分别承担档案资源建设、档案资源利用和档案价值鉴定的功能；社会环境、行业环境和馆内环境等客体因子互相协调，共建数字档案馆的制度体系、组织体系和服务体系，综合施策维护系统的相对平衡。二是生态因子之间具有成熟的负反馈调节机制。该机制使生态系统保持相对平衡，将主客体因子的熵控制在自我调节阈限内，数字档案馆生态系统逐步回归可控状态。三是数字档案馆生态系统内物质、信息、能量和价值的输入输出处于畅通状态。数字档案馆构建的数字资源库和综合管理平台系统能够确保数字档案资源的长期可用性，为资源的输入输出提供安全保障和交流渠道。

1.3 数字档案馆生态系统平衡与失衡的关系

数字档案馆生态系统在平衡与失衡之间交替变化，其“平衡”是一种动态平衡，是螺旋上升式的平衡，具有链式流转的转化形态。

（1）动态平衡：系统平衡是动态平衡

“任何生态平衡都是相对维持的”[5]，动态平衡是常态。数字档案馆生态系统的整体是动态的，其发展“既包括与国家档案事业的内部融合发展，也包括与政治、经济、文化等生存环境的外部融合发展”[6]。数字档案馆内部也是动态的，信息社会的加速演进反促数字档案馆技术、资源、服务等生态因子出现新变化。如此，数字档案馆生态系统的整体和内部因子均处于相对平衡的状态，系统的结构与功能处于相互适应与协调的动态平衡之中。

（2）螺旋上升：系统在失衡后达到更高层次的平衡

数字档案馆生态失衡后经过反馈调节能重新达到平衡状态，此时的平衡是更高层次的平衡——自适应平衡，即运用智能感知技术掌握档案用户的需求，调节档案资源建设内容和服务方式；适应了系统在生态失衡临界点的动态变化，采取自适应调节的驱动方法使系统自动调整到优良的运行状态；多维技术融合发展为技术群，集成云计算、大数据、人工智能等信息技术，辅助数字档案馆进行数智转型。

（3）链式流转：平衡与失衡的转化形态

“信息的流动使无数的信息场连接起来，从而在个体之间形成某种链索，没有这种信息链，任何信息生态则无从谈起。”[7]数字档案馆是一个大型的信息空间，即“信息场”，当其生态系统处于平衡或失衡状态，实质上就是数字档案馆信息链处于连接或断裂状态。具体来说，数字档案信息在流转过程中受到多方面影响，出现信息断流、信息堵塞、传送中止等问题，导致数字档案馆信息链变异或断裂，档案信息的供需随之失衡，系统平衡被打破。此后，借助新兴技术群有效预测信息运行规律，引导信息流在信息链上有秩序流动，增强系统生态因子的可控性。数字档案馆信息链“断裂—重连”这一链式转化形态使数字档案馆生态系统呈现出动态平衡、螺旋上升的整体态势。

2 数字档案馆生态系统失衡

2.1 数字档案馆生态系统失衡内涵

“生态学认为当人类活动导致生态系统所能承受的抗性和恢复性超出其阈限时，就会出现生态系统的失衡。信息生态学认为当信息生态系统的变动超出‘生态阈限时，就会出现失衡现象”[8]。据此可推导出数字档案馆生态系统失衡的定义：在一定时空范围内，数字档案馆受到系统内部或外部因素的干扰，超出系统自我调节阈限，物质流、能量流、信息流和价值流的共享机制受阻，反馈调节机制失效，而表现出的系统平衡失调的状态。

2.2 数字档案馆生态系统失衡现象

一是数字档案馆的数据收管能力欠佳。大数据时代档案数据呈指数增长，但是档案部门对大量有保存价值、类型结构复杂的数据收集不足。[9]二是数字档案馆与业务系统的协同演化滞后。现在我国的电子政务正向智慧政务转变，但智慧型数字档案馆建设还停留在蓝图阶段，数据分析、内容关联、知识提炼等智能功能应用程度不高，无法为档案馆转型提供足够的技术动能。[10]三是数字档案馆的安全问题突出。计算机病毒、计算机黑客、网络间谍等因素严重威胁数字档案馆的档案数据安全、网络平台安全和信息系统安全。四是数字档案馆政策保障不足。当前缺乏数据安全尤其是数据恢复的应急预案，而且各级档案部门的人才保障政策建设不足。[11]五是数字档案馆共享机制受阻。各地数字档案馆缺乏部门间协同对接机制，数据标准不统一、设备类型的差异性和网络辐射范围的局限性使“信息孤岛”的问题更加突出，限制了数字档案资源的共享利用。

2.3 数字档案馆生态系统失衡归因

（1）数字档案馆生态系统运行环境改变

社会环境的变化是造成数字档案馆生态系统失衡的主要因素。政治、经济、法律、文化和科技等生态因子对数字档案馆的建设内容不断提出新要求，各级档案部门的政策法规和标准规范也在不断更新来应对外部环境变化。档案主管部门通过调整政策导向、出台行业建设规划直接影响了数字档案馆的建设目标和方式，例如档案机构改革使档案馆的工作模式、内容、形式、评价和环境等方面均出现新变化。数字档案馆内部的运行机制、资源建设和基础设施建设、组织文化建设出现冲突时，也会影响数字档案馆生态系统的保障机制、建设状况、服务能力和内在力量，例如数字档案馆实行“一网通办”，需要整合全省档案信息资源并搭建开放共享平臺，否则将阻碍数字档案馆的相关工作。

（2）数字档案馆生态系统外部压力超载

外部干预产生的压力超出了生态系统的阈限将引发数字档案馆生态系统失衡。近年数字档案馆不断寻求更加智能的开发模式，探索大数据、区块链、云平台等新技术如何融入系统建设并实现档案数据深度增值，此过程伴随着档案利用群体、需求和目标的颠覆性变化。一是档案利用群体进一步延展，不少地区实行民生档案跨省异地利用，扩大了档案用户群；二是档案利用需求趋于个性化，对档案馆的数据挖掘、数据分析能力提出更高要求；三是档案利用提出了开放共享的目标。这些变化均加剧了外部压力，可能导致数字档案馆生态系统失衡。

（3）数字档案馆档案信息资源建设面临困境

在数字档案馆生态系统中，档案信息资源以“流”的形式存在，流动强度、方向和速率制约着系统平衡。档案数据数量的提升增强了档案信息流的“强度”，社会数据化程度的加深使档案形成生态从“模拟态”“数字态”向“数据态”转变，高强度的档案信息流使数字档案信息空间快速膨胀。档案信息资源开发利用的多元化改变了档案信息流的“流向”，借助档案信息数字化和数据化、管理系统网络化、存储空间虚拟化、利用平台移动化，档案信息资源以数据库查询、定向网络传递等方式对外提供利用，档案信息呈现辐散式的流动形态。档案信息资源共享和服务平台建设影响着档案信息的传输速率，即“流速”。而这些要素的正向发展受制于当前条块分割的档案资源横纵分散的现状，距离档案工作跨界融合、同频共振的目标仍有较大差距。

（4）数字档案馆生态系统组成结构破坏

数字档案馆是一个人工系统，因此“人”是系统中最重要的组成部分。数字档案馆生态系统的主体由数字档案信息资源的生产者、消费者和分解者构成，生产者包括形成者和管理者。“形成者”是形成档案信息的社会组织、机关团体或个人，其行动和意识影响着系统的资源基础。“管理者”是档案工作者，依据法律规章和工作条例开展档案收集、整理、保管、利用等工作。“消费者”是档案信息需求者或利用者，利用档案信息以满足档案利用需求。“分解者”是对档案信息进行价值鉴定的档案工作者，使数字档案馆的信息承载能力维持在可控水平。数字档案馆生态系统中各类主体必须树立角色意识并依规履职，若出现职责缺位、理论和技术学习滞后等情况会造成数字档案信息冗余、低质、污染、破坏，甚至影响数字档案馆生态系统的信息反馈，导致数字档案馆生态系统失衡。

（5）数字档案馆生态系统自我调节能力降低

生态系统具有自我调节能力，数字档案馆生态系统同样具有自我调节能力，该能力的降低会引发系统失衡。正常情况下，数字档案馆生态系统可以通过自我调节抵御外界干扰，回归固有的动态平衡。档案部门可根据国家法律规章和行业政策指南调整人员和部门配置、平衡档案资源供需，例如广西数字档案馆完善系统基础设施，主动对接政务服务网和大数据中心，顺利完成了政府数字化转型。[12]如果数字档案馆生态系统的自我调节能力降低，可能引发系统结构失调和功能紊乱，造成系统失衡，例如数字档案馆的档案数据处理能力无法跟上数据增长速度，出现数据规模与数据治理不同步、不匹配的问题；档案工作者不具备相关能力，应对数据智能、数据智慧的深度解读、科学发现与转化应用时出现疲态。[13]

3 数字档案馆生态系统调适

构建数字档案馆生态系统自我调节机制是系统回归平衡的有效措施，具体包括制度建设与规范机制、数智转型与赋能机制、资源建设与整合机制、文化浸润与驱动机制、信息反馈与调节机制。

3.1 制度建设与规范机制

“制度建设在数字档案馆生态系统的内部环境培育和外部环境稳定中发挥着重要作用”[14]，构建数字档案馆制度体系是数字档案馆生态系统长久稳定的重要保障，数字档案馆制度体系应包括宏观、中观、微观三个维度，宏观层面的法律法规和政策发挥导向作用，规定着数字档案馆建设理念和原则，如《档案法》《保密法》《个人信息保护法》渗透着开放利用、以人为本、保护隐私等思想；中观层面的行业规章和政策规划发挥指引作用，指导全国档案工作，如《“十四五”全国档案事业发展规划》《数字档案馆建设指南》明确了档案馆的组织架构、建设内容、建设标准等；微观层面的标准和业务指南发挥运维作用，为数字档案馆建设提供技术和流程参考，如《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《信息与文献文件（档案）管理体系要求》（GB/T 34112-2022）规定了具体的技术方案和业务流程。

3.2 数智转型与赋能机制

在数智转型背景下，需要以新发展理念引领数字档案馆生态系统回归平衡，以新技术整合保障数字档案馆实现数智转型，以新平台建设推广数字档案馆数智转型的经验成果，缓冲利用群体、利用需求、服务目标变化带来的压力。第一，数智赋能数字档案馆建设观念变革。数字档案馆通过强化数据思维、智慧理念、生态意识，基于整体和全局视角描摹档案用户画像、挖掘所需档案内容，创新服务内容和服务形式。第二，数智赋能数字档案馆新技术运用和整合。在大数据、人工智能、云计算、区块链等信息技术趋于成熟的情况下，加速进行大规模数智技术整合，使各类技术方案与资源需求相匹配，从而显著提高档案信息资源开发利用的效能。第三，提升数字档案馆技术平台建设能级。档案馆传统的应用系统平台功能已无法满足大数据分析的要求，建设基于云计算技术的信息化处理平台和数字档案馆（室）一体化平台，整合分散的数字档案资源并由技术平台进行高效处理，实现前端控制和全程管理。

3.3 资源建设与整合机制

数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，科学高效的数字档案馆资源建设机制能够加快档案信息资源催化涌现与转化流动。首先，夯实数字档案信息资源基础，加大相关档案资源跨领域、跨区域、跨层级整合力度。数字档案馆应加强和各单位档案部门的业务交接，及时归档电子文件；采集政府信息资源库、各行业专业数据库、社会公共信息资源库中的档案信息，接收各类民生档案；平衡资源存储空间与用户需求，将档案信息流的强度维持在可控水平。其次，资源流动具有靶向性，受到区位条件、资源禀赋、基础设施、资源配置能力、政策法规等因素的影响，数字档案馆建设需要提高政策的统一性、规则的一致性、执行的协同性，来保障档案资源流向合理。最后，在档案信息资源共享平台和数字档案馆的协同建设中，做好顶层设计和系统谋划，使用规范的数据格式和统一的传输标准，保障档案信息资源流速稳定。

3.4 文化浸润与驱动机制

文化的思想保证、精神动力、凝聚力量和智力支持作用渗透在数字档案馆生态系统中，主要表现为完善数字档案馆生态系统主体结构，多主体协同开发档案文化资源；打造特色档案文化精品，辐射档案文化的社会影响力。具体来看，第一，个体数字档案馆积极对接国家战略，依托区域文化特色形成独特的文化品牌，如苏州城建档案馆依托当地吴文化，开展“吴门珍档”陈列展、苏州商会百年展览使档案文化广泛传播。第二，数字档案馆种群通过馆际联动整合档案资源、扩大异地“朋友圈”，如安徽六安合并了县委党史研究室、地方志办公室、档案局（馆）、革命博物馆，组建成新的“金寨县党史县志档案局”[15]，共促红色文化传承。第三，数字档案馆加强与社会的广泛联系，发挥政务、文化、教育、信息等多部门的集群效应和集聚服务动能，如广泛搜集地方名人档案、红色档案等特色文化资源，借助数字仓储技术和云存储技术打破资源的时空壁垒。

3.5 信息反馈与调节机制

构建数字档案馆负反馈调节机制能有效应对数字档案信息资源的供需平衡、数据质量与安全问题。一方面，负反馈调节机制能够实时掌握数字档案信息资源的供需情况，结合社会热点衍生数字档案馆特色服务、提供数字档案精品，例如可根据主题采集各地相关档案信息形成专题数据库，为政策制定和执行提供信息支持。另一方面，负反馈调节机制能够比对系统内的数据质量差异并进行自动调节，确保系统长期有序运行。具体而言，首先，在每个数据管理下游系统和中游系统之间建立反馈通道，通过抽取数据完成对比运算来评价数据质量；其次，将数据差异反馈给上、中游系统，循环反复进行自适应调节，直至降低系统的数据质量差异[16]；最后，將负反馈调节机制嵌入信息生态系统框架，规范“信息人、信息、信息环境”三要素的运行机制来维护系统的长效平衡。

注释与参考文献

[1]倪代川.数字档案馆生态系统主体培育研究[J].档案学研究，2018（3）：89-94.

[2]金波，倪代川.数字档案馆生态系统档案资源培育探析[J].档案学通讯，2017（2）：49-53.

[3][8]金波，丁华东，倪代川.数字档案馆生态系统研究[M].北京：学习出版社，2014：324.

[4]维纳.控制论——关于动物和机器的控制与传播科学[M].陈娟，译.北京：中国传媒大学出版社，2018：109-111.

[5]陈曙.信息生态的失调与平衡[J].情报资料工作，1995（4）：11-13.

[6]倪代川，戚颖.论数字档案馆生态系统融合发展[J].档案与建设，2017（5）：15-18.

[7]李美娣.信息生态系统的剖析[J].情报杂志，1998（4）：3-5.

[9]金波，杨鹏，添志鹏，等.大数据时代档案数据生态平衡与调适[J].图书情报知识，2023（1）：13-22.

[10][11]孙源.全国示范数字档案馆建设情况分析[J].中国档案，2022（10）：41-43.

[12]陈勇，张一凡，张钰，等.广西数字档案馆建设的现状、问题及对策[J].档案管理，2020（5）：85-86.

[13]孙建军，李阳，裴雷.“数智”赋能时代图情档变革之思考[J].图书情报知识，2020（3）：22-27.