规范和加强乡镇财政档案管理工作的策略探究

刘继敏

摘 要：乡镇财政资料作为乡域财政各个工作阶段的信息记录，对当地财政业务开展非常重要。随着我国经济持续快速发展，现代化科学技术的发展也日新月异，财政档案管理工作也开始采用先进的技术手段。文章将介绍当前中国乡镇财政档案管理工作中所存在的主要问题，并研究总结造成其当前状况的主要因素，针对问题提出自己的意见与建议，以期进一步提高整个乡镇财政档案工作的现代化水平，进一步推动乡镇经济的蓬勃发展。

关键词：规范；加强；乡镇财政档案管理工作；策略

引言

随着当前经济信息资源日益丰富，作为一种经济信息资源的乡镇财务档案，其重要性也日益凸显。乡镇财务档案对乡镇过去的经济发展情况进行详尽记载，是其发展进程的数字化反映，从而对该地区经济发展情况有一个基本的认识。随着科技进步，金融文件的现代技术应用逐步普及到整个行业。但由于种种原因，我国乡镇财务档案工作仍存在许多缺陷，亟待加强管理。

一、乡镇财政档案系统在现代化管理工作中存在的问题

1.相关领导对档案管理工作不重视

当前，部分县乡官员对财政档案管理工作缺乏关注，主要是他们对财政档案管理工作的意义没有明确了解。在此影响下，部分农村领导干部对财政档案保管方面的人力、物力以及财力投入不够，无法适应财政档案管理工作的具体要求，在很大程度上直接影响乡镇财政档案管理工作的品质与效果。和纸质档案文件管理一样，对财政档案实行电子存档，对于部分农村依然是一件比较困难的事情，由于一些管理财政档案的政府工作人员仍然局限于以往的工作认识，而忽略了将电子档案加以合理归档。

2.档案管理人员专业素质不高

目前，许多乡镇财政档案管理部门存在档案管理人员素质较低和人数较少等问题，再加上乡镇领导班子对财政档案管理不够重视，大部分被分配到档案馆的工作人员没有掌握相关的法律和档案管理的专业知识，人数上又无法满足档案工作的实际需求，这些都给财政档案管理工作带来极大的负面影响。同时，因为乡镇财政档案现代化管理需要应用更高层次的电脑技术，但是目前，乡镇的许多财政档案管理人员电脑技能都不够熟练，还有一些档案管理人员连电脑的基本操作都不会，对财政文件现代化管理产生了很大的影响。

3.档案管理硬件设备设施无法满足相关要求

要想做好乡镇财政档案的信息化管理工作，计算机等基础硬件设备设施是不可或缺的。但是，在管理乡镇财政档案的具体操作上，由于县乡领导干部对财政资料保管工作重视程度不足，直接造成对乡镇财政资料保管项目的投入经费严重不足，在一定程度上无法满足财政档案管理工作的经费需求。由于没有相应经费，导致乡镇财政档案管理机构无法提高电脑等设备设施的配置。同时，由于乡镇财政文件大多包括很多业务资料和财务文件，由于归档工作任务划分到各业务部门，使得财务资料无法进行标准化的收集、处理和存档，在很大程度上干扰了乡镇财政档案信息化管理的有效实施。

4.乡镇财政档案信息化管理工作制度不完善

档案信息化建设是档案规范化管理工作的重要组成部分，是提高档案检索和利用效率的重要手段。乡镇财政档案管理信息化工作大多通过电脑来完成，这在很大程度上给以往的农村财政资料保存与管理方法造成不小的冲击。当前，乡镇农村财政资料数字化管理的使用系统并没有全部建立起来，主要体现在对财政信息的收集、管理、保管以及使用的各个环节上，在许多重要环节没有形成系统的操作规范，导致农村财政信息数据的安全性与真实性无法得到保障。除此之外，随着计算机技术的深入发展和提高，有关计算机技术和网络等信息技术领域的信息安全问题也日益引起人们重视，对乡镇财政档案的可信度和稳定性产生不好的影响。目前，乡镇财政档案管理现代化建设还没有形成系统的技术规范和标准，在具体实施过程中也缺乏相应的实施流程，一些县乡单位虽然也针对自身的实际情况开发了一些归档系统软件，但系统设计不够规范，也缺乏一致性和可联系性。

二、基层财政档案管理重要性分析

档案管理工作是“对历史负责、为现实服务和替未来着想”的重要工作，基层财政档案是当前乡镇财政单位有关管理工作及其成果的主要记录，对研究当前乡镇财政的管理情况具有重大价值。首先，它是当前乡镇财政单位的基本管理数据库。当前，农村地区有关单位在开展相关档案管理工作之后，就能够直接调取这些基层资料，并根据基层档案资料开展有关研究，从而搞好财政管理工作。其次，它是政策制定的重要参考与依据。当前，乡镇单位可以依据基层财政檔案的相关资料，按照当前农村实际状况，制定涉及财政领域的相关政策。最后，它还能够正确反映当前乡镇财政发展进程。通过建设基层财政档案，能够全面反映乡镇的财政状况，针对重要指标规范农村财政管理，以此推动中国农村的健康稳步发展。

档案管理是基层财政工作的重要组成部分，是财政部门服务民生和服务社会的重要窗口。要发挥好档案管理在基层财政工作中的作用，就必须加强档案管理。一是加强基层财政档案管理，有助于提高基层财政工作人员的档案意识。作为一名财务工作者，要重视对档案的收集、整理、保管和利用，通过不断的学习和实践，提高对档案重要性的认识。只有这样，才能更好地为基层财政工作服务。档案工作人员要始终把财政资金安全作为第一要务，在做好日常会计核算和监督工作的同时，也要关注资金使用过程中出现的各种问题。通过做好档案管理工作，将相关资料保存好、存档好和利用好，有助于规范基层财政资金使用行为，防止因财务管理不规范而导致的违法违纪现象发生。通过做好档案管理工作，不仅可以为群众提供便捷、高效以及优质的服务，而且还能为基层政府开展工作提供更加有力的保障。

三、加强乡镇财政档案现代化管理工作的经验措施

1.提高县乡领导班子对财政档案管理的关注

领导能够充分认识乡镇财政档案管理工作的重要作用，可以更高效地促进财政档案管理工作。首先，地方财政部门与档案管理部门，都要搞好对乡镇财政档案管理工作的科普、宣教和培训工作，让乡镇领导了解档案管理的基本知识，以此增强其对财政档案管理作用的认识，更全面了解乡镇财政档案管理方面的重大作用。其次，乡镇领导要十分重视财政档案管理工作，发挥档案管理人员的积极性，这就要求档案管理人员要切实做好基层财政档案管理工作，以提高档案资料管理的能力，还要及时向乡镇领导反馈有关财政档案管理的工作情况，并详细地向领导汇报在财政档案管理工作上的成果及其出现的新情况，帮助领导更加正确地认识基层财政档案管理的发展状况，以便进一步增强领导对档案管理重要性的认识。同时，还要着力做好财政资料保护管理工作，发挥财政档案管理的资源优势，向领导及时提供档案管理信息，为领导决策提供重要依据，让乡镇领导能够了解开展基层财政档案管理工作的必要性。

2.提高乡镇财政档案管理队伍的综合素质

乡镇单位开展档案管理工作，必须要有一批专业知识素质和技能水平过硬的档案管理人才队伍。在面对乡镇财政档案管理工作人员专业素质相对较弱和电脑操作水平相对低下的情况，乡镇单位可以针对档案管理人员系统开展专业技术培训，切实提升管理人员的现代化档案管理能力。同时，针对财政档案管理工作人员系统开展现代计算机应用训练，使他们逐渐了解有关现代计算机信息技术方面的新知识，从而提高自身的电脑应用能力，确保乡镇财政档案信息化管理能够顺利开展。此外，乡镇单位还要进一步培养财政档案管理人员的良好工作道德素质，培养他们事业心和奉献精神，从而提高他们的工作热情。

3.加大对乡镇财政档案管理工作的资金投入

要想使乡镇财政档案管理工作能够正常开展，必须要有足够的资金作为保证，当地政府要加强对财政档案管理工作的投资，以提高其信息化管理水平。唯有保证相关经费的投入，才能保证财政档案管理信息化整体工作效率得到提高。此外，适当改善基层档案管理人员的工作福利，留住专业人才，有利于提升财政档案管理的工作质量，从而推动现代化财政档案管理工作深入开展。

同时，根据国家及各级财政部门对乡镇财政档案管理工作的要求，财政部门必须按照文件规定，加大对乡镇财政档案管理工作的资金投入，保障档案管理工作所需的软硬件设施建设。在硬件方面，应配置足够数量和性能良好的计算机、复印机、扫描仪以及传真机等设备；在软件方面，应配备专门的档案管理人员和建立完善的档案管理制度。为了保证乡镇财政档案管理工作的顺利开展，必须配备专业人员从事相关工作，使乡镇财政档案管理工作能够有序和高效地开展。同时，在现有条件下，乡镇财政部门还应积极争取上级有关部门对档案管理工作的支持和指导，加大资金投入力度。

4.建立健全乡镇财政档案管理制度

伴随着计算机和互联网信息技术的广泛应用，办公自动化时代的到来为乡镇财政档案管理工作带来了前所未有的挑战，传统的档案管理模式已经不能满足乡镇财政档案管理工作的要求。所以，必须进一步提升乡镇财政档案管理工作水平，以适应在新形势下乡镇财政档案管理工作的需要。乡镇财政档案管理工作必须进一步保障资料的完整性和信息安全。所以，要有效促进乡镇财政档案信息化管理，必须对传统财政制度做出相应的变革。为此，必须建立健全基层财政档案管理信息化体系。一方面，现代化的财政资料保管系统必须注重计算机安全保障方面，注重做好对计算机软硬件的维护管理工作，保证基层财政档案的安全。另外，在财政资料的搜集、处理、保管和利用各环节中要遵循合理的工作标准，可以有效防止财政资料在运用中发生数据流失的现象，有利于保障财政档案电子文书的原始性和真实性，提高财政资料的现代化管理水平。

5.构建现代化管理制度，规范工作标准

合理的制度可以让管理工作事倍功半，可以达到人力资源的合理分配，有效起到管理的实际效果，推动乡镇地区的持续发展。因此，乡镇单位必须根据实际需要，形成一套科学有效的现代化管理体系，指导和制约员工的言行，规范其工作标准。乡镇在建设管理制度进程中，要随着时间变迁，对自身的管理制度做出完善和调整，再根据实际状况，听取管理人员建议做出制度的初步設计。然后，再聘请相应制度专家，提供比较全面和正确的建议，协助乡镇单位逐步健全相关的规章管理制度。在乡镇单位必须设置监督部门，监管规章制度贯彻落实的具体情况。同时，可以适当使用现代信息技术，记录和控制档案管理人员的操作情况与作业状态。因此，乡镇部门应配备一定的高新技术设备设施，大大提高其工作效率，并对其操作的计算机实施分级控制，确保基层财政档案的安全。乡镇监管部门必须设置电子摄像头，形成电子联网，使领导能够准确了解员工的业务动向，采用电子签到管理系统，将它融入管理制度中，帮助职工完成上下班的签到，避免迟到早退等情况的发生。采用信息化管理体系，能使职工全心全意投入财政档案管理服务中，以此推动档案管理工作顺利开展。

6.完善评估考核制度，充分调动员工工作积极性

想要调动档案管理人员的工作积极性，乡镇单位应根据他们的具体需要，不断完善评价激励机制。首先，可以利用现代信息技术，收集员工的平时工作情况，包括工资信息和福利待遇等，并做好数据的综合研究，给出具体的业绩评语，进行适当的奖惩措施。对于工作成绩比较好的人员，根据情况予以鼓励，如创造升职机遇、带薪假期、礼品卡和改善工资待遇等，以此来调动他们的工作积极性。但对于成绩不好的人员，则应及时批评，并相应给予口头警告、降薪处罚和暂停工作等处罚。采用这种评估方式，能够调动职工内部竞争能力，避免他们在工作中发生浑水摸鱼和消极怠工的不良行为，促使他们着眼于单位的持续发展，可以积极学习，不断完善和提升自己的专业能力，可以利用最小的资金，花费最少时间和精力取得最完美的工作效益，从而推动乡镇财政档案管理工作开展。此外，加强硬软件设备设施投入与管理，不断增强档案意识，努力提高档案工作管理水平，以高度的事业心和责任心做好基层档案管理工作，加快应用现代化的手段科学管理档案，充分发挥档案在乡镇财政管理各项工作中的作用。

四、结束语

综上所述，随着现代科学技术水平不断进步，乡镇财政档案现代化管理方式将代替传统的档案管理方式。乡镇财政档案管理系统可以更有效地记录不同发展时期的乡镇经济数据，通过加强对乡镇财政档案工作现代化管理，可以更好地促进乡镇经济工作快速发展。但是，在基层财政档案现代化管理过程中，仍然存在各种各样的问题，严重阻碍了乡镇财政档案现代化管理工作的正常开展，必须针对这些问题采取多方面的有效措施，切实提高乡镇财政档案的现代化管理水平。

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（作者单位：山东省菏泽市鄄城县凤凰镇人民政府）