信息时代档案工作意识与能力的创新研究

马国英

摘 要：信息时代，信息技术对各行各业产生了一定程度的影响，机关事业单位（以下简称“单位”）档案工作也不例外。比如，单位档案工作以纸质档案为主，执行的是单一化的纸质档案管理模式。在信息时代背景下，单位档案工作需要向电子化、信息化以及智能方向发展。与此同时，档案工作人员作为单位档案管理工作中非常重要的一部分，提升其工作意识及能力至关重要。因此，本文以信息时代做好档案工作的意义为切入点，分析了档案工作人员意识与能力方面的问题，并提出档案工作人员工作意识与能力创新的策略，旨在全面提升单位档案管理工作的质量。

关键词：信息时代；档案工作；意识；能力；问题；创新；策略

在单位内部，档案管理是一项非常重要的工作，为了做好档案工作，需要与时俱进，了解信息时代特点，合理应用计算机技术、信息技术和大数据技术等，并利用信息系统平台，做好档案资料的收集、分析整理、存储管理及利用等各环节工作。在档案工作开展期间，需将档案工作人员的职能作用充分发挥出来，但从现状来看，单位部分档案工作人员的档案管理信息化意识较为薄弱，且信息技术应用能力不足，难以提高档案管理工作的效率及质量。鉴于此，从提升单位档案管理工作效率、质量及工作发展等角度考虑，本文围绕“信息时代档案工作意识与能力的创新”进行分析研究。

一、信息时代做好档案工作的意义

从单位发展角度考虑，顺应信息时代发展要求，做好单位档案工作意义显著。

1.与时代发展需求相符

在传统工作模式下，单位档案管理工作以纸质档案管理为主。信息时代对单位档案管理工作提出了更高的要求，需从传统纸质档案管理模式向电子化、信息化及智能化方向发展，在实现电子档案管理的基础上，提高档案管理工作的效率及质量。通过网络平台，利用信息技术，能够提高档案资料检索、浏览、阅读、下载和利用的效率，且在具备相应权限的基础上，不受时间与空间限制。由此可见，在信息时代背景下做好单位档案工作的优势显著，与时代发展需求相符，能够使信息技术、信息系统在档案管理工作中得到科学、合理的应用。

2.有助于提升单位档案管理的规范性，提高档案管理工作质量

单位档案工作的内容较多，包括档案的收集、整理分析、归档、存储和后续利用等，各环节工作必须规范。在信息时代背景下，通过计算机网络技术、信息技术以及大数据分析技术等现代化科学技术的合理应用，能够使档案各环节的工作符合规范要求，进一步促进单位档案管理工作质量的提高。

3.有助于单位档案工作的创新发展

顺应信息时代发展潮流，在单位内部积极开展档案信息化建设工作，引进信息技术和电子档案信息管理系统，能够改进单位传统档案管理工作的不足，通过电子档案备份管理、计算机检索、共享利用等，有助于单位档案工作的创新发展，并为单位其他工作的开展提供有效的参考凭证。

二、信息时代档案工作人员意识与能力方面存在的问题

在信息时代背景下，要想做好单位档案管理工作，需要重视档案工作人员意识与能力的提升。但从现状来看，部分工作人员的档案意识较为薄弱，能力有所不足。

1.档案管理人员信息化意识较为薄弱

在信息时代背景下，单位档案管理工作特点鲜明且复杂程度高，具备全员化、标准化、先进性三大特点，需要全员参与、岗位责任明确，保证档案管理工作的规范化与标准化，并能够合理使用先进的现代化技术，如信息技术、大数据分析技术等。在此基础上，对档案工作人员在档案管理信息化意识方面提出了较高的要求。但现状是，部分档案工作人员的信息意识较为薄弱，具体表现为：一方面，一些档案工作人员受到传统纸质档案管理模式的影响，未能与时俱进树立全新的档案管理意识，仍选择使用纸质档案管理模式，档案管理方式方法比较滞后，未能紧跟时代的步伐，从而降低了单位档案管理工作的效率及质量。另一方面，部分档案工作人员安于现状，对档案信息化管理存在一定的抵触心理，自主学习的意识不强，从而阻碍了信息技术、信息系统在单位档案管理工作的应用，难以提升单位档案管理工作的质量和水平。此外，部分档案工作人员的档案服务意识、安全意识薄弱，使档案管理工作水平及安全性難以得到有效提高。

2.信息化应用能力不足

档案管理工作开展期间，通过信息化技术、信息系统的应用，可以提升档案管理工作的效率及质量。但是，如果档案工作人员的信息化应用能力不足，缺乏对信息化技术、信息系统的了解，则难以提升单位档案管理工作质量。一方面，部分工作人员的自主学习能力不足，未能及时学习档案电子化、信息化和智能化管理的技术方法，对档案管理信息系统了解不足，在传统纸质档案管理思维理念的影响下，便难以使自身档案管理能力得到提升。另一方面，单位工作繁忙，工作内容较多，决策层在单位档案管理工作环节投入的精力和资源有限，在人力、物力、资金不足的情况下，难以及时开展培训教育活动，使档案工作人员缺少参与培训学习的机会，从而使其信息化思维能力难以得到有效提升。此外，单位档案工作人员还要具备专业能力、信息沟通交流能力、团队协作能力等，但因学习意识薄弱、积极性及主动性不高，加上缺少管理制度规范约束等情况，难以提升档案管理人员各方面的能力，导致单位档案管理工作的质量水平难以得到有效提升。

3.档案安全管理工作存在缺陷

从现状来看，受到诸多因素的影响，档案安全管理工作存在缺陷。一方面，单位档案管理人员仍延续传统纸质档案管理的方式方法，未能及时革新档案管理方法理念，未能合理利用信息技术做好档案安全管理工作，使部分档案资料处于失管的状态，这样便难以保证单位档案资料的完整性。另一方面，在档案管理信息系统建设过程中，档案管理人员未能及时引进安全密钥技术、防火墙技术及软件，使系统运行容易受到黑客入侵、病毒感染等影响，进而影响单位档案资源的管理安全。

三、信息时代提升档案工作人员意识与能力的创新策略

为了提升单位档案工作人员的意识及能力，需以信息时代特点为依据，落实有效的创新策略。

1.档案工作意识方面的创新

在信息时代背景下，为提升单位档案工作人员的素质水平，需从其学习意识、服务意识和安全意识等方面进行创新。

（1）学习意识。在信息时代背景下，档案工作人员必须提升学习意识，树立终身学习意识，养成良好的学习习惯，不仅要学习档案管理信息技术，还要能够将信息技术合理应用档案电子化以及信息化管理工作过程当中，并利用信息技术处理档案收集、存储管理、利用等环节的工作，以此促进档案管理工作水平的提高。与此同时，在日常学习过程中，还要学习有关电子档案管理的法律法规知识，提升自身法律素养，能够按照规范要求做好电子档案管理工作，保证单位档案工作有序开展。此外，在日常学习过程中，档案工作人员需要具备“互联网＋”思维，在了解信息网络技术的基础上，通过学习掌握互联网信息技术的应用方式方法，树立“互联网＋”思维，将掌握的信息技术巧用在档案资料处理工作当中，革新单位档案管理工作方式方法，促进单位档案管理工作水平的提高。

（2）服务意识。档案工作具备服务属性，在传统工作模式下，单位档案管理工作以收集、整理、存储管理档案为主，档案资料的利用等服务环节则显得较为薄弱。显然，在此情况下难以将单位档案工作的服务属性有效凸显出来。在信息时代背景下，为提升工作人员的档案服务意识，需要在做好档案的收集、分析整理和存储管理的基础上，进一步注重档案资料的利用服务。一方面，了解用户的档案资料服务需求，结合用户的访问权限，为其提供相应的档案检索、浏览、阅读、下载等服务，满足用户的个性化需求，提高用户对档案服务工作的满意程度。另一方面，工作人员需要重视档案服务的创新，主动与相关用户进行沟通交流，了解用户的具体服务需求，并通过计算机技术、信息技术以及网络信息平台等应用，满足用户的档案信息服务需求，进一步促进单位档案服务工作水平的提高。

（3）安全意识。在我国《档案法》《保密法》等法律法规中，明确要求各单位做好档案的保密工作，以此确保单位档案资料信息管理可靠及安全。从单位档案工作人员角度考虑，需要在档案保密工作开展期间，增强自身安全意识。一方面，单位在实行“纸质档案＋电子档案”双轨制管理的基础上，针对纸质档案管理环节，需要做好纸质档案交接、存储管理工作，预防档案资料缺损、盗窃等安全隐患问题。针对电子档案，需要做好备份管理，以免受到黑客入侵和病毒感染等影响。另一方面，档案工作人员管理机密档案文件时，需要按照规范要求进行独立归档管理，了解机密档案类型、安全管理要求，避免此类档案遗失以及遭遇窃取等。

2.档案工作能力方面的创新

为提升单位档案工作人员的工作能力水平，需要從专业能力、信息技术应用能力、信息沟通交流能力以及团队协作能力等方面进行加强。

（1）专业能力。只有提升档案工作人员专业能力的水平，才能够实现对单位档案资源的规范管理。一方面，需提升档案工作人员的归档能力，确保收集、整理好的档案资料能够顺利归档，保证归档档案的时效性、完整性，避免出现遗落、重复等问题，进一步保证档案资料的真实性。另一方面，提升档案工作人员的档案分类能力，结合信息时代对单位档案分类管理的要求及标准，构建完整的档案分类制度，按照制度要求对单位的各类档案进行合理分类，进而保证提高档案管理工作效率。此外，还需提升单位档案工作人员检索档案和档案信息核验等专业能力，确保能够在档案管理工作中将自身专业能力充分发挥出来，促进档案管理工作质量的全面提高。

（2）信息技术应用能力。在信息时代背景下，单位档案管理工作的开展，需要合理、科学的应用信息技术，以此确保单位档案管理工作能够跟上时代的发展。档案工作人员需要提升信息技术应用方面的能力。一方面，在单位电子档案管理工作开展期间，合理应用信息技术、大数据分析技术及数据挖掘技术等，提升电子档案管理工作效率及质量，确保电子档案能够快速、高效的存储、检索及利用等。另一方面，档案工作人员还要根据电子档案管理信息系统的特点，合理引进并应用防火墙技术、安全密钥技术和各类杀毒软件等，保证信息系统运行的可靠性及安全性，避免出现黑客入侵、病毒感染等问题，保证单位档案资料的安全，避免出现被盗窃、遗失等情况。

（3）信息沟通交流能力。档案工作人员需要重视自身信息沟通交流能力的提升，一方面，加强与上级领导之间的沟通交流，根据领导下达的档案管理任务，按照规范要求做好单位档案的收集、分析整理、存储管理等工作。另一方面，加强与各部门同事之间的信息沟通交流，如在档案收集方面，明确自身工作职责，收集各部门的档案，避免和同事发生工作交叉重复收集档案资料的情况。此外，还需加强与用户之间的沟通交流，以网络社交媒体平台为渠道，建立微信群，与用户进行沟通交流，结合用户的权限，为用户提供相应的档案信息服务，满足用户权限范围内的档案信息服务需求。

（4）团队协作能力。档案管理工作依靠单人很难完成，尤其是在信息时代背景下，相关部门及单位领导对档案工作提出了越来越高的要求。因此，需要发挥档案工作人员的协作作用，提升档案工作人员的团队协作能力，工作人员只有互相合作，才能高效完成档案工作任务。一方面，需要重视档案工作人员合作意识及合作能力的提升，使其明确自身的岗位职责，能够积极主动与各部门工作人员进行沟通交流，通过良好的合作，使档案工作流程衔接更加顺畅。例如，在档案编制工作环节，档案工作人员需要明确自身编制任务，加强与团队其他成员的协作，共同完成档案编制任务，确保档案信息分类的标准化，避免出现档案编制内容重叠、遗漏等问题。另一方面，团队成员需要互相合作，通过沟通交流、信息互换，了解档案编制、分类、归档存储管理、利用等工作环节存在的问题，若存在档案资源遗失或缺损等，需要及时溯源，查缺补漏，并做好各项档案资料的备份管理，保证单位档案信息资料的完整性、真实性，进一步确保档案信息资料利用价值得到有效提升。

四、结语

综上所述，在信息时代背景下，做好机关事业单位档案工作的意义显著，与时代发展需求相符，有助于提升单位档案管理工作的规范性，并促进单位档案管理工作的创新和开展。档案工作人员需要遵守工作原则，培养其学习意识、服务意识、安全意识等，提升档案工作人员的专业能力、信息技术应用能力、信息沟通交流能力及团队协作能力，以此全面提升其管理意识与专业能力，促进单位档案管理工作顺利开展。

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（作者单位：滨州市全民健身服务中心）