新形势下创新水利工程档案管理的途径

张玉文

摘 要：水利工程档案管理是工程建设的重要工作之一，档案记录了工程开始到竣工的各项事宜，是施工管理及后期维护、整改的重要参考。新形势下，对水利工程档案管理提出了更高要求，除了要记录完整的信息以外，还要对水利工程档案管理方式、观念等进行创新、优化。实际上，当前水利工程档案管理存在重视程度低、管理制度缺乏等多重问题。基于此，本文对水利工程档案的概念及内涵进行介绍，总结了新形势下水利工程档案管理具备的特点，说明其所存在的不足并提出了针对性优化建议，以期与现代社会发展趋势相适应，也为相关领域进行更加深入的研究提供参考。

关键词：新形势；水利工程；档案管理；创新途径

近年来，我国十分重视水利工程建设与发展，但在水利工程档案管理方面，既存在重视程度较低的问题，又没有充分发挥信息技术的积极作用，在一定程度上阻碍了我国水利工程建设水平的进一步提升。基于此，有必要对水利工程档案管理现状及其存在的问题深入思考，构建科学、合理的水利工程档案管理體系，最大程度地上发挥水利工程档案信息的价值。

一、水利工程档案的概念与内涵分析

水利工程档案是记录梳理工程投资计划、设计方案等各环节进展及具体情况的过程性文件及资料，通常覆盖水利工程建设全过程。对水利工程档案进行查询能够清楚了解到各个阶段工程建设的具体情况，同时，也能为工程项目后续的针对性优化提供数据支撑。早在1992年，我国水利部就不断强调运用科技档案对科技活动进行记录。由此可见，水利工程档案对水利工程建设，乃至水利事业发展所起到的积极作用是不可替代的。随着我国信息技术的不断发展，水利档案在水利工程建设中发挥的作用也愈发重要，若不能对水利工程档案管理途径创新，提高档案管理水平，将会对水利工程后续项目开展产生不良影响。

二、新形势下水利工程档案管理特点

水利工程档案管理特点是水利工程档案管理创新的重要入手点，其能够真实反映水利工程的具体性质。

1.复杂性

水利工程建设过程中，涉及的技术种类与规范较多，所产生的档案类型也越来越多，如工程建设档案和财务档案等。就水利工程实施过程而言，又包含多个子工程，特别是对于项目规模较大的工程来说，其所涉及的领域与分支多样，为确保水利工程项目的顺利施工，需要将理论与实践相结合，并将水利工程档案递交到项目干系人手中，工程档案较为分散，这也会增加水利工程档案管理工作的复杂性。

2.不确定性

水利工程的开展通常以运河或其他大型河道为中心，且容易受到政治和经济等影响。其中，自然因素对水利工程建设产生的影响最为重要。因此，在对施工区域进行勘察时，需要从气候与河流量变化等多方面进行思考，一旦上述因素发生变化，施工设计也随之变动，水利工程档案管理工作具有较大的不确定性，信息改动频繁。

3.成套性

一般来说，水利工程建设会以阶段进行划分，水利工程档案并不是直接产出的工作文件，而是结合工程实际进度与情况逐步完善形成的。在具体施工过程中，各子工程之间联系紧密，且与多条主线相关，多条主线汇聚在一起才能够形成完整的工程项目。基于此，水利工程具有成套性，需要在水利工程档案中体现不同主线以及子工程的相互联系。

三、新形势下水利工程档案管理的不足

1.重视程度较低，忽视与水利工程建设的同步开展

新形势下，我国水利工程事业发展获得了诸多机遇，水利工程施工工艺得以优化。因此，许多工程管理者更加重视水利工程的技术实施及新技术引进，也会关心政策变动对水利工程开展产生的影响，但对水利工程档案管理重视程度较低。基于这一现状，在招聘水利工程档案管理员时门槛较低，甚至允许兼职人员加入。这些人员大多没有经过系统培训，在档案录入与信息整理能力方面有所欠缺。当然，为确保水利工程顺利开展，水利部门也会抽调专职人员对水利工程的进程监督管理，但往往人员流动性大，在一定程度上增加了水利工程档案管理难度。除此以外，部分水利工程档案管理较为滞后，不能与工程实际施工情况同步更新，二者之间脱节，导致经常出现水利工程档案分类不规范、内容不完善等问题。

2.缺乏管理制度，管理制度的核心支撑作用难展现

管理制度的约束是档案管理工作创新的重要力量。一方面，在实际管理过程中，许多管理制度的实施过于形式化，尽管大部分地区按照相关要求进行制度整改，但基于不同水利工程的差异性，不能保证相关制度的落实情况与实际工作对等，约束力较低。另一方面，形式化的管理制度并未充分考虑到水利工程档案管理的分散性与成套性，无法将信息收集、信息分类等环节有机结合，管控力度较差。从管理制度的内容上来说，普遍缺乏奖惩机制，导致档案管理部门人才流动性较大，部分管理人员对档案管理工作认识较浅，容易出现数据失误等问题。

3.信息化进程慢，数字化管理模式亟待推广与落实

就传统的档案管理而言，多依靠人力书写或打印的方式进行信息收集和录入，若想寻找水利工程某阶段的相关数据，需要查找多个档案，查阅多种信息，工作效率较低。新形势下，越来越多的地区开始引进档案管理专用系统平台，通过信息技术进行信息记录，但传统以纸质为主的水利工程档案并未更新到系统中，在一定程度上对水利工程档案管理创新起到了限制作用。回归到水利工程项目本身，各子工程之间衔接明显，不同规模和不同性质的水利工程所采取的施工技术不同以及建设模式也有所不同，仅采用数字化进行管理灵活性较低，难以确保数据存储工作及时开展。

4.团队结构较弱，尚未建立高水平的档案管理队伍

目前，水利工程档案管理团队结构较弱问题主要体现在部分管理人员身兼数职、专业化人才较少和专用系统作用未充分发挥等多个层面。由于部分管理者对水利工程管理重视程度较低，并没有对档案管理人员开展针对性培训，一些胸怀抱负的人才迈入档案管理行列，但发现自己无法发挥有效价值，未来职业规划目标难以实现，大多选择另寻他路。不仅如此，相较于其他工程项目，水利工程档案管理后期的审查内容较多，需要档案管理人员具备清晰的管理思路，这是当前许多档案管理者难以达到的。

四、新形势下创新水利工程档案管理的途径

1.加强档案管理法制建设，提升档案管理的规范程度

水利工程档案管理工作的开展需要严格按照国家或地区制定的相关政策及规定执行，如《水利档案工作规定》等。基于新形势下水利工程档案管理创新存在的诸多问题，相关部门需要从制度方面反思，加强档案管理法制建设，建立一套完整的管理制度，对档案管理、档案借阅等活动的开展进行约束。例如，建立责任管理制度，细化水利工程档案管理工作的具体任务，帮助每一位档案管理者认清自己承担的社会责任。水利工程建设档案管理部门也要认真解读国家有关部门提出的相关政策，以此作为工程建设及档案管理的依据。另外，政府方面也需要结合新形势下水利工程档案管理的实际需求及社会动态，对档案管理政策进行调整。

2.重视水利工程档案管理，实现档案动态化管理

要想对水利工程档案管理方法进行创新，需要正确认识水利工程档案管理的重要性，对水利工程档案管理引起重视，为水利工程档案管理工作开展创造良好的外部条件，摒弃传统管理模式下单一的发展理念，贯彻落实综合型发展原则。在档案管理过程中，要充分发挥档案管理者的存在价值，强调其对档案内容的检查与管理。同时，在政府有关部门的支持下，还可以引进诸多信息化储备人才，为水利工程档案管理工作的顺利开展奠定基础。与此同时，档案管理者还要注重意识引导，即充分考虑到水利工程档案管理的分散性，鼓励档案管理部门与其他部门积极沟通。企业可赋予档案管理部门一定的管理权，增强其中心地位，提升相关人员对档案管理工作的重视程度，实现档案的动态化管理。

3.坚持统一领导分级管理，健全水利工程档案管理体系

首先，在水利工程档案管理过程中，统一领导分级管理原则的落实能够帮助档案管理者科学分工，以此促进档案管理质量不断提升。其中，统一领导主要是指水利工程档案管理过程中，档案管理部门负主要责任，各参建单位有参与义务，与档案管理者共同承担管理责任。分级管理则是对水利工程参建单位内部的档案管理方式进行强调，既要明确各参建单位在各部门档案管理方面扮演的角色，为水利工程档案管理工作开展提供便利，促进多部门协同合作。采用此策略进行档案管理，既有助于部门间的相互监督，又能够为档案管理质量提供保障。

其次，水利工程档案管理创新与管理体系完善还需要建立专门的档案管理室，将传统的纸质档案录入公共平台中，提升水利工程数据库的完整度，为工程实践提供有效参考。此外，要考虑水利工程档案管理的人力资源，尽可能多地提高人力资源的利用率。例如，可通过招聘专业性强的专职人员降低人员流动。同时，承建单位内部可成立考核监督小组，对在岗人员及新入职人员开展测试，以此判断其是否满足晋升需求。为提升档案管理团队的稳定性，可建立淘汰制度。

最后，要重视建立审查制度，依照档案管理部门不同员工的实际情况分配职能，将水利工程项目不同阶段的任务进行细致划分，并选定负责人。此过程中，需要注意水利工程档案管理的成套性特点，不仅要对自己所负责的领域完善，还要尝试与其他内容进行衔接，从而第一时间发现数据衔接有误或信息空档等问题。

4.强化档案管理信息建设，提升水利工程完整性

强化档案管理信息化建设是新形势下水利工程档案管理工作创新的重要路径。针对当前水利工程档案管理存在的诸多问题，可引进水利工程管理系统，根据水利工程属性不同对数字化系统进行设置。例如，A系统主要收录规模较大的水利工程档案，包括整体工程实施档案、子工程实施档案及子工程下各分支的实施档案。为便于档案管理及查找，还可以对档案类型进行区分，如文书档案、录像档案等。B系统主要收录特殊信息，如记录存在问题或暂停施工的水利工程。

5.提高管理团队综合素养，确保水利工程档案管理的创新

档案管理团队综合素养是提升水利工程档案管理水平，改善水利工程档案管理现状的关键。为确保团队内部的稳定性与专业性，企业在进行人才招聘时，应结合当前水利事业发展的趋势设置条件，除引进与档案管理有关的专业化人才以外，还要引进系统运维、计算机工程等方面的人才。对于在岗员工，可将其文化背景、工作经验等作为依据进行小组划分，有针对性地制订员工培训计划，由企业内部成立的监督管理小组定期或不定期地对在岗员工的学习状况与实践能力等进行检查。考核通过，即可回到原工作岗位，否则可执行降级处理或扣除当月奖金。除了要吸纳人才，还要留住人才。因此，在培训过程中，要不断强调树立终身学习的理念，结合档案管理人员的实际需求制订培训计划，培训过程依然需要坚持奖惩制度，以此提升档案管理人员的专注力，鼓励其进行管理创新。

6.注重档案管理工作研究，提升档案管理工作的质量

近年来，科学技术的应用及人才管理体系的优化使得水利工程档案管理水平获得了显著提升，但仍存在部分问题。作为新时代水利工程档案管理人员，不仅要完成日常管理工作，还要主动吸收与档案管理相关的理论知识，促进自身专业水平的提升。与此同时，要总结工作中遇到的问题及处理方案，从中吸取经验教训。对档案管理部门而言，要通过相关制度鼓励档案管理人员研究水利工程档案管理工作，可利用信息技术搭建资源共享、交流平台，为档案管理工作及质量的提升奠定基础。

一般来说，在水利工程竣工验收后，需要进行档案移交，移交过程中容易发生档案丢失等问题。因此，需要对竣工后档案移交工作的开展引起重视，并对其开展方案研究。具体来说，可针对档案移交环节的特点及实际需求，制定移交规范。同时，档案管理人员在办理移交手续时，要认真检查档案文件的内容及其完整性、一致性，及时发现问题并跟进处理。

五、结束语

综上所述，随着水利工程建设项目的不断发展，水利工程档案管理的重要性也逐渐凸显。新时代，水利工程档案管理工作的开展更加注重创新性。同时，水利工程档案管理现状也要求档案管理人员对其管理方式与理念重新思考。基于此，为实现水利事业的可持续发展，相关人员必须认识到水利工程档案管理创新的重要性，正确认识档案管理于水利工程建设的重要意义，重点研究水利工程档案管理存在的各种问题，如信息化进程缓慢和团队结构不合理等。通过监督管理制度、奖惩制度和信息化手段的应用等措施调动档案管理人员的积极性，促进档案管理工作规范性与标准性不断提升，为水利工程项目的顺利开展保驾护航。与此同时，水利工程档案管理工作的开展还需要结合社会发展的实际需求，将创新作为新形势下水利工程档案管理的客观条件，积极开展水利工程档案管理改革，为我国水利事业发展做出更多贡献，也让档案管理工作进一步为水利工程事业发展提供服务。

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（作者单位：潍坊市小清河管理服务中心）