探究基于智慧城市的城建档案管理利用发展方向

王伟国

摘 要：智慧城市建设已成为当代社会城镇化发展的主流方向，其有效整合了各方面、各地域、各行业的资源，对提升人民生活质量、加强人文建设产生了积极作用。城建档案资源的构建是城市走向智慧化的数据引擎，其管理利用工作也应与时俱进，本文围绕智慧城市背景下城建档案管理利用发展的必要性、存在的问题和未来发展的策略展开研究，针对管理模式、管理体系、人员管理、信息化管理、开发利用等方面提供相应措施，以期为城建档案管理部门作决策参考。

关键词：智慧城市；城建档案；管理利用；信息化

随着经济的发展和人民生活水平的不断提升，我国的城镇化建设不断推进，全球智慧城市步入快速发展阶段的趋势与中国新型城镇化进程和居民生活的需求相契合，智慧城市也成为我国新型城镇化的重要抓手。2021年，国家“十四五”规划纲要对推进新型智慧城市建设提出明确要求，要构建城市数据资源体系，推进城市数据大脑建设，并对新型基础设施、数字经济、数字社会、数字政府、数字生态发展提出了新的要求和实施方案。在全面推动智慧城市背景下，城建档案管理工作不断迈向信息化智慧化时代，为智慧城市的建设水平提供原始数据支持，有效助力各地区城市化、智慧化发展，实现新时代智慧城市有效布局。

1 智慧城市背景下城建档案管理利用发展的必要性

1.1 政策倾向创造良好发展环境

国家在“十四五”规划和2035年远景目标中明确指出，要“分级分类推进新型智慧城市建设”“建设智慧城市和数字乡村”，形成了“智慧热”的城市建设环境。国家档案主管部门也在借势发展，陆续出台相关政策来推动档案管理理念的转变和管理模式的优化，为智慧化城市建设提供帮助和支持。由此可见，国家为智慧城市和档案事业的发展指明前进方向、提供根本遵循、营造良好的政策氛围，正是大力发展城建档案管理利用工作的关键时刻和最佳时机。

1.2 新兴技术推动工作转型升级

我国智慧城市在网络强国、数字中国及大数据等发展战略实施过程中稳步前行。传统的以纸质档案為主、手工查询利用的城建档案管理模式已跟不上时代潮流，需要城建档案管理者寻找新思路、新方法，开辟新渠道、新方式。一方面适应社会发展和各项工作顺利推进的需求。另一方面完善和改革智慧城市背景下城建档案工作的意义和存在价值，充分发挥档案的资政作用。将科技力量融入档案工作，促进其达到更高的效率和最优的水准。例如新兴存储技术的发展，为当前信息的保存和未来数据的提取利用提供了便利，能将城市建设历史永久保存，为后续城市的进步和国家政策的完善留下记忆和痕迹；大数据技术的分析，能够提升对城建档案资源库数据的深度提取和广泛利用，对智慧城市建设改造等方面提供更为积极、有效的思路和方法，更加彰显了城建档案管理的宏观意义。

1.3 海量数据助力智慧城市发展

智慧城市的发展是建立在庞大的原始数据上的。建设初期需要城建档案数据资源中的基建图纸、建设方案、设施变动记录等信息作为参考，进而对具体情况进行深入分析和研究，为智慧城市的具体规划和实施方案的出台提供坚实理论基础和信息保障。对于历史文化古城的智慧城市改造，需依托城建档案的街道文字介绍、历史古迹描述、人文故事等历史文化记忆相关资料，为智慧城市建设、保护传承历史文化遗产和延续历史风貌的同步开展提供必要依据，在智慧城市规划建设中做好历史文化保护传承，更好推进以人为核心的城镇化，使城市更健康、更安全、更宜居，成为人民群众高品质的生活空间。

2 智慧城市背景下城建档案管理利用发展的不足之处

2.1 管理模式落后、管理体系不健全

目前大部分城建档案部门的档案管理没有依据最新顶层设计和实际发展情况，在档案的收集、管理、查询、利用、存储方面缺乏规范化、清晰化的标准流程，导致在工作中出现收集范围模糊、管理工作混乱的问题。部分单位制定的档案管理制度在管理者实际执行方面存在很大纰漏，停留在形式主义，并没有很好地去落实，导致城建档案工作环境松散随意，从业者工作积极性差，档案制度失去权威和意义。馆内工作人员也仅仅是按照要求，按部就班，低标准地开展工作，对管理过程中出现的收集不齐全、整理不规范、利用不合理等相关问题没有进行深层次分析和总结探讨，给城建档案的未来发展带来了很大阻力。

2.2 人员水平较低、服务意识淡薄

目前大多数城建档案部门人员较少、年龄较大、学习能力较低，导致工作质量达不到要求。工作人员素质提升的培训计划相对少，导致其综合水平远远跟不上时代发展步伐。智慧城市的推进和人民对美好精神生活的新期待，对城建档案管理部门实现服务品牌化、主体多元化、形式多样化提出新的需求。档案的利用不仅仅是简单查询，更加希望有关部门单位能够为其提供多种类、多要素、多方式的档案服务，例如声像档案展示、档案展览、档案编研书籍。目前人民群众在城建档案上的获得感和满意度不够强烈，部分城市虽然已经实现了智慧城市的建设，但是城建档案的智慧化服务还停留在初期。

2.3 档案信息化滞后、发展不平衡

一是城建档案事业信息化总体发展落后。各地档案信息化工作虽在全国范围内相继进行，由于各地城建档案管理者重视程度、资金帮持力度和外包公司能力存在的差异，导致各地城建档案馆信息平台建设质量良莠不齐，不同平台集成度不高，管理性不强，城建档案信息化管理仍然处于初级阶段，无法实现档案的数据挖掘、信息分析和高效利用。二是城建档案部门共享观念有待提升。与其他部门合作较少，馆藏资源共享力度不够，数据库无法实现动态与静态相结合，难以达到档案远程服务、多方数据互相关联的标准。三是档案队伍整体素质不高。大多从业者尚未掌握计算机网络、大数据、数据分析等新兴科学知识，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要，即使信息化工作得到有效开展，也会因为档案管理人员的素质直接影响信息化、智慧化技术在城建档案管理中的应用。

2.4 档案信息安全存在隐患

一是城建档案从业者档案安全意识淡薄。在基层城建档案部门，相关管理人员将档案的收集整理、存放利用作为工作重点，对于档案安全不够重视，疏于管理，未能保持高度的责任感和警惕性，档案安全管理制度未能做到有章可循，存在漏洞，容易让社会闲散人员及不法分子有可乘之机，造成档案丢失、损害等不可逆损失。二是由于传统库房缺乏对纸质档案的保护措施，导致档案极易因外部环境受到腐蚀、风化，部分单位对档案库房安全、档案实体安全、档案信息安全、安全保障机制四个方面工作开展实地检查不够频繁，存在安全管理机制不顺畅、安全设施设备不完善、安全应急演练不规范、执行“八防”标准不到位、档案信息系统不健全等问题，档案安全风险隐患依然存在，没有做到全面排查，专项治理，导致形成恶循环，危害不断蔓延扩大，造成不可挽回的损失。三是系统应用平台在建设过程中没有配置漏洞扫描、安全审计、防火墙、杀毒软件等，同时对已形成的电子档案没有进行异质备份和异地备份，极易造成数据损坏、丢失、被窃等。

3 智慧城市背景下城建档案管理利用未来发展策略

3.1 增强服务意识、健全管理体系

一是要牢固树立公共服务理念，明确单位责任担当、功能定位和发展方向，清晰地认识到城建档案的存在意义和根本遵循实为智慧城市建设服务，从不同的视角对目前工作进行逐步完善，优化各环节工作流程，强化档案管理的有效性和专业性，逐步抛弃传统管理思维和工作实施办法，加强责任分工，细化每位工作人员的职责内容。在工作中要建立科学合理、上行下效的城建档案管理体系，设立严格的监督检查和追责问责制度。二是要不断创新工作方法，建立档案精细化管理体系，探索档案管理新道路新模式，促进档案管理的全过程紧密结合智慧城市发展规划，推动智慧城市建设工作顺利开展，为其高质量发展提供理论基础和数据支撑，保障智慧城市建设决策的科学性和合理性。三是在体系建设过程中要进一步做好档案数字化的应用，针对过去陈年积累的纸质版档案要借助现代先进扫描技术进行提取保存，对已完成数字化电子化档案要进行集中整理，查漏补缺，不断完善相关内容，提升其连贯性、顺畅性、完整性。四是要重点解决城建档案库房相关设施不足的问题，配置高规格实体库房、智能密集架、智慧机房、查询利用室、档案修裱室，同时建立档案智能管理系统，形成集档案存储、查询、利用、展览、资政的多功能一体化城建档案馆。

3.2 快速推进信息化建设

一是政府部门要加大对城建档案工作的关注程度，为其匹配专项财政资金作為支撑，加快推进各地区城建档案馆信息化、智慧化档案管理的软硬件设备建设，结合自身发展需求和阶段特点有序引进智慧感知、人工智能、物联网、大数据、云计算相关技术，更好地发挥城建档案馆的各项职能。二是在建设过程中要重点建设城建档案信息管理系统的物理构架搭建，为未来实现信息整合、互联互通、数据互融打下良好基础，同时要以满足当地智慧城市建设实际需要和人民真实需求为前提，加快推进基于服务链的城建档案管理一站式服务平台建设。系统平台设计上注重人性化、智能化、系统化。三是要在推进信息化过程中，充分利用防火墙、杀毒软件、访问控制、入侵检测、信息加密等安全防护技术，加大力度提升档案信息的安全水平。

3.3 快速增强人才培养力度

人才培养是推动城建档案管理事业健康发展的关键因素。智慧城市下的城建档案馆，务必要建成智慧型档案专业人才队伍。一是要高度重视人才综合技能的培训，将从业人员素质的提升和思维的改进作为一项长期工作坚持下去，定期或不定期开展线上线下活动，引导干部同志学习新思想、新方法、新举措、新技术、新知识、新能力，进而推动总体提升、全面发展。二是要积极争取上级部门政策支持，注重人才引进，积极从各大高校、用人平台推广政策优势，吸引拥有档案管理经验、了解科学理论知识、具备系统实操技能的高精尖优秀人才和创新人才，突出实践性、发展性、协调性、科学性，为推动智慧城市的未来发展提供人才保障。三要不断优化人才激励手段，将日常考核制度与实际工作相结合，提升工作人员责任感、大局意识和工作积极性，充分激发工作者干事创业的豪情，引导其发散创新思维意识，主动思考解决问题，为城建档案事业的发展出谋划策，更好助力智慧城市建设发展。

3.4 快速提升共建共享能力

随着信息化水平的不断提升和智慧理念的根深蒂固，城建档案馆焕发出新的活力。在此背景下，城建档案馆要结合智慧城市发展需要，在时间地域方面打破部门间、行业内的信息传输约束，更好地服务于用户、服务于城市建设、服务于社会经济的不断发展。一要利用好门户网站、微信公众平台、APP等服务方式，为用户提供在线查询利用、智能浏览、智能交流、主动信息推送服务，同时要对为用户提供的档案信息进行定期更新，确保与智慧城市实际发展相吻合。二要利用档案资源平台优势实现由提供产品到提供服务，增强与群众的互动，将智慧城市的建设发展、地域变迁整合效果通过多种方式向公众展示，让市民了解更多的城市发展规划，进一步融入城市发展建设工作中，将智慧化城建档案馆打造成智慧城市的生活体验平台，使用户能够体验线上与线下、集中与分散、虚拟与现实的各种互助式服务，利用信息化、智能化、个性化、人文化方式提升社会公众对智慧城市未来建设的参与度，使其成为真正的“智慧公民”，进而转变其思想观念，加快智慧城市建设速度。三要充分发挥大数据云平台的作用，让信息化技术成为加大城建档案信息开发力度重要工具，使其不仅能够确保公众对城建档案查询的便捷度、精准度，而且可为相关部门提供更为专业、科学的数据支撑，进一步为智慧城市建设提供强有力数据支撑。

智慧城市的建立，实现了档案资源由传统纸质化到电子化的跨越，为档案事业的发展注入了新的活力和动力，同时也带来了机遇与挑战，要求城建档案管理利用工作坚持与时俱进，促进管理水平快速走向制度化、科学化、规范化，始终坚持贯彻“转方式、调结构、促发展”的基本要求，不断推进思想理论创新、完善软硬件设施建设、健全管理体系、加快人才队伍建设等方面工作的开展，为新时代智慧城市建设工作高质量开展贡献城建档案力量。

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（作者单位：临沂市城乡规划编制研究中心）