机关事业单位档案管理信息化建设路径分析

林峰屹

摘 要：机关事业单位档案管理工作的难度一直比较大，加快信息化建设有助于提高其管理效率。机关事业单位档案管理信息化建设路径应当不断创新、发展，提高档案管理的规范性，以顺应时代发展的要求。目前，机关事业单位档案管理对信息化建设的重视程度不足，信息化建设速度较慢，信息化建设方法落后。本文针对这些问题进行了深入分析，提出了提高机关事业单位档案管理信息化建设意识、构建完善的机关事业单位档案管理激励机制、应用先进的档案管理信息化技术、加大档案管理信息化建设投入以及优化档案管理制度等档案管理信息化建设路径，希望可以为相关研究人员提供参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化建设路径

随着信息技术水平越来越高，其应用范围也越来越广。机关事业单位档案管理信息化建设要从具体的情况出发，充分体现机关事业单位的性质和特点，把握档案管理的需求与目标。近年来，机关事业单位对档案管理工作的重视程度不足，在信息化建设方面的投入比较少，整体上存在各种各样的问题。机关事业单位档案管理信息化建设属于时代发展的必然结果，对于机关事业单位改变现状具有积极作用。目前，机关事业单位档案管理信息化建设存在一定的难度，为此，在实践中积累经验、总结教训非常重要。

一、机关事业单位档案管理信息化建设的意义

1．顺应时代发展的要求

时代发展速度越来越快，机关事业单位档案管理面临的机遇与挑战越来越多。开展机关事业单位档案管理信息化建设工作，有助于顺应时代发展的要求，抓住发展机会，提高机关事业单位的整体实力。信息时代背景下，信息技术的发展速度非常快，信息技术水平也越来越高，信息技术在很多行业应用之后产生了显著的效果。机关事业单位产生的数据和信息越来越多，档案管理内容庞大，涉及方方面面的问题，要想确保档案的意义发挥到最大，需要解决机关事业单位面临的管理难题。信息化建设能够在一定程度上解决机关事业单位档案管理工作滞后、工作效率不高等问题。通过信息化建设可以建设档案信息管理平台，并结合档案管理的实际情况不断优化平台，构建扎实稳固的档案管理体系。信息化建设对机关事业单位产生的影响非常大，信息技术的应用可以节省人力，甚至取代人工，对控制档案管理失误率具有积极作用。

2．提高档案管理的规范性

机关事业单位档案管理信息化建设可以提高档案管理的规范性，有效保障档案管理工作的质量。机关事业单位档案管理工作相对滞后，无论是技术水平还是人才素养都比较低，无法适应管理工作的需求。档案管理工作的顺利、高效开展，对管理模式的要求比较高。信息化建设可以让档案管理中存在的不足与问题得到解决与优化，构建规范化的档案管理系统。目前，机关事业单位的档案管理工作仍然以人力为主，由于信息化建设水平不足，档案管理的规范性与预期之间存在较大的差距。通过信息化建设可以降低档案管理的难度，节省档案管理的时间，合理安排档案管理人员，逐渐构建系统化、科学化的档案管理体系，档案管理的规范性就会明显得到提升。

二、机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1．对信息化建设的重视程度不足

从机关事业单位档案管理的实际情况来看，很多单位对信息化的认识不足，缺乏专业的知识与素养，尚未形成信息化建设的意识，導致档案管理工作长期停滞不前，档案管理的意义和价值没有发挥出来。机关事业单位的领导人员对档案管理工作的重视程度不足，没有制定信息化建设的方案。档案管理人员在这样的氛围下很难产生信息化管理意识，对于信息化管理技术的学习热情不高，综合素养长期无法得到提升，自然无法适应新时代的档案管理需求，对于机关事业单位的发展无法起到推动作用。机关事业单位档案管理信息化建设措施比较落后，没有制定创新、调整的方案，在调取档案的时候效率比较低，档案的保存质量较差，出现错误的概率比较高，不仅破坏了机关事业单位的形象，还导致公民的权益受到侵害。近年来，机关事业单位面临的竞争压力不断增加，如果信息化建设的速度跟不上，档案管理作为机关事业单位的重要工作内容，其整体质量无法得到保障，机关事业单位将会面临巨大的发展困境。

2．信息化建设速度较慢

机关事业单位对信息技术的引进和应用不够重视，导致档案管理的信息化建设速度比较慢，限制了机关事业单位的发展与进步。目前，信息技术仍然处于持续完善、创新的过程中，信息技术成果在很多领域都发挥着重要的作用。档案管理工作中应用信息技术需要具备一定的条件，而信息化建设就属于构建条件的重要一步。机关事业单位对自身的定位存在问题，缺乏为人民服务的意识与觉悟，对于信息化建设工作的重视程度不足，以至于信息化建设工作无法推进。很多机关事业单位在设置档案管理部门时缺乏依据，甚至有的单位未设置独立的档案管理部门。在这样的模式下，档案管理信息化建设工作会遇到很多的阻碍。此外，机关事业单位对于档案管理的激励机制认识不准确，以至于档案管理人员的信息化建设积极性不高。机关事业单位相较其他类型的企业档案管理信息化建设意识不强，以至于很多信息化建设资源、条件没有得到充分的应用，档案管理信息化建设的速度无法提升，对于档案管理乃至机关事业单位发展都存在消极影响。机关事业单位的决策层、领导层缺乏学习信息化技术、信息化经验的意识。

3．信息化建设方法落后

机关事业单位档案管理信息化建设方法落后，建设效果长期比较差。机关事业单位没有顺应时代的要求，设置的发展目标缺乏合理性，对档案管理工作的定位不准确，采用的信息化建设方法十分落后。很多机关事业单位现在还在沿用传统落后的信息化建设方法，长时间看不到效果也不采取创新发展措施。机关事业单位档案管理信息化建设对人力、物力以及财力的要求比较高，当这些条件没有得到充分满足之后，信息化建设方法的采用就会受到限制。档案管理人员工作过程中采用的方法将直接影响工作效率与工作质量，信息化建设的方法落后则意味着档案管理目标无法实现。尽管机关事业单位对信息化建设工作采取了一定的措施，但由于受传统思维的限制，信息化建设方法的创新力度不足，档案功能无法充分发挥作用。

三、机关事业单位档案管理信息化建设路径

1．增强档案管理信息化建设意识

机关事业单位应当从档案管理的功能与作用出发，考虑到机关事业单位的发展，增强信息化建设意识，为档案管理工作创造有利的条件。稳定有序地推进档案管理信息化建设工作，培养机关事业单位档案管理人员的信息化建设意识。机关事业单位可以从档案管理人员的综合素养考核做起，促使其积极学习信息化建设知识，培养档案管理人员的信息化管理能力。在单位开展信息化建设宣传工作，通过培训、讲座等方式组织档案管理人员学习信息技术知识，把握档案管理信息化建设的目标与方向。给档案管理人员提供充分、有效的信息化建设资料，为档案管理工作构建共享平台，充分应用信息技术，增强档案管理人员对信息技术的认识。利用单位内部的管理平台推送信息化建设相关知识与信息，组织开展专题会，结合机关事业单位的实际情况，设计信息化建设专题活动，组织档案管理人员开展信息化建设问题探讨活动，让信息技术渗透档案管理工作中。机关事业单位也要为档案管理人员提供有效的学习平台、自我提升平台，让单位内部的信息化建设氛围越来越浓厚。

2．构建完善的机关事业单位档案管理激励机制

只有完善机关事业单位的档案管理激励机制，才可以为信息化建设提供支撑。创新激励机制需要从机关事业单位的实际情况出发，抓住机关事业单位档案管理工作的重点、难点以及档案管理人员的现状，以此为基础制定激励机制，可以尽快扭转信息化建设的局面。档案管理人员在激励机制的作用下能够调整心态，积极学习信息技术，为信息化建设工作贡献力量。激励机制中应当明确信息化建设的方向与目标，促使档案管理人员更好地完成工作。激励机制的创新方向要合理、明确，以便于为信息化建设服务。档案管理人员在信息化建设方面的态度、表现等都要纳入考核中，使激励机制可以顺利发挥作用。档案管理人员的信息化建设工作得到了准确、客观地评估之后，获得相应的奖励，能够让档案管理人员看到自身工作的重要性，从而更主动地投入信息化建设工作中，为档案管理工作创造更好的条件。激励机制在应用过程中要接受档案管理人员的监督，及时处理档案管理人员的反馈意见，以便于推动信息化建设工作。积极研究与应用信息化的机关事业单位档案管理激励模式，渗透信息化建设理念的重要性，吸引更多优质的信息化建设人才，最大限度地充实机关事业单位档案管理信息化建设人才体系。

3．应用先进的档案管理信息化技术

机关事业单位档案管理信息化建设对信息技术的依赖非常高，为此，在实践中要积极引进并应用先进的信息技术。在实践中将信息技术与档案管理工作充分结合，促使机关事业单位顺应时代发展的步伐，以获得更好的发展机会，在激烈的竞争中保持良好的状态。信息技术越来越多，不同的信息技术对档案管理的作用不同，引进的时候需要选择与档案管理相关的，以便于加快信息化建设的速度。结合机关事业单位的档案管理需求筛选信息技术，并进行试验，确定能够产生积极效果之后，方可以进入正式的使用过程，确保信息化建设效果达到预期。大数据技术作为重要的信息技术之一，其与档案管理的融合具有显著效果，积极引进大数据技术、培养大数据技术人才属于机关事业单位当前信息化建设的重要任务。引进大数据技术节省档案管理的时间、人力以及物力等成本，提高档案管理的水平，提高档案的调取与利用效率。物联网技术、人工智能技术近年来发展迅速，产生了很多可以应用到机关事业单位档案管理中的成果，积极地消化、应用非常必要。在此基础之上，机关事业单位档案管理部门的功能作用可以进一步发挥，促使用户体验感得到增强。

4．加大档案管理信息化建设投入

信息化建设需要充分的条件，机关事业单位需要认识到这一点并采取积极的措施。档案管理信息化建设的人力、物力以及财力资源都要达到一定的标准，才可以保障信息化建设的效果，为档案管理工作创造有利的条件。为此，机关事业单位应当从现有的资源与条件出发，为档案管理信息化建设工作提供支撑。如果，人力、物力以及财力不足，则需要及时完善，如制定合理、完善的人才招聘制度，明确要求档案管理人员的信息技术水平，以确保进入档案管理岗位的人员可以参与信息化建设工作。针对现有的档案管理人员采取培训、考核措施，淘汰信息技术水平低的人员，打造一支专业性强的档案管理队伍。档案管理信息化建设需要的物力条件要从多方面着手加以完善，促使各个部门相互协作，发挥机关事业单位内部资源的作用与价值。机关事业单位也要与国家相关部门反映，获得物力、财力支持。针对人力、物力以及财力资源制定科学调配方案，确保这些资源得到优化配置，能够有序推进档案管理信息化建设工作。机关事业单位应当明确档案管理信息化建设在机关事业单位发展中占据的重要地位，以此为依据分配资源，提高资源的利用率。国家、政府也应当积极地开展机关事业单位档案管理信息化建设水平调查研究活动，促使机关事业单位认清档案管理中存在的问题，通过政策或法规为机关事业单位档案管理信息化建设提供支持。

5．优化档案管理制度

档案管理制度的优化可以为信息化建设工作提供助力。机关事业单位要重视档案管理制度，及时发现档案管理制度存在的不足与问题，根据时代发展的特点以及信息技术的发展水平，制定完善的档案管理制度。档案管理制度的优化需要从档案管理岗位、档案管理流程以及档案管理奖惩制度等多方面做起。当档案管理制度得到充分优化之后，信息化建设的速度会加快，并有助于定期优化信息化建设方法，创新信息化建设理念。重新设置岗位意味着要积极吸收科学、合理的档案管理经验与研究成果，积累经验、总结教训，建构具体的档案管理模式。档案管理部门与其他部门之间存在职责交叉的情况，容易出现各种不良后果。为了解决此类问题，结合机关事业单位的发展目标，设置档案管理岗位，明确各档案管理人员的职责范围，增强档案管理人员的责任意识。档案管理的流程优化可以借助信息技术完成，这属于信息化建设的重要组成部分。机关事业单位要从基层着手，获取档案管理人员以及其他员工对档案管理工作的态度与认识，以便于客观地判断档案管理的质量。为员工提供反馈的渠道，让员工参与到信息化建设工作中来，增强管理的实效，档案管理的流程可以更加精简有效。与档案管理人员相匹配的奖惩措施很重要，机关事业单位要向优秀单位学习，制定科学的奖惩制度，吸收档案管理人员的意见，保障员工的知情权、参与权以及决策权。通过这样的方法凝聚企业员工的向心力，能够让档案管理信息化建设工作持续推进，激发档案管理人员的工作积极性。

四、结束语

综上所述，需要不断提升机关事业单位档案管理信息化建设意识，如此才可以促使机关事业单位全面分析档案管理存在的问题，发现信息化建设的必要性，制订信息化建设的目标与方案。机关事业单位档案管理信息化建设路径的探索也要符合时代发展的背景，不断优化机关事业单位的制度与体系，培养档案管理信息化建设人才和信息技术应用人才，抓住机关事业单位档案管理信息化建设的重点、难点。通过信息化建设工作，可以更快速地提高机关事业单位档案管理的规范性和工作效率，促使机关事业单位的功能作用完全发挥出来。

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（作者單位：乳山市老年大学）