新时代社保档案的数字化管理分析

摘 要：社保档案数字化管理及应用是档案事业发展的需要，也是满足新时代社保事业发展的必然要求。新时代社保档案呈现出动态变化大、对象社会属性强的特点，在保障当事人权益和推动社保事业发展方面发挥着重要作用，加强社保档案数字化管理是提升管理效率、保护档案原件、增强服务水平和推动社保档案转型的迫切需要，同时要从顶层设计、夯实基础、质量控制和精细管理等方面持续发力，不断提升社保档案数字化管理能力和水平，助力社保事业发展。

关键词：社保档案；数字化；档案管理

引言

近年来，为进一步提升社保档案管理现代化水平，加快推进社保档案智能化、便捷化，让数据“多跑腿”，群众“少跑路”，助力社保经办数字化转型，菏泽市人社局大力推动数字化建设，推出12333热线智能语音客服、加快推进社保档案数字化转型，启动社保IT系统升级工程，加强数据管理和保护，切实提升全市社保管理水平，为广大职工及其家庭提供更加优质的社保服务。菏泽市人社局严格按照档案数字化技术规范执行，全面完成各类社保业务档案分类整理、归档、入库和数字化扫描，先后完成社保待遇类25483件、社会保险征缴类23426件、养老保险待遇类26972件、工伤保险待遇类12687件、业务统计报表类15254件，稽核监督类4856件数字化扫描录入。在数字化管理过程中，菏泽市人社局始终围绕档案整理、条目录入两大关键点，把档案完整性、录入准确性作为重点任务，将馆藏档案进行全面数字化扫描，并进行编目、质检和装订入库工作，切实以档案数字化助力“能力作风建设年”活动，逐步实现“一点存档”“多点服务”“一网通办”“跨省通办”的数字化服务新模式。

1 社保档案管理的特点

1.1 内容的动态性

根据社保业务的经办内容，以及《社会保险业务档案管理规定（试行）》的相关规定，社保档案内容包括养老、医疗、失业、工伤、生育等社保业务经办过程中产生的，具有保存价值的历史记录。涉及人员众多、领域广泛、形式多样，而且随着工作年限的增加、岗位的变换、参保人员的流动性等等，社保档案的内容不断变化，范围不断扩大，这些都随被保险人实际情况变化而变化。采用数字化先进管理技术能够协助社保档案内容动态调整时做好及时的收集、录入[1]。

1.2 对象的社会性

人社部2021年发布的《社会保险经办管理服务条例（征求意见稿）》《社会保险登记管理暂行办法》的规定，社会保险登记对象有用人单位本身；供职于用人单位的职工；参加养老保险和医疗保险的个体工商户；没有选择单位参保而自行缴纳保险的社会灵活就业人员。纳入社会保障对象的范围涵盖了企事业单位在职人员、个体工商户、自谋职业者等。随着经济社会的快速发展，社會保障范围不断扩大，管理对象的社会属性愈加明显。通过数字化管理，可以畅通档案信息化管理渠道，满足特定社会群体的档案利用需求[2]。

1.3 价值的重要性

社保档案不仅是社保事业发展的见证，也是维护参保人员权益的重要保障。《社会保险业务档案管理规定（试行）》第一条就指出：“规范社保档案管理，……，发挥档案的服务作用。”第十条规定：“依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。”可见，做好社保档案管理，根据档案信息的查询利用保障被保险人在退休、工伤、生育时，依法准确核算退休金、进行工伤认定、取得生育保险等权益的保障[3]。社保档案中记录了社保事业发展的历史进程，见证了社保事业发展的壮大过程，为社保事业发展提供历史经验参考。推动社保档案数字化管理，可以更好实现社保档案数字信息资源共建共享，满足社保档案现实应用。

2 社保档案数字化的现实意义

社保档案数字化是社保档案管理现代化的迫切要求。随着信息技术、数字技术广泛应用到社会各个管理领域，社保档案管理更趋于标准化、数字化、规范化和现代化，加强社保档案数字化管理，能够进一步规范社保档案管理内容，增强社保档案管理安全性，提升社保档案管理效能，不断满足人民群众日益增长的社保档案信息需求[4-6]。

2.1 提高档案管理效率

社保档案数字化，将传统的社保档案完全实现计算机信息管理，在提高社保各类业务管理效率中发挥着基础性、支撑性作用。社保业务人员在征缴社保费、办理养老待遇、保险待遇、开展社保稽核监管业务时，如需要对社保业务核对、查阅过往历史缴费、保险办理等资料，可直接通过身份认证、获得授权账号登录、查看数字化档案信息，点击鼠标即可完成业务办理，无需到档案室实际查阅档案，极大地缩短了社保业务办理时限，提高社保业务办理效率。

2.2 利于档案原件保护

未实行单轨制时，大量纸质社保业务档案存储于档案室柜架，翻阅时势必会因人为侵扰而影响纸质档案使用寿命。将纸质社保档案数字化，创建电子档案管理系统，采取数字化录入模式，可减少人为翻阅档案原件，规避人为抽取、撤换或涂改档案原件的不良行为发生。编目、查阅均可在计算机系统中完成，避免人为损害，起到很好的保护档案原件材料的效果，延长纸质档案使用寿命。

2.3 提升档案服务水平

传统模式下，查阅档案需要办理借阅手续，需要分管领导、档案部门层层审批，实际到档案室查阅，受时间、空间限制。档案数字化，在计算机信息技术、互联网技术和数字化技术的支持下，打通社保档案共建共享信息壁垒。此外，“互联网+社保档案服务”模式下，系统会根据不同身份人员赋予其相应的权限，查阅、检索和利用档案时无需层层审批，突破了时间、空间限制，延伸了社保档案服务范围，增强了社保档案服务的良好体验。

2.4 推动档案战略转型

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出要深化档案信息化战略转型。社保档案资源数字化转型是档案信息化战略转型的重要内容、关键环节，社保业务档案数字化是实现馆藏档案资源数字化转型的重要途径和手段。推动社保档案从传统管理模式向现代化、数字化、信息化模式转变，为实施数字强国、推动国家记忆工程建设提供有力支撑[7]。

3 社保档案数字化的实现路径

3.1 统筹布局，合理规划数字化设计

某市根据全市社保档案数字化实际，出台《社保系统全面深化改革数字化转型工作要点》《社保业务档案数字化转型工作方案》，按照整体性转变、全方位赋能、革命性重塑的内涵要求，做好全市档案数字化转型的顶层设计，积极推动档案治理、档案资源、档案利用、档案安全四大数字化体系建设[8]。具有高度借鉴意义。首先，要积极推动社保档案治理体系数字化转型导向。明确“十四五”时期和未来的社保档案事业数字化转型任务目标；完善“互联网+社保档案”思维，提升“掌上服务能力”。其次，要聚焦社保档案资源体系数字化转型重点，大力推行“增量電子化”导向，在社保业务办理的各个环节、领域全面推动电子文件归档工作。还要积极推动“存量社保档案数字化”进程；积极融入全市政务服务“一网通办”，提升社保档案归档质量。最后，要提升社保档案利用体系数字化转型效益。积极搭建互联网端“数字社保档案公共查询平台”，拓展社保档案利用服务方式，探索VR、AR技术应用[9]。

3.2 加大投入，夯实数字化设施基础

加强全市社保档案数字化基础支撑和良好条件保障。一方面，对标国家档案规范、社保行业标准，健全全市社保档案数字化各项规章、制度及细则，争取地方财政支持，将社保档案数字化纳入地方财政预算。另一方面，要进一步理顺和健全市级社保业务部门，以及市县两级社保部门数字社保业务档案资源接收、进库、整理、保管和利用。积极依托政务外网办公OA系统建设“电子公文归档和电子档案管理平台”。加大技术创新与社保业务融合发展，强化社保档案从业人员数字化理念，优先考虑数字赋能需要，在教育、培训和管理、考核中加强数字化能力指标体系，着力培养高素质数字技术应用型档案人才[10]。

3.3 过程控制，严格数字化质量控制

社保档案数字化涉及档案业务管理的各个流程，重点要做好社保档案扫描、档案图像深度处理，加强社保档案图像质检及存储、目录建库、数据挂接、验收及备份等过程质量控制，夯实社保档案数字化根基。例如，纸质社保档案扫描时，应根据档案原件选择合适的分辨率，确保数字档案清晰度；扫描完成后还需要对其进行影像页面的深处理，确保图像无扭曲、无暗影；还要做好数字档案图像质检，确保图像清晰度、偏斜度、失真度符合要求；数字验收要保证“四性”标准和要求，确保验收合格率达到标准要求[11]。重点要做好社保档案数字化成果管理，采用在线、离线方式，借助社保档案应用软件，加强纸质档案数字化成果管理。

3.4 巩固成果，注重数字化精细管理

社保档案数字化管理需要做精做细，既要严格执行出台的各项规章制度，严格按照社保档案数字化管理制度和工作规范要求，进一步厘清部门职责，深化数字化环节质量控制。也要利用现代精细化管理手段和方法，提升社保档案整体管理质量和水平。社保档案部门可采用各项跟踪监督措施，聚焦社保业务关键环节，运用周报、月汇总、季调度、半年考核等形式，持续跟进和监督，向管理要效益，确保社保档案数字化管理工作精益求精。

4 社保档案数字化的若干思考

社保档案数字化是新时代做好社保档案工作的现实需要，也是不断提升社保事业现代化水平的具体体现。除了要加强顶层设计、加大投入、质量控制和精细管理外，还要把好资料审核基础关，重视社保档案信息资源安全，强化人员业务素能关键环节。

4.1 资料审核是基础

社保业务档案类型多、数量庞大，涉及社保管理类、社保费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类和失业保险待遇类、工伤保险待遇类、社保业务统计报表类和社保稽核监管类等。在数字化工作过程中，资料审核是一项基础环节，也是一个十分重要的基础性工作。既要认真审核资料内容是否完整，归档资料是否残缺，数字化扫描是否满足要求等。要严格按照数字化的标准和要求严格把好社保档案资料基础关。此外，还要做好扫描后的数字信息审核，由质量监督员进行把关，检查社保档案扫描数据质量是否达到最终存储归档的标准，一旦发现社保档案扫描过程中的数据不合格或者扫描数据信息不完整、不清晰的，要重新进行扫描、录入，确保数字档案技术参数选择正确、避免格式转换失真，确保数据信息符合规则要求，便于后期系统管理。

4.2 安全管理是保证

社保档案数字化管理，面临着诸多的非传统安全因素威胁，诸如计算机硬盘损坏、系统版本低、不兼容，数据信息丢失、非法增删改等，而且计算机技术的应用，病毒入侵具有传染性、潜伏性和破坏性，对社保档案数字化管理危害极大。因此，首先要求档案管理人员增强安全防范意识，提升安全处置能力。其次是要做好技术防控，确保机房设备可靠性、通信线路安全、灾害恢复等物理层面安全，还要从病毒防护、数字信息传输加密和网络边界防护等做好网络层面安全。利用身份认证、数字签名、证书技术和数据加密、安全内容检查技术等应用层面做好社保档案数字化安全防护，织密社保档案安全保护网络，确保档案安全。

4.3 人员素能是保障

社保档案数字化工作是一项技术含量高、标准要求严的知识密集型工作模式，也是适应新时代社保事业发展的必然要求。因此，要打造一支复合型、应用型、技能型人才队伍，是做好社保档案数字化工作的重要人才支持和保障，也是关系社保档案数字化管理成效的重要因素。因此，一方面，要根据社保业务档案数字化管理的任务需要，及时招录具有档案专业知识，掌握一定数字化、信息化技术应用人才；另一方面，要做好现有人才的教育、培训，重点是要加强数字技术的业务培训，通过“请进来”“走出去”等多种方式，邀请档案数字化领域专家、学者或者业务骨干开展讲座，做好业务素能再提升；还可以有重点地选派局机关档案业务人员赴先进地区参观学习，举办业务竞赛，以赛代训，提升档案人员的业务素能，尤其是数字化信息技术应用。

参考文献

[1]李清华.大数据在社保档案工作中的运用分析[J].城建档案，2020（2）：36-37.

[2]曹永恒.大数据背景下社保档案数字化管理的实现路径[J].兰台内外，2022（3）：39-41.

[3]王永福.社保档案数字化之我见[J].陕西档案，2022（4）：49+48.

[4]陈国栋，于莉.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].山东人力资源和社会保障，2012（9）：44-45.

[5]姜楠.数字化技术在社保档案管理中的运用及启示[J].劳动保障世界，2017（12）：60.

[6]宁志娟.医保档案数字化管理途径探索[J].档案天地，2023（2）：48-51.

[7]王永福.大数据背景下社保档案数字化管理研究[J].就业与保障，2022（8）：85-87.

[8]张慧珍.社保档案管理中的数字化技术探究[J].兰台内外，2021（25）：10-12.

[9]高珂佳.浅谈档案数字化背景下的档案利用[J].航天工业管理，2023（3）：78-80.

[10]王晶.浅谈实施档案数字化中的保存问题[J].机电兵船档案，2023（1）：36-38.

[11]何向.浅议档案数字化管理与信息安全[J].兰台内外，2023（2）：4-6.

作者简介：安慧娟（1973— ），大学学历，山东省菏泽市人力资源和社会保障局副研究馆员。主要从事档案管理研究。