新时期做好人事档案管理工作探析

2023-07-10魏红

兰台内外 2023年16期

魏红

摘要：随着社会的发展，人事档案管理存在的问题日益凸显，为了全面契合现阶段的人事档案管理发展新需求，需创新人事档案管理方法，充分发挥人才市场档案的资源优势，进一步增强社会各界的人才信息服务意识。基于此，文章以新时期人事档案管理现状及问题为切入点，进一步探讨其解决路径，以便寻找适应现阶段人事档案管理的有效方法，提升人事档案管理的服务质量。

关键词：新时期；人事档案管理；优化路径

人事档案是保存人才信息的重要载体，用人单位可根据人事档案信息科学且合理地使用人力资源，在真正意义上做到“人尽其才”。为了顺应新时期的发展需求，优秀的人事档案管理从业者，应着力探寻发展新出路，充分发挥现有的档案管理优势，在满足人们日常所需的基础上，提高社会影响力，充分发挥人才档案管理的价值。

一、新时期人事档案管理现状及问题

1.档案管理人员统筹管理意识不强

在新時期发展背景下，诸多单位的人事档案系统已实现信息化和数字化的全覆盖，但人事档案管理系统无法脱离人类的智慧而单独运行，因此，在现阶段的发展过程中，相关管理人员在人事档案管理工作中仍占据重要地位。首先，存在档案管理者统筹意识不强和职业素养不高等专业问题。部分单位领导认为人事档案管理只是完成单纯抄写及记录的工作，和一般职员无异，在录用时也不会特意要求其专业化，从根本上造成人事档案管理的专业化缺失。其次，部分已步入就业岗位的档案管理人员自身管理意识相对滞后，认为传统的人事档案管理只是对人员档案进行整理、记录和管理，忽略了以宏观角度或整体的视野对整个单位内的各类档案进行系统化管理的重要意义。在新时代发展背景下，随着政府事业单位规模日渐增大，内部员工结构也日趋复杂，接踵而来的便是由于员工流动变化带来的工作组织框架的层级细化，若仅将工作停留表面，并未形成针对性的管理层级逻辑，则难以规避工作隐患的出现。

2.档案管理制度不健全

新时期，人事档案管理工作还存在一个严重的问题，就是管理制度不健全。尽管部分单位已经制定了较为完善的管理制度，但在实际工作中并不能发挥相应的指导作用，许多情况下仅仅用来配合工作或只是提供文字上的完整信息，容易造成档案管理工作人员的主观性过强。因此，档案管理工作人员往往会根据自身的工作方法和工作方式对人事档案加以严格管理，不同的工作人员对待相同工作的处理方式大相径庭。

目前，社会各行各业的人员流动性较大，这种变化趋势也反映在人事档案管理工作中，在实际工作中，当档案管理人员出现变化时，若无科学且可行的管理制度支撑，如果出现档案管理人员辞职或晋升换岗，在一定程度上会降低对接任者的管理，新到岗人员也很难尽快进入正常工作状态，从而降低人事档案管理工作的效率和质量。在这种情形下，管理者的主体意识就会有所凸显，在面对难题时多依靠自身的理解开展工作，但长此以往，就会在人事档案管理中出现遗漏，甚至还可能造成班组内部和职工个人间的争议。所以，为使人事档案管理工作得以长期及有效地开展，就需要建立一种更加有力的档案保护机制，管理者与人事部门有关人员从单位全局发展的角度考虑，对单位的发展现状和内部组织结构进行全面调研，并以此为基础建立有关的档案管理规章制度，使制度更为适合现实的单位管理，给管理者的工作带来方便，从而降低由于管理者工作变化所造成的不良影响。

3.档案管理方式僵化过时

在部分传统的行政事业单位，其人事档案管理模式依然停留在人工阶段，虽然引进现代信息技术，但仅仅是由纸质档案转移到电脑中，而没有通过信息技术手段对其数据加以分析，单一、呆板的人事档案管理模式早已无法满足当前复杂高频的人事变动，成为阻碍人事档案管理顺利开展的难题。其中，转型的难题主要表现为以下两点：一是形式问题，二是调取问题。现阶段，一些行政事业单位仍以传统的纸质档案管理为主，对其的规范化约束力度较小，缺乏统一的标准，会出现管理纸张大小各异的情况。例如，在21世纪初，当时的纸质档案规格多为16开的办公室专用纸，但基于开展信息化办公，人事档案多为电子打印，档案规格为A4纸，随着社会的持续发展，人事档案管理手段也不断更新迭代，虽然内容不会受到纸张规格的影响，但是，规格不一、杂乱无序的档案资料造成档案管理人员的整理困难，也降低了其美观性。此外，尺寸不一致也会造成文档收集过程中的疏漏，而零散纸张一旦流失，寻回可能性微乎其微，长期看来也不利于单位的长远发展。依靠传统人工方式进行档案资料保管的方法，会对资料调取与检索造成一定障碍。在特别需要某项档案资料时，档案管理工作人员需要在错综复杂的档案资源中查找，耗费了管理者大部分时间和精力，也不利于管理的有效实施，在出现紧急或需调取大量资源时，档案管理人员就必须占用其他工作的时间查找资源，长此以往就会降低人事档案管理者的工作热情。

二、新时期人事档案管理工作优化路径

1.树立正确的档案管理意识

第一，要树立正确的管理意识，顺应新时代发展要求，全面认知档案管理工作。档案是记载人生轨迹的重要依据，要严格把控档案信息的质量，做好底部红线，以此避免后期在调取档案信息时，才发现信息不全，再去补办的情况。在此过程中，相关管理人员应具备正确的档案管理意识，与新时代靠拢，主动把网络技术和现代化手段运用于具体的档案管理服务中。唯有与社会相衔接，才能够满足其发展要求，才能够使人事档案管理工作真正落到实处。因此，人事档案管理工作者必须要创新和开拓服务方式和工作手段，以充分发挥档案管理信息化的服务功能，以专业的技术知识武装头脑，发挥人事档案管理服务的最佳作用。

第二，相关部门应加强员工的培训教育工作，以此提高档案管理人员对工作的重视度。人事档案是个人身份、学历及资历等方面的证据。同时，与个人工资待遇、社会劳动保障及组织关系紧密挂钩，档案信息对每一个人都不可或缺，和每个人的日常生活都密不可分。因此，每个人要具有积极配合的主观意识，主动协助相关部门开展人事档案资料的完善与补充。

2.建立健全人事档案管理机制

第一，形成专业化的人事档案管理部门，进行集中管理，明晰工作各环节的权责与承担责任的主体，避免多部门进行协同管制，构建集中管理模式，最大限度地提高档案管理水平，更好地统筹资源，进行人才配置，避免出现内部管理层相互推诿的现象，以及一个档案在多部门之间各有“管辖权”的尴尬局面，集中化管理机制的构建，能够有效促进人事档案管理工作有序开展。

第二，构建科学、严格的管理机制，由政府出台相应的政策法规，为后续管理工作的标准化开展提供坚实的依据。同时，人事档案管理应在中国特色社会主义发展的道路上全面优化，弘扬中华优秀传统文化，结合信息技术，发掘大数据融合应用模式，为新时期的人事档案管理工作的优化提高创新动力。与此同时，人事档案管理工作者还必须认真学习《中华人民共和国档案法》等国家的有关法令、政策文件，循规蹈矩，兢兢业业，依法办事，并以此为基础，全面领悟国家相关法律法规的真正含义，以达到“百尺竿头，更进一步”的高度，以新时代引领新作为，全面达成精细化档案管理工作。

3.打造素质过硬的人事档案管理团队

“人”是管理工作有序开展的核心，同时“人”也是单位持续发展的内在驱动力。因此，培养高素质人员，建设一批业务素质精良的人事档案管理工作团队，是人事档案管理部门开展工作的必要条件。人事档案管理部门要具有一支势如破竹、气势盎然的专业人才队伍，并对现有的工作人员开展培训，使其具备良好的职业素质和道德，成为有社会责任感和对工作认真负责的人，还要使之具有创造力，建立一个专业的及高素质的人事档案管理队伍，以专业的角度处理各种业务问题，秉承专业人干专业事的态度优化服务，全面提升档案管理人员的职业素养。首先，可以根据单位实际用人情况制订“引进来”计划，不断夯实人才库。通过招聘高素质的应用型人才，发挥档案专业人才的资源优势，提高人事档案管理的效能，为人事档案管理工作添砖加瓦。其次，让所有的档案管理人员“走出去”，为他们进行定期培训，全面增强现有工作人员的专业素养，时刻把握工作主旋律，积极提高自身管理水平，通过不断学习，成为档案管理行业的领头羊。

4.创新新时代人事档案管理模式

新时代，人事档案管理部门应及时转变传统的观念，将封闭保守的信息管理错误观念，逐步转变为公开化和开放化的管理模式，这也是当前人事档案管理工作的发展趋势。通过构建个性化的管理模式，使每个人对自己的档案信息有全面的认知，如遇突发情况，都能从容面对，快速查缺补漏，规避由于时间问题造成的档案信息无法修补的情况。构建全新的人事档案模式，更有利于塑造人事档案服务的良好形象，更加适应个人和单位查阅档案资料的需要。现代人事档案管理工作必须努力塑造档案行业崭新面貌，逐步呈现出不同以往的状态，切实构建新时代的特点，从而产生划时代意义的、全新的现代档案管理的模式，全方位促进人事档案管理工作健康、有序开展。

随着信息化社会的发展，人事档案管理部分应在完善纸质档案的基础上，结合信息技术建立电子档案信息库。第一，档案管理单位要主动建立职工档案查询资料库，方便用人单位和有需求的市民随时随地查询资料。第二，档案管理单位应当抛弃人事档案信息“神秘感”的错误观念，把不包含个人隐私内容的档案信息直接上传公共信息网络平台，以方便有需要的机构和个人查询，以此提高非隐私人事档案信息的公开性。现阶段，在部分人的主观意识中，认为从单位调取成绩和年龄等信息十分困难，从而以投机取巧的心态，在找工作时编造假学历，企图蒙混过关，从而拿到与自身信息并不相符的工资或工作。因此，人事档案管理部门应将工作信息公开，使犯罪分子“无从下手”。第三，人事档案管理部门要与用人单位构建和谐的沟通渠道，有序开展协助查阅与核查工作，提高档案管理工作效率。

5.基于人文关怀建立激励机制

人事档案管理人员工作热情有限，主要原因是单位没有完善的工作机制。构建干部人事档案管理的合理机制，是现在干部人事档案管理改革与发展的关键，通过合理的管理机制，使干部档案管理人员的业务才能、劳动付出、个人收入及工资待遇挂钩，对本职工作认真负责，爱岗敬业，工作优秀者要在待遇与薪资上给予相应的奖励，增强员工工作的自豪感。同时，应结合新时期人力资源管理考核机制，创新管理观念与手段，从管理工作的方式上创新创优，在保证人事档案管理者最基本的薪酬福利待遇的基础上，视工作量的多少，逐步引入奖金机制，通过对薪酬机制的调整，能够极大提高人事档案管理者的工作积极性，使人事档案管理工作质量得到进一步提高和改善，并取得预期成效。通过奖励与晋升的制度，充分调动工作人员的工作积极性，大力推动信息交流与培训力度，提高档案管理人员的社会服务能力和职业素质。

另外，还必须重视人文交流，实现人文关怀。众所周知，人事档案管理内容单调，也比较乏味，这就应该重视对档案管理人员多些人文關爱，让其感受到团队的温馨氛围与关怀关爱，鼓励员工相互之间开展工作交流与互动，增强员工的工作成就感。在日常管理工作中，领导应深入基层，随时掌握人事档案管理人员的实际业务需要和思想情感需求，急他们所需，想他们所想，协助人事档案管理人员克服业务和生活上的困难，积极建立“以人为本”的干部人事档案管理新机制，逐步形成奖惩分明的管理体系，从管理的方式上革新，充分发挥个人在实际管理工作中的主观能动性，积极探索推进人事档案管理业务的开展。同时，明晰各岗位的职责，使工作运行更加高效，创新工作制度，使员工能各司其职，营造积极和融洽的工作氛围。

三、结语

通过进一步优化档案管理制度，提高档案管理效率和服务质量，从而更好地服务人民群众。全国联网后，所有流动人事档案信息系统都进行了数据信息汇集和数据共享，可准确检索到档案内容和档案的归属情况，档案管理现代化建设稳步开展。通过利用全国统一的信息服务平台、统一的作业标准、统一的业务规范，全区各级人才服务管理机构已迅速摆脱了传统手工管理模式，显著提高了人事档案管理服务质量。

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