浅议档案图书一体化思维模式下的地方文献管理工作

江丽丽

摘 要：新时代，“文化强国”战略成为实现中华民族伟大复兴重要组成部分。文化要进步，离不开历史上积累下来的文献。其中，地方文献因其自身的特殊性分散在档案馆、图书馆、博物馆等不同的收藏管理机构，因此，应构建档案图书一体化思维，充分发掘和利用好馆藏资料，更好地为当地经济建设和文化建设提供信息资料服务。地方文献大部分为非正式出版物，存在着收集难、管理标准不统一、利用難等问题，长期以来不受重视，使得这部分珍贵的资源没能发挥其应有的价值。本文阐述了地方文献管理的全过程，旨在引起大家对地方文献的重视，使其得到最大限度地开发和利用。

关键词：档案；图书；地方文献；管理

一、时代背景

《中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》中提出了建设“文化强国”长远战略。党的十九届五中全会提出了到2035年建成文化强国的远景目标。“文化强国”在几次重要大会上都被反复提及和强调，是新时代赋予我们的历史使命。图书档案作为公共文化资源，在文化强国建设中起着非同寻常的作用。地方文献是浩如烟海人类知识宝库中不可替代、有着极其特殊意义的部分，理应受到足够的重视。然而，在现实中却往往受到忽略。

二、地方文献的概念及其特征

1.地方文献定义

地方文献是指记录某一地方知识的一切载体。笔者认为这是最科学和简明的定义。然而，有人把地方文献与地方出版物混淆，使地方文献的内涵无限扩大，搜集范围也会随之扩大。这种观点是不可取的，也是不科学的。地方文献包括一个地方的历史、地理、政治、经济、军事、文化、风俗、特产、人物以及名胜古迹等，是了解与研究地方状况的重要文献依据。

2.做好地方文献工作的意义

杜定友先生是最先高度关注以及具体进行地方文献工作与学术研究的学者，还全面论述以及界定了地方文献的具体概念及组成，他提出地方文献重点包含了三个关键的部分，分别是史料和人物以及出版。杜定友先生曾说：“各地方图书馆，对于保存地方文献，尤为专有责之，至深曰巨也 。”他提出省市文化机构一定要积极做好地方文献工作，通过对地方文献的研究，能够把祖先的宝贵经验继承下来，这是深入探究地方文献重要工作的关键意义。

3.地方文献的特征

（1）地域性。对于地方文献而言，其属于具有非常强的史料性的文献信息，还属于地域文化发展过程中极其关键的文化基础以及文化依据。同时，地方文献还属于有效体现某地区政治和经济等相关状况的文献类型的总称，反映地域性的文献包括地区年鉴和统计资料、地方风情等。

（2）历史性。就实际情况来看，地方文献资源存在极其重要的思想文化内容以及非常丰富的乡土文化知识、传统和习俗，记载着当地杰出的优秀历史人物、事迹以及重要的历史事件。反映历史性的文献类型主要有史、志、谱。地方文献属于基于地方文化的重要前提之下所形成的，伴随时代的发展也会出现相应的改变，具有非常明显的时代特征。地方文献记录了历史，也记载着当今所发生的事件，是后代了解历史和传承历史的可靠依据。

（3）广泛性。内容上涵盖面广，涉及政治、经济、社会和文化等诸多领域的文献。载体形态的多样性，如档案、图书、图片、画片、拓本和表格等。

（4）教育性。大量的地方文献中所记载的历史人物和历史故事对后人的影响是积极和深远的。对人们建立正确的价值观、人生观，增强爱家、爱国的意识有极强的教育意义。

三、地方文献的收集和整理

地方文献的地域性和历史性特征决定了其极具档案属性。所以，它的收集就具有多渠道和广泛征集的特点。

1.强化岗位培训，建立高素质队伍

就目前的实际情况来看，国内所存在的主要问题就是大部分在岗的档案管理和图书管理工作人员的综合能力与岗位要求并不匹配，他们所掌握的知识内容往往也会和当前的时代发展出现明显的脱节，没有形成现代化的思维方式，对特色文献的开发在地方经济发展方面所具有的关键作用了解不够，不能准确判断新时期提出的一些意见及建议。除此之外，地方文献在研究、收集、加工以及开发等流程中离不开高素质的档案管理专业队伍。为此，要安排具有一定研发能力、较强的综合分析能力、能够维系公共关系，且具有计算机信息处理技术的人员专门负责地方文献的收集工作。与此同时，领导还需要对其提供大量的工作学习机会，使其通过持续的学习以及实践，逐渐掌握大量的地方文献工作理论及方法，提升他们的自身素质和业务水平，培养其工作责任心和事业心，使其更加积极主动地开展地方文献工作。

2.明确收集范围

地方文献的收集范围要有一个总的纲目，地方文献包罗万象，形式多样，内容庞杂，收藏范围较大，这对收集工作是个考验。既不能与图书馆的其他收藏重复，也不能有遗漏。作为工作者应该形成非常完善的开发利用体系，需要制订相应的工作计划以及明确要点，还应该和该地的发展规划非常紧密地关联，真正完成和地方特色有效协同发展的馆藏体制。按载体形式和内容作出详细说明，制定统一的标准，哪些文献该收集，哪些文献不必收集，公共图书馆应在保证尽量收全的基础上有自己征集的重点。

3.多管齐下，开展多渠道收集

（1）建立呈缴本制度。在地方文献里面存在非常多的内容是非正式出版物，具有明显的分散性和复杂性等特征。所以，在实际征集地方文献时往往遇到较多的困难，单纯地利用图书馆、档案馆所具有的力量以及社会地位，广泛且全面地征集是力不从心的，难以完成最终目标。所以，要争取地方政府的支持，形成地方出版物呈缴本制度，通过政府的行为有效收集众多的地方文献。

（2）民间走访广泛收集。地方文献的搜集工作属于一种非常大的工程，又有其特殊性，必须群策群力，依靠群众，才能更好地完成搜集工作。地方文献分布的特点是广而散，其中存在很高价值的地方文献广泛分布在民间，必须拓宽与社会的接触面，如废旧回收点，还有一些专门从事废旧图书的收购点、地方旧书摊、书市等场所，同样属于收集地方文献非常重要的渠道。

（3）加强横向联合。公共图书馆应与当地的档案馆、博物馆、情报所等收藏有价值地方文献的单位协调合作，以平等互利为原则，可交换、转让、补缺和复印等互通有无，变一馆文献为多馆资源。还可与当地新闻出版局建立长期联系，也是图书馆获取新的地方文献的好渠道。

（4）上门走访征集。各级档案馆和图书馆的资料虽然通过长年积累，大多已经非常丰富，但距离应收尽收还差得很远。因为体制的原因，再加上长期的惯性思维，往往是坐等资料送上门来，很少主动去收集资料，导致一些珍贵的资料未能进馆。我们应该广开信息通道，沉下心，放下身架，走访当地党政机关、团体、企事业单位和个人，积极加强沟通和宣传，让他们知道地方文献的重要作用，并建立良好的长期关系，取得他们的支持和信任，必要的情况下可以上门征集。

（5）零散文献汇集。零散的地方文献资料会大量分散在丛书、文集、报刊等文献中。例如，地方名人传记、自然地理、行政区划沿革、自然灾害等文献，会分散在记载的图书、期刊、报纸中。这些零散的文献具有时间上的广泛性，上至古代文献，下到现代文献；内容丰富，包罗万象。另外，这些地方文献信息还具有无序性和隐含性。这些文献信息无序地分布在各种类型的文献中，无规律可循，有的还无法通过标题或摘要了解其中的具体内容。因此，需要我们认真研究，找出珍贵的、有利用价值的资料收集，可采用扫描、录制、复印、剪辑以及摘抄等方式收集。

（6）向读者群体征集。地方文献的读者群相对比较小，都是非用不可时才查找利用，查阅的目的性很强。他们大多是为撰写或考证某地方、某部门、某家族等史实资料为目的，而有针对性地查找资料，他们往往是地方文献的利用者，也是新的地方文献的形成者。因此，做好读者的宣传动员工作，利用他们征集地方文献也是一个重要的渠道。

（7）网上搜寻、音像转录等形式获取网络地方文献。信息时代，网络发展迅速，各种网站、数据库及自媒体层出不穷，网上信息纷繁庞杂，甄别有价值的资料，从网络下载，将网络上的虚拟馆藏资源，分主题和有目的地整理成为本馆实体的馆藏资源。

4.对文献进行分类、编目，摸清家底

文献进馆后，要进行科学标引，标准著录，使其以一种有序状态存放，以方便利用和查找。文献标引的质量决定着今后地方文献书目数据的质量和数据库质量的高低，还影响着地方文献开发利用的程度。一般情况下，分类标引按《中图法》4版，必要时对有关类目细分和扩充。主题标引一般采用《汉语主题词表》，从中选定恰当的主题词，分类组织数据。分类、编目都是文献管理的前期工作，科学性、可行性和细致性是关键，为日后数字化管理打下良好的基础，高质量的数据库必须做到科学、规范的文献标引。

5.建立地方文献电子数据库

过去为了保护数量稀缺的珍贵资源，很少向公众开放，往往是束之高阁。随着我国科学技术快速发展，大数据、云计算等技术在社会各行各业广泛应用，构建信息数据库可以有效解决利用和保护的预算矛盾问题。将珍稀的特色文献转化成为数字化资源，放置在大数据库统一存档和管理，公共图书馆通过建设网络平台，能够实现在线的数据检索，从而满足读者对文献信息的需求。不仅有效保护了所利用的文献，还变得更加便捷，获取的资料更全面、更准确，让更多沉睡在馆室里的特色文献能够实现在线阅读和共享，使地区文化被积极、广泛地传播。

四、地方文献的开发和利用

1.推动地方文化建设与发展

地方文献是地方文化历史的长期沉积所形成的，其可以为地方文化建设提供非常丰富的文化内涵以及极其关键的史料依据。在使用地方文献的时候，地方文化所存在的缺陷以及不足就会获得非常好的弥补，同时，相应的糟粕也会被有效删除，经典部分则被流传下来。基于此，将会有利于地方文化的建设以及持续发展。人们在利用地方文献促进地方文化和经济的发展，反过来，在文化和经济得到进一步发展的同时，又会产生大量新的地方文献，二者相互作用，相辅相成，相互促进。

2.为本地区经济建设决策服务

地方文献记述一个地区各项事业一定时期内的信息，记述了各项事业发展变化的历史背景与脉络，体现各项事业发展变化的继承性与阶段性，能帮助地方政府基于历史、着眼于长远，避免全局决策的短期行为和部门决策上的孤立行为。

3.为打造本地特色品牌服务

充分利用地方文献，发掘当地传统品牌特色内涵，增强传承意识，保护好传统的产业和品牌，增强品牌意识，打造出独具地方特色的品牌。地方特色品牌是最具辨识度的地方名片，为当地特色经济的发展起到很好的宣传和广告效应。

4.为当地旅游事业发展提供可靠的信息支撑

通过特有的史料记载，深入挖掘本地的传统文化、风土人情，大力宣传本地名胜古迹、历史名人及历史故事，使当地旅游资源丰满起来，从而带动旅游事业发展。地方文献可以帮助旅游业获得极其深厚的文化内涵。将当地文化资源融入旅游活动当中，旅游景点才有机会变成独特的地区特色，从而具有更强的吸引力以及不断发展的重要潜力。在地方文献里所形成的大量的历史文化资源是地方旅游发展过程中极其重要的原动力。

5.为精神文明建设服务

地方文献详细记载着本地区古往今来的社会综合状况，是先辈劳动和智慧的結晶，为后辈了解社会历史的变迁，了解民族的优秀文化提供了丰富的历史资料，从而增强了该地区的人文素质，对于培养民众的爱国主义精神有重要作用。开发利用地方文献的文化价值，是保护、继承与弘扬优秀传统文化的要求，有深远的时代意义。因此，必须要加强对地方文献文化价值的开发利用。通过对地方文献的二次和三次开发，促进当地精神文明建设水平得到提高。

五、结束语

进入新时代，文化作为一个民族的精神记忆、灵魂和血脉，是民族自我确认、自我阐释、自我表达的符号系统，象征着这个民族共有的归属感、认同感和凝聚力。地方文献肩负着为地方政府提供决策的依据，为地方史志工作者提供基础资料，为地方经济建设提供情报服务的使命，也起着为社会科学、历史文化研究提供文献服务，为发展地域文化提供史料信息的重要作用。因此，地方文献的收集和开发利用是一项“服务于当代，造福子孙后代”的工作。作为档案馆和图书馆形成各自特色馆藏的重要组成部分，地方文献应受到各级领导的足够重视，一定要正确处理好地方文献的“藏”与“用”的关系，发挥文献应有的价值，对其进行有效开发和利用是图书档案工作者的担当和使命。

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（作者单位：山东省疾病预防控制中心）