高职院校档案价值鉴定工作存在的问题与创新路径研究

霍倩倩

摘 要：高职院校档案价值鉴定工作主要是鉴别档案信息的现实价值和历史价值，并对保存到期的档案材料再次进行价值核查（复审），决定其是继续保存还是直接剔除、销毁的一项档案工作，是整个高职院校档案管理中最重要的一项工作，直接影响档案工作的效率以及后期对档案资料的开发利用。当前，多数高职院校的档案存在着数量繁多但质量不高的现象，因此，开展高职院校档案价值鉴定工作具有重要的作用。

关键词：高职院校；档案价值；鉴定；办法

随着高职院校快速发展，其档案也在不断发生著变化，档案数量急剧增加，但因保管（存）场所条件的限制，很多高职院校都没有正常开展档案的价值鉴定工作，通常是对收集来的档案不加任何辨别就归档上架，造成了档案数量多但质量却较低的问题。在实际的档案工作中如何提高高职院校档案的利用率，并减轻高职院校档案馆（室）的馆藏压力，决定了高职院校要开展档案的价值鉴定工作，只有做到取其精华、去其糟粕，才能够充分保证高职院校档案工作得到高效开展。

一、高职院校档案价值鉴定概述

1.档案价值鉴定的含义和内容

（1）档案价值鉴定的含义。档案价值鉴定工作从本质上讲，就是档案管理工作人员按照既定的标准和细（准）则，用科学的方法对所收集的原始档案文件材料进行价值判定，在判定价值的基础上确定其保管期限，同时，对保存到期的档案材料再次进行价值核查（复审），决定其是继续保存还是直接剔除及销毁的一项档案工作。要开展档案的价值鉴定，得先知道什么是价值？什么又是档案的价值？实质上，价值就是客体对主体的“有用性”。档案价值简单地说就是档案的作用，就是档案这个“客体”对学校和社会这样的“主体”所具备的凭证作用和实际参考作用。档案的价值具有一定的潜在性，只有档案得到充分及有效的开发利用，其潜在性才可以显现出来，潜在价值也就转变成了现实价值。

（2）档案价值鉴定工作的内容。档案价值鉴定工作的具体内容，简单来讲，就是一个“存”和“毁”的问题。通常我们说“存”，就是通过对所收集来的档案文件资料进行价值鉴定，然后确定哪些档案可以保存，保存期限分别是多长，是永久的还是短期的，又或者是10年还是30年的规定期限；“毁”则是对判定后认为没有价值或者价值不大的档案文件，以及保管到期后再次鉴别为没有价值或者继续保存价值不大的档案文件，按照一定程序进行销毁。档案的价值鉴定工作是一项科学性较强的工作，在实际的档案工作过程中，档案工作人员应根据档案对学校、国家以及社会的意义，从实际需要出发，用发展的眼光来开展档案价值判定工作，并对保管期限作出正确判断，从而做到高职院校档案为学校及社会发展建设而服务。

2.档案价值鉴定的原则和方法

（1）档案价值鉴定的原则。档案是“存”还是“毁”？价值鉴定是关键。因此，作为档案工作人员在实际开展档案鉴定工作时，特别要重点把握以下主要原则：第一，全面性原则。档案作为宝贵的历史财富，要正确认识档案的价值和其对学校以及社会的作用，在进行价值鉴定时，不能片面地看待某一份文件材料的价值，而是要考虑档案材料之间的密切联系，全面观察考量后判定其价值。第二，历史性原则。任何档案都是在特定的历史条件下产生和沉积下来的，高职院校档案亦是如此。因此，在进行档案价值鉴定时，要有历史观，不能用现在的眼光去衡量它的价值大小，档案是具备历史属性的，要放到其所形成的历史特定环境中去分析。第三，发展性原则。社会在不断进步发展，高职院校档案也在不断发生变化。对档案价值的判定，一方面，要看到它在现实生活中所起到的作用，另一方面，还要看到它对于未来生活所能起到的作用，不能只是简单地局限于当前需要，要有远见。

（2）档案价值鉴定的方法。档案的价值是客观存在的，但对档案的价值鉴定却带有一定主观性，要保证效果，就得有明确的价值鉴定标准和科学的价值鉴定方法。档案价值鉴定的方法可以从以下方面进行：第一，从文件的内容分析。内容是鉴定档案价值的基础和关键，内容重要那么对应的价值就大，保管的期间也相应地就长一些，反之则保管期限短一些。档案文件的内容主要从其重要性和独特性等方面分析。第二，从档案产生的时间分析。档案形成的时间越早，能够完整保存下来的也就越少，但相应的，其历史研究价值也就越凸显、越重要，这也就是为什么“高龄档案应当受到尊重”的主要原因。第三，从文件的名称、稿本分析。文件的名称也是对档案价值的一种体现。档案文件的名称表示了档案的不同作用。比如，我们说决定、指示、报告、总结、会议纪要等这些文件往往就要比函、简报等文件的保存意义大。文件同时又有草稿、定稿和正本以及副本的区分。草稿和副本的价值就远没有定稿、正本的价值大。第四，从文件的完整性上分析。一般情况下，档案全宗内的文件相较完整，对其分析就要严格，而零散文件可以适当放宽要求。档案材料如果在一开始收集的时候就不完整，那其保存意义也就不大。只有完整成型的档案才有保存价值。档案的价值鉴定，要同时兼顾各个方面，有疑义的档案切记不要轻易下结论，模棱两可的应采取“就高不就低”的原则。

3.档案价值鉴定的工作程序以及开展档案价值鉴定的意义

（1）档案价值鉴定的工作程序。在档案价值鉴定实际工作开展的时候，一般可以分三个阶段：第一，按照国家制定的档案价值判定标准，制定本校的档案保管期限表等相关制度标准。然后，依据标准在归档的时候对档案文件的价值进行判定，确定归档范围。归档的过程其实就是对一个文件的选择过程，是对其能否成为档案的最基本的资格审查，所以，对一份文档材料价值的初步判断是做好档案鉴定工作的第一道关卡。第二，根据档案保管期限表等制度文件确定档案文件资料的具体保存期限。这一关卡实际上就是确定档案资料“生死”的期限。第三，复查档案保管期限。对于经归档鉴定和价值复审后，最终确认没有再继续保存价值的档案文件应及时剔除，由档案部门按规定手续和办法销毁或做其他处理，这是档案价值鉴定的第三个关卡。从档案价值鉴定工作开展的三道程序上不难看出，档案价值鉴定工作是档案工作人员在实际开展工作中面临的一项最困难、也是最重要的专业性工作。因此，在进行档案价值鉴定时，作为档案工作人员一定要清楚地认识到档案价值鉴定工作的重要性，要有极强的责任意识，把好这三道关卡，避免给后续档案价值鉴定工作的开展带来麻烦。

（2）开展档案价值鉴定的意义。档案价值鉴定牵一发而动全身。首先，开展档案价值鉴定工作可以去其糟粕、取其精华，解决高职院校档案数量庞大、内容杂乱、受库房等物质条件限制，但又必须要进行保管之间的矛盾，同时，也是为档案的查找、利用提供方便。其次，开展档案价值鉴定可以帮助节约保管档案的成本，可以同时提高档案工作的效率。档案保管需要耗费大量的人力、物力和财力，档案数量越多，保管成本就越高。所以，必须对档案价值进行鉴定，从而精简库存（馆藏）档案，方便提高档案工作人员的工作效率。最后，开展档案价值鉴定工作便于安全管理，应对突发情况。档案价值鉴定的最终目的是要把无价值的档案剔除，腾出库房来保管有价值的档案，对于进行过价值鉴定的档案，在遇到火灾和地震等突发情况的时候，就能尽快确定抢救重点，及时转移价值重大的档案资料，尽可能降低损失。

二、当前高职院校档案价值鉴定工作存在的问题

高职院校档案价值鉴定是按照学校制定的档案鉴定标准、原则以及方法，对所要归档的档案材料分析和判断其价值大小，最终确定档案是否需要保存和保存多久的一项工作。高职院校档案价值鉴定可以分为归档鉴定和到期鉴定两种。归档鉴定是对档案文件的价值大小划分，确定保存期限是永久还是定期，如果是定期保存，那么是保存30年还是10年；到期鉴定则是对已经保管期满的档案再次鉴定，判定是延期保存还是直接销毁。但在实际的工作中，不难发现，现在很多高职院校的档案价值鉴定还存在以下几个方面的问题。

1.对档案价值鉴定工作不重视，档案鉴定意识淡薄

档案的价值鉴定是一项科学严谨的工作，从学校管理层到档案工作人员有不少人没有对档案价值鉴定工作给予足够的重视，认为只要资料齐全及完整，数量够多，在上级部门或者领导检查时能够有据可查就可以了，对其价值的鉴定与否其实没有太大的影响。另外，当前大多数高职院校的专职档案工作人员较少，而兼职工作人员的业务水平又参差不齐。众所周知，档案是唯一的，这是档案的本质属性所决定的，如果档案一旦被销毁就无法再找到替代品，因此，很多档案工作人员本着一种求稳的思想，宁愿把档案存放在库房里，觉得这样安全、保险，不太愿意对其进行价值鉴定，导致很多高职院校存在对档案保存但不鉴定或者鉴定了但不销毁的情况，这就使得档案的价值鉴定工作无法正常有效地开展。

2.对档案价值鉴定的方法和标准等制度不熟悉，鉴定工作压力大

因为缺少档案价值鉴定的意识，导致很多档案工作人员甚至包括一些领导都对《档案法》《高等学校档案管理实施办法》《文件材料归档范围和保管期限表》等制度文件不熟悉，也不愿意主动学习，在实际工作开展的时候就觉得压力大、难度大和强度高。档案价值鉴定程序复杂并有一定的主观性，因为档案价值具有潜在属性，如果对档案价值的鉴定划分做得不够细致，甚至划分错误，那么就得重新鉴定，这就需要耗费更多的人力、物力以及财力。档案的价值鉴定不仅只是对当前馆藏档案的鉴定，在实际工作中，必须严抓档案的收集源头，要把档案的价值鉴定与收集、整理工作结合起来。档案在收集、整理的时候本身就内涵了价值鉴定，归档作为档案管理的基础性工作必须得到大家的关注。这个环节做好了，后续其他的环节就可以事半功倍。但是，随着教育事业的发展，档案数量不断增加，很多档案工作人员有了畏难心理，一方面，觉得事情多，无从下手。另一方面，怕自己掌握不好尺度，怕给学校或自己带来麻烦，宁愿一锅端、滥收，也不愿意开展档案价值鉴定。

三、高职院校档案价值鉴定工作创新路径

《高等学校档案管理办法》中明确指出，高校档案由高校校长领导，其主要职责之一就是要将档案工作纳入学校整体发展规划。随着高等教育的不断发展，高职院校档案工作也随之发生变化，只有不断地对鉴定理论、方法和技术更新，才可以适应高职院校档案工作的发展，才能发挥档案对高职院校建设发展以及对社会进步的促进作用。实践作为检验知识的唯一标准，高职院校档案价值鉴定工作的滞后影响了档案鉴定知识的创新，因此，作为高职院校的领导以及档案工作人员必须重视档案的价值鉴定工作，尤其领导重视是做好档案工作的关键所在。档案价值鉴定工作作为档案工作中最重要的一个环节，必须得到领导的重视。同时，强化档案管理工作人员的档案鉴定意识。其次，要从各部门的实际档案管理工作人员着手，由部门负责人把关，档案管理工作人员对本部门档案资料进行初步鉴定后再向档案管理部门移交。然后，高职院校还要大力培养和组建结构合理、素质优良的专业人才队伍，引进专业人才，并做好部门兼职档案管理工作人员的业务能力培训，促使他们学习档案专业知识和专业理论，掌握档案价值鉴定工作的原则、方法，学习计算机知识和网络知识，掌握信息化管理手段，从而提高他们的档案管理工作水平。最后，要根据学校实际，制定、编制适合本校且可操作性强的各类档案管理规章制度，严把档案材料的收集源头关，更要加大对档案价值鉴定工作的监督力度。高职院校档案价值鉴定工作是一项综合性且对专业性要求极强的工作，只有全部做好这些工作，才能保证档案价值鉴定工作的成效。

四、结语

高职院校的建设和发展受到档案工作的影响。一所高职院校如果没有档案，那它就是一所没有历史的院校， 也就是一所没有文化积淀的高职院校。所以，档案价值鉴定其实就是对高职院校历史文化重视的一种表现。通过开展档案价值鉴定工作，一方面，能够提高高职院校档案馆（室）馆藏档案的质量， 减少无用的馆藏储备， 提高对馆藏档案的开发利用效率。 另一方面，可以促使高职院校档案管理工作向着精细以及科学、规范化的方向发展。

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（作者简介：杨凌职业技术学院）