大数据时代，档案管理的价值提升探究

2023-07-10张君贵

兰台内外 2023年16期

张君贵

摘要：在现代社会发展中，档案管理至关重要。进入信息化时代，对档案管理工作提出了更高要求。传统的档案管理模式具有严重的滞后性，不利于提升档案管理工作质量，已不符合时代发展要求。新时代的档案管理，必须要从多方面入手，加强对大数据技术的应用，以提高档案管理和應用效率，发挥出其应有的社会价值。文章对大数据时代档案管理价值提升的必要性进行了分析，并归纳了大数据时代背景下的档案管理工作现状，对具体的发展途径进行了探索，以供参考。

关键词：大数据时代；档案管理；价值提升

现代社会科技发展日新月异，互联网技术、大数据技术日益完善，对档案管理工作产生了直接影响。在大数据环境下，数字化和电子化是档案管理最突出的特征，充分体现大数据技术应用的必要性，传统的档案管理模式主要依靠人工，不仅工作效率低下，而且很容易受到人为因素的干扰，不利于档案管理工作质量的提升，进入大数据时代，必须要对档案管理模式进行全面创新，以最大限度地凸显其时代价值。

一、大数据时代概述

大数据时代一词最早出现于2012年美国政府部门所发布的《大数据研究和发展倡议书》中。学术领域这样界定大数据，认为其本质上是一种用于信息传递与交流的海量化数据信息。在网络环境中这类庞大的数据信息群被自动记录，并经过整合、处理、分析和引用等可以帮助企业获取更全面的信息。由此可见，大数据时代是一种数据类型及数据数量激增所衍生出来的现象。各行各业都可以依据自身实际的信息需求获取相应有价值的信息，从而构建一个与传统数据管理模式大不相同的工作模式，进而提高工作效率及质量。

二、大数据时代，提高档案管理价值的必要性

1.能够提高档案工作效率

将现代信息技术与档案管理工作结合应用，实现了档案管理模式的有效革新，尤其是在大数据技术支持下，使得档案资料的浏览、查阅、搜集、整理获得了极大便利。同时，也省略了很多烦琐的中间环节。一方面，提高了档案管理工作效率；另一方面，加快了档案信息的优化共享，使档案信息共享和传输效率都得以提升，这对于档案价值的发挥和提升很有帮助。

2.有利于收集档案信息

进入大数据时代，通过对大数据技术的实践应用，能够实现各项档案信息的有效收集与整理，使档案管理工作的效率得到显著提升，传统的档案管理不仅耗时较长，且成本较高，还很难确保档案资料的完整性和独立性。大数据技术的应用，能够弥补传统档案管理的缺陷，档案管理人员可以通过网络搜索相关信息资料，将其合理地应用于日常管理工作当中，改变了以往单一的文字管理形式，并在此基础上新增视频、音频、图片等多种形式，为档案信息的汇总、分析、整理、收集等创造广阔空间。

3.有利于保障档案信息的完整性

大数据时代的档案管理，能够大大降低档案信息损失和被破坏的概率，真正实现了数字化、智能化管理，同时，也能避免对原始档案造成严重磨损，是对档案信息进行保护的重要手段。如果需要提取相关档案信息，工作人员不需要等待漫长时间，只需要登录相关网络平台，就能在线上调取档案信息，突破了传统档案管理模式下时空的限制，也省略了纸质资料的运输环节，不仅能防止档案信息丢失，还能进一步确保档案信息安全，为档案发挥社会价值奠定良好基础。

三、大数据时代背景下的档案管理工作现状

首先，在当前的档案管理工作当中，还未能建立起完善的制度体系。现阶段，受到思想意识等因素的影响，很多企业并不重视档案管理信息化建设工作，将时间和精力放在生产、建设和经营等方面，档案管理工作开展力度较小。特别是在体系制度建设方面，档案管理工作缺乏完善性和健全性，没有强有力的制度保障，对档案管理工作质量造成了不好的影响，限制了档案作用的发挥，甚至在档案管理方面存在安全风险，不利于企业的健康稳定发展。

其次，现阶段，很多企业虽然开始应用信息化技术，但在档案管理方面仍以人工为主，未能充分发挥信息化技术的作用和价值，降低了档案管理工作的效率。与此同时，企业所引进的信息化办公设备设施，并不能满足实际的发展需求，未能建立相应的系统平台，无法与网络有效衔接，这不仅对各项档案信息的有效接收与分类存储造成了不利影响，也影响了相关工作的效率与质量，导致档案信息难以得到及时有效的应用。

再次，很多企业对于档案管理人员的综合素质没有过高要求，未能根据具体的工作需求对档案管理人员进行教育培训，从而导致其业务能力和综合素质无法得到提高，不能及时掌握最新的管理知识，现有的专业能力和技术水平难以满足工作需求。在很多企业，档案管理人员的思想观念还停留在传统工作模式阶段，加上其自身学习能力不足，不能熟练操作信息化平台和系统，从而阻碍了档案管理的智能化与现代化发展。

最后，从企业的工作实际来看，能够针对档案管理有效落实信息化建设的企业相对较少，主要是因为很多企业仍然保留了传统的思想观念，对于信息化建设工作认识不足，未能树立良好的信息化意识，无法将自身专业知识与信息化技术融合，直接弱化了企业的信息化档案管理水平，不利于企业的长久稳定发展。

四、大数据时代，档案管理价值提升的策略

进入大数据时代，要想提高档案管理价值，一是要创新档案管理手段；二是要树立全新的档案管理理念；三是要通过多种方式，提升相关人员的素质能力；四是完善档案管理体系。

1.全面革新档案管理手段

进入大数据时代，企业要想实现健康发展，就必须注重创新，创新不只体现在生产、经营领域，还要体现在档案管理方面，企业只有树立良好的创新意识，才能大大提高管理质量。通过对大数据技术、信息化技术的应用，能够帮助企业建立系统化的信息管理平台，从根本上维护企业档案信息的安全性和完整性。在具体实践过程中，企业可结合实际情况引用云计算技术、大数据技术、互联网技术等多种技术软件，搭建符合企业当前发展实际需要的信息化管理平台，还要配套建设档案存储、汇总、分析和收集等信息系统，为档案管理工作的顺利开展奠定良好基础。此外，企业还要在内部平台数据库录入最终处理数据，将多余的工作环节省略，通过这种方式，一方面，能够减轻企业人员的工作压力，另一方面，能够有效降低相关工作的资金与时间成本，从而提高档案管理工作的时效性。除此之外，企业还要构建档案信息保密系统，确保各操作流程的安全性。对于企业重要文件更要加强监管，并与相关管理部门和人员签署保密协议，完善相关制度和体系，从根本上提高档案信息的安全性。应用先进的档案信息管理系统，能够让档案管理工作更加规范、严谨及科学，在此基础上，档案管理人员只需登录系统，便能实时、精准地掌握档案信息的情况。例如，如果某档案资料未能如期归还，那么，企业便可结合相关规章制度登录系统排查，发现问题及时处理，从根本上规范档案管理流程。

2.树立全新的档案管理理念

做好制度建设工作，能够为档案管理信息化建设奠定坚实的基础，为提高档案管理信息化建设效果，企业可通过建立规章制度和加大档案宣传力度等方式，在企业内部开展宣传工作。作为企业领导人员更要以身作则，充分发挥自身表率和引导作用，让员工正确认识档案管理工作，树立全新的档案管理理念，了解档案管理信息化对于企业健康发展的重要影响，并能积极主动地参与其中。企业也应在未来发展战略规划，纳入档案管理信息化建设的相关内容，将其作为重点工作来抓。

大数据时代背景下的档案信息化管理，必须考虑新时代的发展形势，结合企业实际发展状况，强化基础设备设施投入，为档案管理工作开展营造良好的环境。在实践过程中，企业可从以下几方面入手：第一，要加大档案管理信息化建设力度，结合具体的工作需求，将相关软硬件设备设施配备齐全，为档案信息的收集、分析、整理和汇总提供便利条件；第二，企业要及时调整和革新现有的档案管理机制，改变以往以人工为主的工作形式，积极应用信息化手段和工具，最大限度地提高档案管理工作效率；第三，强化基础设备设施建设，企业要有独立的数据库、信息库和资料库，定期更新网络软件，还要建立相应的规章制度，以此来明确相关工作的程序、标准与内容。总之，只有对档案管理理念不断革新，才能确保档案管理信息化建设稳步推进，实现档案管理工作的不断改进和优化，使其能够在大数据时代发挥应有的社会价值。

3.提高档案管理人员的综合素质

企业在开展档案管理信息化建设时，档案管理人员是主导者和执行者，因此，其必须树立良好的责任观念，要能够把握时代发展潮流，更新思想观念，积极学习现代化先进的工作技巧和方法，树立良好的大数据意识。与此同时，还要强化对档案信息的深层把握与理解，与时俱进，不断提高自身文化素养和综合能力，只有这样，才能在实践工作当中明确自身存在的问题，并及时处理，使自己的工作职责和范围更加明确，以此来保证相关工作的质量。在实际工作中，企业要重视相关人员的培训，定期向其普及档案管理相关专业知识，在引入先进管理理念的同时，让档案管理人员掌握信息技术的操作技能。此外，还应加强对档案管理法律法规的宣传，使每一位基层管理人员都能够树立良好的法律意识，提高其信息素养和业务水平，并使其真正认识到档案管理信息化建设的重要性。同时，企业还要定期开展专题讲座，邀请业内专家授课，对全体档案管理人员进行培训，使其能够深入理解和把握档案管理信息化常识，摒弃传统落后的思想观念，用科学的思想观念来武装自己的头脑，自觉规范不良行为，只有这样，才能从根本上确保档案管理工作的质量，加快企业档案管理信息化建设的进程。

4.建立完善的管理体系和制度

为了使档案管理工作具有更高的信息化水平，企业必须要建立相应的制度和体系，立足大数据时代发展趋势，结合自身实际，做好制度建设工作，实现对档案信息的统一管理。

首先，企业必须要树立良好的大局观念，认真考虑档案管理信息化建设相关的要素，如档案的存储、应用、保管、统计、汇总、分析和收集等，本着因地制宜的基本原则，针对各管理环节，建立相应的规章制度和标准。要积极落实岗位责任制，将具体的管理工作职责落实到个人，以便在出现问题之后，能够及时找到责任人，使档案管理流程更加清晰、完善，使每一位档案管理人员都能够严于律己，规范自己的言行举止，明确自己的岗位职责，推动档案管理工作朝着制度化、规范化的方向发展。

其次，企业还要加强对国家政策、法规的了解，把握其中与档案信息化建设相关的内容，完善相关的规章制度，确保其符合企业自身的发展要求。同时，根据档案管理工作性质和内容，明确不同类型档案的管理方法，还要制定相应的使用手册，为档案管理人员的日常操作提供便利，加快档案管理信息化建设步伐。

最后，完善档案管理约束和激励机制，将档案信息化建设纳入年度考核，要有专人对档案信息化建设进行监督、指导和审查，使整个建设过程都在国家政策法规允许的范围内进行。要注意的问题是，档案管理信息化建设属于一项系统性、长期性的工作，管理体系和制度在制定之后并非一成不变，而是要结合国家政策、时代发展以及企业发展的变化而及时调整，只有这样才能更好地为企业档案管理提供服务。

五、结语

综上所述，文章主要以大数据时代为研究背景，对提高档案管理工作价值的必要性进行了讨论，了解了企业相关工作现状，并提出相应的发展策略。总之，大数据时代，应用先进的信息技术提升了档案管理的价值，提高了相关工作的效率，为档案信息收集及其完整性提供了便利。

因此，在今后的发展过程中，企业必须要立足于实际发展，对档案管理方法进行积极创新，不仅要革新管理理念，還要从多方面入手，提高档案管理人员的综合素质，建立相应的管理体系和制度，最大限度地提高档案管理水平，充分发挥档案的社会价值。

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