人工智能下企业采购业务的精细化管理研究

杜嘉雯?秦奕?黄智

摘 要：采购业务是企业开展工作的第一要素，企业采购业务管理得当能使其现金流出减少，成本降低。同时现代供应链不断发展，企业采购作为供应链管理的重要一环，面临着缺乏理论体系支撑，采购细节难以监管，标准化、规范化水平较低等难点。为此，本文将人工智能融入企业业务中特定的采购项目，以ML公司为案例，分析研究ML公司基于人工智能的采购业务精细化管理的具体实践方法与成效，并结合人工智能特征及现状，对ML公司实施的精细化管理提出建议，得出一些适用于企业创新的启示与思考。

关键词：人工智能；采购业务；精细化管理

一、引言

在科技飞速发展的现在，人工智能这个热点话题已经被研究探讨过无数次，作为一个已然被广泛接受和推崇的技术，我们更需要探索出人工智能在企业发展中的价值。本文将通过对ML公司人工智能下采购业务精细化管理进行分析，总结出应用人工智能在企业应该注意及继续完善的相关事项，对人工智能在企业中的应用提出一些思考和帮助。

本论文的意义在于，运用人工智能解决采购业务智能化生成的问题，开发智能化系统从而为企业经营管理决策提供全面的会计信息，为智能化财务决策系统奠定基础。只有这样，企业才能在竞争日益激烈的市场环境中不断降低成本，获取更多利润，从而提高市场竞争力。

二、理论研究现状

1.人工智能在会计领域运用的相关研究

人工智能在大数据与云会计的支持下，在会计领域得到了广泛运用。

孟令龙（2020）设计了基于“五位一体”的物资采购管理智能平台框架。该应用能提供的服务：一是采用智慧交互式实时引导方式，按照既定的时间进程，在物资管理全流程的各环节以自助或自动的模式，能对物资管理人员进行引导和实时提醒。二是采取“一键”机制，批量生成采购文件和审批单，并实现全过程痕迹留档，能将采购事项中的编制、审批文件与整理存档时间极大程度缩减。

彭启发等（2019）认为大数据和云计算让公司的管理模式发生了变化，人工智能的发展给会计带来强大的冲击，但相应地也会产生信息失真、法律边界界定模糊等风险，应加强对人工智能的全面思考，提高风险防范的意识。

2.采购业务精细化管理的相关研究

做好采购业务精细化管理，就要树立“降成本就是盈利”思想，严格控制采购成本，优化物资采购管理。

景晶（2018）针对占比较重的设备物资采购，认为要确保现场验收，及时认识到采购设备的质量与档次，方便下次与供应商议价。而面对进口物资，在常规程序之外更要注重包装箱的构造与情况。使用人工智能技术使包装箱抽样更加合理，观察包装箱是否按照合同制作并对内部结构进行检查，减少在运输过程中因包装箱不合格而造成的意外损失。

曹葆华（2016）认为物资采购要收集分析各种信息，提供完整有效的管理数据，需要实现管理手段自动化。一是建立日常业务处理系统，实现事中动态采购与在线管理相结合，执行远程操作。二是建立采购管理处理系统，利用网络管理所有采购计划的申请、审批和申报。三是建立标准资料检索系统，让人工智能收集、整理、加工和储存各种采购资料和现行规定，能够快速、准确检索。

霍文鹏（2006）认为需要选择合理的采购方式。在邀请招标的方式之后，要加强公司自身的内部控制建设，选择3个及以上的特定供应商全面邀请，从而防止指定邀请，弃优择劣。让采购部门和需用部门充分沟通，在事前制定统一公平公正的质量标准和服务标准，防止发生采购与需求不匹配的情形。

3.现状研究评述

通过对文献的梳理和分析，可以发现人工智能不仅只被运用在智能决策上，在智能人机交互中实时引导和提醒，让管理人员使用更为便捷；加以“一键生成+一键批复+一键存档”机制和流水式网上费用报销，大大降低了在采购业务中的时间成本、误操作成本和经济成本。而使用人工智能将后评分估值纳入评标打分模型中考虑，得到更优采购结果。人工智能虽然会带来信息失真的新风险但同时也是降低风险的有效手段。

其次对采购业务进行精细化管理，从而降低采购成本在许多不同领域进行了研究与探討。有的学者认为需要加强执行能力，笃行现场查验，尽早尽快得到物资的损毁情况和质量，进而分析此次这一供应商在下次采购中的权重。而有的学者认为需要利用物联网、互联网和人工智能技术，可以建立各类数据库，实现信息的共享和资源的整合，节约沟通成本。

综上所述，在大数据与云计算、物联网的迅猛发展下，人工智能能够节约采购业务的时间成本，沟通成本和经济成本。由此，本文以ML公司为例，对企业在不同时期采取的方法进行纵向对比，分析差异，并研究人工智能对企业智能决策各项重要因素，由高到低进行排序并划分权重，分析它们自身及其组合是如何影响采购业务核算，并为企业管理者提出建议。

三、案例分析

1.公司基本概况

ML公司成立于1999年，是主要从事乳制品及婴幼儿营养食品的研发、生产和销售的科技型民营企业。其拥有先进的乳制品加工设备和先进的加工技术，在呼伦贝尔大草原建立了绿色无污染的奶源基地，拥有自己的放牧场和从新西兰引进的三花乳牛。该公司已经通过了ISO9001—2000国际质量管理体系认证和HACCP国际食品安全卫生管理体系认证。

经过多年的艰苦创业，公司的资产规模和生产能力不断提高产品的销售区域和市场份额不断扩大，促进财税增长和社会就业的作用不断增强，品牌度和美誉度不断上升，已发展成为以创新为突破口，以产业链为纽带，以乳制品加工为方向的省级产业化经营企业并进入中国乳制品行业15强。

2.采购业务流程

ML公司采购的材料种类分别是生产性和非生产性，为了选择合适的供应商，公司采用了供应商库存管理模式来进行有效的管理。该模式的主要步骤是供应商和企业之间加强合作与沟通，进行数据信息共享；按月核算实际耗用量，落实结算步骤；采购部定期评估供应商，以提升采购效率，降低成本。

具体采购流程可以划分成下列四个步骤：

（1） 有生产需求的单位按规定填写采购需求单，该需求单分为A、B两个类型。A是生产性材料需求单，可以直接通过ERP系统计算得出。B是非生产性材料需求单，需要单独填写，以需求材料数量及类别为依据，填写预算额，经部门主管审批后提交。

（2） 采购部门接收需求單后，核对采购材料种类。根据采购内容预选较为合适的供应商，然后通过谈判等方式择优选出供应商，此方式可以提高材料质量同时降低成本，保障供货的及时性。

（3） 材料送至仓库之前，质检部门需要按照相关的流程验收材料，并及时核对材料与订单上的数量、规格及质量，符合标准即可验收入库。如果验收不合格，质检部门需向采购部门报告，由采购部门通知供应商，进行退换货处理。

（4） 对于实际消耗的生产性材料，要做出PO单、发票等单据，财务部门按月审核，依据上述单据填制记账凭证并支付相应款项。合格的生产性材料送至仓库后，采购部门当期将PO单、发票等单据交至财务部门，由财务部门审核后，填制记账凭证并向供应商支付相应款项。

四、采购业务存在的问题

1.采购部门权力过高，难以监管

采购部门作为乳业企业的枢纽，决定着企业的采购成本，在市场上对各大供应商进行对比和筛选，负责找寻符合企业要求的最优性价比的原材料及供货商，然而在乳业企业的总成本中，原材料的采购成本一度居高位，从而导致采购部门的地位在无形中拔得头筹。

负责采购的员工需经常外出对供应商进行测评与筛选，在时间上有着较大的自主权，而公司无法对工作时间离开企业的员工随时进行监管；在报销方面，企业无法对采购员工上报的每一笔花销进行详细核对；由于采购部门全权负责供应商的挑选任务，很可能导致采购员不从挑选最优质产品和最良心供应商的角度出发，而会将取得回扣多少作为衡量供应商的标准，不利于公司发展。

2.缺乏对供应商的系统评估，评价标准单一

对食品行业来说，原材料的质量始终居于首位，对乳业企业而言，获得原材料到制成乳制品的时间非常短，且由于生活质量的提升，消费者对乳制品的需求日益增长，乳制品可以说是供不应求，因而确保供应商长期稳定地向企业输送高质量的原材料对企业的利益有着重大的影响，采购部门对于供应商的选择应该尤为苛刻。

对于采购部门来说，如果企业并未制定一套系统的评价体系，那么碍于成本限制，采购人员只能通过对比供应商报价的方式进行筛选，质量与成本两难全。在这种模式下，供应商为获得供应权很可能在筛选环节报送最优质样品，由于价位限制，在后续输送过程中将低于样品档次甚至于不符合乳业企业要求的原材料送达，而公司质检部门难以有效辨别的话将会影响商品质量，对于食品行业来说，短期在采购成本上的优势长此以往可能会导致无妄之灾。

3.针对突发事件应急能力较弱

乳制品本就是大众日常消费品和快消品，乳业企业始终需要大量原材料，但由于库存过多会占用大笔资金且空间、风险成本都很高，加之乳制品原材料新鲜不易保存的情形，提前囤积大量原材料的可能性极低。

在乳业企业短期内需交付大量订单的情况下，如果采购部门未提前制定应对方案，在供应商突然提高原材料报价时，就无法对成本上升的情形迅速作出反应，在短期内快速找到同等质量且价位相似的新供应商进行替代。然而乳业企业交货期短，供应量大，加上由于客户对原材料涨价消息摄取的闭塞性，难以在短时间内接受产品价格的突然上升，为了不让客源流失，乳业企业只能被迫接受供应商的涨价要求，将企业置于一种很被动的状态，对企业管控采购成本十分不利，如果不及时作出应急预案，将会导致总成本不同幅度地上升，甚至影响整个公司的发展。

五、采购业务优化与改进措施

1.推动内部控制精细化建设

构建面向目标的内控监督制度。为了解决采购业务中采购人员缺乏监管导致的效率与回扣问题，企业内部应该构建信息化精细化流程明细清单，采购部门的工作成果与工作进度要按照工作流程进行连号记录，能够满足自我检查和公司抽查的要求，并依据订立目标与发现问题对清单设计与执行进行精细判读与持续优化。

除此之外，企业要建立内部精细化监督机构，在问题发生之前设立处理预案与预警机制，减少内部漏洞对组织带来的负面冲击；在问题发生之后及时解决并追责到人，将采购人员待遇绩效与部门工作成果考核明细挂钩，实现部门有效高效运转目标。

2.加强采购业务信息化建设

（1） 建立集成供应商信息管理数据库

为应对上游原材料采购价格波动、供应短缺与供应商企业信息造假所带来的附加采购成本，企业自身需要通过信息化技术管理供应商体系，建立集成性供应商信息管理数据库。在选取管理对象时，除了关注收集已经开展合作的供应商伙伴的信息，还需要更广阔的视野，对于其他上游供应商保持应有关注。可以将其分类为具有潜在合作可能的供应商与不存在合作可能的供应商两个类别，按重要性程度进行分级管理。在信息收集上一方面主动安排专人与供应商企业对接收集供应商提供的数据，另一方面通过系统定期自动从互联网上爬取收集供应商方披露的信息，将收集到的数据进行整理清洗核对后按照公正合理评分标准进行评分，对所有供应商进行动态管理安排合作事由，最大限度上减少供应短缺、价格波动与伪劣原料带来的采购成本上升与停工带来的附加时间成本。

（2） 整合采购信息管理系统

整合采购信息管理系统，就要将预算编制与采购业务进行对接，将预算管理纳入采购工作中来。采购部门在决定采购数量、品种与价格时要服从组织决策层的决定，以销定产，最大限度实现零库存的要求，减少牛奶的储存成本与变质处理成本。决策层要运用预算管理的预测功能，将企业内部的生产信息与外部行业生产信息通过信息系统进行整合，对以牛奶为主的原料价格进行预测，根据原料价格波动情况计算下一批次生产的采购成本，针对采购成本中的绝对重心——原材料采购成本提出建议是否采取诸如囤货、套期保值等方式精细控制原材料成本。此外，也能通过预算管理对销售市场构建透视表，对生产产品的市场大小与占据份额进行预测，准确计算下一批次应该生产的产品数量，由此反推采购部门应该采购的原材料数量，实现最小化采购成本的目标。

综合以上所有的改进措施之后，企业能够建立财务云平台统合采购业务各方的运作与需求，具体运行机制如图1所示。

六、结语

随着社会经济的发展，人民生活品质提升，对于乳制品的需求也越来越大，乳制品企业要想保证其乳品质量，持续健康发展，就需要加大采购业务管理体系的建设，尽可能地控制采购过程中存在的各种风险。在合法合规经营的基础之上，通过不断完善制度，实现企业的经营目标。现阶段我国乳制品市场仍然处于成长期，因此各乳制品企业的采购业务管理还有待提升。希望本文对企业能起到一定的参考价值，在此基础上结合自身的具体情况来优化采购系统。

参考文献：

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作者简介：杜嘉雯（1999.07— ），女，汉族，湖北武汉人，硕士在读，研究方向：会计学。