基于数字化时代背景下，城建声像档案管理体系的建立与完善

王金金

摘 要：随着社会经济的不断发展，传统城建声像档案管理工作已经不能满足数字化时代背景下档案开发利用的更高要求，更无法建立科学性及合理性更强的城建声像档案管理体系。基于此，详细阐述了数字化时代背景下城建声像档案管理体系建立与完善的意义，明确城建声像档案管理体系建立与完善的作用，分析当前城建声像档案管理工作存在的问题，并提出针对性的解决措施，为城建声像档案管理体系建立提供参考。

关键词：数字化时代；城建声像档案；管理体系；建立与完善

城建声像档案是城市建设和发展过程中最真实的记录，与文字说明相比更具直观性和有效性，可以说，城建声像档案是其他任何一种载体档案不能比拟的。因此，针对数字化时代背景下城建声像档案管理体系建立与完善工作，管理人员需要采取一定措施优化档案管理工作。

一、数字化时代背景下，城建声像档案管理体系建立与完善的意义

城建声像档案主要指的是城市在规划管理和建设发展过程中产生的各类资料，如文件、档案等信息数据。城建声像档案管理人员需要通过文字、图片、声音以及录像形式对城建声像档案进行有效保存，确保这些档案具备更高的开发和利用价值。城市建设还需要依赖城建声像档案资料，确保城建声像档案管理人员能够更加全面地认识和了解城市建设发展过程以及城市建设成果，确保城建声像档案管理人员能够为城市规划发展提供可靠的参考依据。一般来说，城建声像档案资料具有丰富性、多样性等特点，但城建声像档案在传统保存方式中主要采取了纸质材料的保存方式，这种保存方式不仅给城建声像档案的储存空间带来了比较大的挑战，还会消耗比较多的人力、物力和财力。对于传统的纸质城建声像档案材料而言，需要做好施工材料的防火、防潮和防虫等工作，对于一些价值比较高的城建声像档案来说，如果出现档案损坏或丢失的情况，就会制约城市的建设工作和规划发展工作，甚至，会影响城建声像档案整体建设的完整性、科学性以及准确性。

在数字化时代背景下，城建声像档案管理人员需要立足于现代化信息技术，将城建声像纸质档案尽快转变为城建声像电子化档案，充分解决城建声像档案管理过程中存在的问题和不足之处，全面提升城建声像档案使用人员在检索档案和查询档案过程中的便捷性及有效性，真正实现城建声像档案资料的共享性及直观性，全面提升城建声像档案的管理质量和利用效率。在这样的背景下，要想构建并完善城建声像档案管理体系，档案管理人员需要充分利用现代化信息技术，充分发挥城建声像档案资料的作用和价值，为城市建设规划和管理发展贡献自己的力量。

二、数字化时代背景下城建声像档案管理体系建立与完善的作用

1.能够记录真实的城市建设发展过程

城建声像档案是城市规划建设和管理发展过程中的重要参考，城建声像档案能够真实、有效地记录城市发展过程中的重要变化，也可以说，城建声像档案是城市再规划和再发展的基础部分，在城市建设过程中具有非常重要的作用。

2.能够丰富城市建设档案馆的资源

城建声像档案不仅记录了城市不同阶段的变化，还为城市规划发展以及服务管理奠定了坚实基础，我国现阶段城建声像档案征集、开发以及利用工作充分展现出了声像档案的复杂性。所以，要想做好城建声像档案管理体系建设工作，不能仅仅依靠个人的力量，还需要团结整个城市声像档案管理队伍，立足于城建声像档案管理体系，达到全面提升管理工作效率和质量的目的。与此同时，城市在建設城建声像档案馆的过程中，还需要提取有价值的信息并将其归纳到图书馆中，不断丰富、拓展城市建设发展范围，体现出城建声像档案对城市规划建设的积极作用。

3.有利于充分发挥声像档案信息价值

在大数据时代的背景下，只有将城建声像档案管理工作从封闭型管理转向开放型管理，才能充分发挥出城建声像档案管理工作的社会效益。虽然我国现阶段城建声像档案在记录、储存以及利用工作上取得了很大进步，相关部门和工作人员也通过多种路径向人们展示了城市建设的整个过程，使人们能够更加深入了解并分析可持续发展的内容。在这样的背景下，人们才能树立低碳环保意识，构建全面和谐的自然生态环境。同时，随着社会经济的迅速发展，城建声像档案也需要积极引进信息技术，确保其能够紧跟时代发展步伐，构建全新的城建声像档案管理体系，促使城建声像档案管理工作能够朝着科学化、直观化以及系统化的方向发展，使城建声像档案管理工作能够充分发挥对社会发展和经济建设的作用。

三、城建声像档案管理工作存在的问题

1.缺乏完善的城建声像档案管理体系

现阶段，我国很多单位在实际工作中并未重视城建声像档案管理工作，更未建立完善的城建声像档案管理体系。还有部分单位在实际运行过程中没有重视声像档案的保存工作，即使是城建声像档案管理人员也没有充分了解城建声像档案的收集和保存过程，使得城建声像档案管理工作成了形式主义，导致档案资料的质量下降，甚至造成城建声像档案资料不具备良好的保存价值。与此同时，对于一些已经拍摄完成的城建声像资料，还需要编制对应的文字说明，并将声像档案和文字说明及时整理归档，否则时间长了，拍摄者本人都无法回忆起相关内容，甚至会因为没有及时归档而失去原本的利用价值和储存价值。尤其是对于录音以及录像资料等内容的归档情况，可能会产生数盘磁带反复使用的情况，甚至可能会造成原始录音或者原始录像等内容不能妥善保存，最终影响城建声像档案对城市规划建设的积极作用。

2.没有引起对城建声像档案管理工作的重视

一般来说，城建声像档案的录像工作需要由专业的技术人员进行，但政府部门对城建声像档案管理工作的投入资金有限，使得城建声像档案部门没有足够资金聘请专业的摄录人员，现有摄录人员的技术水平比较低、设备设施性能较差，导致录像资料有很多无效镜头，录像内容以及资料质量比较差，使用这种方式摄录的城建声像档案资料无法充分发挥作用。并且，城建声像档案管理部门还缺乏专业的剪辑人员，如果没有专业剪辑人员对资料进行及时整理，就会导致城建声像档案资料出现丢失或破损等一系列情况，需要注意的是，城建声像档案的储存对环境湿度有一定要求。除此之外，如果城建声像档案管理工作没有充足的资金投入，就会造成城建声像档案的存放缺乏良好环境，甚至会使城建声像档案资料出现发霉现象，更无法为城市规划发展提供完整资料，城建声像档案也就无法充分发挥自身作用和价值。

四、数字化时代背景下，城建声像档案管理体系建立与完善的具体措施

1.完善城建声像档案基础设施建设

在数字化时代背景下，要想建立并完善城建声像档案管理体系，就需要优化城建声像档案管理的硬件环境，如办公室环境、信息管理平台以及城建声像档案数据库的建设等，还需要积极采购数字化设备设施，建立服务器和通信网络。并且，城建声像档案管理过程中还需要重点关注软件的采购，从城建声像档案信息化管理体系建设的实际需求出发，采购更加完善的现代化城建声像档案管理软件系统，配备功能完善的管理平台。软件系统不仅能够帮助城建声像档案进行收集和管理，还能进行城建声像档案的开发利用及查询检索，确保城建档案数据库之间能够紧密衔接，进一步加强城建档案资源的有效传输和共享。

2.加强对城建声像档案管理工作的重视和大数据理念的渗透

相关部门还需要加强对城建声像档案管理体系建设的关注，及时收集城建声像档案资料，全面推广并宣传城建声像档案管理工作。可以说，城建声像档案资料的收集和管理工作不仅是城建档案部门的工作职责，还是当地政府的工作职责。因此，当地政府部门和相关职能部门需要严格履行城建声像档案管理的义务，加强档案管理部门的工作能力，确保城建声像档案的资料收集和管理工作能够顺利有序开展。在大数据时代背景下，城建声像档案资料数量的衡量单位不再局限于“一卷”或者“一件”，而是随着材料类型的丰富与材料数量的增加，出现了云端数据库等多种储存平台以及TB/PB等计量单位。一般来说，城建声像档案材料具有非常高的开发利用价值，档案管理人员需要积极转变传统的思想认识，并依托大数据管理理念对其进行全面的数据分析和数据挖掘，充分发挥城建声像档案材料的作用和价值。

3.合理利用城建声像档案管理制度

在进行城建声像档案管理过程中，需要建立完善的档案管理制度，档案管理人员需要与服务外包人员签署保密协议，针对城建声像档案资料收集、整理和利用环节制定相应规章制度及管理标准。对于城建声像档案管理技术层面而言，还需要建立完善的网络安全管理制度，充分贯彻并落实城建声像档案数据库安全管理工作。同时，相关部门工作人员还需要明确城建声像档案管理工作的职能和档案资料的利用范围，真正做到对城建声像档案管理工作的科学、合理开发，对于一些能够公开且不涉及任何机密的档案信息，可以将其纳入城建声像档案价值挖掘的范围之中，以便档案资料能够充分发挥自身作用和价值；而对于一些不能公开且涉及机密的档案信息，则需要将其纳入不可以公开的范围之内。在城建声像档案开发和利用过程中，还需要明确其商业应用以及社会应用的界线，预防城建档案在实际应用过程中出现制约城市规划发展的情况。除此之外，管理人员在挖掘城建声像档案价值的过程中，还需要做好城建声像档案的实时监控以及安全管理，为后续城建声像档案开发利用奠定坚实的基础。

4.充分挖掘城建声像档案的价值

在实际工作过程中，相关工作人员需要对城建声像档案资源进行统一管理及备份，并针对其管理过程中的各流程进行统一规定，真正做到各层级工作人员能够共享城建声像档案资源。同时，通过数据库技术和信息技术，能够确保城建声像档案管理工作、储存工作以及组织结构朝着多元化的方向发展，工作人员能有效处理纸质档案储存空间不足导致的档案资料归类模糊以及资源划分不明确等问题。并且，在开展城建声像档案管理工作的前提条件下，档案管理人员需要做好城建声像档案的开发和利用工作，最大限度地提升城建声像档案的使用频率，加强城建声像档案资源价值挖掘的针对性及有效性。

5.加强对城建声像档案管理的资金投入

城建声像档案资源的收集和整理是一项非常烦琐且漫长的过程，包含了大量的信息和数据，需要大量资金支持，只有充足的资金才能确保其数据收集工作稳定开展。并且，技术人员还需要加大技术研发力度，确保管理人员能够运用计算机技术系统化处理城建声像档案信息，并储存在计算机之中，使其能够将纸质城建声像档案转化成电子档案，有效避免管理人员在管理城建声像档案过程中丢失相关信息和数据，从根本上减少档案管理的任务量，加强项目资金在城建声像档案管理工作中的利用率。在城建声像档案资料收集完成之后，管理人员还需要系统收集并整理档案资料内容，在整理过程中需要投入大量人力资源，这就需要相关部门对整理人员进行明确分工，确保城建声像资料能够划分出不同区域，并根据区域不同对管理人员进行分组，确保其能够根据区域限制整理不同类型的档案资料。只有在整理完成城建声像档案资料之后，管理人员才能将档案信息输入计算机中并进行档案资料的备份，从而建立科学性和完整性比较强大的档案资料库。

6.打造质量高的专业人才队伍

城建声像档案具备非常高的商业价值以及社会价值，开展好城建声像档案管理工作和服务工作，对城市规划建设以及生态环境保护具有非常重要的作用和意义。一般来说，城建声像档案管理人员的主要工作是对城建声像档案进行有效管理、充分挖掘、全面开发以及有效利用。档案管理人员的专业水平及综合素养直接影响城建声像档案价值的开发。在大数据时代背景下，城建声像档案管理人员需要充分了解城建声像档案管理的专业知识，熟练掌握其管理的基本操作技能。所以，相关部门需要做好在岗档案管理人员的培训教育工作，使其能够了解基本的信息技术知识，并灵活运用这些信息技术知识做好城建声像档案的开发和利用工作。同时，相关部门还需要做好内部培训机制，并在管理过程中实施人才引进机制，从根本上调动城建声像档案管理人员的积极性和创造性，确保其能够主动学习，打造一支高质量、专业性强的城建声像档案管理队伍。

五、结语

综上所述，在大数据时代背景下，加强城建声像档案管理体系的建立和完善，对城市建设来说具有非常重要的作用和价值，能够加强生态宜居城市发展。所以，相关工作人员需要构建城建声像档案管理体系，加强城建声像档案管理工作的便捷化、系统化以及科学化，推动城建声像档案管理高质量发展。

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（作者单位：临沂市城乡规划编制研究中心）