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信息时代,办公室档案管理工作效率提升研究

2023-06-11马小惠

兰台内外 2023年13期
关键词:信息时代

马小惠

摘 要:在信息时代,办公室档案管理工作迎来新的变化,很多传统管理方式与当前档案管理发展越发不适应,难以满足档案管理质量与效率的需求。而在信息时代办公室档案管理中,更新档案管理工作观念、创新管理工作方式、建设信息化管理系统以及提高管理人员专业素养,可以将档案管理与信息技术相结合,运用信息时代的优质技术条件提高档案管理效率。本文对信息时代办公室档案管理特点、管理问题以及提升工作效率对策等内容进行探讨,以期为同类型研究提供参考。

关键词:信息时代;办公室档案管理;工作效率提升

办公室档案管理工作效率提升与信息时代各种技术的应用密切相关,信息时代的办公室档案管理具有数字化、信息化特征,可以借助信息技术和网络技术对档案管理进行优化。办公室档案管理信息化水平的提升有利于提高其工作效率,需要格外关注当前档案管理工作的信息化建设要求,及时转换管理观念,具备信息化管理的意识,并积极投入信息化建设的硬件设备设施与软件系统,打造专业的管理平台,注意档案管理人员能力素养与信息化管理的适应性,全面推进档案管理信息化建设,利用先进的技术条件提升档案管理的效率,更好地发挥档案价值。

一、信息时代办公室档案管理特点

1.管理对象数字化

信息时代,信息技术不断发展让文字摆脱了传统的纸质媒介载体,可以通过数字化形式进行传播和共享,档案管理具有管理对象数字化的特点。随着计算机系统、网络系统的应用,数字化档案的数量逐渐增加,档案资料可以用数字化信息的方式进行储存和传递,能够实现更高效的档案管理。办公室档案的管理对象数字化能够提高对档案信息的管控效率,而为实现档案的数字化,一般需要借助扫描仪、识别器和人工录入等方式进行转换,相关单位在信息时代办公室档案管理中,需要重视管理对象数字化特点,增加更多的资金与技术投入,扩大档案数字化规模,通过先进的档案管理发挥数字化档案的价值。

2.管理过程信息化

随着信息化办公水平的不断提升,档案管理中各种档案资料的录入、处理、储存和调用等工作都在计算机系统上进行,实现了管理过程的信息化。信息时代的技术发展将传统的档案管理转移到计算机系统当中,管理人员可以全程借助信息技术、网络技术实现档案资料的高效分类。管理人员能够通过信息储存、云计算和网络共享等方式,快速识别和提取各类档案资料,建立档案管理总系统与分类子系统,将不同的档案分门别类进行储存,便于档案的后续查阅和调取。另外,管理过程信息化特点也极大提高了管理效率,有利于更快完成档案管理工作。

3.服务模式多样化

在信息时代,各行业通过信息技术的进步实现了结构升级与转型,而服务能力也得到了显著提升,档案管理工作在信息时代的服务模式也日趋多样化。相较传统档案管理,信息技术让档案服务更加丰富,档案管理人员可以根据不同档案的特点,对其进行分类储存,结合档案名录设置相应的关键词,便于后续进行资料调取和查找。信息时代的档案管理能够更加高效、快速地完成档案的检索、共享,计算机系统可以自动生成档案管理记录,帮助档案管理人员更快速整理日志,实现管理效率的优化。多样化服务模式的出现,使得档案管理的质量进一步提升,能更加有效地发挥档案的价值与作用,也为其他工作应用档案资料提供了便利的条件。

4.档案管理快速发展

信息时代技术的飞速发展带动了档案管理的发展速度,档案管理内容与效率也在不断提升,档案管理工作与时代的发展相适应。信息时代的档案管理改变了纸质化档案储存和调取条件,用数字化的信息系统反映档案内容,可以储存更加丰富的档案资料,计算机系统的应用让管理工作效率不断提升,工作内容得到优化,也提高了档案资料的利用率。另外,相关单位可以在信息时代不断进行管理理念、管理方式和管理技术的更新,更好地适应管理需求,避免档案管理的滞后性影响其他工作的质量。

二、信息时代办公室档案管理问题

1.工作理念相对落后

信息时代的到来为档案管理带来了新的发展机遇,但管理理念落后影响了档案管理效率。很多单位在进行档案管理时,对信息时代发展特点的认知不足,认为信息时代档案管理只是单纯地将纸质资料转化为数字资料,不注重档案管理效率的提升,忽视服务功能的拓展。由于档案管理工作理念落后,在实际進行档案管理时缺乏有效的统筹规划,忽视了管理体制的建立健全,不利于档案管理规范化建设,导致很多管理工作流于表面,难以发挥管理工作的实际效能。档案管理理念没有顺应信息时代发展而及时更新,很难为后续的档案管理工作提供有效引导,容易造成工作效率低下问题。

2.工作方式不够先进

档案管理的工作方式的先进与否影响着其工作效率的发挥,信息时代办公室档案管理工作方式的滞后性,容易增加档案管理的难度。很多单位的办公室档案管理方式不科学、不规范,欠缺良好的管理制度与组织系统,工作人员的职责划分不明确,管理权限交叠,在实际管理时没有结合档案的内容等细节进行分析,没能够结合档案的实际情况选择有效的管理方式。档案管理的规章制度漏洞较多,很多规章制度的内容不够明确,无法约束管理人员的行为,导致档案管理弹性较大,难以及时高效地完成档案管理。工作方式的不先进不仅造成了档案管理效率低下,也会影响档案管理的服务功能,很多档案资料调取困难,档案价值难以得到有效发挥,不利于后续工作的开展。

3.信息管理技术水平较低

档案管理信息化水平较低同样是管理中比较常见的问题,受限于管理资金、设备设施等条件,很多单位的档案管理信息化建设水平落后,影响了其管理效率。信息管理技术水平低,一方面,表现在硬件设备设施不完善,部分单位的信息化管理中没有引入足够的计算机、储存器及扫描仪等设备,在档案管理中缺乏有效的硬件支持,无法高效率完成档案资料录入与储存。另一方面,表现在软件系统投入不足,软件系统功能不全面,智能化水平较低,需要依靠人工对资料内容、数据信息等进行搜集、分类、整合、归档,影响了工作效率。由于信息管理技术水平较低,很多单位的档案管理活动依然采用传统档案管理方式,档案管理效率低下且劳动力成本较高。此外,在信息化技术水平较低的情况下,档案管理工作难以实现精确、快速查询,档案资料内容容易被篡改、损毁,档案鉴定困难,缩短了档案的生命周期,应该引起充分的重视。

4.管理人员专业性有待提升

档案管理人员对信息技术了解不足,专业性有待提升,影响管理工作的效率。部分单位的考核与测评系统不完善,管理人员的专业素质不高,没有接受过专业的训练,不具备足够的信息技术知识,在实际工作中无法熟练操作各类办公软件和信息化管理系統。信息技术发展日新月异,很多单位不注重档案管理人员的培训与进修,不注重日常培训与管理,管理人员素养与工作内容不相适应,影响档案管理效率。此外,在档案管理工作中忽视管理人员的思想教育工作,不重视职业道德与信息化意识的培养,也影响了档案管理人员的责任心和进取心,造成工作效率低下的问题。

三、信息时代办公室档案管理工作效率提升策略

1.创新档案管理工作观念

相关单位在进行档案管理时,必须客观分析信息时代的信息传输与工作效率的要求,做好档案管理的科学规划,积极汲取最新的管理理念,提升档案管理效率。重视先进的思想观念的优势作用,关注信息时代下档案管理规范化、信息化、专业化建设的具体要求,用先进理念引导档案管理工作。信息时代,办公室档案管理需要结合时代背景进行观念的更新,分析档案信息化管理的各项要求,增强档案管理服务意识,发挥档案的综合价值,让档案管理更加高效。在创新管理工作观念时,一方面,要积极了解各种先进的管理理念,对信息化系统、多样化服务模式以及档案利用率等内容进行研究;另一方面,要结合档案管理的实际情况选定与之适应的管理观念,确保工作观念能够正确引导档案管理,避免出现管理观念过分超前或者滞后的问题。信息时代的技术发展较快,档案管理工作观念也应该随着时代的发展而不断更新,需要具备创新意识,汲取最新思想与新理念的先进内容,将其运用到档案管理当中。

2.创新管理工作方式

从信息时代管理制度、组织结构的变化进行研究,科学创新管理方式,有效提升管理效率。优化工作方式,对现有的档案管理工作进行调研与分析,基于当前管理工作中不合理、不科学的方面进行探讨,对档案排列杂乱、档案丢失及管理不规范等具体情况,从管理制度、组织结构角度分析,了解制度的约束力、组织的科学性,系统规划其中的细节内容。档案管理人员在工作中要善于总结档案管理问题,运用档案管理的知识研究解决问题的方法。可以通过信息技术手段,构建档案管理的信息化分类,通过自动检索与集中调度等方式,建立档案总系统与各档案子系统,根据关键词、时间等顺序进行排列,将纷乱复杂的档案资料分门别类进行储存。完善档案管理规章制度,对档案信息登记、档案内容归类、档案调取与使用等各项内容进行明确规定,根据信息化管理的要求,对档案管理人员的行为进行约束,要求其能够按照信息化操作要求完成档案的管理,增强信息安全意识,发挥信息技术在档案管理效率提升中的良好作用。

3.建设信息化管理系统

信息化系统的建设是提升办公室档案管理效率的重要条件,相关单位应该重视信息系统建设的资金投入,提升技术水平和管理效率。积极推动管理工作从纸质化走向数字化,借助信息技术与网络技术提高管理的效率,为了更好地完成系统的建设,相关单位应该增加资金与人才投入,购入充足的硬件设备设施与软件系统,开发并应用档案信息化管理平台。信息化管理系统的建设需要与单位的发展相适应,应该结合当前档案管理的工作量以及预测的未来档案管理规模,引入与工作要求相匹配的设备设施,包括计算机、储存器、云服务器等,确保信息化管理系统的可靠性。另外,需要根据档案管理的具体工作要求,进行软件系统的开发和优化,关注档案管理效率提升和服务质量提升的相关要求,开发功能全面的软件系统,可以帮助管理人员完成档案的整理、归类、调取等工作,利用信息共享技术,最大限度地发挥档案的价值。关注档案信息安全维护,关注信息时代的信息安全问题,为档案的信息化管理提供更多有效的安全保障,保证档案资料信息安全,避免档案资料被不法分子窃取。此外,信息化管理系统也应该结合档案管理工作需求,不断进行升级和改进,及时进行漏洞修复。

4.提高管理人员专业素养

信息时代下高素质的管理人员具备较强的工作能力与服务意识,能为管理提供更加专业的技术指导,有利于提升档案管理的效率。信息时代,办公室档案管理工作对信息专业人才的需求量不断增加,各单位在选择档案管理人员时应该重视信息化人才的招聘与培养,通过先进的人才引进系统,选拔具有更高技术水平的信息技术人才,加强管理人员的培训与学习,使其可以更加高效地参与管理工作。档案管理人员的信息技术水平是否满足档案管理的需求,积极引进专业化、高素质人才,在招聘档案管理人员时,对其信息技术水平进行考察,应该从本单位办公室档案管理的具体要求出发,切实考虑信息时代档案管理所需的编程开发人员、日常运维人员以及档案整理人员的技术水平,在人才招聘中对相关专业的技术人才进行专业知识考核,确保其具备与岗位相适应的技术能力,能够提高档案管理的效率。同时,也应该重视现有工作人员的能力提高,在单位内部积极开展教育培训活动,通过内部培训班、进修课等方式对档案管理人员进行培训,丰富专业知识,增强其职业素养,使档案管理人员可以更好地适应信息化档案管理需求。在提高管理人员专业素养过程中,需要格外重视员工思想观念的转变,通过宣传教育讲述国家与行业最新的档案管理规范,并对信息化条件下档案管理的要求进行研究,让管理人员利用座谈会、讨论会等方式进行经验交流和技术分享,延伸管理的眼界与思路,使其能够将更多的专业知识、优质的服务应用到档案管理当中,提高档案管理效率。

四、结束语

信息时代的到来为办公室档案管理带来很多先进条件,办公室档案管理由纸质化人工管理转向数字化信息管理。信息时代下,办公室档案管理工作的技术水平得到提升,管理观念、管理方式也随着技术的进步而取得了良好的发展,而想要不断提升管理工作效率,保证档案管理的质量,还需要深入挖掘信息时代背景下档案管理的特点,对数字化、信息化的具体内容进行分析,探讨档案管理服务多样化模式的应用,关注信息时代下工作理念、方式以及管理平台的创新与改革,发挥人才优势作用,全面提升档案管理的效率。

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(作者单位:凌源市退役军人事务服务中心 )

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