大数据时代，流动人员人事档案管理使用困境与对策探讨

刘红

摘 要：市公共就业人才中心单位在日常工作开展过程中，积极做好流动人员人事档案管理工作非常重要，有助于提高档案服务水平，进一步加深对流动人员待业、就业等情况的了解。因此，本文以做好流动人员人事档案管理工作的意义为切入点，结合大数据时代流动人员人事档案管理使用困境，提出相关优化对策，旨在全面提高流动人员人事档案管理工作的质量水平。

关键词：大数据时代；流动人员；人事档案管理；优化对策

在大数据时代背景下，对流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求，需革新传统纸质档案管理单一化的模式，积极转化为电子档案管理模式，实现档案管理电子化、信息化、智能化。但需注意的是，现状下流动人员人事档案管理工作仍存在有待解决的问题，如档案管理制度不够健全与档案资料分散、档案信息化建设滞后、档案资源共享使用效率低等。鉴于此，为解决现状问题，提高流动人员人事档案管理使用工作质量，本文围绕“大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策”进行分析，其探讨价值意义显著。

一、流动人员人事档案管理工作开展的意义

对于流动人员人事档案管理来说，其工作较为系统化，从现状来看，做好此项工作的意义显著。

1.有助于为用人单位培养及应用人才提供有效的参考凭证

在人事档案中，可以对流动人员的职业生涯、业务能力以及学识水平等个人信息情况进行详细记录，用人单位可以在利用流动人员人事档案资料的基础上，对人才的情况进行初步了解，使用人单位人力资源管理工作有序开展，进一步为用人单位培养及应用人才提供有效的参考依据。例如，相关用人单位在招聘专业人才过程中，因对应聘者缺乏了解，在此基础上会给用人单位招聘工作带来一定阻碍。而做好流动人员人事档案管理工作，用人单位通过相关合理合法的途径调取应聘者的个人档案，则有助于了解应聘者的工作履历，使用人单位能够客观、有效地筛选符合岗位招聘的人才，提高单位招聘工作效率，并在一定程度上保证人才招聘的公平性与公正性。

2.有助于拓展社会人力资源管理范围

在大数据时代背景下，单位人事档案管理工作得到了计算机技术、信息技术、大数据分析技术等现代化科学技术的支持，使流动人员人事档案管理工作从传统的纸质档案管理，逐步朝向电子化、信息化与智能化方向不断发展。这样，不但能够提高收集、分析整理、存储管理、使用档案资料的效率，而且有助于社会人力资源管理范围的拓展，即在掌握一定区域范围内流动人员的人事档案资料信息的基础上，可以对相关区域范围内的人力资源管理工作提供有效参考依据，使区域人才资源配置不均匀、不充分问题得到有效解决，在了解流动人员就业需求的基础上，结合市场经济发展及用人单位实际情况，为流动人员提供更多的就业与创业机会，使社会人力资源管理工作发展得到有效促进。

3.有助于保护人事档案信息，促进单位管理事业发展

一方面，在大数据时代背景下，做好流动人员人事档案管理方面的工作，能够对流动人员的人事档案信息进行有效保护，使有人才需求的单位能够对流动人员的基本信息情况加深了解，进而通过合理安排岗位工作，使民生及社会治安压力得到一定程度的缓解。另一方面，流动人员人事档案管理本身属于市公共就业人才中心单位重要的一项工作内容，做好流动人员人事档案管理，以信息技术、档案管理信息化系统作为支撑，能够使流动人员档案信息的权威性得到有效强化，保证档案信息安全，提高档案资源使用效率，进一步促进单位综合管理事业可持续发展。

二、大数据时代，流动人员人事档案管理存在的问题

在大数据时代背景下，流动人员人事档案管理是一项系统化的工作，此项工作的开展必然会面临一些困境。结合实践工作经验来看，涉及的主要问题包括：

1.档案管理制度有待健全

大数据时代对单位流动人员人事档案管理工作提出了越来越高的要求，单位需在做好人事档案纸质管理的基础上，革新管理方式方法，重視电子档案管理。但部分单位在流动人员人事电子档案管理方面的制度有待完善。一方面，部分工作人员传统管理思想根深蒂固，难以根据电子档案管理制度规范开展工作，从而使档案管理工作质量难以得到有效提高。另一方面，档案管理制度存在地域特点，流动人员人事档案也不例外，在地域特点鲜明的情况下，不同地域实行的档案管理制度有所差异，这样会加大流动人员人事档案管理工作的难度，难以保证单位流动人员人事档案信息的完整性及真实性，使流动人员人事档案使用价值难以得到有效提高。

此外，要想规范流动人员人事档案管理制度，健全档案人员管理制度也非常重要，但不同地区不同单位，在档案管理人员的制度不统一，加上部分单位人员管理较为松散，在此情况下易影响工作人员对待人事档案管理工作的积极性，在管理责任意识不强的情况下，则难以全方面做好流动人员人事档案管理工作。

2.档案资料分散

在传统纸质管理模式下，各区域的流动人员人事档案管理通常由流动人员户籍所在地相关人事单位管理，而流动人员本身存在流动性大、不确定性因素多等情况，在人档分离的情况下，长期下来便会出现流动人员档案资料分散的状况，进一步加大了流动人员人事档案资料集中管理的难度。与此同时，在流动人员就业及失业手续办理过程中，考虑到人员信息数据的真实性，在审查期间，需跨地区传递及保管流动人员的档案信息，这样，不但使档案调取程序更加烦琐，而且在缺少信息技术、信息系统支持下会进一步使流动人员的档案资料分散于各地，加大了用人单位档案收集工作的难度，不利于对人才基本信息及能力水平的有效评估。

3.档案信息化建设滞后

在大数据时代背景下，需革新流动人员人事档案管理工作方法，单位管理工作内容多，流程复杂，在流动人员人事档案管理工作中投入的资金、人力及物力资源有限。在此情况下，如果缺少信息技术、档案信息管理系统的支持，便会使单位档案信息化建设工作呈现滞后的局面。并且，部分单位仍以单一的纸质档案管理方式为主，在档案信息化建设滞后的情况下，很难促进流动人员人事档案管理工作效率及质量的提升，也难以提高流动人员人事档案信息资料共享的使用价值。因此，需增加资金投入，推进档案信息化建设，确保单位在流动人员人事档案管理工作方面能够突破现实困境。

4.档案资源共享使用效率低

在大数据时代背景下，在信息技术、大数据分析技术、网络计算机技术等的支持下，理论上能够实现各区域、单位流动人员人事档案的集中管理，以网络为媒介，还可以提升档案资源共享使用效率。然而，现状下流动人员人事档案管理也存在一些发展困境，究其原因主要体现在：一是由于宣传教育工作落实不到位，有相当一部分流动人员的自我档案管理意识薄弱，在弃档现象屡见不鲜的情况下，易出现流动人员人事档案资料无人认领的情况；或者流动人员将档案留在自己身边，超过一定年限成为死档，显然，此类问题难以得到解决，便难以提高流动人员人事档案资源共享使用的效率。另一方面，部分档案管理工作人员的素质水平有待提高，在未能掌握信息技术、大数据分析技术等情况下，难以应用现代化信息技术及网络平台共享利用流动人员人事档案资源，导致流动人员人事档案资源共享使用效率低下，不利于单位人事档案管理工作的进步及发展。

三、大数据时代，流动人员人事档案管理工作的优化对策

从流动人员人事档案管理及使用效率提升角度考虑，需以大数据时代背景为依托，进一步落实有效的优化对策。

1.建立健全流动人员人事档案管理制度

为提升流动人员人事档案管理工作质量水平，有必要建立健全流动人员人事档案管理制度。一方面，以现状下单位在流动人员档案管理工作方面的实际需求为参考，持续健全人事档案管理体系制度内容及流程，尽可能地减少非必要程序及形式，构建健全的档案信息管理存取、使用制度，规范档案资料收集、归档管理，保证档案资料文件传输的效率及安全性。另一方面，人社部门需以国家在人事档案管理工作中的相关指导建议为依据，结合关于流动人员人事档案信息化管理政策，遵循因地制宜的基本原则，对流动人员人事档案管理制度标准、规范细则逐一明确，根据相关规章制度，以网络为媒介，加强各地区之间的沟通交流，保证制度在各地区的适用性，保证流动人员人事档案信息资料的真实性与完整性。除此之外，通过工作管理制度的健全，起到规范档案管理人员日常工作行为的作用，使工作人员根据档案管理工作规范严格履行档案管理岗位工作职责，增强责任意识，确保流动人员人事档案收集、分析整理、存储管理、后期使用等各环节工作质量水平的提高。

2.革新方法，对档案资料集中管理

流动人员的流动性特点鲜明，当一个时间段的人事档案资料分散于各地，则会加大人事档案资料集中管理工作的难度。所以，需要在流动人员人事档案管理工作开展过程中革新方法，使档案资料集中管理目标得到有效实现。一方面，需对现代化信息技术规范使用，以档案资料集中管理为基本工作原则，构建一体化大数据平台，确保流动人员档案信息传输效率能够得到有效提高。与此同时，合理应用網络计算机技术，构建流动人员人事档案管理与业务统一的经办平台，使流动人员人事档案集成化管理目标得到有效实现。另一方面，在互联网技术、人工智能技术以及大数据技术的融合应用条件下，构建统一的档案信息查询平台，使各地区档案管理工作存在的“信息孤岛”及行业壁垒等问题得到有效解决，确保流动人员人事档案管理工作能够跨行业及跨地区开展，使数据交换及共享目标得到有效实现，在互联互通的基础上，使流动人员人事档案资源共享使用效率得到有效提高。此外，在流动人员人事档案资料集中管理工作开展期间，需加强各地区人社部门与用人单位之间的沟通交流，确保流动人员的人事档案资料信息能够及时更新，以此进一步保证流动人员人事档案资料信息的完整性、真实性及可参考性。

3.增加投资，加快档案信息化建设

在大数据时代背景下，要想提升流动人员人事档案管理工作的效率及质量，单位方面有必要增加投资，确保资金、人力、物力资源投入的充足，进一步加快档案信息化建设。一方面，保留传统流动人员人事档案人工工作模式，适当缩减、优化配置人力资源，使人力资源成本得到有效控制。在此基础上，在档案信息化建设过程中，对人事档案管理信息化规范标准加以明确，完善流动人员人事档案信息化工作内容及流程，按照信息化建设要求，在投入充足的资金资源的基础上，引进档案信息化建设所需的软硬件设备设施，如在硬件设备设施方面购进计算机电脑、录音笔、扫描仪、数码摄影相机、刻录机等；在软件方面，包括档案信息化管理软件系统、防火墙软件及杀毒软件等，以此为档案信息化建设提供有效的基础保障。另一方面，在档案信息化管理系统建设过程中，除完善软硬件设备设施，还需要引进大数据技术、信息技术与安全密钥技术等，配合防火墙软件及各种杀毒软件，保证档案信息化管理系统运行的可靠性及安全性，使病毒感染、黑客入侵等问题得到有效防控，保证档案信息资源的安全性，进而提高流动人员人事档案资料的使用价值。

4.互联互通，提升档案资源共享的使用效率

针对流动人员人事档案资源共享使用效率低的问题，一方面，做好宣传教育工作，在大数据时代背景下，可通过微信公众号、微博、抖音自媒体等，由人社单位采取图文、微视频等方式，宣传人事档案管理的重要意义及注意事项，提升流动人员的自我档案管理意识，使弃档以及将档案长期留在自己身边等问题得到有效改善。另一方面，在档案管理工作人员方面，有必要通过培训教育方式，提升档案管理人员的综合素质，确保档案管理人员在了解、掌握信息技术、大数据分析技术的应用基础上，通过档案共享平台，做好流动人员人事档案的收集、分析整理、存储管理等工作，以网络及档案共享平台为媒介，树立互联互通的工作思维，在具备权限的基础上，获取相关流动人员的人事档案资料，提高流动人员人事档案资源的共享使用效率，确保用人单位能够借助流动人员人事档案资料，了解人才的基本信息，进一步促进人社单位与用人单位协同发展。

四、结语

综上所述，做好流动人员人事档案管理工作，不但能够为用人单位培养及应用人才提供有效支持，而且能够拓展社会人力资源管理范围，在保护人事档案信息的基础上，促进单位管理事业发展。但在大数据时代背景下，流动人员人事档案管理工作面临一些问题。因此，需从完善各项规章制度、加强档案资料集中管理、推进档案信息化建设、提升档案资源共享使用效率等方面进行优化，在提升流动人员人事档案管理工作质量及共享使用效率的基础上，保证用人单位能够了解人才信息、合理应用人才，进一步为人社单位档案管理工作进步与发展奠定坚实的基础。

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（作者单位：滨州市公共就业和人才服务中心）