Excel联合二维码在手术室一次性低值耗材效期管理中的应用

张 燕 黄伟珊 李 冰

揭阳市人民医院 广东揭阳 522000

据统计,随着医疗卫生机构规模的不断扩大,医用低值耗材的使用量总值已占医院总收入的20%以上[1]。低值耗材指单价低于100元、由厂家无菌包装的一次性手术用材料,具有成本低廉、种类繁多、需求量大的特点,每月计划量多于消耗量,很容易因检查不仔细而成为医疗差错事故的隐患[2]。手术室是医用耗材使用率最高、使用量最大的部门[3]。对于手术室一次性低值耗材的管理方法有信息化手段结合5s管理[4]、精细化管理[5]、套餐式管控法[6]等,这些管理办法更多关注于过程管理,管理办法相对科学高效,能减轻护士的工作量,提高工作效率。但对于手术间低值耗材有效期的管理却少之又少,大部分医院仍然采用手工检查有效期模式,仍需巡回护士定期手工对低值耗材有效期进行查对,每次检查有效期耗费了护士大量的精力和时间,不仅增加工作量,还会造成低值耗材过期等问题[7]。腾讯文档Excel表格是一款支持多人随时随地在线编辑,将编辑内容实时云端保存,并可将编辑信息共享生成二维码,再通过手机微信扫描二维码即可查看编辑内容。在信息化时代,二维码已经融入到临床护理工作中,如应用于儿科临床护理健康宣教[8]、医疗设备教学培训[9-10]与管理[11]工作中,以提高工作效率。近几年来,也有应用于急救车[12]和救护车[13]药品和物品有效期的管理。鉴于此,我院采用Excel联合二维码管理办法对专科手术间一次性低值耗材进行有效期管理,取得较满意的效果,现报告如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选择2020年11月—2022年2月在我院手术室五官科和胃肠外科专科手术间的602件一次性低值耗材作为研究对象。选择2020年11月—2021年6月期间管理的手术间一次性低值耗材作为对照组,实施常规管理办法并进行质控,2021年7月—2022年2月期间管理的相同低值耗材作为观察组,实施Excel联合二维码管理办法并进行质控。实验期间对照组和观察组各完成质控70次。纳入标准:手术间一次性低值耗材种类、名称、型号、基数固定;一次性低值耗材标识正确且手术间责任人明确。

1.2 方法

1.2.1 成立质控管理小组建立微信群,小组成员总共10人,包括组长1名,副组长2名,组员7名,其中高级职称2名、中级职称6名、初级职称2名;硕士1名、本科1名、大专8名。

①明确人员职责与分工:组长负责制订本项目方案,负责三级质控,每月质控抽查,严格监督副组长及组员的各项工作。副组长负责协助组长完成质控工作,进行二级质控,每周质控2次,采集护士检查手术间内所有一次性低值耗材有效期所耗费的时间和识别近效期遗漏次数,收集反馈本项目方案实施过程中存在的问题,定期分析讨论制定相对应的解决措施,指导和协助各位组员及时完成本职工作。组员负责完成组长及副组长安排的工作,参与质控护士在日常工作中是否严格遵守管理制度并按操作流程进行操作,发现问题及时登记反馈。②制订项目管理制度及操作流程:在项目方案实施前由副组长负责对全科人员进行制度与操作流程的培训,并在临床实践过程中监督质控护士完成情况,以持续改进该项目方案。③规范专科手术间一次性低值耗材柜:由专科手术间责任护士根据专科手术需求确定一次性低值耗材种类的名称、型号及基数,重新整理专科手术间一次性低值耗材,标签标识清晰。壁柜里另准备一个黏贴优先使用物品标签的盒子,用于存放近效期耗材。

1.2.2 对照组采用常规管理办法。每天由专科手术间责任护士对一次性低值耗材进行检查和补充,每周一和周五早上手工检查一次性低值耗材有效期和识别近效期,及时更换近效期耗材,将近效期耗材放置于优先使用物品盒。

1.2.3 观察组实施Excel联合二维码管理办法。①编辑Excel表格信息:由专科手术间责任护士采集手术间一次性低值耗材种类名称、型号、基数及失效日期等相关信息,由质控小组成员将信息编辑输入腾讯文档Excel表格中,利用表格中的函数公式和条件格式设置功能,插入“=失效期单元格-TODAY()”函数公式,设置失效期“条件格式”,当数值介于30与60之间单元格显示为黄色,介于0与29之间单元格显示为红色,小于0时单元格显示为黑色。②构建与制作二维码:将Excel表格中的信息分享生成二维码,将二维码进行下载、保存,制作成标签,并粘贴在手术间一次性耗材柜门上,方便护士随时检查管理。③临床应用:每天由术间器械护士根据当天手术评估手术间一次性低值耗材使用情况,及时进行补充同一批号耗材,当补充的耗材批号不同时,将近效期的耗材取出置于优先使用物品盒,再用手机扫描二维码进入Excel表格界面进行编辑,更新耗材有效期信息,并及时告知手术间责任护士,术间责任护士每周一和周五早上通过扫描二维码检查手术间一次性低值耗材有效期,并通过颜色变化及时识别近效期耗材,将近效期耗材放置于优先使用物品盒。

1.3 评价指标

①观察并统计实施前后护士每次检查手术间一次性低值耗材有效期所使用的时间。对照组使用时间的计算:手术间责任护士开始检查手术间一次性低值耗材有效期至所有一次性低值耗材有效期检查完毕时;观察组使用时间的计算:手术间责任护士使用手机开始扫描二维码至获取所有一次性低值耗材有效期信息时。②计算实施前后护士检查并识别手术间一次性低值耗材近效期的正确率。识别一次性低值耗材近效期正确率=正确识别一次性低值耗材近效期的次数÷识别一次性低值耗材近效期总次数×100%。

1.4 统计学方法

采用SPSS 20.0软件进行统计学分析,计量资料以均数±标准差表示,组间比较采用独立样本t检验;计数资料以例数和百分比表示,组间比较采用2检验。P<0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 干预前后护士检查一次性低值耗材有效期所使用时间的比较

干预后,护士检查手术间一次性低值耗材有效期所耗费时间较干预前降低显著,差异有统计学意义(P<0.05),见表1。

表1 干预前后检查一次性低值耗材有效期所耗费时间比较

2.2 干预前后护士识别一次性低值耗材近效期的正确率的比较

干预后,护士在识别手术间一次性低值耗材近效期的正确率较干预前提高,差异有统计学意义(P<0.05),见表2。

表2 干预前后识别一次性低值耗材近效期的正确率比较 (次)

3 讨论

3.1 使用Excel表格联合二维码管理办法可降低护士检查手术间一次性低值耗材有效期所使用的时间,提高工作效率。目前,对于手术间一次性低值耗材有效期的管理仍需巡回护士定期手工查对,每月手术间巡回护士对手术间低值耗材柜内所有物品依据基数配置进行清点、查对效期[4]。本研究使用Excel表格联合二维码管理办法后,护士检查手术间一次性低值耗材有效期的时间从(27.43±2.56)min降低至(0.78±0.10)min,差异具有统计学意义(P<0.05),这与应振秀[13]研究结果一致。Excel表格办公软件腾讯文档是一款可多人同时编辑的在线文档,支持手机在线编辑信息,每次编辑修改云端实时保存,权限安全可控[14]。同时,文档可生成二维码,将二维码制作后黏贴在方便护理人员手机查看的位置,便于其他人员资源共享。而二维码具有信息存储量大、信息存储内容更加多样化、保密性和防伪性更高、纠错容错能力强、识别率和稳定性好等特点,能够更好地与智能手机移动终端相结合,有利于形成更好的互动性[15],而且还具有成本低、易制作、持久耐用等优势。

3.2 使用Excel表格联合二维码管理办法能提高识别一次性低值耗材近效期的正确率。手术室一般低值耗材部分存放于手术间墙壁柜内,由于低值耗材成本低廉、种类繁多,需求量大,每月计划量多于消耗量[16]。本研究中,传统的管理办法护士需要耗费大量的精力和时间去检查手术间几百件一次性低值耗材的质量并识别近效期,大量和频繁的检查工作导致护士疲惫,加上部分护士责任心不强,无法及时识别耗材的近效期,致使手术间一次性低值耗材近效期识别率只达到84.29%,导致出现耗材过期现象,造成资源浪费。使用Excel表格联合二维码管理办法后,手术间一次性低值耗材近效期识别正确率上升到98.56%,差异具有统计学意义(P<0.05),与袁燕敏[12]的研究结果一致。主要是使用Excel表格中的条件格式设置功能,利用不同颜色区分一次性低值耗材有效期期限,颜色由浅到深的变化可起到提醒并及时识别的作用,及时将接近过期的一次性低值耗材提前取出优先使用,避免出现资源浪费的现象。其中,干预后出现1次低值耗材近效期没被及时识别,造成过期的现象,分析其原因,是由于护士没有严格按照管理制度和操作流程将不同批号耗材清零导致的。后期通过加强全科护士思想教育及培训工作,让护士意识到手术患者使用过期物品对治疗效果的影响及可能导致后果的严重性,并加强监督质控管理,避免该情况再次发生。所以,Excel表格联合二维码管理办法更适用于采取相对封闭式管理的物品。另外,专科手术间的专人管理,护士都能够认识到自己是管理中的主体,从根本意识上得到提升,既严于律己,又能主动监督他人,避免了治疗过程中出现不合格产品影响患者的治疗效果[17]。

4 结论

综上所述,使用Excel联合二维码管理办法可明显缩短护士检查专科手术间一次性低值耗材有效期的时间,提高管理工作效率,同时提高手术间一次性低值耗材近效期识别的正确率,优先使用近效期耗材,避免造成资源浪费。这种管理办法高效、便捷,值得临床推广运用。但本研究在使用Excel联合二维码对手术间一次性低值耗材进行管理的过程中发现,专科手术间、专人负责管理以及实践过程中严格监督管理的重要性,护士必须严格按照制度和流程执行,否则容易出现差错。因此,Excel表格联合二维码管理办法更适用于采取相对封闭式管理的物品,可以减少物品频繁更换而导致的差错,并进行专人管理,降低管理过程差错概率。