大数据时代档案检索的几点思考

卢兰芳

(沂水县高桥镇人民政府 山东 临沂 276400)

引言

档案检索工作其实是利用档案信息,在系统当中查找档案内容。档案检索的定义包含了两个过程,分别是存储和查找。而档案检索具体环节分为以下几个步骤,第一步是需要对档案具体需求特点进行全面分析;第二步,要选择档案检索具体工具。譬如:结合档案特定属性、基本分类、主题、责任者方式、搜索的时间等等;第三步,要结合档案检索方式、档案检索标识查找和利用档案,譬如:档案的主题、关键词、分类号等等;第四步,要通过相关的方式将档案的内容、目录提供给档案查找人员,譬如:电子邮件、复印件等等。由此不难看出档案查找工作是一项较为复杂且伟大的工程,为了能够提升档案检测服务效率,还需要在档案资料查找等方面加大投入,保证档案利用率的有效提升。而且还要在大数据时代当中不断的开发更加优越检索技术,以及使用更加良好的档案检索策略,以便有效提升档案利用率、挖掘档案所蕴藏的价值。

1 大数据时代促进档案检索进步的因素分析

现如今我国处于信息爆棚的时代当中,社会发展产生了大量的数据和信息。而且伴随着现代化信息技术的蓬勃发展,各个行业阻隔和边界越发模糊,由此也为我国各个行业的协同发展提供了充足的助力。而相对于我国事业单位档案工作来说,应当充分的融入大数据时代发展的浪潮之中,不断探索大数据时代档案检索的新思路和新方法,将传统的大建模式形成有效的优化、改革,探讨更加有价值的档案检索途径,这样才能够顺应时代发展要求,全面提升事业单位档案管理工作效率。

1.1 档案利用过程的客观需要

在档案的查找过程当中,首先需要全面分析档案查找者的检索要求,明确档案查找人员需要的档案基本内容,之后结合档案检索工具寻找出目标档案。其实档案检索改革可以理解为将档案检索过程当中档案信息与用户需求之间所产生的矛盾,形成有效解决而引发的一项技术性改革。在大数据时代当中,伴随着音频、数字声像等资料的爆棚发展,现在社会经济不断进步、物质高速流动,这样也导致社会发展产生了大量的数据信息,尤其是在工程建设、文化发展等方面产生的跨时间、跨区域、跨空间的数据流动趋势,而且全社会的信息意识不断加强,不同背景的、不同学历的人民群众都希望能够通过利用档案检索手段查找档案信息、维护自身利益。由此对于事业单位的档案检索工作来说,也应该紧跟时代的浪潮、借助大数据技术转变传统的手工检索形式,进一步满足人民群众对于档案搜索的准确性、丰富性、知识性需求,所以档案利用过程的客观需要是促进档案检索改革、不断进步的重要动机。

1.2 信息进步提供的技术支持

科学技术的进步发展,为我国事业单位持续进步提供了强大的动力。而相对于事业单位的档案工作来说,牵扯到事业单位发展的每一项环节。所以更应当依托于现代化的科技技术,不断的改善档案工作模式。首先,科技进步为传统的档案资料收藏提供了多元化的帮助。譬如:

现阶段档案资料有图像、视频、音频等信息形式,通过科技手段能够对上述资料形成有效的保存;其次,现代化技术发展为档案平台的兼容性提升提供了巨大的助力,能够让不同平台的档案资料形成快速的传播和转换;最后,数字化技术发展让档案工作人员在思维模式、管理方式方面发生了巨大的转变。而日新月异的信息化技术,不断深化改革的解锁方式,将传统的手工检索转变为全新的数字检索形式,这样为档案检索工作优化改革提供了新的发展机遇,而如下图1则为档案检索多种方式的结构示意图。

图1 电子档案检索的多种方式

1.3 社会部门分化整合的影响

档案检索工作是一项开放性的工作,而档案检索所服务的对象也表现为多样性。原因是档案资料牵扯到人们社会发展的方方面面,而服务对象即是档案资料的提供者,也是档案资料的查阅者。

现阶段受到社会发展以及简化政务环境的影响,档案资料的内容也在不断的优化整合,相关事业单位的编制规模也发生了巨大的转变。同时服务对象所查找的资料内容范围也在不断的拓宽,具体表现为档案检索人员希望能够查找统计数据、个人履历、行政公文等多方面的内容,因此档案检索必须要更加的全面和精细,上述要求不可避免的对档案检索的方式和侧重点产生巨大影响。因此在大数据时代发展浪潮当中,档案检索应当着重关注部门分化整合,持续推动档案检索蓬勃发展、突破传统检索的束缚,让档案检索向着数字化的方向不断迈进,这样才能够满足社会各行业人民群众的要求,为社会发展提供了更加优越的档案检索服务。

2 大数据时代中优化改革档案检索的具体思路与方法

2.1 根据需求,有选择地数字化馆藏

现阶段我过一部分基层事业单位档案馆,档案存储手段多数为前期扫描、后期存储,这种工作需要花费大量的人力资源和时间资源,而且地方档案财力也很难维持此项财政支出。因此基层事业单位的档案部门必须把握档案发展基本需求,结合社会服务对象的密度和价值,采取数字化的发展,对于档案存储的内容和形式进行有计划的选择。尤其是在数据库建设方面。首要的任务是将档案目录形成数字化的展现,并逐步的将档案的正文进行数字化的转化。而在数字化转化过程当中,基层事业单位档案馆还需要重视档案的利用率和档案的价值,以便让最有价值的档案得到优先的数字化转换。比如:现阶段基层事业单位的人事档案、项目信息档案等等。而对于年代久远的档案,在数字化转换方面应当采取逐步放缓的原则。

2.2 整合资源,增加民生档案的比例

现阶段,我国基层事业单位档案部门其主要的职责是存储政府机构的相关文献资料,并且上述文件资料大多数存在各职能部门,并且由各职能部门进行自由保管,这样就导致人民群众在档案建设过程当中很难查阅到目标档案。同时由于一部分档案存在着历史、民生问题,导致档案不够全面、较为分散,这样也对人民群众档案的查找、合法权益的维护产生一定不便。对于此种情况,笔者认为在现有条件下应当将基层事业单位档案种类进行不断的扩充,对各部门采取档案收集、整合等工作手段,并逐步的将档案资料形成数字化的转换。如此可以增加民生档案比例,实现档案资源的进一步整合,这样充分满足了人民群众检索档案的现实所需。

2.3 结合具体文件载体改善检索方式

伴随着社会的进步、科技的发展,现阶段我国档案载体表现形式呈现出多样化发展的态势,最常见的档案载体主要有照片、文档、图纸、胶带、光盘、软盘等等。而伴随着数字化技术、大数据技术的蓬勃发展,需要通过文字检索档案内容,通过文字实现图像多媒体文件的检索和展示。所以,新时期我国事业单位应当加强多媒体档案目录的建设发展,结合具体文件载体,不断优化改善形式。譬如:音频当中的真帧检索、帧定位、帧播放,则应当使用语音检索、图像检索等技术,将音频当中的语音内容展示出来。这种检索方式是一种现代化的检索形式,能够还能够结合图片,检索音频当中的人物形象和物体。还应当积极的利用多媒体技术复制更新特殊载体,比如:将软盘、录像等载体转化为多媒体的文献资料,这样也能够避免硬件在长时间保存当中,存在着失效和档案数据丢失等不良现象。

2.4 检索技术的网络化云服务

在新的时期里,档案检索需要利用信息技术和网络技术开展一系列的档案检索工作,而且为了档案检索网络化发展必将成为档案检索的主旋律,其主要是利用多端口云服务网络检索手段,为人民群众提供更加高效、便捷的网络资源检索服务,以及资源共享。因此作为我国基层事业单位档案管理工作来说,还是需要将档案检索技术融入到网络发展环境当中,逐步的突破档案检索的边界与阻隔,让档案检索资料能够通过网络被快速的查找。

现阶段,我国许多基层事业档案在档案管理工作推进过程当中利用档案检索网络化实现了检索效率的提升。譬如:有些基层事业单位使用网络文本类档案进行语义检索,也有单位运用云计算技术建立起档案网络检索云平台,这样人民群众能够通过云服务检索目标档案。另外也是可以利用RFID档案检索技术,RFID技术是一项非接触的自动识别技术,其可以通过无线电讯号识别具体档案目标,并对档案数据形成快速的读写,如此并不需要进行系统的内容检索与识别,实现了快速的查找档案。此项技术在档案信息检索当中的应用优势体现在两个方面,其一是能够为人民群众提供快捷、高效的档案借阅服务,使用此项技术能够增加档案数据定位收集功能,让档案收集、定位、分类、定位查找更加的高效;其二是能够突破传统的人工管理形式,人民群众提供更加精准的档案服务效率。因此此项技术所建立起的档案管理系统具有出色的开放性、安全性、可扩充性特点,如下图3则是基于RFID技术建立起档案信息管理系统结构图。

图2 档案信息管理系统结构图

人民群众在查找档案过程当中可以利用系统界面,输入查找相关信息。此时系统通过RFID技术对档案数据库进行关联和搜索,进一步将RFID电子标签当中档案信息投入到显示屏,而人民群众通过显示屏能够获取到的信息,这样可以实现档案自主的借阅查找,并且能够打印相关的节约凭条,完成档案的借阅工作。而人民群众在归还档案时,档案管理人员也可以利用RFID电子标签将信息录入到系统之中,并关联数据库进行检索和比对,如果确实存在相关信息,则需要对这信息进行修改。但是如果电子标签信息不存在,则需要将实际情况对服务器进行反馈,请求相关人员实行档案的录入和管理。

2.5 依托科技建设兼容统一检索平台

依托科技建设兼容统一检索平台最主要的原则是保证所建立的平台具有良好的兼容性,必做任务目前我国数据库电子文本的格式为以下几个方面,分别是PDF格式、word格式、TXT格式、JPG和JPEG格式。而且近些年来计算机技术的飞速发展,许多文件还是以多媒体的形式存在,这样就体现出众多的文件格式内容,而且许多文件在存储和浏览方面存在着严重的冲突,对此情况需要档案技术管理人员积极的安装插件,以便帮助人民群众更好的浏览档案信息;其次,在档案内容方面要实现文件信息的快速查找,为了保障档案检索更加的高效,吸引利用兼容文件格式,实现跨库检索和全文检索,此种情况也是为了我国基层事业单位档案检索建设发展的重要趋势。

3 结语

综上所述,时代的进步、技术的发展为我国档案利用、档案检索提供了充足的助力,未来我国的基层事业单位在档案利用检索方面还应当着重关注可视化技术的探索,让档案能够以多元化的形式展现在人民群众面前。而且还应该着重关注档案智能检索的深度发展,以便充分挖掘信息价值。这样为社会发展、人民群众切身利益的有效维护,提供充足的帮助,也为我国事业单位更好的服务于社会提供有效的助力。