国有钢铁公司采购业务内部控制研究

贺丽娜

摘要：近年来，社会经济高速发展，钢铁行业也实现了蓬勃发展，同时，钢铁行业所面临的市场竞争压力也越来越大。瞬息万变的市场环境导致国有钢铁公司面临着诸多的生存与发展风险。钢铁公司采购活动具有业务复杂、风险点多、涉及金额较大等特点，采购一旦出现问题就会影响企业的稳定发展。内部控制能够依据制度体系规范企业业务活动，及时识别业务活动开展过程中存在的潜在风险问题，提升公司风险应对能力。国有钢铁公司若想实现持续、健康的发展，就需要加强采购业务的内部控制，对采购活动中面临的风险问题进行防范以及控制，以此来增强自身的竞争实力，助力公司实现长久稳定发展。基于此，笔者针对国有钢铁公司采购业务内部控制的主要目标和基本原则等进行了分析，并提出了有效实施采购业务内部控制的措施，希望本次研究有助于国有钢铁公司平稳、健康发展。

关键词：国有钢铁公司；采购业务；内部控制

社会经济新常态的到来，为各公司长久发展带来新机遇，与此同时，也带来了诸多困难，国有钢铁公司也不例外。为了提高自身竞争实力水平，实现稳定发展，钢铁公司在扩大经营规模的同时也要重视内部管理，提高整体管理水平以及自身竞争优势。对钢铁公司而言，采购业务本身具有复杂性，一般情况而言，采购属于买方，处于主动以及优势地位，采购人员极易出现违法违规行为，例如向采购商索取回扣，擅自扩大采购数量，忽视采购质量，导致企业承受财产损失以及存货积压等风险。内部控制管理能够通过强有力的管控手段，促使企业各项业务活动规范化开展，及时发现潜在风险问题，迎合市场环境变化，防范控制风险，降低企业损失。国有钢铁公司在开展采购业务内部控制工作的过程中，需要遵循的基本原则主要有三点，第一是不相容岗位分离，第二是扩大成本效益，第三是协调配合。将这些基本原则作为指导，有效开展采购业务内部控制工作，才可以防范一些采购风险的出现，以此来进一步促进国有钢铁公司的健康、平稳发展。

一、国有钢铁公司采购业务内部控制的主要目标

国有钢铁公司在进行生产前，采购业务是一项至关重要的准备工作，钢铁公司若想生产出适销对路的产品，就需要严格控制材料采购的价格、质量和数量。因此，国有钢铁公司一定要对采购业务内部控制目标加以科学制定。在此过程中，首先需要明确公司的生产目标和销售目标，以此来保证采购材料的数量符合生产需求，避免出现材料采购不充足或材料采购过度情况。其次是根據钢铁公司内部管理结构，严格按照相应的审批制度对采购计划进行审批，避免采购材料价格、质量不合理情况的出现，尽最大限度减少采购费用浪费情况，保障公司的经济效益。再次是构建完善的供应商管理制度，避免在筛选供应商时出现私自勾结和违法乱纪等情况。最后需要将整个采购业务流程的相关信息及时、准确地记录下来，以此来确保采购业务流程的可追溯性与可控性。通过这样的方式，才可以让国有钢铁公司中的采购内部控制工作得以良好开展，使其采购的材料质量、数量、规格、型号、价格等得到有效控制。

二、国有钢铁公司采购业务内部控制的基本原则

（一）不相容岗位相分离的基本原则

对于国有钢铁公司而言，因为采购业务工作涉及的环节很多，采购错误和营私舞弊等情况出现的频率较高。所以在开展采购业务内部控制工作的过程中，公司需要遵循不相容岗位相分离的基本原则。所谓不相容岗位分离，就是在某项经济业务开展时需要由至少两名工作人员或者两个部门同时进行处理，从而在采购业务的开展过程中形成相互监督、相互牵制的局面。而职责相分离可以尽最大限度降低采购错误和营私舞弊情况的出现。例如：国有钢铁公司在对采购清单进行编制和审批时，均需要由两个或者两个以上的工作人员或者部门来分别完成。

（二）扩大成本效益的基本原则

在国有钢铁公司中，如果只为了确保控制效果，只要保障采购业务的内部措施足够严格，参与到采购内部控制中的工作人员足够多，可让采购业务中的错误和营私舞弊等情况的发生概率得以显著降低。但是在这样的情况下，企业所花费的控制成本也会非常大。

在一些规模较大的国有钢铁公司中，因为其业务的发生较为频繁，所以在内部管理工作的具体实施中，通常都很难做到面面俱到。因此，在实施采购业务内部控制工作时，公司除了要分析控制的效果外，还需要分析实施采购业务内部控制的成本，并权衡控制效果和成本之间的关系，然后根据实际情况，在确保控制效果的同时尽最大限度保障经济效益。基于此，在国有钢铁公司实施采购业务内部控制的过程中，还需要对扩大成本效益这一基本原则做到严格遵守。

（三）协调配合的基本原则

采购业务内部控制工作的有效开展不仅有助于提高企业采购业务的管理水平，还有助于权责的合理划分，这对于企业自身竞争实力的增强以及可持续发展都十分有利。在国有钢铁公司中，采购业务内部控制工作的开展需要多个部门和工作人员的积极沟通与配合，包括采购部门、财务部门、验收部门、仓库管理部门等。为此，国有钢铁公司在运行与发展的过程中，一定要充分发挥采购业务内部控制的重要价值，在采购业务内部控制时，各个部门和工作人员之间一定要相互协调、相互配合，以此来实现采购业务内部控制的有效实施。为达到这一目标，国有钢铁公司一定要对协调配合这一基本原则予以严格遵循。

三、国有钢铁公司采购业务的主要特点

（一）采购业务面临着诸多的困难

因为国有钢铁公司生产流程和生产周期都比较长，生产过程也比较复杂，所以生产中需要采购的原材料种类繁多，包括菱铁矿、白云石、耐火黏土、石灰石、铬矿石、锰矿石和铁矿石等，还包括一些碳素制品、耐火材料制品等。在这样的情况下，国有钢铁公司在生产中通常需要进行庞大数量的原材料采购。通过实践与考察发现，钢铁公司每生产1吨的钢铁就需要采购3吨左右的原材料，生产中对煤、铁矿石等原材料的需求量均较大。其中，铁矿石是国有钢铁公司生产所需的初级材料，而我国的大多数铁矿均属于贫铁矿，其中铁矿石的品位在12%～20%之间，品位较低，仅有少数铁矿石可以达到32%，且高品位铁矿石的筛选具有较大的难度。而澳大利亚、巴西的铁矿石储量相对较为丰富，其铁矿石的品位也比较高，可以达到65%以上。因此，我国钢铁公司应用的铁矿石基本都从这两个国家进口，具有较大的对外依赖度。虽然我国是铁矿石原材料的第一大进口国，但我国并不享有铁矿石的国际定价权，这样的情况就让国有钢铁公司面临着较大的原材料价格波动风险，其采购业务内部控制的难度也非常大。

（二）关注采购成本的控制

国有钢铁公司对生产设备技术要求和生产效率要求均较高，因此其生产与经营都需要投入大量资金。在这样的情况下，国有钢铁公司要想实现自身的可持续发展，就需要具备充足的现金流，并使其在公司内部顺畅地循环。现阶段，我国国有钢铁公司在实施内部管理时，通常仅倾向于节能环保和安全生产，并没有认识到资金管理的意义。在这样的情况下，钢铁公司生产与经营中就很容易被资金所制约，从而对公司效益产生不良影响。加之钢铁行业属于耗能与污染较高的行业，原材料的成本通常在钢铁成品总成本中占据大约70%比例。所以，采购成本的控制对于国有钢铁企业而言更是至关重要。因此，国有钢铁公司在实施采购业务内部控制工作时，需要对采购成本加以严格控制，尽可能减少采购业务审批不够严格等因素所导致的资金损失，让公司资金得到高效利用，从而充分满足公司生产经营对资金的基本需求。

（三）需要根据生产需求保持连续性采购

国有钢铁公司的生产程序包括开采、选矿、烧结、炼铁、炼钢、连铸和轧钢等。生产中，需要将采购的原材料和辅材料不断混合。在此过程中，一旦发生生产中断的问题，势必会对钢铁公司造成较大的直接损失和间接损失，甚至还可能引发重大生产事故，导致生产设备损坏，后续生产工作难以顺利进行，从而使公司的生产效益受到严重影响。为有效避免上述问题的产生，确保公司的正常生产运行，在保证产品质量的同时减少生产成本费用支出，一项重要内容就是保证生产的连续性，尽最大限度避免生产中断的情况发生。基于此，钢铁公司在进行生产的过程中应保持一定的生产量，从而使各生产设备均保持在稳定生产的状态，以此实现生产的均衡性。为有效保障生产的连续性，国有钢铁公司中的采购部门一定要做好统筹规划，积极加强对各个采购业务环节的内部控制，尽可能避免出现采购材料数量不充足或质量不达标等情况，这样才可以有效避免原材料退换和原材料短缺而导致生产中断问题。

（四）对供应商的要求较为严格

国有钢铁公司在实施采购业务内部控制的过程中，除了需要保证生产的连续性，减少采购成本费用支出以外，还应该注意做好采购原材料的数量与质量控制，这就需要对供应商提出较为严格的要求。在此过程中，国有钢铁公司需要审慎评价供应商所提供原材料的质量、交货的时间、售后服务和合同条款的履行等情况。但是由于目前的评价标准不够统一、不够规范，导致国有钢铁公司在建设供应链渠道和選择供应商时很容易受到信息交互、成本管控和质量保证等因素的制约。因此，国有钢铁公司在实施采购业务内部控制时，需要对供应商提出较为严格的要求，只有符合要求标准的供应商才可以进入到钢铁公司的供应链体系中。具体的采购业务内部控制中，国有企业一定要有策略性地选择供应商，并合理确定货源和采购方式，尽可能减少生产过程中原材料供应不及时和质量不达标等情况的出现。为达到这一目标，国有钢铁公司需要积极构建规范的供应商准入机制与评价机制，加强对原材料供应商的管理。通过这样的方式，不仅可有效保障产品质量，减少成本费用的支出，同时也可以尽最大限度确保原材料交货期符合实际生产需求。

（五）具有较高的验收专业性要求

在国有钢铁公司的生产和运行中，不仅需要采购品种繁多和数量庞大的原材料，同时还需要多频次的采购，因此，其原材料的采购既需要在数量上满足生产所需，也需要在质量上满足生产所需，这就对钢铁公司原材料验收的专业性提出了较高的要求。基于此，在进行采购材料的验收时，国有钢铁公司应对其种类进行标准化的划分，根据不同种类的材料采取不同的验收标准，尽最大限度避免质量不合格的材料入库。在此过程中，国有钢铁公司验收部门的相关工作人员需要采用全检、抽检等方式对材料的包装、数量、规格、质量等进行仔细检查，只有在确定其符合实际生产要求的基础上才可以允许其入库。同时，国有钢铁企业也需要对原材料验收标准和方式加以不断更新，以此来确保其验收效果，提升采购业务质量，满足实际生产需求。

四、国有钢铁公司采购业务内部控制的有效策略

（一）积极建设公司内部文化

国有钢铁公司管理者务必要强化思想认知，知晓内部控制对公司实现长久发展的重要性，提高重视程度，积极学习以及引进先进的管理理念，对现有的内部控制方法进行创新以及完善，使其能够符合公司实际发展需求，及时应对外部环境变化。同时也要重视员工思想认知的培养，加大内部控制相关知识宣传力度，以专家讲座的形式让员工知晓内部控制落实要点以及自身职责，提高其主观能动性。最为重要的是，为了实现钢铁采购业务内部控制效果的良好保障，国有钢铁公司应该积极建设自身的内部文化，让公司管理层的带头作用得以充分发挥，带动所有员工踏实工作，让员工在潜移默化中受到管理层的积极影响，从而实现公司内部文化氛围的良好营造。在此过程中，国有钢铁公司还需要加强内部文化的规范，重点关注管理层荣誉感和正确价值观的建立，坚决杜绝受贿、欺诈、营私舞弊等情况的发生。另外，国有钢铁公司在建设公司内部文化时，也一定要注意提升整体工作人员的责任感与归属感，充分发挥出工作人员在工作中的主导作用，让每一名工作人员在采购业务内部控制中实现自身价值的充分发挥。此外，为了保障内部控制的高效落实，公司也要重视组织结构的优化，确保内部分工明确，包含审计委员会、审计部门、原材料采购部、设备物资采购部以及财务部门等，同时也可外聘咨询机构对公司内部控制流程以及制度进行梳理和完善，强化内控执行工作，将内部控制作为常态化工作，提升自身管理水平。

（二）加强对整体工作人员综合素质的培养

对于任何一个公司而言，工作人员都是公司良好运行与发展的重要支撑。为此，国有钢铁公司在实施采购业务内部控制工作时，一定要充分注重整体工作人员综合素质的培养，积极组建一支具有较高业务能力的采购业务内部控制工作队伍。为达到这一目标，国有钢铁公司首先需要对相关工作人员的业务能力和技能进行培训，可通过外聘专业咨询机构对企业内部人员进行知识以及技能培训，以内部控制为主题，以采购活动为主要内容，对工作人员进行专业化、系统化培训，拓宽其认知深度以及广度，提高其专业化水平，为内部控制工作的落实奠定条件。其次，积极构建完善的激励机制，鼓励全体工作人员不断提高自身的综合素质与专业能力。重点关注采购业务中各个关键岗位工作人员的工作状态，在此过程中，国有钢铁公司应实行轮岗制度，并对轮岗周期进行合理安排，同时应做好其压力缓解和心理疏导等工作，避免因重要岗位工作人员状态不佳所导致的采购业务内部控制问题，让采购业务内部控制工作得以顺利进行。

（三）部门内部考核机制的完善

为實现采购业务内部控制效果的提升，国有钢铁公司在实施采购业务内部控制工作时，还需要对部门内部考核机制加以完善，强化绩效管理力度，完善绩效考核指标，对内部控制工作实际落实情况进行评价，以公平公正的原则，强化执行力度，及时发现内部控制工作落实过程中出现的问题并及早解决。并将考核结果和薪酬福利机制关联在一起，对于在采购业务内部控制中表现较好的工作人员，应给予物质和精神方面的奖励；对于在采购业务内部控制中表现不积极和经常出现差错的工作人员，应该惩戒。通过这样的方式，促使绩效评价能够形成闭环管理，才可以让相关工作人员得到良好约束，并使其积极性得以有效调动，从而进一步确保采购业务内部控制工作质量。

（四）科学构建风险识别机制

在采购业务的内部控制中，国有钢铁公司应科学构建风险识别机制，并将其作为采购业务内部控制中的一个重要环节。通过这样的方式，才可以让采购业务内部控制中的潜在风险得以及时发现。为达到这一目标，国有钢铁公司管理者应当强化风险评估意识，针对既往采购活动中出现的问题以及潜在风险问题，包含整个业务采购流程，即采购计划管理、供应商管理、采购实施、付款管理等环节，明确问题存在原因，促使员工能够知晓风险，明白防控的重要性，明确风险控制关键点，保障采购业务能够有序开展。为了落实这一工作，公司应该积极组建风险识别委员会，借助专业人员的力量及时发现相应的风险隐患。另一方面，公司应当从初始工作开始，收集风险管理信息、落实风险分析评价以及防范工作，对采购业务各个环节工作进行规范。首先，公司需要设定目标，才能发现影响目标实现的潜在风险，需考虑自身实际情况，明确自身风险承受程度，将风险控制在可控范围内。公司需要依据采购过程中存在的风险建立应对体系，及时采取针对性防范措施，对无法规避的企业风险需要做好提前防控。在此过程中，公司还需要科学设计风险识别方案，对公司采购业务内部控制中存在的风险进行系统化分析，包括采购资料以及采购成本等结构分析、并做好各种采购数据信息的搜集和整理，以此来实现风险识别机制的不断完善与优化，从而充分满足国有钢铁公司的采购业务内部控制需求。除此之外，公司还可通过成立内部审计部门，强化采购活动全过程管控，负责公司控制环境、风险管理以及控制活动落实的全过程指导与监督，负责对高风险经济活动提出针对性改进措施，强化风险防控力度，保障采购活动的有序落实，助力公司实现稳定性发展。

（五）加强采购业务管理

国有钢铁公司通常会和很多的材料供应商合作，但是由于信息和资源等的局限性，使得国有企业很难和一些供应商之间达到深度合作效果。基于此，在采购业务内部控制的过程中，钢铁公司应该根据一定的标准分级管理各供应商。通过现阶段，公司采购活动落实情况来看，存在采购计划不合理、供应商选择不当以及采购方式选择不适宜等问题，对此，公司需要高度重视采购业务的控制，制定各环节风险管控策略，最大程度规避采购过程中存在的风险，保障采购活动有序进行。钢铁公司需要定期编制采购预算，包含月度、季度以及年度采购预算，对采购价格以及时间等多个维度进行合理安排，采购工作的落实可完全按照采购预算落实。同时落实层层审批制度，对供应商的选择，需要体适度提高供应商准入标准、及时更新供应商信息、建立完善的评价制度，确保供应商选择合理，规避这一过程中常见风险因素。继而需重视合同管理，控制验收流程，落实质量把关，对未完成订单需进行跟踪处理，保障采购付款管理以及相关控制活动能够规范化进行。例如，对于重要物资供应商，国有钢铁公司对其的关注度需要高于普通的供应商。对于拥有较大规模、较高信誉度、较弱可替性以及长期合作的供应商，除了要给予其足够的关注以外，还需要对其设置优先级，与其建立起更好的合作关系。通过这样的方式，才可以为采购业务内部控制工作的高效高质开展奠定良好基础。

五、结语

综上所述，国有钢铁公司在运行与发展中，必须对采购业务内部控制工作的开展做到足够重视，积极建设公司内部文化，强化工作人员的采购内部控制意识，加强整体工作人员综合素质的培养，并构建完善的部门内部考核与风险识别机制。通过这样的方式，才可以更好地实施对采购业务的内部控制，让采购业务的开展更加符合公司实际发展需求，从而进一步推动国有钢铁公司的良好发展。

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（作者单位：北京首钢股份有限公司）