档案管理工作者对档案管理保密工作的探讨

何丽

［摘 要］随着科技的飞速发展、互联网多媒体的广泛应用及以电子信息时代对传统媒介的冲击，世界范围的文化、政治、经济等方面的合作交流越来越频繁，因此对档案管理提出了更高的要求，与此同时档案管理工作面临着更多的挑战，它不仅是各种形式的历史记录或文档保存，更是提升专业建设的重要资料，关乎企业发展和社会稳定。做好档案的保密管理工作是时代发展的必然趋势。本文通过介绍当前档案保密管理的主要内容，探讨了档案保密管理工作中存在的问题，并根据现阶段存在的问题提出了相应的优化策略，为以后档案的保密管理工作提供参考。

［关键词］档案管理；保密管理；重要性；信息化理念；措施

［中图分类号］G27文献标志码：A

近年来，随着社会和经济的迅速发展，各种数据信息量呈几何式增长，相关数据和资料的档案管理工作也愈来愈具有挑战性，特别是在大数据时代下信息技术的广泛应用，对档案管理的保密性提出了更高的要求。档案管理工作主要包括：档案收集、整理、保管以及利用等内容，其管理机制要科学化和合理化。档案的保密工作是一项综合性的工作，要确保档案完整翔实记录，根据档案管理规定和单位情况进行分类归档管理，增强档案管理工作和保密工作的融合性。可以说，档案管理保密工作是其他管理工作顺利开展的基础，但当前我国的档案管理保密工作还存在一些问题，尤其是未能实现档案管理信息化，这严重制约着档案管理的自动化和数据化工作的进程。因此，要结合当前的实际情况和时代发展的背景，对档案的保密管理工作进行合理的规划和应对，以期能够将档案的管理工作更加有效地开展下去。

1 档案管理工作中安全保密管理的重要意义

档案是指过去以及现阶段国家、社会组织以及个人在政治、经济、文化、科学、技术等各方面活动中形成的各种文字、声像、图表等内容的真实记录，档案管理中保密管理工作是重要组成部分，将有价值、为今后发展提供重要参考等内容进行翔实、分类管理。档案作为重要的信息资源，为各项工作提供重要数据支撑。在互联网信息化、多媒体数字化技术快速发展的背景下，档案管理工作更加便捷，是社会进步的文明体现，但信息技术的应用同时也为档案管理带来更大的安全风险，档案管理工作者要重视保密管理工作，尤其是重要信息，一旦泄露或落入不法分子之手，影响经济建设甚至社会安定，由此可见，档案保密管理的重要性和意义[1]。

2 档案管理保密工作主要内容

2.1 档案库房的管理

档案管理工作中要把不同的档案进行分类，建立档案库房，以防档案内容混杂。与此同时，建立档案库房可以防止文件被盗，做好档案库房管理工作要建立完善的管理制度，严格依据管理制度要求规定行为和管理。针对阅览室、档案库等要明确各自管理内容，由专人进行管理，以此为档案库房管理提供安全保证，实现文档内容的保密性，同时加大投入建设资金，购置硬件设备，引进软件系统，满足保密管理各项需求。

2.2 涉密档案的管理

档案管理工作的管理领域广阔，它所牵涉的机密信息较多，要凸显档案保密管理的必要性，如果发生内容泄密将对经济、发展产生很大危害，所以，对档案的保密工作管理，必须提出针对性的管理规定，细化职责分工，提高档案管理工作质量和效率。对涉密档案进行保密等级的划分，不同等级的保密档案需要不同层次的管理人员进行开启和借阅，降低保密档案的外泄可能。

2.3 加强档案的分类管理

档案分类管理是档案查阅、借用等工作开展的重要基础，能够有效降低档案管理过程中发生混乱的机率，针对实际状况对相关信息内容加以梳理与分类，确定档案保密工作具体内容，充分发挥归档信息管理的功能与价值，保证信息内容存储的真实性。与此同时，要维护档案保密工作管理时期档案信息内容的完整性，进行密级标注，在条件许可的情况下，实行单独装订和保管，加强归档整体管理工作的安全性[2]。

3 档案管理的保密管理工作面临的困难和问题

3.1 管理机制存在问题

当前的档案管理，规章制度并不完善，这是档案保密工作的重要隐患。与传统的线下档案管理制度不同，文档保密制度的建立要根据查阅人员的等级和身份进行严格的限定，限制档案的可编辑性和复制传输。外网的攻击也给数字化档案保密管理造成了严重的冲击。由于信息化技术水平的应用程度不同，在指导整个档案数字化的管理机制上无法做到面面俱到、疏而不漏。因此，数字化档案管理的保密工作受到很大的限制，给档案的保密管理留下了安全隐患。

3.2 档案保密管理重视程度不够

诸多机构、单位的档案管理工作在相当长一段时间内无法产生实在的经济效益，而这属于一种主观忽视，档案管理具有漫长的发展历程，人们由于历史因素，人们并没有真正了解档案管理，也没有认识到它的意义。因此，对机构的档案管理工作的投入和重视程度不足，导致档案的保密管理工作无法顺利开展。

3.3 缺乏檔案保密管理相关的技术人才

档案管理过程中，数据管理软件未得到普遍使用，再加上管理技术缺乏统一性，导致档案信息化管理无法有效实施，在归档保管工作中也不具备规范化、完整性的管理技术标准，导致归档保管业务发展受到极大挑战。同时，在档案信息化管理过程中，缺乏相应的现代信息技术和专业管理知识，制约了档案管理甚至档案保密工作发展，因此，应加强档案管理专业人员的吸纳，构建专业培养体系，强化科学管理技术与设备的引进，提升档案管理水平。

3.4 缺少档案信息化管理理念

当前我国档案管理的安全保密工作中缺乏信息化理念是主要问题之一，信息管理手段滞后、技术过时等问题，导致其无法与时代发展相平衡，更没有运用先进的计算机技术和网络技术。新形势的发展下，各领域已经逐步应用信息化技术，可档案管理的信息化建设十分迟缓，导致数字化档案管理没有良好发展，因此，相关人员要加强学习，明确信息化档案管理的作用与意义，尤其要加强信息化理念，以此积极开展数字化档案管理工作，采取有效措施，切实解决数字化档案管理工作进程中存在的困难。

3.5 档案检索准确率不高

新时代的档案管理中，传统档案保管模式以数字化为主，但在实际的保管过程中，基层档案管理员的现代信息管理水平较弱，在档案查询等方面仍然采取传统的手工查询方式，影响了档案管理工作效率，加大了人工编码计算任务，降低了信息检索的准确性。

4 档案管理加强有效保密管理的具体策略

4.1 强化档案安全保密意识

档案管理人员要具备良好的安全保密意识，这对档案保密管理工作的开展有着巨大影响。因此，需要采取不同方式，强化管理人员的保密意识，使其能明确档案管理的重要性，及时发现并处理保密管理工作的问题。首先，要加强档案管理人员的培训工作，利用常见的档案工作案例做引导，提高管理人员的保密意识，使其充分认识到安全保密问题产生的重大影响，并掌握基本的档案安全保密工作方法，促进档案管理安全保密工作质量的提高。其次，要加强宣传档案保密管理工作的重要性，定期组织讨论会、研讨会等加强管理人员之间的沟通交流，养成管理人员良好的档案保密意识，从而降低档案安全问题发生的概率，促进档案管理工作有条不紊地开展。

4.2 加强档案管理信息化建设

当前，社会处于信息时代快速发展时期，科学技术在各个领域的应用越来越深入。企业单位、政府等要充分认识到互联网的资源优势和信息技术的管理优势，加强运用，以此提高单位管理质量和工作效率，特别需要将其运用于档案管理上，提高档案管理的现代化水平。而当前中国的档案管理信息化建设面临诸多问题，制约着档案管理安全性的提高，为此，首先要在硬件方面加强部署，包括计算机主机、电源、散热设备等，加强定期维护与保养工作，重视档案备份，防止因为系统受损或操作系统崩溃导致的资料损失。其次，要不断升级软件，当前档案信息数据越来越繁杂，内容多样化，为了更好地实现档案管理，需要不断对软件系统进行升级，针对使用过程中存在的问题不断优化，尤其在权限设置上要符合档案管理安全保密工作的要求。最后，建立有效的防火墙，特别是档案管理中密级的信息内容，一旦泄露会造成严重影响，需要借助技术力量，加强安全防护。此外，要根据档案管理特征和实际需求，构建档案数据库，不仅要加强档案的安全保密管理，更要实现数据库的建设，利于资源共享，提高档案资源的利用效率[3]。

4.3 建立健全档案安全保密管理制度

档案管理特别是安全保密管理应建立健全的相关的管理体系，保证文档的生成、存放、管理以及传递等功能顺利运行，因此，完善档案管理内部的制度体系非常有必要，通过严格的权限划分和层层监管的机制，加强档案信息系统的安全保密性，对有关管理人员的责任范围进行科学合理界定，公开和透明管理程序与权限。针对档案管理人员，要规定其行为，包括档案备份、定期内容检查等，避免差错损失，除此之外，要确立权责一体质，规定管理者的言行责任范围，合理评价和反映风险，以最小的成本将风险降至最低。

4.4 加强档案专业化管理

各单位、机构的综合管理部门在日常的管理工作过程中应进行专业化管理，履行职责，以确保档案的完整性与安全性。首先，凡是调阅档案人员要严格依照程序进行申报，在通过申报审核之后，必须将审批书专夹保存，并装订成册。其次，必须配备专业专职的档案管理工作人员，归档室大门钥匙必须由综合管理部门的专任负责人与办公室主任共同管理，任何工作人员都不能碰触该钥匙，待使用结束后将钥匙存入保险柜保管。最后，因工作原因进入归档室时，必须进行记录，在离开归档室之前，要断开电源，关闭门窗。此外，档案室要加强打扫，经常通风换气，禁止堆放与文件无关的杂物，也不得增添非标配用电设施，保持良好的档案存储环境。

4.5 提高技术保障手段

完善技术保护手段，能够提升档案安全保密工作的素质水平。首先，从软件层面，要引入先进的档案管理软件，增强档案资料的安全性，同时加强先进加密技术和防火墙技术的运用，构建安全、独立的文档数字化运行网络环境，避免文档资料被窃取、修改，及时做好软件更新和漏洞更新，重视病毒查杀，确保文档工作环境的安全。其次，从硬件层面，要设置一定的安全防范体系，选择优质的监控设施和先进的电脑防范措施，对电脑的计算机硬件存储能力进行提升和完善，避免硬盘老化损坏等问题，对计算机硬件设备要定时提升和更新，阶段性的管理信息数据，避免档案数据的流失和破坏。

4.6 做好档案管理日常检查工作

档案管理的安全保密工作要注意日常检查，在日常检查中，首先要注意检查调阅档案，日常调阅登记情况，如果出现要素残缺、无经办人签字等情况，要追根溯源，检查有关文档是否在档，并且要和各经办人和主要责任人进行沟通，弄清事实。其次，要重视查阅存档日常监视录像，不但要注意存档专职工作人员是否在岗，档案室是否有不明工作人员出入，调阅过程中有关工作人员有没有依照法规履行登记手续，无法保证档案的保密，针对这些问题，要及时进行查究工作[4]。

4.7 提升档案管理人员的职业素质

人才是发展的根本，缺少专业人才，各项事业都会受到限制。档案管理人员更是如此，如果档案管理工作者的水平不够，素养不高，更会影响档案管理工作。所以，选择档案管理人员时，应注意选择专业水平高、文化基础深厚、富有潜力的人员，要给他们创造优越的工作条件和充分表现能力的平台。有了人才的保障，档案管理保密工作以及信息化建设会更加顺利。根据档案管理工作的需求，聘用专门工作人员承担档案保管任务，强化素质训练，提升档案保管工作者的职业道德素质，从而打造高素质的管理团队。此外，各单位、企业要大力引进新兴人才，与高校加强合作，通过联合实践培训的方式培养人才，促使人才把专业知识转变为能力，并纳入档案管理工作中，为档案管理工作注入新鲜血液。

5 結语

综上所述，档案管理工作中保密工作是重要的组成部分，应加强对其安全性的重视程度，通过建立完善的档案保密管理制度，加强人员素质培养，应用信息技术手段，做好档案管理，日常检查工作等方式，进一步提高档案保密管理工作水平，防止不同风险的发生，及时化解现存问题。与此同时，要重视档案管理工作与信息技术的结合，充分运用现代科技手段，做好单位档案保管的安全保密工作，推动我国档案管理工作的有序开展。

参考文献

［1］刘梅，张琬，张馨匀，等. 档案保密工作在档案管理中的重要性[J].  2021.

［2］董琳. 对档案管理中保密工作的几点认识[J]. 科学大众，2020，000（012）：P.414-415.

［3］韩春霞.档案管理的安全保密及信息化档案管理分析[J].中国市场，2017（15）：193+195.DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.193.

［4］王建英，齐永真.加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考[J].电脑知识与技术，2019，15（15）：56-57+65.DOI：10.14004/j.cnki.ckt.2019.1587.