医院文书档案管理信息化建设的必要性及开展策略

徐倩倩

［摘 要］文书档案材料是医院在开展各项科研工作和医疗服务过程中所积累的真实记录。由于医院的文书档案信息来源比较广，所以档案管理工作难度较大。对此，可以积极将信息化建设应用于医院文书档案管理，运用信息技术对档案信息进行采集、收集和整理。这样能够有效提高医院文书档案管理效率和管理质量，也能够避免文书档案的丢失，提高档案的开发和利用价值。

［关键词］医院文书档案管理；信息化建设；必要性；开展策略

［中图分类号］C91文献标志码：A

近几年，我国社会发展迅速，信息技术被广泛应用于各行各业，为人们的工作和生活提供了便利。因此，医院档案管理工作人员需要不斷改变自身的管理理念，将现代信息技术和网络技术应用于当前医院文书档案的管理过程中，充分发挥文书档案的作用和价值，同时也能为医院的各项工作提供便利。

1 医院文书档案的特点和现状

1.1 医院文书档案的特点

第一，医院文书档案具有一定的规范性。规范性是文书档案管理工作中最基础的内容，文书档案资料收集、归纳和整理的全过程都要严格遵守规范性原则，这是提高医院文书档案管理质量和管理水平的重要因素之一[1]。第二，医院文书档案具有标准性。所有的文书档案在管理过程中都需要严格遵循相关规定和标准，突出不同资料之间的关联性。第三，医院文书档案具有保密性。在进行文书档案管理的过程中，应对文书档案的内容要做好保密工作，以保护患者的隐私。第四，医院文书档案具有服务性。在进行文书档案管理的过程中，要将服务性渗透到文献资料数据管理中，方便文献资料数据的调取和使用。

1.2 信息时代医院文书档案管理过程中存在的问题

近些年，我国医疗卫生事业发展迅速，对医疗不断进行优化和改革，医院文书资料的规模也在迅速扩大，给档案管理工作带来了较大的挑战[2]。信息化技术的应用扩大了文书档案管理的规模，大幅度增加了档案管理的工作量，在这样的情况下就容易发生工作偏差，从而影响档案资料的准确性。除此之外，在文书档案管理过程中会涉及大量与患者相关和医院发展相关的资料，在整理过程中，如果采用传统的纸质资料当作档案的载体，那么很容易发生管理疏忽和管理缺陷，甚至可能会造成资料永久性缺陷或丢失。由此可以看出，信息技术的应用给医院文书档案管理工作带来了一定的压力，但是更多的是优势和便捷，将二者进行有效结合，就能够推动医院文书档案朝着新的方向发展和进步。

1.3 信息化对医院文书档案管理的影响

在医院文书档案管理过程中应用信息技术，能够改变文书档案的储存形式，可以运用录入和扫描等方法将纸质文件转换为数字形式。信息技术的应用能够有效提高医院文书档案的使用水平和使用效率[3]。应用计算机技术可以实现对医院文书档案快速的搜索和查询，还能够提高文书档案的准确性，提高文书档案的使用效率。除此之外，在文书档案管理工作中应用信息化技术能够优化管理体系和管理质量。信息化技术广受医疗行业的重视，根据当前需求，运用信息技术对医院文书档案工作进行管理能够提高文件资料的安全性和可靠性。

2 医院文书档案管理信息化建设的重要性

2.1 提高档案管理水平

在医院文书档案管理过程中应用信息化技术，能够改变传统管理模式和管理观念，有效提高档案管理工作的质量，为医院文书档案管理工作和服务工作打下良好的基础[4]。医院文书档案信息化管理建设能够为临床研究活动和医疗服务提供更加科学有效的管理平台，医院文书档案管理工作也呈现出一定的跨越性特征。信息化技术的应用能够提高档案数据资料的利用价值，为日后的档案搜索和查询工作带来巨大的便利，也能够大幅度提升医疗诊断效率和效果，推动医疗行业的发展。

2.2 提高医院的竞争力

医院文书档案管理信息化建设能够使医院内部各个科室之间的沟通和交流更加便利。信息化技术的应用能够使档案资料实现真正的共享和互通，同时也能够解决当前文书档案管理过程中存在的诸多问题，对医疗服务的整个流程进行不断完善和优化，提高医院的整体服务质量和服务水平，从而提高医院的竞争力。

2.3 为医院提供决策依据

通过医院文书档案信息化建设，能够从信息系统平台直接获取相关的数据资料，也可以帮助医院管理人员做出更加科学合理的决策。除此之外，信息化技术的应用也能够对医院内部各类资料和数据进行有效保管，避免出现缺失或丢失的情况，保证资料的完整性和全面性[5]。档案信息系统平台和档案数据平台能够为医院的相关管理制度和决策提供有效依据，这样才能够充分发挥出医院文书档案的作用和价值。

2.4 符合时代发展要求

应用信息化技术进行医院文书档案管理，符合当前我国时代的发展趋势和发展要求，也是提高我国医院档案管理质量和管理效果的重要途径。在医院运营和管理过程中，各类文书档案材料都有着重要的作用[6]。档案管理一直是医院管理工作中的一项难题，将信息化技术应用于档案管理工作中，能够方便医护人员对档案信息中的资料和内容进行实时查阅和学习，不仅能够有效提高医务人员的专业能力和专业水平，还能够优化医院内部的服务水平和服务质量。

3 信息时代背景下医院文书档案管理工作中存在的问题

3.1 档案管理工作滞后

当前，医院内部对文件档案管理工作没有充分的重视，管理层忽略了文件档案管理工作的重要性。相关档案管理人员也没有重视自身工作的价值，对档案信息化建设存在一定的质疑，无法将档案管理工作与信息技术有效融合[7]。从根本上来看，医院管理层并没有认识到信息化建设对于文书档案管理工作的重要性，更没有意识到制约投入的影响。由于相关管理人员文件资料档案管理观念和管理方法较为落后，导致信息化建设在医院文书档案管理工作中发展缓慢。在传统观念的影响下，虽然医院文书档案管理工作拥有了强大的技术支撑，但当前很多医院仍然采用传统的文件管理模式，需要投入大量的人力和物力，却没有良好的管理效果。因此，医院档案管理人员需要及时更新自身的思想观念，否则会与时代发展脱节。

3.2 缺乏先进的管理系统

这些年医学一直在不断发展和改革，其中涉及诸多领域，由于内容较多，所以文书档案工作繁重。如果医院文书档案管理的网络建设不够完善，那么就无法保障档案信息的实时性和安全性，也无法提高文书档案管理的质量和效率[8]。虽然信息化建设已经受到广泛认可和应用，但是医院文书档案管理的信息化建设并不完善，导致资料不够详尽，无法将医院所有部门都包括其中，影响了系统的完善性和全面性，甚至会导致文书档案管理工作出现混乱。除此之外，在档案管理过程中软件设施更新极其缓慢，软件设施在应用过程中也存在严重的失误。另外，受到传统管理方式的影响和束缚，导致管理设备不足，并且管理配备和管理系统缺乏先进性，无法满足当前信息处理的需求，无法完成档案管理工作，也无法提高檔案管理工作的效率。

4 医院文书档案管理信息化建设策略

4.1 加快医院文书档案工作和内容的优化

对于医院内部文书档案工作和内容来说，信息化建设和发展主要体现为：第一，运用录入和扫描的方法将医院文书档案转化为数字档案进行存储；第二，应用拍摄或者扫描的方法将文书档案向电子文档或图片转换，这样的方法更容易保存。当前自动化技术在各行各业中的应用较为广泛，扫描仪的应用极其普遍，这一技术给医院文书档案管理工作提供了重要支持。

4.2 定位和应用

在医院档案管理过程中，文书档案管理极其重要。在管理过程中，除了采集、归纳和整理以外，还会涉及定位、搜索、查询和应用[9]。在信息化管理背景下，将信息技术作为重要依托，能够快速进行资料的搜索和定位，提高资料查询和定位效率，也能够提高医院资料的使用效率。当前在很多文书档案管理中都应用了计算机技术和自动化体系，将档案管理工作中的大部分环节都纳入其中，并以年为单位对资料进行统计，优化档案系统的管理工作。

4.3 推动文书档案管理模式的发展和转变

信息技术的应用能够提高文书档案的发展速度和使用效率。首先，在进行文书档案管理过程中需要优化管理体系。在当前发展阶段，医疗行业逐渐提高了对档案管理工作的重视，肯定了档案的作用和价值，将医院内部档案管理需求作为主要发展方向，要加强对信息管理技术的重视。其次，应用信息技术储存档案资料需要利用硬盘或光碟进行储存，避免文件档案信息遭到破坏。除此之外，在医院文书档案管理信息化建设过程中，需要引进更加先进的技术，包括口令和密码等，以此来提高医院文书档案的安全性。

5 如何提高医院文书档案管理水平

5.1 建设完善的档案信息化管理方案

将医院发展实际作为重要基础，明确信息化管理目标和管理方向，了解医院发展的基本准则，构建科学有效的信息化管理策略[10]。在全医院范围内宣传信息化对于文书档案资料管理的重要性，并根据实际发展情况对文书档案管理工作和管理环境进行全面分析。除此之外，需要加强对外部行业发展情况的了解，体会信息化对档案管理工作产生的影响，实现多元素的有效融合，制订科学合理而且针对性较强的管理方案。

5.2 优化方案管理信息化

医院文书档案管理信息化建设需要完善的信息管理系统的支持，因此，需要提高管理系统建设的速度。首先需要加强与软件市场的沟通和交流，将医院的实际需求作为基础，开发出完善的文书档案管理系统，同时对这一系统进行测试，保证系统的运行、容量和开放性。系统的开放性功能要能够与办公自动化系统实现有效对接，加强数据的沟通和交流，提高办公速度，为档案管理人员提供便利。

5.3 提高医院文书档案管理人员的专业能力

医院文书档案信息化管理水平对于医院运行有着重要影响，所以医院需要加强对档案管理工作人员的培养，提高工作人员的专业能力和综合素养。除此之外，还需要重视档案管理人员的深造和培育。医院需要根据档案管理的实际情况和实际水平，定期对工作人员进行培训，提高档案管理工作人员对信息化的了解，也要提高工作人员的计算机应用水平。优化文书档案管理人员的职位和职能，优化责任制度将责任落实到个人，强化工作内容和工作细节，将新型档案管理工作和档案管理知识逐渐渗透到当前的管理行为中。医院还可以组织开展相关论坛和讲座，鼓励同行之间相互交流和沟通，发挥创造性思维，创新工作模式，提高医院文书档案管理水平。

5.4 强化管理制度

医院文书档案信息化建设能够充分发挥出信息技术的价值和作用，使计算机平台和互联网平台之间的连接更加紧密，对多种信息渠道进行综合应用，突破文书档案管理限制，将文书档案转化为数字形式，能更好地满足信息共享的需求。因此，医院管理人员需要对档案管理工作制定新的标准和准则，构建完善的档案管理制度和档案服务制度，提倡档案信息平台共享，以此来提高医院的医疗服务质量和医疗服务效率。信息技术的应用能够强化文件储存功能，突出云平台和大数据的优势，提高档案传递的速度，保障档案的安全性。医院应完善文书档案管理制度，明确档案信息化管理目标，提高档案管理工作的科学性，在实际管理过程中认可信息化管理的价值，能优化管理环境。

6 结束语

我国信息技术发展迅速，全面凸显了信息技术的重要性。在文书档案管理信息化建设过程中，应该了解其中存在的问题和不足，优化管理方案，提高管理水平，从而促进医院的不断发展。

参考文献

［1］刘晓霞.医院文书档案管理信息化建设的创新策略[J].企业文化（中旬刊），2019（4）：192.

［2］何静仪.信息化时代破解医院财务文书档案管理工作困境之策略分析[J].文存阅刊，2021（26）：33.

［3］孟蒙.医院文书档案管理的专业化建设[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2019，19（94）：174-175.

［4］田爽.推进档案信息化建设以提高医院文书档案工作的质量[J].科学与财富，2019（22）：190.

［5］毛婧婧.浅谈信息时代医院文书档案的信息化管理与应用[J].办公室业务，2018（4）：93，103.

［6］王柳.医院文书档案信息化管理与利用——评《新时期医院档案管理与发展研究》[J].中国油脂，2021，46（6）：后插8.

［7］胡楠.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及应对策略研究[J].兰台内外，2021（29）：34-36.

［8］李云飞.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].中国民商，2021（7）：108，110.

［9］黄亚楠.推进档案信息化建设以提高医院文书档案工作的质量[J].魅力中国，2021（2）：399.

［10］卢捷婷.信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略[J].兰台内外，2019（9）：48-49.