大数据背景下文书档案安全保密管理研究

摘 要：文书档案是在单位发展过程中业务工作、活动、会议等的真实记录，是单位未来战略决策，推动各项工作稳步落实的重要依据。大数据背景下，文书档案数据规模扩大、档案共享与利用程度增强，技术赋能文书档案管理的同时，也加大了档案数据安全风险。为切实保障档案安全，本文提出以下对策：建议实施全程档案管理模式，并增强档案人员保密意识，构建外部监督机制，形成“内外联动，全程安全”的文书档案管理生态。

关键词：大数据；文书档案；安全保密；全程化管理

大数据、云计算、人工智能等技术不断发展，对文书档案管理工作也产生了深刻影响。在技术加持之下，文书档案数字化、信息化趋势越来越明显，这为文书档案合理开发利用提供了多元化技术，同时也对文书档案安全保密管理工作提出了新的要求。因此，新形势下，单位在文书档案管理过程中应充分认识到现代信息技术的“两面性”，围绕文书档案安全保密管理工作制定切实可行措施，进一步提升文书档案管理质量。

1 大数据背景下文书档案安全保密管理的特殊意义

大数据时代背景下，各行各业产生的数据规模越来越庞大，这些数据对于各单位发展作用也越来越大。在这一背景下，单位生成的文书档案也主要以数字形式存在。因此，在单位文书档案安全保密管理过程中文书档案数据成了管理主要对象[1]。新形势下，可以看到文书档案对单位发展的现实意义，但如果单位对于文书档案数据没有给予足够重视，安全保密管理工作落后，就可能造成重要的文书档案信息泄密，轻则导致文书档案不完整，重则会影响单位发展。因此，有必要给予文书档案安全保密管理足够重视，充分认识到大数据背景下文书档案安全保密管理的特殊意义。

大数据背景下，文书档案也具备大数据特征。一是文书档案数据规模越来越大。大数据时代背景下，单位在办公过程中逐渐向信息化、自动方向发展，所形成的大量文书档案也以数字形式存在。二是文书档案数据类型越来越多。单位在正常运转过程中会形成大量数据档案、视频档案、图片档案、文字档案等多种类型文书档案。三是文书档案价值密度较低。由于产生的文书档案数据庞杂，因此要想从海量数据中获取有价值的数据就需要借助现代信息技术，通过数据提纯技术方法才能够使有价值的数据凸显。四是文书档案传播速度更快。大数据背景下，文书档案以数据形式存在，可以在不同平台、不同载体之间高速流动，合理共享，能够为单位不同部门或单位决策提供有效的真实数据支持。

传统文书档案管理和保存与大数据环境下文书档案数据安全保密还存在着一定的差异。传统的文书档案管理需要一定的空间，并配备专门人员和必要的物理环境，在管理过程中档案管理人员会对纸质的文书档案进行分类存储，定期对文书档案进行检查，确保文书档案的完整性[2]。大数据时代背景下，数字信息技术对文书档案管理工作影响不仅体现在概念层面，也对文书档案的物理环境和载体提出了新的要求。大数据环境下，要想实现文书档案数据安全目标，就需要为文书档案数据提供必要的硬件设施、软件系统、监控系统和物理空间。在管理过程中要借助大数据、云计算、区块链、人工智能等技术，实现对文书档案数据的去中心化管理，切实保障文书档案信息的安全性和可靠性。当前大数据已经与单位发展紧密相连，单位在文书档案安全保密管理过程中也应该认识到大数据的“兩面性”。一方面，档案管理部门要认识到大数据时代的到来对文书档案安全保密管理产生的颠覆性影响。另一方面，需要档案管理部门从文书档案数据安全保密管理实际入手，加大技术创新和实践创新，对文书档案安全保密管理的各项措施进行优化，为文书档案安全保密管理创造良好的物理环境和网络环境，进而实现对文书档案信息资源的合理开发和利用，更好地支持单位各项业务工作开展，实现文书档案数据特殊价值。

2 大数据背景下文书档案安全保密管理问题及其成因

2.1 档案人员保密意识不强，影响文书档案安全

文书档案全保密管理能够切实保障文书档案数据安全，以确保为单位决策和业务工作开展提供原始性数据支持，避免业务工作开展走弯路、走歧途。但目前也有部分单位并没有充分认识到大数据与文书档案安全保密管理存在的内在联系，也没有从文书档案安全保密管理实际出发，加大对档案管理人员保密意识教育，在一定程度上影响了文书档案数据安全。一是文书档案管理人员安全保密意识差。由于很多单位在文书档案管理过程中并没有将安全保密工作作为重点工作加以推进，培训工作缺少制度支持，客观上造成了文书档案管理人员安全保密意识缺乏。二是对大数据与文书档案安全保密管理之间的联系没有清醒认知。大数据时代深刻地改变了文书档案的载体和存储环境，相应地也需要文书档案管理人员与时俱进。但从目前看，部分文书档案管理人员学习意识淡薄，还没有从传统的纸质文书档案管理模式中走出来，没有投入必要的时间和精力对大数据背景下文书档案的诸多特性进行研究。加之缺少激励机制，也在一定程度上影响了文书档案管理人员参与安全保密工作创新的积极性和主动性，在一定程度上影响了文书档案保密性和安全性。

2.2 文书档案安全保密管理与技术开发尚不够深入

大数据背景下，与文书档案安全保密管理相关的技术不断更新迭代，相应地，在文书档案管理过程中也需要对现有的技术手段进行更新和完善，围绕文书档案安全保密管理工作实际进行技术研发和创新，通过技术手段切实保障文书档案信息安全[3]。但从目前看，一些单位在文书档案安全保密管理与技术开发方面资金投入不足，人员保障不到位。一是文书档案安全保密与技术开发资金投入不到位。当前部分单位并没有将文书档案管理工作作为重点工作加以推进，在年初预算制定以及在日常工作开展过程中没有为文书档案管理部门安全保密管理与技术研发投入必要资金，也没有多余人员投入技术研发工作。二是文书档案安全保密管理与技术开发并不同步。很多单位在文书档案技术研发方面本身就是“短板”，虽然在文书档案安全保密管理方面制定相应制度机制，但在技术研发方面并没有引进专门人才，技术开发团队能力有限。

2.3 文书档案管理工作外部监督不足导致安全风险

文书档案安全保密管理工作开展，就是确保文书档案信息不遭受到内外不安全风险。但部分单位在文书档案管理工作开展过程中，由于缺少外部监督，容易出现一些安全风险漏洞。一是外部监督流于形式。文书档案安全保密需要单位外部强有力的监督。但当前很多无论是外部监督机构还是内设监督机构，都没有认识到文书档案安全保密管理的重要性，相应地，档案管理部门在文书档案管理过程中，由于马虎大意或其他技术原因，可能出现各种安全隐患。有单位对文书档案管理工作进行监督，却也没有将安全保密管理作为重点，可能出现的风险点难以被发现。二是文书档案外部监督机制落实不到位。当前部分单位监管部门在文书档案监管过程中并没有严格按照相关制度机制落实监管工作，没有形成长效性的监管机制。

3 大数据背景下文书档案安全保密管理的对策和建议

大数据时代背景下，单位文书档案安全保密管理对于单位发展起着至关重要作用。因此，有必要围绕文书档案安全管理相关事项，提出有针对性的对策和建议。一方面，要结合文书档案管理的特殊性，完善相应制度机制，加强对档案管理人员安全保密教育培训，明确文书档案安全保密管理重点，落实好文书档案管理相关政策措施[4]。另一方面，实施文书档案全程管理，确保文书档案整个生命周期信息安全，加强文书档案外部监督，对文书档案安全保密管理的相关漏洞制定针对性的措施，进一步提升文书档案管理质量，确保文书档案信息不泄密。

3.1 完善文书档案管理机制，强化档案人员安全保密意识

3.1.1完善文书档案管理制度机制。大数据背景下，文书档案管理内外部环境都发生了深刻变化，要想提升文书档案安全保密管理水平，就需要从制度机制入手，为文书档案安全保密管理工作顺利开展提供扎实的制度机制保障。在制度机制完善过程中，一方面，要对文书档案安全保密管理整个流程进行认真梳理，围绕文书档案生成、收集、鉴定、分类、开发等多个环节形成更为细致、标准化的文书档案管理机制，并要求档案管理人员一定要按照相关管理机制和流程规范，进一步提升文书档案管理质量。另一方面，文书档案安全保密管理制度机制建设也要符合国家相关法律制度要求，对现有的文书档案安全保密制度机制进行重新梳理，确保现行的文书档案安全保密管理制度契合新时期文书档案管理实际需要。

3.1.2加强文书档案管理人员安全保密意识。文书档案管理人员安全保密意识培养是一项长期性、艰巨性工作，而一旦思想上出现了放松势必会在工作上造成更大漏洞，这就要求文书档案管理人员要始终绷紧安全保密这根“弦”。为此，一方面，要重视文书档案管理人员的安全保密培训。单位要定期与机要保密部门取得联系，邀请机要保密人员以及安全专家到单位对文书档案管理人员进行针对性培训，进一步强调文书档案安全保密的重要性，让文书档案管理人员充分认识到自身工作的重要性。另一方面，要经常与文书档案管理人员谈心谈话，了解当前文书档案管理人员在安全保密方面存在的疑问，并有针对性地进行解答，或与文书档案管理人员一起想办法，拿出切实可行的措施，切实保障文书档案信息安全。

3.2 实施文书档案全程管理，保障档案全生命周期安全

3.2.1要坚决落实文书档案全程管理理念。全程管理是指从文书档案生成到销毁整个生命周期进行全过程管理，在管理过程围绕文书档案实际形成系统完整的管理措施。当前，随着大数据时代的到来，各单位在文书档案管理过程中应主动地应对文书档案管理出现的新情况和新问题，并围绕文书档案管理实际做好整个生命周期的统筹规划，建立有针对性的文书档案管理目标体系，围绕文书档案生成、管理、利用、开发等重要环节制定严密的监控管理措施，切实保障文书档案信息安全。

3.2.2充分利用现代信息技术，确保文书档案信息安全。一方面，通过大数据技术运用，能够对海量的文书档案信息进行有针对性的识别，将那些有用的信息提炼出来并转化成為可识别知识，将一些虚假信息剔除，确保文书档案信息的真实性、完整性。另一方面，通过区块链等技术应用能够确保文书档案信息不被篡改，同时在区块链的文书档案信息还能够实现多个节点存储，避免因文书档案集中管理被黑客攻破或感染病毒风险，进一步提升文书档案信息的安全属性[5]。

3.3 完善文书档案外部监督机制，降低档案安全风险

3.3.1成立专门的文书档案安全保密监督机构。单位在文书档案安全保密管理工作开展过程中，如果仅依靠档案管理部门和工作人员的自觉性，难免会出现各种风险。因此，有必要通过强化外部监督等手段，进一步激发档案管理人员的工作热情，切实保障文书档案信息安全。为此，有条件的单位可以成立文书档案安全保密监管机构，并选派优秀人员充实到监管岗位之上，对文书档案管理整个流程进行定期和不定期抽查，对文书档案信息收集、分类、存储、开发、利用各个环节进行细致排查，通过重点排查对出现的安全漏洞和风险问题提出意见建议。此外，通过外部监督，可以防止因技术问题或人员马虎问题造成不必要的泄密事件，切实保障文书档案信息安全。

3.3.2应坚持动态监督原则。新时期，随着大数据时代的到来，单位在文书档案生成、管理、开发、利用方面所面临的内外部环境都发生了深刻变化。相应地，文书档案安全风险漏洞也随之转移，如果要想达到文书信息安全目的，就必须对外部监管措施和手段及时地进行调整，切实保障监管的有效性和针对性。在具体实施过程中，要始终坚持动态监管原则，无论是排查重点还是排查技术手段方面都要及时地进行更新，了解新时期文书档案管理的具体流程，主动地引进先进信息技术，对文书档案整个生命周期进行全程监督，对于发现的可能风险点要及时地进行细致甄别，切实保障文书档案信息安全。

面对新形势、新任务，各单位在文书档案安全保密管理方面既要在思想上给予重视，也要在实际行动上拿出切实可行的办法。特别是要应对大数据时代背景下，文书档案安全保密管理出现的新问题、新情况。在具体实施过程中，一方面，要加强内部人员培训，重视文书档案管理人员的教育工作，切实提升文书档案管理人员的安全保密意识，并与实际工作相结合，对文书档案安全保密工作方式方法进行创新，进一步提升文书档案安全保密管理质量。另一方面，要围绕文书档案安全保密管理工作实际对制度机制进行创新，重视人才引进和资金投入，为文书档案安全保密管理工作顺利开展提供全方位支持。

参考文献

[1]蒋志超.加强国有企业文书档案管理工作探究[J].黑龙江档案，2022（05）：195-197.

[2]邵瑞萍.文书档案数字化管理研究[J].兰台内外，2022（27）：29-30+8.

[3]肖鹏.档案数据信息交互平台的应用[J].中国档案，2015（06）：52-53.

[4]叶莉.法院行政文书档案管理面临的问题及应对之策[J].浙江档案，2019（08）：60-61.

[5]梁颖.推动文书档案数字化管理的可行性路径[J].黑龙江档案，2022（02）：164-166.

作者简介：匡立增，山东省日照市五莲县社会保险事业中心副研究馆员，研究方向：档案管理。