信息化背景下办公室文书档案管理工作探究

陈翠娟

摘 要：在高度信息化背景下，对融媒体中心办公室文书档案管理工作也提出新的要求。电视台融媒体中心本身与信息技术之间的融合程度就比较深，因此，在办公室档案管理方面也要跟上信息化建设的步伐，加快创新文书档案的管理方式，搭建系统与功能完备的档案管理平台，做好相应的档案信息安全保障工作，组建一支高素质的档案管理团队，切实提升融媒体中心办公室文书档案管理的质量和水平，确保内部信息化管理的一致性和高效性。本文将进一步明确信息化背景下对文书档案管理工作提出的新要求，在此基础上分析当前融媒体中心办公室在文书档案管理中存在的问题和不足，进而提出几点优化创新的策略，旨在为加强和改进融媒体中心办公室文书档案管理工作提供一定的参考和借鉴。

关键词：信息化；办公室；文书档案管理

随着信息科技的不断发展和进步，信息技术与各行各业之间的融合程度日益加深，信息技术的广泛应用深刻改变着人们的生产、生活和工作方式。在这样的背景下，办公室文书档案管理也在积极适应信息化发展的潮流和趋势，不断朝着信息化、数字化的方向发展。在电视台融媒体中心这样的事业单位中，文书档案发挥着重要的作用，它不仅仅是各项工作开展的重要依据，同时，也是记录办公室业务、人事变动、发展规划的重要信息载体。

在信息化背景下，文书档案越来越成为一种重要的信息资源，要想实现对这一类信息资源的有效开发应用，就必须要加快办公室文书档案的信息化建设，确保文书档案管理的便利性和精确性。但是，就当前融媒体中心办公室文书档案管理的现状来看，仍然存在管理方式落后、资源利用率不高、人才建设不充分等问题，因此，必须要加快创新办公室文书档案管理工作的方式方法，积极引入现代化工具，规范信息化管理模式，切实提高办公室文书档案管理工作的质量。

一、信息化背景下对办公室文书档案管理工作提出的新要求

1.管理理念的更新

信息化背景下，对办公室文书档案管理工作提出新的要求。首先，是管理理念的更新。要求各单位在进行办公室文书档案管理工作的过程中，要结合时代发展的需求，建立先进的信息化管理理念，加深文书档案管理与信息技术之间的融合程度，推进文书档案管理的现代化进程。其次，在此基础上做好两项工作，一是传统纸质档案向电子档案的过渡和转化，二是网络资源与实物资源的有机结合。

2.基础条件的保障

信息化背景下，还要求在办公室文书档案管理工作中，完善基础条件的保障。办公室文书档案管理信息化建设需要足够的资金、技术、人力等资源作为保障。相关单位要充分考虑到文书档案信息化建设中基础设施配置、信息平台搭建、人员培训等资金花费，给予足够的资金支持。同时，要认识到单纯进行现代化设施的配置是远远不足的，还需要先进信息技术的支撑，包括大数据、云计算等技术，以推动办公室文书档案向数字化方向发展。

3.高素质的管理队伍

信息化背景下，还要求相关单位在进行办公室文书档案管理时，要组建一支高素质的管理队伍。当前，文书档案的载体逐渐朝着多元化的方向过渡，已经不再单纯停留在纸质资料的阶段，更多的是以电子文档的形式进行数字化的管理和存储，并且，除一些文字记录之外，还包括影音、图片等多种的呈現形式。要想做好当前文书档案的收集、整理和分类等相关工作，就要求档案管理人员具有一定的电子信息技术应用水平，具备较高的信息化素养，这样才能够更好地满足现代化档案管理的需求。

二、文书档案信息化建设的重要性

1.提高文书档案管理质量和效率

信息社会背景下，强调办公室文书档案信息化建设，更加有利于提高文书档案管理的质量和效率。相比于传统的纸质文书档案管理，信息化建设背景下的电子文书档案管理无论是在部门传递、信息收集、资源整理，还是调取查阅等方面都更具便利性，能够直接利用计算机设备和相应的信息化管理平台，实现高效的信息传递和线上查阅，简化档案管理的流程，从而极大地提高了办公室文书档案管理工作的效率。

2.降低文书档案管理成本

实现办公室文书档案信息化管理还能够有效降低文书档案的管理成本。首先，节约人力资源成本。信息化管理手段的应用，使文书档案信息资料收集和整理不再单纯依靠人工，档案管理人员能够从烦琐的工作中抽离出来，实现精简高效的办公。其次，节约管理成本，相比于传统的纸质文书档案管理，电子文书档案以文件的形式存储在计算机设备或者硬盘当中，节约存储空间，随着文书资料的逐年增多，相关单位不再需要添置相应的档案柜等设备，节约一部分成本支出。同时，由于传统的纸质文书档案非常容易损坏，每年的影印、防尘除潮也是一笔不小的花费，而通过将纸质档案转化为电子档案，也省去了这部分的成本支出。

3.提高文书档案的实际利用率

文书档案作为一类重要的信息资源，其主要价值就在于使用价值的体现。但是，在传统的文书档案管理模式下，纸质档案的调取和查阅有一套严格且烦琐的流程，一定程度上阻碍了文书档案资源的开发和利用效率。而信息化建设背景下，依托于线上的档案管理系统和管理平台，才可以更好地实现对文书档案资料的分类整理，方便使用者进行调取和查阅，极大提高文书档案的实际利用率。

三、融媒体中心办公室文书档案管理工作存在的问题

1.缺乏先进的管理意识

就当前融媒体中心办公室文书档案管理工作的实施现状来看，还存在一定的问题和不足。首先，表现为缺乏先进的管理意识。相比于融媒体中心的其他工作，办公室文书档案管理信息化建设水平相对落后，大部分的资金、技术都投入融媒体建设和开发当中，导致办公室文书档案管理的数字化处理程度不高，人工操作与管理的形式仍然普遍存在，难以真正实现文书档案管理效率的提升。

2.缺乏对文书档案资源的有效开发利用

当前，融媒体中心办公室在进行文书档案管理的过程中，在文书档案资源的整合利用和开发方面仍然存在一定的不足，使得文书档案的资源价值没有得以充分体现。现有的文书档案管理系统平台其功能比较单一，只能提供一些基础的查阅、存储服务。同时，数字化内容建设也不够完善，存在很大部分的档案资料内容缺失，影响文书档案资源的真实性和完整性。

3.办公室文书档案管理人员综合素质有待提升

融媒体中心办公室文书档案管理是办公室管理的重要组成部分，文书档案管理人员的专业能力、综合素质的高低直接影响着整体的办公效率。就当前的实际情况来看，针对办公室文书档案管理工作，目前，还没有形成一个科学统一的人员管理机制，并且，还有一部分从事文书档案管理工作的人员是调职或转岗人员，缺乏优质的人才队伍建设，在一定程度上降低文书档案管理的效率和水平。

四、信息化背景下办公室文书档案管理工作优化举措

1.树立文书档案信息化管理的理念

信息化背景下，要做好办公室文书档案管理工作，一是要树立先进的信息化管理理念，以先进理念作为指导，推进办公室文书档案管理的现代化进程。具体来看，融媒体中心要建立起一体化的发展思维，同步推进内部的信息化建设工作，制定完善的档案信息化建设工作计划，按计划推进档案工作在基础设施、人力等方面的建设。二是在资金技术方面要适当向档案管理倾斜，可以设立支持档案管理信息化建设的专项资金，并将其合理应用到文书档案管理的各个流程当中，确保单位有序推进档案管理数字化与信息化模式。

2.完善办公室文书档案信息化管理制度

信息化背景下，要加快适应信息时代需求，提高办公室文书档案管理工作的质量和效率，关键在于完善办公室文书档案信息化管理制度，构建起科学规范的管理体系。首先，要建立专门的办公室电子文书档案管理机制，有序推动纸质文书档案向电子文书档案的转化，对文书档案信息化录入标准、分类索引标准、信息数据采集标准以及平台操作标准等进行细化，统一电子文书档案收发的格式和接口，确保文书档案管理的专业化和标准化水平。其次，要建立完善的文书档案管理部门协作机制，单位相关责任人要充分认识到文书档案信息化建设的重要性，在各部门统一和明确文书档案信息化管理和建设的标准，各部门能够积极协调和配合进行电子文书档案的转化资源收集等工作，为后续电子文书档案的开发利用奠定重要基础。再次，要建立行之有效的办公室文书档案人员管理机制。在进行办公室文书档案管理时，要实行相应的岗位责任制度，严格划定岗位工作内容和职责范围，定期组织岗位考核，给予文书档案管理工作人员适当的奖惩，以充分激发办公室文书档案管理人员的工作积极性，确保各项信息化管理举措的有效落实。最后，建立并创新办公室文书档案管理的监督和抽查机制。对于办公室文书档案信息资料的管理和使用，看似是办公室行政管理的主要内容，但是，融媒体中心作为事业单位，其文书资料的性质就决定这部分信息资源具有非常重要的应用价值。为确保办公室文书档案管理工作的有效开展，必须要创建和完善相应的监督管理制度，通过不定期抽查，及时掌握和了解办公室文书档案管理工作的开展情况。对于一部分重要的文书档案资料，还要进行重点审查，了解这一类资料的安全保障情况和借阅情况，并将最终的检查结果纳入相关工作人员的考核范畴当中。

3.创建系统与功能完备的档案管理平台

为确保办公室文书档案管理工作向着信息化、现代化的方向迈进，融媒体中心还要着力创建系统与功能完备的档案管理平台，切实提高文书档案的利用率，凸显文书档案信息资源的应用价值。首先，要进一步创新办公室文书档案的检索和查阅系统，原有的档案管理系统所提供的检索和查阅功能存在检索范围限制、查阅不够精准、内容不够完整等的问题，因此，当前一个阶段要积极引入大数据技术，依托于大数据技术的集成功能、快速分析和精准抓取技术，做好对办公室文书档案的分类整理和编码工作，在此基础上建立专门的搜索引擎，编制索引目录和关键词检索目录，这样使用者在打开文书档案检索系统时，就可以根据自身的需求进行有关内容的精准查找。其次，在最新的办公室文书档案信息化管理平台中，还要主动提供咨询和模板服务功能。由于文书资料有多种类型，不同类型的文书资料其格式、制作要求均有所不同，为尽可能减少文书档案管理人员后期集中整理的压力，提高各部門的协同化水平，可以在文书档案管理信息平台上推出相应的格式服务功能，其他部门在进行文书档案制作时有相应的模板作为参考，这样不仅确保文书档案的收集质量，还极大提高了文书档案管理的效率。最后，依托于先进的大数据技术，逐渐淘汰办公室文书档案员工人工管理的方法，并建立相应的信息数据库，凸显信息数据库强大的信息整合与编辑加工能力，建立相应的文书档案加工与编辑系统，可以根据文书档案的类型自动进行文书档案资料的提取和归类，从而进一步降低办公室文书档案管理工作人员的工作强度，减少人工投入，使融媒体中心办公室文书档案管理工作进一步朝着自动化和智能化的方向发展。

4.做好信息化背景下的档案安全保障工作

信息化背景下，要更加注重办公室文书档案安全保障工作的开展。随着办公室文书档案信息化建设的深入推进，许多的档案资料都在进行电子化和数字化转化，在当前的信息网络环境下，如果忽视对文书档案的信息安全保障和防护工作，一旦造成重要文件的丢失或者是泄露，将会带来非常严重的后果。因此，要求现阶段在开展办公室文书档案管理工作的过程中，要构建完善的网络安全防护体系。相关单位要投入必要的资金，引进先进的网络安全防护技术，建立层级加密制度，对可公开的文书档案和有保密限制的文书档案加以区分，并设置好相应的查看权限。同时，做好电子文书档案的备份工作，备份形式可以采用附件备份、数据库备份以及移动硬盘备份等多种形式。另外，对于一些过期的文档，在进行清理时要严格遵守相应的报批程序，不能随意进行清理和删除。

5.组建高素质、专业化的档案管理队伍

融媒体中心办公室在开展文书档案管理工作的过程中，要着力组建一支高素质、专业化的档案管理人才队伍。首先，要加大人才培训力度，重视培养具备专业档案管理能力和计算机应用能力的复合型人才。其次，要调整办公室文书档案管理的人才结构，增加专业人才的比例，并设置相应的技术型岗位，引进专业的信息人才负责对文书档案管理信息化平台的运行和日常维护，保障文书档案管理信息化成果的有效运用。

五、结语

综上，信息化背景下，办公室文书档案管理工作要加快创新和变革的步伐，构建完善的文书档案管理信息化体系，以适应信息时代发展的潮流和趋势，开创办公室文书档案管理的新局面。

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【作者单位：凌源市融媒体中心（凌源市广播电视台）】