浅谈抽水蓄能电力工程项目的智慧档案系统开发

杨帆 宫艳艳 刘璐

摘 要：抽水蓄能电力工程项目档案是高度专业化的档案信息资源，是企业市场竞争力与服务能力的重要支撑。本文从市场竞争与时代发展对抽水蓄能发电企业档案信息服务的时效、完整与高质量三大诉求入手，分析抽水蓄能电力工程项目档案的发展困境及其原因，据此提出以智慧档案系统建设为核心的研究思路，从机制、技术和人才三方面保障体系进行建设研究，提升抽水蓄能发电企业的档案精细化服务能力。

关键词：抽水蓄能电力工程；项目；智慧档案；系统研究

抽水蓄能电力工程项目在开展过程中形成海量图纸、建设文件等档案信息，这些档案不仅如实记录整个项目施工的全过程，更是后期维护、改扩建、评优评先的权威依据，对保障、测评工程质量发挥着重要的凭证价值。目前，智慧城市的发展以及绿电与清洁能源建设的推进，都对抽水蓄能发电企业的档案管理系统提出新要求。一是更高的时效性与全面性。一项工程建设的时间跨度较大、时间紧、任务重，以及频繁的更新、取证、换证，这对工程文件的收集、归档与管理提出更高的时效性要求；二是更高的档案质量。工程项目涉及的细节参数多，每一项精细参数都需要收集到真实客观的原始记录，档案质量的好坏与工程质量维护难度的高低有直接关系，因此，对相关档案内容的精细化提出更高要求。

面对强时效、全覆盖、高精度的抽水蓄能电力工程项目档案需求，传统的档案工作模式无疑会加大企业档案管理工作負荷，因此，建设智能、高效、全系统的智慧档案馆建设势在必行。通过引入新的档案管理理念、技术、系统和服务模式，将成为加强抽水蓄能电力工程项目档案管理、提升信息服务质量的必由之路。

一、抽水蓄能电力工程项目档案管理的意义

抽水蓄能工程档案是指在抽水蓄能工程建设过程中直接产生的对社会和国家具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、录音录像等内容。通过对抽水蓄能电力工程档案的管理，可以提高企业档案的管理水平，发挥其社会效益，为社会提供更好的服务。

1.抽水蓄能电力工程项目档案管理对工程质量具有影响作用

抽水蓄能电力工程项目档案产生于项目建设的全过程，随工程进度同步形成，具有不可替代的原始记录性，其内容可以直接呈现工程建设质量面貌。建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等反映工程原材料的质量；施工组织设计反映人员配备、机械设备的使用和现场调度；施工日志记录施工方法和工艺流程，通过施工日志可以还原每天施工的基本面貌。所有这些影响质量管理的控制因素都在文件归档范围之内，档案资料的真实性和完整性将直接影响工程项目的质量。

2.抽水蓄能电力工程项目档案具有重要的凭证价值

抽水蓄能电力工程项目档案在行政、法律、经济、科学以及处理其他各项事务中具有重要的凭证价值。抽水蓄电工程项目档案工程体量大、工期长、结构复杂、技术要求较高、施工难度大，在项目实施过程中甲乙双方易产生意见分歧或经济纠纷、合同纠纷，此时，项目档案可作为原始凭证，可通过查阅记录原始资料和信息，找出问题的责任方，以维护各方的合法权益。因此，项目档案对这些参建单位原始的真实记录具有证据作用。

3.抽水蓄能电力工程项目档案具有参考借鉴作用

抽水蓄能电力工程项目的设计理念、设计方案、设计结构、使用材料、施工工艺和各种技术运用等档案资料，经过施工实践和工程使用检验，有着非常宝贵的参考借鉴价值，使许多相同或相近的项目建设可以直接或间接利用，对加快工程设计，提高工程设计水平和工程质量都有着非常重要的作用。同时，对同类工程的投资确定、招投标工作量、工程概算预算编制和工程投资效益分析等方面也具有重要的参考借鉴作用。

二、抽水蓄能电力工程项目档案管理的困境

作为基础性的重要行业，抽水蓄能发电企业正在经历新的清洁能源革命，信息数据化、网络化、知识化的技术、理念日新月异，工程项目的档案管理也呈现新的特征，同时，也是档案管理的困境所在。

1.档案资源数量、类型激增

抽水蓄能建设项目涉及上下游众多，体量大，项目本身处于档案信息密集领域，而智能电网、绿电和清洁能源的发展使项目上下游的供应商、分包商、施工方覆盖面更大、更广，生成的所有信息资源都将汇入同一档案管理系统，其中既包括因项目交叉而产生的重复档案、涉密不归档的档案，也包括文书、财务、声像、实物等不同门类的档案资源。这些庞大的档案数据量和繁多的档案类型都给企业的档案工作带来巨大挑战。

2.档案数据安全存在隐患

目前，部分施工单位已开发档案信息系统，且与办公系统互联互通，实现公文在线归档、云存储、云阅览，但互联网和信息化系统平台在提升工作效率时也滋生了数据安全的隐患。一方面，有些档案信息系统建设过程中疏于对网络安全、软硬件安全的重视，存在网络黑客攻击、恶意篡改、物理损坏等重大安全隐患；另一方面，人员管理失职，导致查阅权限混乱，档案资源外泄频发，这些都极大损坏企业的档案资源价值。总之，由于工程档案涉密信息多，一旦泄露，会给企业、政府带来经济、社会效益的损失，甚至危及国家安全。

3.档案需求呈现多元化

抽水蓄能建设项目对相关档案资源的需求不再停留在调用工程图纸和印章等基础需求，在调用一份图纸的同时，还需要了解编著成员的项目履历、记录、变更情况以及施工、检修进度的具体记录，即需要了解一份图纸从制作到后期调用的全过程档案。这就要求档案与档案之间通过时间标签和分类标签形成紧密联系，在事件和时间逻辑上不再是孤立的单一文档。此外，工程师对统一调用相关档案也存在需求，工程档案分别存储的现状增加了调用的工作量，因此，迫切需要档案“活起来”。

三、抽水蓄能工程项目档案管理困境的原因

在高速发展的信息时代，企业面临的档案信息需求困境不仅反映时代的发展要求，也将过去被“成熟”管理模式掩盖的问题暴露出来，主要是由以下几方面原因造成：

首先，企业档案管理意识不足。项目导向与结果思维“重管理、轻服务，重成本、轻细节”等观念，使企业精力与关注焦点多放在了项目进度本身，即便重视工程图纸资料等，也多停留在岗位工作要求细节上，并未上升至系统的档案管理工作层面，而档案意识的强弱与工程项目经理、高级管理人员的档案意识有直接关系，档案工作仍停留在阅查、收集归档保管等传统的手工操作，或转换为电子文档等低效工作上，没有重视项目档案的数据价值和知识价值。

其次，管理模式存在困境。传统模式是在工程完结后由项目部直接提交归档，再由档案部门保管。这种模式存在归档不及时、资料遗失、档案追索和修复等问题，且档案保管部门没有权限去做查漏补缺工作，属地保管也使各地档案管理与服务水平参差不齐，这些都加大了档案保管的物理风险。虽然部分管理规范的企业，会将专职档案员安排进项目工程部，全程专职专责对该项目文件进行收集、归档、保管、利用等工作，项目结束后再统一归档，该模式保证档案的完整性和利用率，但对人员专业能力和团队规模要求较高。此外，在制度建设上，项目档案保管制度、母子公司档案管理制度、数据格式标准、技术规范建设滞后都令档案信息化建设的成效大打折扣。

最后，资源投入不足。档案信息化是档案服务工作的起点而非终点，将纸质档案转化为电子档案的确提高了保管和利用的效率，但项目档案作为包含大量工程信息的数据价值并没有得到有效发掘与利用。除认识不足之外，更重要的是对引入信息技术的重视程度不够，从而导致对传统的人工或半自动档案管理模式的依赖，认为现有的档案管理模式稳定且不容易犯错，抱有“技术更新会带来更多麻烦”的想法，从而失去接纳新技术的实质性动力。

总之，抽水蓄能工程项目档案管理存在的问题是不断增长、变大的工程项目量与增长缓慢的档案认知、多方面投入量不足的矛盾，更是頂层管理制度与工作内容脱节的矛盾，工程项目档案工作的“量”上去了，但档案服务的“质”并未有实质改变。

四、抽水蓄能工程项目智慧档案管理的核心思路

为克服现状中存在的问题，实现“安全、互联、高效、智能”的抽水蓄能工程项目档案服务体系，为工程项目和企业提供“高精准、强时效、全覆盖”的档案知识服务，需要企业聚焦核心发展思路，以点带面来实现改革突破。

核心发展思路即以智慧档案为突破口，知识服务为目标。智慧档案是档案工作继数字档案后，档案工作的新方向、新主流，也是物联网、云计算技术推动下对档案实体、内容、服务和管理等方面的感知、处理能力的优化和提升。首先，智慧档案能够在数字档案的基础上，通过各类采集终端和有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互连，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力；其次，能够充分发掘数字档案的资源优势，运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和运行信息，从而对档案收集、管理、利用、存储、监督等各种需求做出智能响应和智慧支持，通过实现企业内工程项目档案“档案与档案”“人与档案”和“人与人”之间的互联、互通、互动，最终实现档案资源的互联互通、档案利用需求与供给服务的快速响应和友好互动。

知识服务是指通过整理、重组、提炼、创新可以利用的各种显性和隐性信息资源，使之有序化，形成方便实用的知识来解决特定实践应用问题的服务。档案知识服务是从档案管理的各种显性和隐性信息资源中，针对利用者的需求将档案信息资源提炼出来，并提供服务的过程。在信息化建设背景下，知识服务更加注重档案知识信息内容的服务，面向利用者目标驱动的服务，在网络环境下体现出专业化和个性化的特点，不断实现档案信息的增值。知识服务是档案资源开发利用的高阶形态，目的是推动企业项目服务从项目、业务驱动向用户、市场需求驱动转型。重视企业内工程档案资源的收集、利用和保管，利用新技术、新工具对档案进行数据化处理和优化、整合与提炼，以更好地服务工程项目和企业的管理决策工作。

五、抽水蓄能工程智慧档案系统方案

1.夯实机制保障的基石

建立工程项目智慧档案系统必须有科学的顶层制度和管理机制，包括制度完善、意识提升两方面。首先，完备的制度建设是把握方向、管控大局、保障落实的前提和基础，因此，在智慧档案系统的建设中应设置档案部门的职能制度、日常管理制度、档案数据标准制度、安全管理制度、考核与奖惩制度等相应制度。只有在制度上做好架构，才能从整体上保障系统运行正常。其次，工程项目的每一份原始记录都需要经手人保管、转移，为保证智慧档案的时效性、精准度和全面性，需要提高企业全员的档案意识，如档案归档意识、安全意识、保密意识。让工作人员以高度的责任心来保障档案数据的完整性、精准度，以高度的服务意识来保证档案数据的时效性。

2.巩固技术保障的优势

技术保障是实现档案互联互通、共享利用的基本前提，因此，数字化技术是业务转型的利器。为实现档案的智慧化管理，需要加速引进数据采集、数据挖掘、智能库房、网络密钥、RFID感知等大数据、云计算技术，其中不少软硬件模式已在其他公共领域得到很好验证，具备跨行业引入的条件。

在档案收集方面，针对不同文件格式和终端接口不一致的问题，应形成归档保管的统一格式标准，大力开发“1+N”移动终端，即一个终端联结N个服务器，资源整合后直达用户端。在档案存储方面，全程采用加密手段、物理隔离来保证档案资源的安全，集中保管、异地灾备等以保障数据安全。在档案利用的交互方面，除提供统一的移动端接口外，要充分考虑一线项目经理的使用习惯与需求，提供检索、数据可视化等交互友好的功能界面。比如，采用二维码、RFID标签技术实现工程图纸类档案全过程的管控、链接与利用，从而打破纸质和电子图纸信息单一性和缺乏关联性困境，解决图纸的设计、会审、变更溯源等难题。

总之，技术保障的目标是打通设计、监理、施工、业务、运维单位之间的信息壁垒，让工程项目中产生的所有档案信息资源拥有唯一的“电子标识”，从而实现工程档案从产生、变更、归档、保管、利用全过程的管理，确保其真实、完整、可靠。

3.完善人才保障工作

档案工作人员综合素质的高低关系到智慧档案服务的成效，因此，加强人才梯队建设必不可少。一是提升相关专业人员的技术能力，因为工程项目档案管理中涉及诸多专业技能，具备工程实践和计算机功底的复合型人才是企业档案管理职能的必备要求；二是组建企业自有的档案管理团队进行智慧档案体系的开发与建设，采用新技术进行维护管理和利用，来提高自动化水平和移动平台的服务交互能力。总之，专人专事从而实现档案的智慧化管理。

六、结语

抽水蓄能工程档案智慧档案系统是企业主动适应数字化时代、智慧城市建设对工程项目管理的新要求而开展的尝试，它需要企业率先建立单位的数字档案体系，在此基础上实现互联互通、智慧管理、知识服务等目标。总之，相关企业要抓住智慧城市建设的契机，加大建设智慧型档案馆的探索，使档案信息化、数字化服务水平不断提高，从而充分发挥抽水蓄能工程档案的价值。

参考文献：

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[2]张玉梅.提高电力企业档案服务能力的对策.四川档案[J]，2019（1）：35-37.

[3]陈彦江，裴 红，薛鹏程.基于二维码的工程图纸档案全过程管控实践[J].中国档案，2020（11）：66-67.

（作者单位：山东泰山抽水蓄能电站有限责任公司）