大数据背景下企业档案管理信息化建设路径探究

迂娜

摘 要：企业想要实现有效的档案管理，需要构建完善的管理体系，利用数字化、网络化技术等现代信息化技术手段，推动企业现代化发展，满足新时代档案管理目标，达成档案管理远程传输、信息资源共享与服务。目前，企业在档案管理信息化发展中，依然暴露出很多短板，需要档案工作人员针对问题找出解决之策。对此，本文围绕企业档案管理信息化建设的目的，阐述大数据在企业档案管理信息化建设中的应用，以问题为導向，提出相应的解决策略。

关键词：大数据；档案管理；信息化建设；实施路径

大数据技术与档案管理实务的结合，已经成为信息化时代企业管理、工作模式转型升级的重要方式，通过大数据的应用，促使企业建立先进的档案管理理念，提高办公自动化水平，依托档案管理数据平台，培养其信息化档案管理思维和业务能力。尤其随着各企业档案资料数量和规模日趋庞大，档案存贮安全、高效管理成为业务发展的关键，企业应加快档案管理方法革新，采用信息化手段完善档案管理工作。

一、企业档案管理信息化建设的目的

互联网、大数据、云计算等先进技术的出现，在全国掀起数字化浪潮，这场数字革命关系着人们工作、生活各个方面，极大程度改变了人们的生产和生活方式。由此，基于数字革命衍生出海量的信息资源，这些信息资源成为企业现代化发展的重要助力，也是提高企业自身市场竞争优势的关键。因此，在这场数字革命中，企业档案管理部门担负着更重大的任务和责任，档案管理部门所管理的信息资源成为企业科学决策与高效管理的依据。与此同时，随着信息化发展，企业传统档案管理模式暴露出弊端，尤其在归档、分类、记录和保存等方面效率偏低，并且，在管理过程中人工成本投入较高，人力资源的限制难以做到档案信息及时更新和精准记录，因档案信息管理方式的滞后，导致企业档案管理仅仅具备简单查阅的功能。企业想要进一步提高现代化水平，加强档案管理信息化建设势在必行。为此，企业可以建立与档案管理需求、企业发展情况相符的企业网络系统，为企业业务拓展、经营管理提供良好的信息化环境，更新传统管理方式，借助企业网络系统实现电子商务交易、项目研讨等功能。此外，在大数据时代下，信息资源更加丰富，纸质文件的传递转为线上传输方式，档案存储介质也发生转变，也正因为档案管理工作环境的转变，使档案信息管理呈现动态化管理趋势。因此，借助信息设备、大数据技术可以为企业档案管理信息化建设奠定基础条件，让档案管理变得更加便捷，实时更新档案信息，并以视频、音频、图片等多种格式管理档案。

二、企业档案管理特征

1.专业性

在企业科技档案管理工作开展的过程中，往往具备着一定的专业性，需要工作人员全面结合企业专业特征，从专业角度出发，针对科学活动进行详细记录，这样就可以形成专业性较强的科学技术档案。对于这些档案信息，只有发挥出相关工作人员的个人能力，才可以挖掘其内在价值，同时对各种复杂信息进行集中的整理以及分析，发挥出科学技术档案的内在价值，也相应推动企业的发展与创新。

2.个性化

在企业科技档案的管理过程中，具体管理工作并不是一种单一领域的工作内容，而是具备着跨专业的工作形式。在企业科学技术档案的管理过程中，涉及农业科技档案、工业科技档案以及建筑科技档案等各种类型的档案信息。无论是哪种类型的档案信息，都需要全面的提升科学技术的信息分析能力，同时保持较强的专业处理效果，这样才可以做到对多元化信息的处理效果。

3.系统性

科技档案当中包含着科学技术创新、技术研究等过程，以此在将各种数据信息归档之后，就可以形成较为完整的信息档案内容。例如，进行工程施工、项目研发以及课题方面的研究中，都可以很好地形成较强的系统管理效果，并提升信息内在价值。

三、大数据在企业档案管理信息化建设中的应用

1.大数据在档案资源挖掘中的应用

大数据发展有助于提高档案信息的收集、识别、统计、分类、编目和检索的工作效率，基于数据分析与整合，从而预测今后发展趋势，并围绕数据关联性信息，挖掘其中的隐含信息和有价值的信息，为企业决策层和管理层提供参考依据，不仅确保数据分析的准确性，还能控制时间、人力、资金、档案管理的成本。在企业档案管理中包含以下应用：第一，利用数据挖掘功能，定位企业档案管理需求，如利用技术建模，根据访客的访问记录、访客日志和社交媒体浏览记录等数据，研究用户的兴趣偏好和需求趋势，从而优化档案信息管理；第二，通过数据挖掘技术为企业档案馆建设提供依据，如利用企业网、信息软件统计和计算档案信息资源的开发与利用情况，并集中高频使用、需求量大的档案信息，优先进行数字化加工与整合，充实和完善企业档案馆信息资源；第三，从海量档案信息中筛选出相关主题的资料，并挖掘和重组，建设系统化管理的信息库，让用户在查阅档案馆信息资料时，检索出多篇相同主题的关联信息。

2.大数据在档案深加工中的应用

企业在以往档案管理中，因档案信息数量庞大，依靠现有人力资源难以透彻理解数据信息，这也导致档案管理人员不能明确数据信息之间的关联性，不能深化档案，无法为企业其他人员提供理解性强的档案资料。基于这一情况，利用大数据分析技术对档案数据信息自动挖掘，获得数据信息内容，并基于内涵信息对接相关信息，使档案深化，便于理解。实现档案数据信息深加工主要包含档案资源挖掘、用户数据挖掘、关系洞察及趋势分析。档案数据深度挖掘可以凸显数据价值，并挖掘新的价值信息，做到精准服务和趋势预测。比如，通过对用户信息和浏览记录的检索和数据挖掘，精准洞察和提供个性化服务，提高用户的体验感和认同感，提升档案信息化管理与服务价值。还可以基于用户数据提炼关联性信息，找出信息共性特点，决定哪些档案数据能够用于深加工。同时，基于大数据管理平台，可以实现档案管理数据信息的可视化，为决策层和各科室管理人员提供集中化的数据决策支持，并根据档案数据浏览场景、应用习惯等科学布局，依据仪表板、图表、数据地图等形象展示各项档案业务、数据指标，便于直观监测档案馆运行情况，便于对异常关键指标做好监测与预警。

四、企业档案管理信息化建设存在的问题

1.档案管理信息化建设规划有待完善

目前，我国企业档案管理信息化建设工作在推进效率上比较滞后，其中受到诸多因素的影响。比如，一些企业欠缺档案信息化建设与规划的思维，因观念滞后导致档案管理信息化建设与企业实际情况不匹配，不仅没有为档案管理工作提供便利，简化人工管理的复杂过程，反而让档案信息管理更加混乱，浪费资源，增加工作负担。与此同时，企业在落实档案管理信息化建设工作中，缺乏统一的档案管理信息化建设标准，标准不統一造成信息化建设进度受到制约。此外，档案管理人员自身业务能力水平普遍偏低，这也是影响档案管理工作信息化开展的重要因素。

2.档案资源信息化开发不合理

通过部分基层档案管理部门或档案馆的资源信息化管理来看，主要问题是大数据技术未能全面普及，利用效率不高，尤其是经济欠发达地区的企业基层管理部门档案管理信息化建设滞后，档案资源信息化开发合理性不足，开发力度小。虽然部分企业将大数据技术应用于档案管理中，但是，档案管理信息化建设覆盖范围窄，发展不够全面，使档案资源开发与利用之间的联系不紧密，甚至出现脱节问题。例如，档案信息记录不全面，更新不及时。档案是随着企业发展呈现动态变化的，也是对企业不同经营发展的真实记录。但是，从目前情况来看，企业管理层工作重心倾向于经济效益的提升，对档案管理信息化建设的重视度不高，导致企业经营发展中涉及的各项信息没有如实记录，并且，档案信息资料收集不全面、不及时，影响了档案的使用价值。

3.档案管理信息化安全防护亟待提高

部分企业的档案资料保密级别较高，这些档案资料或者重要机密文件都需要加强安全管理，避免档案资料泄露或者被篡改，因此，运用大数据技术管理档案资料是一种高效的管理模式。但是，安全问题也是时有发生，主要原因在于部分档案管理人员对于档案资料的安全性缺乏足够的重视，缺乏严格、责任分明的管理制度，查阅或借阅档案资料的管理流程较为松散，档案资料提取、数据记录、登录账户管理混乱，很多人都可以随意登录档案资料系统查询、复制资料，导致一些重要的档案数据信息被泄露。此外，也有部分企业还未能从传统纸质档案管理模式转化为电子档案管理模式，部分电子档案严重缺失，使档案资料的安全性受损。

五、大数据背景下企业档案管理信息化建设的实施路径

1.做好档案管理信息化建设全面规划

健全档案管理信息化建设规划可以从管理观念、管理制度及标准、提升业务能力三个方面开展。首先，转变管理观念。企业管理人员应发挥引领作用，认识到档案管理信息化建设对于企业长足发展的重要性以及经济价值，以高效率管理视角加强档案管理信息化建设的顶层设计。比如，将档案管理工作纳入企业日常管理体系中，并设置专项资金，为企业档案管理信息化建设提供资金支持。企业档案管理人员还应做好宣传，转变“重藏轻用”的观念，通过专题宣传，深挖电子档案的价值。此外，企业可以通过对档案管理人员进行继续教育培训，培养档案管理人员的信息化管理意识、责任意识、爱岗敬业精神。其次，完善科技档案管理制度及标准。通过制度化、标准化管理，为档案信息化建设奠定基石，并规范档案资料执行情况，完善监督措施。根据档案信息化管理实况，明确岗位职责，采用责任制度将档案管理实务与责任挂钩，落实到个人，加强制度对人为操作过程的约束力度。同时，利用数据库、大数据、计算机等，构建档案资源信息发布云平台，在平台技术支撑下建立档案信息共享制度，让工作人员在使用档案资源时不受时空的约束和限制，提高档案信息资源的共享性和利用效率。最后，提高档案管理人员业务水平。一是通过教育培训机制，加强档案管理人员的服务意识，秉持以人为本、服务为先的宗旨，树立档案管理人员的形象，让更多员工认可档案管理人员的业务能力；二是企业建立档案管理人员聘用制度和标准，聘用方式可以根据档案管理工作经验是否丰富或工作能力是否突出几方面进行考虑。

2.完善档案资源开发与利用方式

档案资源利用是档案工作的核心目标，只有完善档案开发和利用方式，才能增强档案工作的活力。第一，采用宣传栏、举办档案陈列展览、档案管理宣讲、座谈会、报告会等形式，让档案管理人员充分认识档案的定义以及档案信息化管理的价值，明确档案资源对企业现阶段发展和未来发展的作用。第二，利用现代信息技术，完善信息化系统建设和科技档案管理信息系统，实现档案资源数字化、办公自动化，并与业务相衔接。还可以建立专门的档案电子阅览室，最大化发挥现代网络信息技术作用，发挥档案部门信息资源优势，为企业经营提供资源支持和高效服务。以某大型国有建筑企业为例，该企业涉及较多施工档案资料，这些资料对企业发展、安全生产质量具有重要作用。比如，不同施工阶段需要根据档案资料信息，了解各施工环节所采用的施工材料、施工技术等要素，以便做好衔接，安全开展下一道工序。因此，为了提高档案管理质量，该企业有预见性地建设了一套档案管理信息系统，完善档案信息化软硬件设施，规范网络技术使用标准和要求，以一体化管理思维让档案管理工作更加规范化、专业化、系统化，使档案资源得到充分开发和利用。第三，采用大数据分析法，深挖档案研编和查阅，采用主动服务理念，改变企业过去在档案利用中停留在低层次原件查阅层面，而是选择研编方向，加强档案信息开发利用。比如，《企业大事记》《制度汇编》等，基于企业现有档案资料，编撰内部工作人员参考资料和工作手册，供各级人员查阅和使用。

3.建立档案安全防护体系

档案管理信息化建设注重的是信息的共享与高效利用，具有网络化特点，所以，档案资料更丰富、管理模式更开放。但是，在大数据时代，电子档案存储容易被病毒、黑客和竞争对手利用技术手段，盗取、破坏、干扰企业档案信息。基于此，企业有必要建立反病毒、反泄露、反网络攻击的安全防护措施，抵御档案信息在网络传输中的风险。此外，还应针对企业机密性、重要的档案文件，加强档案资源信息审核和数据监管。一方面，当员工想要使用机密数据信息时，需要根据员工岗位层级、档案机密属性，设立相应的等级查阅权限，尽可能减少低层员工接触机密信息的可能性。同时，对于可以接触到机密数据信息的员工，企业应与员工签订保密协议，约束其避免泄露机密档案信息；另一方面，建立档案信息审核制度，并在内部设立信息审核和数据监管小组，专门负责档案数据信息的使用情况，并定期对档案信息系统的安全做好评估和检查，及时发现问题，规避信息泄露的风险。

六、结语

综上所述，大数据时代加速企业档案管理观念、管理方式的变革步伐，随着科技发展和企业自身发展需求，以往方式的缺陷也更加突出，故需要通过大数据技术得到改善。基于此，档案管理信息化建设势在必行，结合大数据在档案资源挖掘和深加工中的应用，以及企业目前在档案管理信息化建设中存在的问题，明确企业应以问题为导向，借助大数据应用优势，从管理观念、管理制度及标准、提升业务能力方面做好全面规划，完善档案资源开发利用方式，建立安全防护体系，为档案管理信息化建设保驾护航。

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（作者单位：中国船舶集团有限公司第七〇三研究所）