数字化时代学生档案信息化管理探究

2023-06-07许奋

兰台内外 2023年7期

许奋

摘要：随着我国实施“数字社会”战略，数字校园得到了迅速发展，学生档案数字化管理和信息系统的建立亦随之开展。学生档案管理是学校管理的一个关键环节，要做到学生档案的信息化管理，必须加大人力资源的投入，与时俱进，改变管理方式和工作理念，优化服务内容，提升服务水平，加强顶层设计与制度保障。

关键词：学校；学生档案；信息化管理

随着《国民经济和社会发展第十个五年规划和2035年远景目标纲要（草案）》的实施，政府提出了加速数字发展、加速数字社会、构建数字中国的目标。本文从全面认识学生档案的基本内涵和特征，剖析学生档案工作的现状及问题，提出推进学生档案信息化管理建设的措施，以促进学生档案信息化管理。通过引入大数据技术，对学生档案管理的信息化和标准化进行探讨。在此基础上，提出一种基于分布式大数据映射技术的学生档案信息安全存储系统，并实现了学生档案系统的深度开发。在信息化社会背景下，学生档案工作必须与时俱进，探索新模式，提高工作效率。通过对学生档案管理信息化工作的研究，从管理方式、信息化建设、制度改革等方面进行了论述，并对学校管理工作进行探索，以期为学校领导科学决策、教育教学科研管理等方面的工作提供依据，为学校管理工作的信息化建设作出贡献。

一、学生档案管理信息化概述

信息时代的来临，促进各行各业的快速发展，同时也为各种先进的新技术提供了应用支持。学校是整个社会的重要组成部分，必须抓住时代发展的潮流，对自己的工作进行全方位改进和优化。从实践角度来看，学生档案管理工作是推进学校行政服务模式创新，提高学生档案管理工作质量的一种有效途径。学生档案是学校发展规划、建设、管理的真实记录，是学校教育能力、建设水平的集中体现和总结。随着《全国高等职业技术教育院校档案事业发展规划》的颁布，学校档案数字化和信息化建设得到了越来越多的重视，我国学校学生档案管理工作不断深入，学生档案管理信息系统也日益受到人们的关注。随着学校信息化建设的不断深入，学生档案管理信息化建设也逐渐成为学校管理的重要内容之一。为了解决这一问题，进一步改进学校的档案管理工作，文章在大数据的基础上，提出一种新型的管理方式，使学校的工作更加有序、更加规范。档案工作是学校教育工作中的一项重大工作，是学校教育改革发展的必然趋势。由于学校的扩招，档案资料的数目增多，使档案工作变得更加困难。当前，我国学校运用信息技术对个人档案进行管理，使其在某种意义上得到显著的改善。

1.学生档案管理的内容和特点

为规范学校的档案工作，加强学校的档案管理工作，使之得到更好的保护与使用，2008年教育部发布《高等学校档案管理办法》。《办法》明确指出，学校档案是指学校在招生、教学、科研、管理等工作中所产生的各种文字、图表、声像等形式和载体，对学生、学校和社会具有保护作用的文字、图表、声像等。学校学生档案内容主要有高中阶段的档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案和毕业登记表。学校的档案管理是学校档案的收集、整理、保管、鉴定、归档、宣传、利用、传递等方面的工作。各学校的学生档案管理工作的内容、档案的组织结构等基本一致，但不同之处在于学生人数、档案数量以及档案组织的规模。学生档案记录学生学习成绩、奖惩、社会实习、身心健康、党团建设等多层面的内容，是为学生的发展提供依据。与其他的档案工作相比，学生档案资料来源广泛，数量庞大，流动性强，与学生的未来息息相关。学生档案管理信息化是利用信息化技术和网络技术对档案管理进行信息化、数字化和共享，从而实现学校档案管理工作的信息化、数字化和共享化。

2.数字化时代学生档案信息化管理的必然性

要改变学生档案的传统管理方式，提高档案信息质量，是学生档案管理在数字时代发展的需要。首先，学校要强化档案资料管理，必须对学生的资料进行信息化。学生档案在学校用人等方面具有舉足轻重的地位。学生的资料是非常多的，能够从档案资料中得知学生的一些基本状况，从而帮助老师在教育和管理中因材施教。通过对学生档案资料的查阅，雇主可以更好地选择合适的员工，从而增加员工与工作岗位之间的配对；对于学生来说，无论是学习还是工作，档案则关乎他们的切身利益。学校的学生资料大多没有备份，如果丢失了，将很难对其进行核实和补充。有些学校虽然有备份文件，但也不可能把所有的资料都记录下来。同时，还由于采用双备的方式，造成大量重复文件处理。因此，提高学校档案管理工作的信息化程度，实现电子档案的收集、储存和管理，可以有效处理因档案破损、丢失而导致的档案查询与补充问题。学生档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，在我国实行数字社会的今天，学校是一个具有重大意义的组织机构，在各个方面都发挥着举足轻重的作用，由于学生档案数量庞大，而传统的纸质档案在处理、登记、整理、归类、邮寄等过程中存在着大量的浪费，因此，学校的数字化建设必须以实现学生档案管理的信息化建设为中心。目前，我国学生档案管理还处于信息化初期，还没有真正落实信息化。

二、学生档案信息化管理分析

学生的档案管理工作对学生、学校、用人机构都起到了很大的促进作用。

1.学生档案管理需要的“人财物”投入不足

在学校的各种经费预算中，对学生档案管理的投入存在着很大的问题。学生档案管理工作涉及许多部门，其中有学生事务处、教务处、安全部、德育处等，学生事务处是专门处理学生档案，学生档案资料很多，但由于缺乏管理人员，一些档案工作者年纪偏大，又不是专业人员，其职业素质较低，有些学校会安排一些学生协助工作。此外，由于学校人财物的投入不足，存在着档案管理方面的风险，在电子文件的信息化建设中，往往缺乏相应的软件和设备设施。

2.学生档案信息化管理不及时、不全面

学生档案必须要能够准确、真实、立体式反映学生的学习、生活和成长过程。其主要包括党团发展、学籍变动、奖学金贷款、实习活动、身心健康、学年考核等内容。由于学校缺乏专业的档案工作，使得学生资料的更新、记录与上传不能与相关的信息系统整合，从而使得档案资料无法全面展现，导致档案信息使用者不能从档案中了解学生全面、立体与动态的成长轨迹。

3.学生档案管理方法陈旧、理念落后

由于学校学生的档案管理方式传统守旧、观念落后、信息系统不完善等原因，造成学校档案管理工作效能低下，使档案工作满意度降低。随着网络时代的来临，资讯科技飞速发展，给人们的工作带来便利、快捷，但目前学校档案工作仍然是以纸质的传统方式进行，档案管理信息化建设严重落后。

4.偏管理而轻服务

学校学生的档案工作存在着重视管理、忽视服务等问题，导致学校档案的使用效率低下，使学校的档案管理工作发挥不出应有的作用。目前，我国学校档案工作主要集中在档案的收集、整理、归类、保存等日常工作中，而档案资源的方便检索和合理共享，以及档案的互动和共享性还没有得到很好的开发和利用，档案资源为学生的升学、科研、创业等提供服务的功能还有待提高。

5.学生档案管理缺少顶层设计与制度保障

学校学生档案的信息化建设缺乏顶层的规划和制度保障，使得学校档案管理工作的价值没有得到应有体现，无法为学校的高水平发展提供有效支撑。学校把培养学生作为第一目的，要培养并发掘出优秀的学生。学校领导未能正确理解档案管理对学校办学定位、发展战略、制定政策等具有的重大意义，导致档案部门设置、人才选拔和培训、工作奖惩等方面缺少顶层设计与制度保障，影响学校的高质量发展。

三、学生档案信息化管理建设措施

解决学生档案管理工作中存在的问题，使学校的档案信息化管理工作真正落实，是一个既繁重又必须不断进行的工作。这不仅关系到学校高素质的发展，也关乎学生的切身利益和档案管理工作人员的职业幸福感。同时，这也是数字化校园、数字化社会发展的必然要求。因此，如何加强学生档案信息化管理工作，是当前学校档案管理工作的当务之急。

1.加强对学生档案管理的“人财物”投入

加强对学生档案管理的人力和财力的投入，为学校档案工作奠定坚实的物质基础。既要培养专门的学生档案管理团队，又要为其配备专门的工作场所和设备设施，为其配备专门的档案存放室，以确保档案的安全问题。

2.提高学生档案信息化管理的及时性与全面性

加强学生档案管理的及时性与全面性，展现学生的三维、动态发展历程。学校学生档案信息来源多样、内容且丰富有价值，如果不及时、不全面、不精确地进行信息录入和展示，不但无法充分利用其信息的内在意义，还容易给用户带来不良后果。因此，学生档案管理馆员要对所收集的学生资料进行及时整理、归纳，并进行信息化储存，让用户能够在线查询到有关资料，从而更好地掌握有关资料，对于企业和教育事业的发展均具有十分重要的意义。

3.转变学生档案管理工作方法和理念

要改变学校学生档案管理工作方式，就必须更新工作观念，提高工作效能，增强档案工作满意度。通过大数据、网络等先进技术和档案工作的融合，提高了学校档案信息化管理工作效率，改变以往的档案工作仅限于人工收集和查找的原始状况，提高档案工作效率，将档案管理人员从机械、重复与缓慢的传统工作状态中解放出来。学校可定期组织档案管理人员进行专业培训和学习，使其掌握先进的档案管理软件和技术，熟练操作软硬件的更新、维护和保养，紧跟时代的发展步伐，有效缓解档案管理人员的职业倦怠感，提升其工作满足度和幸福感。

4.提升学生档案管理信息化服务内容和水平

要提高学校档案管理工作质量，必须要充分利用好学校的档案信息资源，使档案工作更好地为学校管理提供科学依据。学生档案管理要在确保馆藏信息保密基础上，发挥其作用，促进馆藏信息的互动和共享。在大数据时代，可以把学生档案管理电子政务系统和学生档案基础资料整合到一个统一的数据管理系统中。例如，学生利用一卡通进出宿舍、食堂和超市购物、在图书馆自习和借书等，都构成一系列多元化的信息。同时，可以在学校电子管理系统中设置一个统一的学生资料入口，将各学校的电子管理系统和学生资料都列入该系统中，由管理员和学生利用账号和口令登录，即可获得在各自的权限范围之内的各种信息，并据此对其生活方式、性格和学习状况进行分析，以对其进行未来的发展和工作推荐，并为其今后的继续教育和工作推荐提供可靠的数据基础。

5.加强学生档案管理的顶层设计与制度保障

为促进学生档案管理工作全面开展，把档案管理工作认真落到实处，从人员、经费、制度等方面建立健全各项制度，出台档案工作奖励与惩罚办法，明确档案工作日常管理规定，使档案管理工作有章可循，有法可依，整合涉及学生档案的学校各部门，使其成为统一整体。只有建立健全的制度，才能确保学校的档案信息化管理系统得以充分利用，使档案信息资源能够更好地为学校发展提供有效的支撑，使学校的教育信息化建设不断推进，从而促进学校的高水平发展。

四、结束语

综上所述，结合目前学校学生档案的管理实践，从建立数据库、引进大数据等方面，提出一种新型管理模式，并将其运用于实践中。作者认为，利用大数据技术可以对大量的学生资料进行合理分类，既可以提高管理的有效性，又可以提高管理的准确性，防止出现管理上的不规范现象，进而提高学校的行政工作水平。在此基础上，通过引进先进的现代信息技术，使该管理模式在实践中的一些问题得到改进，以使该管理方式更加适合学校的各项工作。同时，正确运用管理手段，可以提高学生档案资料的利用效率，充分挖掘其潜在价值。

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