事业单位财务档案管理创新模式研究

董秦

［摘 要］近年来，随着我国事业单位体制改革的深入和社会的不断发展，事业单位的社会功能、职能地位以及工作任务也随之有所更新，在编制管理、用人管理、薪酬管理、岗位管理等各项工作方面也出现了很大程度的变化，过去的财务档案管理模式已难以适应新时期的实际需要。财务档案客观记录了事业单位各项经济活动的基本情况，还能够非常准确直观地体现出事业单位财务会计工作的开展情况，为各部门有序推进自身工作提供了非常重要的参考依据，促进事业单位财务管理工作水平不断提升。在新形势下，必须要充分认识到财务档案管理的重要意义，基于现阶段事业单位财务档案管理现状，对档案管理模式予以创新和变革，可以助力事业单位的持续健康发展。本文结合笔者工作经验和实际研究，对上述问题展开深入探讨。

［关键词］事业单位；财务档案；管理；创新模式

［中图分类号］G27文献标志码：A

在事业单位的各项工作中，财务档案管理工作具有极其重要的意义。财务档案管理可以通过完整的财务记录建立规范系统的财务数据库，对单位所有的财务行为进行明确记录，也是对事业单位工作决策以及经验教训的记录，对于事业单位的财务工作、经济工作来说都具有非常重要的作用。因此，事业单位管理必须主动强化档案管理服务意识，不断提升財务档案管理的科学化和规范化水平，结合当前财务档案管理工作开展情况制定有针对性的创新策略，确保各项档案管理措施能够在实践中予以贯彻执行，为促进事业单位财务管理水平提升提供充足保障。

1 事业单位财务档案管理工作的重要性

事业单位财务档案通常包括资金使用管理和资产管理两大基本经济活动中所产生的各类财务会计账簿、票据、凭证、银行对账单、电算化档案数据、报表、经济合同、税务资料、财务管理与会计核算工作中形成的所有相关数据材料。

首先，根据《档案法》《会计基础工作规范》《事业单位会计制度》等法规要求，财务档案管理涉及诸多方面的内容，包括真实性的审计、完整性的交接、及时性的传递、安全性的保管等，因此档案管理人员在组织开展工作时必须要全面精准把控，确保财务档案管理做到规范、有序，才能充分发挥财务档案的利用价值。其次，财务档案客观全面地记录了事业单位各项财务活动的开展情况，能够帮助单位管理者及时准确地了解日常收支情况和运营管理信息，也对单位其他部门的业务管控有非常大的参考作用，是单位各项工作有序推进的重要保障。最后，财务档案包含会计核算的关键性凭证，利用财务档案资料能够对单位各项经济活动实施审核。在实践中必须要深刻理解财务档案管理创新的意义，通过有效的管理模式确保财务档案的准确性与完整性，这样才能够更好地发挥出财务档案的作用。所以在当前这样一个信息化时代下，事业单位档案管理人员必须尽快促进财务档案管理工作创新，不断提升财务档案管理的科学化、信息化水平，通过更加高效、规范的财务档案管理工作为单位各项决策带来更多支持，确保事业单位持续健康发展［1］。

2 事业单位财务档案管理现状分析

2.1 管理人员意识不足

事业单位财务档案管理工作对于单位各部门工作的有序开展具有非常大的意义，然而现阶段很多档案管理人员和财务工作者并未充分认识到此项工作的重要性。财务部门员工仍然存在过去那种“各自为政”的传统观念，即便逐步了解到财务档案收集、归档、开发利用等工作的重要性，但依旧认为财务档案管理属于档案部门的事，并未予以积极主动的配合，而档案管理工作人员也没有积极和财务部门进行沟通交流，认为只要及时把财务档案资料进行收集整理并安全存放即可。目前部分事业单位将关注的重心放在了财务会计核算等环节，忽略了财务档案的管理，当其他各部门或管理层决策需要利用财务档案时才会引起重视，但此时却难以真正发挥出财务档案的价值和作用。

2.2 管理工作经费欠缺

这一问题集中反映在两方面。首先，虽然财务档案管理工作属于事业单位各项业务活动的重要组成部分，然而实际上无论是档案管理人员配置，还是档案管理房屋、设备等硬件设施都并不完善，缺少支持财务档案管理模式创新的工作经费。在实际工作中，事业单位预算资金的分配往往由于思想意识的不重视而造成财务档案管理资金支持的不足，资金保障匮乏势必会在很大程度上影响档案管理人员的工作积极性，导致财务档案管理依旧沿用传统的工作模式。其次，部分事业单位管理层单纯地觉得财务档案资料只要不丢失即可，并未给予更多经费对相关设备和档案存放环境予以更新升级，造成档案管理效率难以提升［2］。

2.3 管理工作不够规范

当前，在组织开展财务档案管理的过程中，无论是收集、立卷、归档、存储、销毁等各个环节都可能存在不规范的现象。例如，在对财务档案实施立卷与归档过程中，部分档案管理人员并未予以重视，导致档案材料分类不明确、归档混乱等问题；对财务档案进行存储保管时，没有做好定期入库与归档验收工作，导致存储的财务档案材料可能出现错误；另外，财务档案管理人员在进行签章和装订过程中的误操作导致不符合标准要求；进行查阅与销毁环节也表现出交接不清、手续不完善、程序不透明等问题，很多财务档案资料长期没有及时销毁。

2.4 管理制度有待健全

有些事业单位已经建立了较为系统全面的内控管理体系，各部门职责也分工明确，然而对于财务档案管理来说，单位管理层更多地关注财务会计工作的开展，往往忽略了财务档案管理。对财务资料也是更倾向于使用，而在使用后却忽略了及时归档与保管，对之后的开发利用造成了影响。目前事业单位财务档案管理制度普遍不健全，而且很多管理制度已经难以符合新时期的要求，亟须予以创新，同时对档案工作者的具体权责规定也不清晰，财务档案管理工作较为混乱，在很大程度上降低了档案管理的效率与质量，难以充分发挥财务档案资料的开发利用价值。

2.5 信息化建设滞后

随着事业单位财务管理工作任务的加重，财务档案数量日益增多，对财务档案管理也带来了更加严峻的挑战，为促进财务档案管理水平不断提升，应当尽快落实信息化建设工作。然而，现阶段在财务档案管理实践中并未真正利用好现代信息技术，信息化、智能化水平偏低，很多财务档案管理人员没有熟悉掌握信息技术手段，档案信息管理系统长时间没有更新，在很大程度上制约了财务档案管理工作模式的创新与发展［3］。

3 事业单位财务档案管理创新模式

3.1 提高财务档案管理人员素质

科技时代飞速发展，社会信息化日新月异。事业单位财务档案管理工作应当主动引进信息技术，积极推动财务档案管理工作模式的创新变革，借助现代信息技术提升单位财务档案管理效率和质量。为满足新时期下财务档案管理工作的新要求，应当更加关注和重视财务档案管理工作人员综合素质能力的培养与提升，让其能够尽快更新工作理念，积极运用新的管理方法开展好自身工作。鉴于现阶段部分事业单位负责财务档案管理的工作人员整体专业能力偏低，事业单位应当积极吸取更多优秀的专业化人才，不断提升薪酬待遇，更好地吸引和留住人才，促进财务档案管理队伍整体专业水平的提升。同时，应当不定期组织开展好各种培训学习活动，集中针对财务档案管理专业知识和信息技术操作实践进行培训，从而培养出更多复合型人才。另外，事业单位可以设置独立的财务档案管理工作小组，真正凸显财务档案管理在单位内部各项管理活动中的重要性，确保其他部门员工能够真正了解到财务档案管理的重要意义，积极主动配合此项工作，帮助档案管理人员能够及时全面地收集到原始材料，第一时间做好分类和归档工作，提升财务档案管理效率。

3.2 加大资金投入，引入信息化管理手段

事业单位要进一步加大对财务档案管理工作的经费投入，重视相关软硬件设施建设，运用更多资金来研发符合实际工作需要的财务档案信息管理系统。如此一来，不但有助于减轻工作人员的负担，还能够有效推动财务档案管理信息化建设。对于财务档案管理人员来说，应当灵活应用信息化管理手段促进工作模式的创新，要充分认识到财务档案资料在收集、传输、分类、归档、保管以及后续开发利用环节依靠信息技术能够有效提升管理效率。比如，借助财务档案信息管理系统对收集来的原始档案材料实施数字化处理后上传到档案数据库，后期检索查阅时直接输入关键字即可进行搜索下载，有助于提升档案开发利用效率，让事业单位财务档案资源的利用空间得以进一步拓展。另外，利用信息化管理手段还能够实现在线财务档案信息查询以及远程检索，抑或是借助电子邮件等途径来帮助所需要的人员提供信息咨询服务，财务档案信息管理系统的构建让事业单位财务档案管理工作从过去的静态管理逐步朝着动态管理的方向迈进，有效整合了财务档案资源。

3.3 确立信息化财务档案管理理念

与过去事业单位财务档案管理工作模式相比，树立信息化管理理念，依靠数字档案能更及时全面地采集单位财务活动形成的各种文件资料，同时实施备份，防止档案材料丢失，确保财务档案的完整性；再者，数字财务档案进行统一分类归档后也能够有效提升档案资源的传输共享效率，有效发挥财务档案的价值。有些事业单位财务管理人员自身没有更新工作理念，不能充分了解到财务档案管理创新的意义，始终采取过去的人工管理模式，采集整理纸质档案材料，不利于财务档案管理效率的提升。因此，在新时期下必须要主动树立信息化财务档案管理意识，尽快革新陈旧的管理模式，事业单位管理层要为财务档案信息化管理工作的推进实施给予更多关注和支持，不断提升资金扶持力度，尽快研发符合本单位财务档案管理实际需要的信息管理系统［4］。

3.4 创新财务档案管理制度

在推进事业单位财务档案管理模式创新的过程中，必须要有适宜、完善、健全的制度规定予以保障，以确保财务档案管理工作的有序开展。

第一，应将财务档案信息化管理工作制度化、流程化，确保财务档案管理工作具备统一的规范标准作为指导，针对财务档案的收集、分类、归档、保存、利用等环节的工作内容予以明确，确保财务档案资源能够得到科学配置，降低管理成本。

第二，针对财务档案存储制定科学标准，保证财务档案数据能够实现统一录入和管理，结合财务档案的重要程度对其规定10年、30年和永久保存期限，对文字档案材料统一为DOCX格式，图片类档案材料统一为PDF格式，表格类档案材料统一为XLSX格式。

第三，事业单位应当对数字化财务档案的统筹管理制度予以完善，按照国家颁布的《档案法》中相关规定，结合实际需求，对数字化档案拟定《单位数字财务档案移交接受制度》以及《财务档案信息化建设管理规定》等，保证财务档案管理工作能够有章可循。

第四，要建立健全财务档案管理岗位制度，结合新形势下对档案管理工作的新要求，构建完善的考核评价与奖惩体系，从而有效激发财务档案管理人员的工作积极性，确保其履行好自身职责［5］。

3.5 规范财务档案管理工作内容

在事业单位财务档案管理工作模式创新过程中，必须要结合实际需求予以推进，比如说对单位财务档案进行立卷和归档时，应当根据单位财务活动以及形成的档案材料数量来合理制定有针对性的工作方案，同时对收集保存的财务档案资料予以定期整理，确保事业单位在组织开展各项工作的过程中拥有充足的参考依据。在整理财务档案时应当对过去工作中不规范之处予以统一规范，在进行全面整理审核之后从数据库进行备份，避免混淆不同类型的财务档案资料。除此之外，针对部分较为重要且需要纸质存档的财务档案，应当在账簿活页的空白位置根据顺序对档案账页编号进行编目，装订时应当在封粘位置明确标注签章，对于需要进行数字化处理的财务档案信息，应当打印出会计账页，对其实施统一规范的处理，按照数字化录入的时间顺序予以明确编号，按照这些编号进行上传存档，从而为未来查询与检索财务档案资料时提供更多便利，帮助使用者更加高效地搜索获取所需档案材料，确保财务档案管理活动能够科学有序地开展。

3.6 合理运用安全防范技术

事业单位财务档案管理工作在创新与改革的过程中，应当积极运用现代信息技术推进财务档案管理信息化建设，以更加完善的财务档案信息管理平台促进档案管理智能化、数字化水平不断提升，这不仅能够降低档案管理工作人员的负担，还可以有效防止档案材料遗失混乱等现象。但在这一过程中必须要制定有针对性的安全防控方案，借助现代信息技术保障事业单位财务档案数据的安全性与完整性，避免由于外部攻击导致档案资料被泄漏或篡改，同时防止内部系统没有及时更新完善而出现漏洞，为单位财务档案管理工作的有效开展带来更多保障。一般来说，能够选择应用访问控制技术、身份识别技术以及防火墙技术等确保财务档案信息安全，为推动单位财务档案管理工作模式创新奠定坚实基础。

4 结语

综上所述，在新时代事业单位财务档案管理应当有新的局面、新的理念、新的要求，事业单位财务档案管理人员必须要紧跟时代发展步伐，更新理念，積极推进财务档案管理模式创新，同时灵活运用现代信息技术，确保能够满足新时期对财务档案管理提出的新要求。在此基础上，事业单位还应当不断加大资金支撑力度，完善软硬件基础设施建设，创新财务档案管理机制，打造专业化高素质的财务档案管理人员队伍，对财务档案管理的各个环节进行全面管控，促进档案管理效率和质量的不断提升。

参考文献

［1］王淑云. 新常态下事业单位会计电算化下档案管理现状［J］. 财会学习，2021（36）：77-79.

［2］丁波. 事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究［J］. 兰台内外，2021（28）：7-9.

［3］杨雪梅. 事业单位财务档案管理信息化特点与展望［J］. 科技资讯，2021，19（28）：120-121，124.

［4］李彤冰，王静，王蒙蒙. 事业单位财务档案管理体系建设研究［J］. 教育财会研究，2021，32（1）：26-30.

［5］谭莉桦. 事业单位财务档案管理中存在的问题及对策分析［J］. 当代会计，2021（2）：191-192.