公立医院档案管理信息化的探索与研究

张鑫

［摘 要］为了提高我国公立医院档案管理工作的水平，本文对公立医院档案管理信息化的特征进行概述，同时分析公立医院档案管理信息化的主要优势，详细阐述公立医院档案管理信息化中存在的问题，如系统设计不足、权限设计不足、功能设计不足等。之后提出公立医院档案管理信息化的建设策略，通过提高对信息化技术的认识程度、加强档案管理信息化人才培养、制定档案管理信息化设计规范等措施，弥补传统档案管理工作的缺陷，推动我国公立医院的全面发展。

［关键词］公立医院；档案管理；信息化建设

［中图分类号］G27文献标志码：A

档案是公立医院发展过程中形成的各类重要资料，能够为医疗工作提供参考，其中包括医疗活动过程、细节及结果等，甚至成为解决医疗纠纷的关键。为了提高公立医院档案管理效率，应进一步加强信息化建设，借助现代信息技术手段，优化传统医疗档案管理缺陷，充分发挥档案资料的价值。另外，档案管理信息化建设有利于推动公立医院跟上时代发展潮流，切实保护好知识资产，增强公立医院发展的核心动力，满足档案资料日渐增加的管理需求。

1 公立医院档案管理信息化的特征

公立医院档案管理信息化建设，大多是指采取现代化技术手段，对公立医院档案管理工作进行升级，而信息化建设便成为发展潮流。目前来看，信息化建设下的档案管理工作共享速度得到提升，档案资料可以远程调取，传输至相关部门，为开展医疗工作提供支持。另外，信息技术能够为医疗档案提供更大的储存容量，并且无须占用医院内部空间，改善了以往纸质储存的弊端，可以将不同类型的档案资料分类存储，随时随地进行调取，切实提高了管理工作效率［1］。

2 公立医院档案管理信息化的优势

2.1 加强公立医院信息资产安全

信息化技术的应用提高了公立医院档案资料的安全性，由于公立医院档案中涉及诸多重要信息，包括科研、医疗技术及公立医院自身发展战略等，因此需要保证档案资料的安全性。在信息化建设下，档案管理工作更加规范，并且软硬件得到全面升级，不仅提高了管理工作效率，同时档案资料的安全性也得到了保障。由于将档案信息转化为电子资料进行保管，所以无须担心纸质资料損坏、丢失等问题，并且档案资料层层加密，想要访问档案信息必须具备相应权限，从而强化了档案信息的武装。

2.2 为医疗工作提供可靠的依据

在公立医院档案管理信息化建设下，档案资料的应用更加灵活，能够为公立医院自身发展提供参考依据。比如临床医生在治疗过程中，治疗方案设计、治疗方案的执行等一系列决策行为都需要档案数据作为支持，而信息化技术的运用提高了档案信息调录效率，同时增强了档案运用过程中的规范性。临床医生可以通过计算机随时调取档案资料，充分发挥档案信息的价值，确保医疗工作决策行为准确无误［2］。

3 公立医院档案管理信息化中存在的问题

3.1 医疗档案管理系统设计不足

当下公立医院在档案管理信息化建设中仍存在诸多不足，如信息化系统设计缺乏规范性、统一性，未能依托现代信息技术进行建设，导致档案管理工作中应用的软件种类较多，而不同的软件会影响工作效率。目前我国卫生部门提出了相关规范标准，明确了医院档案信息化建设需求，但部分公立医院没有按照要求进行信息化设计，不仅档案管理工作混乱，同时无法与各部门、科室建立连接，因此不利于档案信息资源的共享，同时制约了档案应用价值挖掘。由此可见，公立医院档案管理信息化建设需要进一步完善和改进，严格遵循相关职能部门提出的标准要求，打造有利于自身发展的信息化管理系统。

3.2 医疗档案管理权限设计不足

公立医院在档案管理信息化建设中缺乏权限设计，这是确保档案资料安全的基础条件，目前公立医院将档案资源展开分类、分级管理，其中包含诸多有价值的信息，所以需要做好医疗档案安全管理。权限设计是指查询档案、修改档案的资格，比如医生可以随时调取、修改医疗档案信息，而护士只具备查询权限，并不支持对档案信息的修改。不过在档案管理信息化建设中，未能考虑到全线设计的重要性，导致各个部门的人员可以随时调录档案资源，加大了档案资料丢失、损坏的概率［3］。

3.3 医疗档案管理功能设计不足

虽然公立医院加强了档案管理信息化建设速度，但是档案管理系统的功能仍存在缺失，如档案管理缺乏控制功能，由于档案资料大多为具有法律效力的信息内容，包括已经发生的医疗活动记录，不允许随意调录。但是在缺乏控制功能的情况下，各科室人员随意修改、删除，因此档案资料的公信力大幅度降低。除此之外，档案管理缺乏一体化设计功能，应将医疗信息采集、治疗方案设计及患者的评价进行整合，录入档案管理系统，以此来提高工作效率。

4 公立医院档案管理信息化建设策略

4.1 提高公立医院内部信息化认识

在当前的信息时代背景下，医疗行业迎来巨大变革，而公立医院档案管理信息化建设便是重要的发展契机，有利于自身资源优化配置，提高档案管理工作的效率和质量。不过信息化建设不仅是软件设备的更新换代，同时还要改变以往的工作模式，包括档案管理流程与方法，因此信息化建设也是一项挑战。当下应提高公立医院内部信息化认识程度，充分了解信息技术的作用和具体操作，尤其是公立医院管理层人员对信息化的认知，决定了档案管理信息化建设方向。因此，首先要从公立医院领导层入手，确保管理人员了解信息化建设，在当前的时代下信息技术能够为公立医院档案管理工作带来强劲的动力，甚至是整个公立医院可持续发展的必经之路。管理人员必须意识到信息化建设，不仅是将档案资料转移到计算机进行记录，同时还要构建完善的信息化管理系统，将档案资料的采集、整理、收纳、调用融为一体，这样才能避免档案管理信息化建设流于表面形式。其次加强公立医院基层员工对信息化建设的认识，可以针对各岗位员工进行信息化教育培训，同时在公立医院内部做好信息化宣传，通过专题讲座等活动，明确档案管理信息化建设的重要性，主动与技术人员进行交流，为公立医院档案信息化建设贡献力量［4］。

4.2 加强档案管理信息化人才培养

公立医院档案管理信息化建设工作势在必行，不过其中涉及各类新技术，具有非常强的专业性，所以要求公立医院建立优质的档案管理团队，并且具备扎实的信息操作能力，可以熟练运用各类信息技术、信息系统。由此可见，公立医院档案信息化建设离不开相关专业人才的支持，档案管理人员需要掌握医学知识、管理知识及计算机知识，所以会优先选择复合型人才。另外，公立医院管理层只能决定信息化建设方向、规模，真正将信息化建设落实还要依靠专业信息化人才，保证档案管理信息化系统安全稳定，能够为公立医院提供各项服务。因此，做好计算机专业、管理专业、医学专业的复合型人才培养至关重要，这是公立医院档案管理信息化建设的前提条件，应持续强化工作人员的技术水平，使其能够合理掌握新技术与新系统的应用方法，同时熟悉医疗工作的基本流程，以便综合各项技术进行档案管理信息化系统的设计与开发，立足医疗工作与档案管理工作特点，促使系统软件得到充分利用。目前来看，公立医院急需加强人力资源制度改革，适当提高薪酬待遇留住人才、吸引人才，同时打造梯队形人才培养机制，促使公立医院内部人才结构层次化，适当增加投入，让人才不断成长，为公立医院档案管理信息化建设奠定扎实的基础。

4.3 增加投入，打好信息化建设基础

公立医院档案管理信息化建设需要改善原有的档案管理条件，为信息化建设提供软件与硬件设施，所以公立医院领导层要根据实际情况加大信息化建设资金投入力度，可以将档案管理信息化建设过程中的资金纳入财政预算与公立医院建设规划，进一步拓展资金投入渠道，为信息化建设筹集经费。对以往的档案管理设施进行全面升级，尤其是硬件与基础设施的更新换代，如配备专业的计算机、服务器、扫描仪、移动存储器、UPS电源等。为了保证档案资料信息能够在医院内部传递共享，还会构建庞大的内部网络，通过内部局域网建设，加强各部门与科室之间的联系，实现档案信息资源共享与高效利用。目前来看，部分公立医院档案管理信息化建设缓慢的关键原因就是基础设施更新不足，导致信息化建设逐渐陷入困境，由于管理层未能重视信息化建设，所以不得不面临资金层面、硬件设施层面存在的问题。因此，档案管理部门应获取更多的资金扶持，对基础的硬件设施展开优化升级，基于成本最优原则，完成软硬件的更新换代，从而打造档案管理信息化平台。

4.4 完善医院档案信息化管理制度

在公立医院管理信息化建设过程中，需要有完善的制度作为支撑，这也是完成信息化建设的基础条件，能够使公立医院内部各科室踊跃参与并配合档案管理信息化建设工作。首先制度中要明确公立医院各部门、各科室的责任，明确参与档案管理信息化建设及后续借助信息化系统完成档案调度工作的方式，利用制度实现整个公立医院内部协同，促使档案管理工作效率得到提高。其次利用制度约束各岗位人员，使其能够严格按照要求储存档案资料，对档案信息进行严格管理与登记，注意档案信息填写规范，并且做好备份，方便后续调用，或出现损坏能够及时修复。除此之外，公立医院档案管理信息化建设流程相对复杂，并且会涉及大量档案资料的整理工作，包括医院人力资源档案、医疗信息档案等，很容易出现疏漏导致档案信息不完整，因此要借助管理制度统一收集信息，提高档案管理工作的规范性。在信息化建设过程中注意定向收集档案资料，并补充档案中缺少的资料信息，保证档案的完整性。另外，在纸质档案资料转化为电子格式的过程中，应按照制度严格检查档案信息，如每张图片的清晰度、完整度，避免出现失真、过度曝光等问题，档案正式录入计算机前必须严格检查，科学运用扫描仪器，加快公立医院档案管理信息化建设速度。

4.5 制订档案管理信息化设计规范

在公立医院档案管理信息化建设过程中，需要提前制订设计规范、统一标准，确保档案管理工作能够规范化开展，有利于档案资料的运用。为了提高公立医院档案资料的应用价值，应通过信息化建设进行开发，同时利用专业化信息系统完成各类统一标准的档案数据收集，包括新型药品的使用方法与不良反应、公立医院内部资源消耗情况等，加强公立医院内部信息交流，为开展医疗工作提供充分保障，将档案信息资料的价值最大化地发挥出来。另外，档案管理信息化系统的功能性设计主要根据档案管理需求进行优化，彻底改进传统档案管理工作中的功能缺失，比如与医疗服务评价充分融合，增加回访功能、患者交互功能，并将收集到的数据信息直接存储到档案资料中，实现医患之间的信息共享，为提高医疗水平创造有利条件。

4.6 重视权限设计，提高档案安全性

公立医院的档案资料包含自身发展历史、各类医疗技术、有价值的学术研究等重要信息，在管理过程中必须注重档案的安全性。虽然信息化建设能够提高档案管理工作的效率，但仍然需要进行优化，以改进完善安全管理技术，为档案资料形成安全、稳定的防火措施。通过做好备份、采取多地存储等方式，即使在突发事件与自然灾害的影响下，也能保证档案资料不丢失。在医疗档案权限设计过程中，主要加强档案建立、档案补充、档案修改、档案删除及档案保管等环节，尤其档案修改权限、删除权限及保管权限的设计至关重要，有利于提升公立医院档案管理工作的权威性，从根本上保护好医院内部隐私数据。

4.7 构建医疗档案信息化共享系统

公立医院档案资料是非常重要的信息资源，其中科研档案与医疗档案需要在内部流通，真实反映公立医院的发展情况，或为开展医疗工作提供参考依据，在医疗档案管理信息化建设下，应打造先进的信息共享系统，以实现医疗档案信息的共享，充分发挥档案资料的价值。医院在科研试验与医疗卫生事业中需要利用档案资源助力，所以公立医院内部应形成完善的网络体系，支持医疗档案信息的传递与共享。比如，各级卫生管理部门可借助档案信息化共享系统，从中获取需要的数据信息，为医院相关统计分析工作提供支持，而医生可通过调阅医疗档案信息加强对病患的研究，以便提供更为有效的治疗方案［5］。

5 結语

档案管理工作对于公立医院的发展来说有着显著的影响，为了更好地应对资料管理与信息调录工作，公立医院应加强信息化建设，摆脱传统的档案管理模式与方法。由于公立医院档案管理工作愈发复杂，除了要将关键的医疗信息录入档案，还要将档案信息传递共享到各个部门，为了保证档案信息的安全性，信息化建设成为必然趋势。因此，要借助信息化手段加强安全防范，做好文档备份，异地存放保管，切实提高档案管理工作的效率。不过公立医院要提前设计好档案信息化管理系统，逐步完善各项功能，为开展医疗档案管理工作创造良好的条件。

参考文献

［1］黄萌. 公立医院档案管理的实践与思考［J］. 档案记忆，2022（10）：52-54.

［2］向杨，余飞，侯畅，等. 医院档案管理创新升级助推县级公立医院高质量发展［J］. 中国农村卫生，2022，14（9）：18-20.

［3］张静芳. 新时代公立医院档案管理工作存在的问题与对策［J］. 临床医药实践，2022，31（9）：718-720.

［4］郑越文. 论公立医院档案管理的实施途径［J］. 黑龙江档案，2022（4）：84-86.

［5］郝钰丹. 公立医院档案信息化管理创新发展研究［J］. 办公室业务，2021（3）：93-94.