事业单位退休干部人事档案管理现状研究

李晓芸

［摘 要］随着社会的不断进步和事业单位干部人事档案管理的规范化，事业单位退休干部人事档案管理亟须引起重视，本文通过文献研究法、经验总结法对其管理流程现状进行研究，针对收集、鉴定、整理中的问题提出相应策略，从而为事业单位做好退休干部人事档案管理工作提供一定的参考。

［关键词］事业单位；退休干部；档案管理

［中图分类号］G27文献标志码：A

事业单位退休干部人事档案记录着所有事业单位干部的学历水平、工作经历、绩效考核、党性修养、职称职务等各个方面的具体情况。随着退休高峰期到来及人均寿命增长，事业单位退休干部人数不断增加，干部退休之后的档案管理工作日益重要。然而，事业单位对人事档案管理流程中基础性环节不够重视导致退休干部人事档案管理中的问题日益暴露。本文对退休干部人事档案管理流程中的基础性环节进行分析，针对收集、鉴定、整理中的问题提出相应策略，从而为事业单位做好退休干部人事档案管理工作提供一定的参考。

1 事业单位退休干部人事档案的管理现状

事业单位退休干部人事档案是从在职干部人事档案角色转变过来的，是在职干部人事档案的延续。退休干部人事档案是养老保险待遇核算的依据，干部人事档案的齐全完整关系着每一位退休干部的切身利益，因此要重视干部人事档案管理中的收集、鉴定、整理这些基础性环节。

1.1 事业单位退休干部人事档案收集现状

退休干部人事档案由早年学习工作所形成的档案材料以及退休时所形成的材料构成，由于时间跨度大，所以档案材料收集不全面。随着现代通信技术的发展，事业单位负责退休干部人事档案收集的工作人员根据《干部人事档案工作条例》《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料的通知》要求，通过电话、微信、短信等方式与退休干部或者与退休干部原工作单位联系，催要退休教职工未归档的档案材料或者让原工作单位移交未归入本人档案的原始檔案材料。现阶段退休干部人事档案需继续收集以下三阶段的档案材料。

首次就业在事业单位，且从参加工作到退休都没有调离原工作单位的退休人员，即只收集齐全完整干部本人在本单位所形成的干部人事档案材料。例如，大学毕业后被分配至事业单位工作的人员，档案材料主要包含：干部（职工）履历表、事业单位工资表、学籍档案、各类证明材料、职务任免表、职称评定材料、事业单位转正定级审批表等。

首次工作但不在本事业单位的，此类人员档案收集所涉及的内容较多，即除了收集本单位工作中形成的档案材料，重点收集来本单位之前所形成的特殊档案材料。例如，退伍军人转业的，这类人员的档案包含的内容丰富且特殊，由于部队的管理体系与其他单位不同，导致所形成的档案材料目录名称不同于常见的档案材料，收集和辨别难度大，涉及入伍体检表、入伍登记表、退伍鉴定表、部队的各种奖励登记表、士兵警衔报告表、退出现役登记表、安置退伍军人审批表等；通过调动手续来到事业单位的，来事业单位前有可能是通过招工首次参加工作或者是有民办教师、插队等经历，后来从全日制大中专毕业再次分配就业的，这类退休职工经历复杂，在职时干部基本信息审核认定或退休核算养老保险待遇时都可能会短缺工作经历材料，所以在退休前此类职工档案材料收集应尽量齐全，最大限度维护干部职工的档案权益。

干部退休时及退休后的档案收集，即收集干部退休时及其以后的档案，主要有退休审批表、各种退休金领取情况登记表等材料。

1.2 事业单位退休干部人事档案鉴定现状

鉴定是档案管理工作的关键性环节，如果鉴定标准不严格、鉴定人员工作不认真，就会影响事业单位退休干部人事档案的价值［1］。在整理档案的过程中要根据制定的鉴定原则和标准对档案材料进行鉴别斟酌，但是笔者在查阅退休干部人事档案及整理档案的过程中发现有不少退休干部的人事档案中，同一退休干部出现多个参加工作时间的证明材料，退休干部人事档案材料是否属于干部本人有待考证，尤其是同名同姓干部的档案材料，存在错装、漏装、误装等情况。由于历史原因以及干部人事档案整理鉴定政策的变化，退休干部人事档案的鉴定工作需要在与时俱进的同时保留时代特征，鉴别剔除多余重复档案材料，保护原有档案中特有的档案材料。

1.3 事业单位退休干部人事档案整理现状

目前仍有部分事业单位没有严格按照干部人事档案分类要求整理退休干部人事档案。大多数档案管理人员并不具备专业的档案知识，他们完全是凭借经验对档案进行分类。由于档案整理工作量大，紧急时事业单位采用档案外包服务，专门整理退休干部人事档案，导致整理粗糙，抽检达标率低。笔者通过实地走访了解事业单位退休干部人事档案具体情况，有相当一部分事业单位的人事档案原件内容无法阅读，退休档案因最初形成人事档案时随意折叠或因实体档案保存条件不合适等造成档案材料字迹模糊或者残缺不完整。同时，在归档的材料中，还有一些重复归档的材料，如先进工作者登记表、党员登记表等。

2 事业单位退休干部人事档案管理主要问题

事业单位退休干部人事档案管理问题主要产生在管理流程中，涉及档案材料收集不够齐全、鉴定工作重视度不够及整理不够规范三方面。

2.1 人事档案材料收集不够齐全

退休干部人事档案由学生时代的学籍学历材料、参加工作时的干部履历表、职工履历表、年度考核表、工资表、工作变换时的调动表、思想政审表以及退休时的退休审批表等构成，具有时间跨度大、收集范围广、收集难度大的特点［2］。目前事业单位退休干部人事档案材料存在严重缺失的情况，需要较长周期才能完成干部人事档案材料的收集工作。因而事业单位需耗费大量时间和人力财力才能完成收集人事档案的工作。尽管现在干部人事档案管理中要求每千卷档案配备一名专职档案管理员，实际上档案管理人员达不到这个标准。档案人员遇到档案检查、限期审核时才仓促催收短缺档案材料，这时的效果往往不尽如人意。

2.2 人事档案鉴定工作重视度不高

档案鉴定是根据鉴定标准对档案材料进行甄别判断，去粗取精，把有长期保存价值的档案留存下来的重要工作，起着承上启下的作用。干部人事档案鉴定最基础的工作是鉴别档案中每一份材料的真实性、完整性和有效性，在鉴别基础上把档案材料整理齐全完整，核心是对档案“三龄两历一身份”的审核认定，即档案信息的鉴定工作，并且干部人事档案审核认定是退休干部待遇核算的依据，关系每一位职工的切身利益。但是一部分事业单位并没有意识到鉴定档案材料的重要性，导致鉴定档案信息困难。在干部人事档案鉴定中主要存在以下问题：档案中缺乏原始依据材料，无法认定或者无法准确认定干部年龄、党龄、参工时间、学历以及身份等信息。组织人事部门并没有严格执行归档材料的审查要求，没有把干部人事档案鉴定工作放在关键位置。一部分档案管理员认为人事档案鉴定只要把交过来的材料归档就行，一旦重新认定档案中的重要信息，可能会损害部分干部的利益，特别是涉及档案造假的问题更是如烫手山芋，所以选择走过场开展人事档案鉴定工作，不愿意认真处理鉴定中出现的问题。

2.3 人事档案的整理不够规范

只有科学合理地整理案卷，才能保证档案管理工作的有序开展。目前单位退休干部人事档案整理工作存在以下几个问题：没有准确划分人事档案材料，不规范排序编码，影响档案正常的使用和查阅；没有规范裱糊档案材料，不利于档案材料的保存；档案装订极为随意，没按标准尺寸打孔装订，案卷中甚至存在脱页状况，可能出现材料丢失的情况；没有统一纸张大小，影响档案保存。出现以上问题的原因包括三个方面：一是事业单位档案管理员责任意识不强，没有及时按标准归档人事档案材料；二是档案管理员业务水平有待提高，干部人事档案管理员只有具备专业档案知识、较高的政治素养和实践经验才能高效完成这项工作；三是专职档案管理员不足，部分事业单位受限于人力资源问题，不得不安排其他工作人员兼职管理干部人事档案，这类工作人员没有接受过培训，缺乏必备的业务能力。此外，档案管理工作内容极为琐碎，对档案管理人员的效率提出很高的要求，由于以上主客观因素影响，所以有相当一部分事业单位无法规范地做好退休干部人事档案整理工作。

3 事业单位退休干部人事档案管理对策

要做好退休干部人事档案管理，有必要在檔案管理基础性环节下功夫，注重档案收集这一起始环节，严控档案鉴定这一关键性环节，及时进行档案整理这一核心环节。

3.1 注重退休干部人事档案收集工作

事业单位在退休干部人事档案日常管理中，要制定严格的干部人事档案归档制度和归档期限表，并把这项基础工作纳入年度考核范围，要求档案管理员及时规范完成日常归档工作，只有这样才能大大减少后续整理工作。事业单位在开展收集干部档案过程中，需要注意以下几方面内容：

事业单位按规定做好干部人事档案交接登记工作。依据本单位的实际情况，创建移交人事档案台账，并及时更新台账信息。这样才能真实、准确地记录干部人事档案移交的信息和数量，便于后续干部人事档案的查阅。

事业单位及时做好干部人事档案收集工作。只有事业单位及时有效地收集人事档案并归档，才能保障人事档案的完整性。因为一旦发生组织架构、人事变动或者干部工作调整，极有可能出现人事档案材料丢失的情况，最终导致人事档案不齐全。及时催要档案材料才能确保每一卷干部人事档案内容的完整性和信息的准确性。事业单位应充分发挥“6·9”国际档案日等特定时间作用，提升干部对档案的认知，确保干部档案收集工作的有序开展。

事业单位管理人员要认真核查移交来的干部人事档案及归档材料，需要核查每一份档案材料内容、盖章签字信息、填写字迹、用纸规范、档案形成日期以及移交日期是否符合逻辑等情况。

3.2 严控退休干部人事档案鉴定工作

加强档案专业人才的培育及引进。事业单位必须定期组织档案管理人员进行干部人事档案专业知识学习，要求他们实时了解国家最新人事政策、档案鉴定理论及干部人事档案管理政策，有利于工作人员依据相关工作标准有序开展干部人事档案鉴定工作。只有事业单位工作人员全面掌握鉴定标准内容，才能在收集整理档案的过程中做到综合研判，有序开展档案鉴定工作，才能有效规避后续在退休干部人事档案工作中出现的一系列负面问题。事业单位应引进具备人事档案管理相应经验的专职档案人员从事有关工作。目前不少事业单位没有专职的档案管理员，亟须引进档案专业人才进行档案管理，因为专业人才不仅具备档案管理相关的专业知识，而且在鉴定人事档案方面积累了丰富的经验，他们能够采取最恰当的方法有序开展档案鉴定工作，能从专业角度从严鉴定退休干部个人信息，有助于对组织和干部负责，有助于有序开展档案管理工作

强化事业单位“三龄两历一身份”信息认定。对于档案工作人员而言，要严格落实“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的原则，依照干部人事档案相关政策，在干部动议、考察、任职前公示、人才引进阶段，在档案转递、接收等环节做好干部人事档案审核工作，规避人事档案信息被篡改和造假的情况发生［3］。在接收退休干部人事档案环节，首先要鉴定档案材料是否是人事档案范畴内容，其次要甄别材料是否属于本人，最后要检查材料的内容、手续以及材料是否符合要求，严格落实干部人事档案工作条例规定有序开展工作，如果发现材料不全、信息填写不规范、档案交叉归档等情况，应结合实际情况和有关单位的权威证明进行认定，最大限度保障退休干部合法权益，同时不损害其他退休干部的合法权益。

事业单位要定期对干部进行人事档案培训。事业单位可以聘请档案服务机构专业人员、档案馆专业工作人员、高校档案专职教师来到事业单位开展有关人事档案归档、人事档案政策及填写标准培训。这样有助于干部本人增强档案意识，了解国家相关干部人事档案归档规定，有助于规范填写档案信息。

3.3 及时进行退休干部人事档案整理工作

档案整理是把具有保存价值的档案材料进行组织、排列，使之系统化和条理化的过程，必须把档案整理作为工作重点，从以下两方面着手开展工作：

第一，事业单位定期安排档案工作人员参加干部人事档案整理标准的讲座，从思想上认识到档案整理的重要性，了解档案整理分类标准，充实档案管理员的理论知识并付诸实践，高效完成干部人事档案整理工作。

第二，事业单位及时整理归档干部人事档案材料。事业单位核查完收集来的干部人事档案之后，根据干部人事档案整理要求和标准及时分类、编目进而整理归档，做好装订工作，避免档案散材料丢失，从而有序开展后续的日常工作。

参考文献

［1］黄霄羽. 外国档案管理学［M］.北京：中国人民大学出版社，2008.

［2］高荣芳. 浅谈干部人事档案管理的现状及对策［J］. 陕西档案，2020（6）：39-40.

［3］朱辰. 社会化管理企业退休人员人事档案工作的实施路径［J］. 人才资源开发，2020（24）：95-96.