新《档案法》视角下，高职院校档案信息资源研究

侯晓辉

摘 要：在简要阐述高职院校档案信息资源搜集、整理、保管和利用要求的基础上，分析了新《档案法》新增和修订内容带来的影响。针对信息化建设、档案信息资源利用等条款的要求，探讨了如何优化高职院校档案信息资源的管理制度体系，强化档案管理人员的专业技术和职业素养培训，推进信息化建设。在确保信息安全和合法合规的前提下，创新高职院校档案信息资源的开发利用模式。

关键词：档案信息资源；新《档案法》；挑战及优化策略；高职院校

高职院校档案涵盖了各类文件、图表与影像资料，可以完整呈现教学与科研等活动历程，为优化高职院校发展战略、评价教育质量和管理水平、开展宣传教育活动提供了有价值的信息资源。在信息化时代背景下，为了推动档案管理机制变革、创新档案信息资源开发和利用模式，2020年6月颁布了新版《档案法》，为优化档案利用、推进信息化建设等工作提供法律依据，也对档案管理实践工作提出了新的要求。

一、高职院校档案信息资源管理的基本要求

档案管理是一项兼具专业性与科学性的工作，在《档案法》等法律依据和一系列规范与标准的约束下，不同级别和性质的档案管理单位必须依法、依规设置相应机构和岗位，开展信息资源收集、加工、存储及利用服务等工作，才能保证档案信息的有效性，发挥其对不同用户的利用价值。

1.档案信息资源的收集

高职院校的档案信息资源源自日常教研活动和行政事务管理过程，按照内容和性质划分为各类记录、文件等资料。按照信息资源载体和形式，又可以区分为纸质和数字化资源。前者的收集主要依靠部门和岗位间的人工传递，或者在线传输后，由档案管理部门打印或印刷到纸质载体上。后者则有一部分自生成到归档时为止，都是数字化形式，存储于信息化管理系统硬盘或云端等处。还有一部分是在信息化建设进程中，档案管理部门对传统馆藏信息资源进行数字化转换，以便契合信息化管理和服务系统的要求。目前，在高职院校的档案信息资源收集环节，由于各部门基本上都实现了信息化管理，除非相关法规有明确要求，绝大多数文件、记录等资源都是数字化形式的，由相关部门按照《档案法》以及本校的相关管理制度，按时传输到指定的服务器或档案管理部门的终端设备，并且要确保信息资源的形式、内容与格式符合要求。而纸质文档的收集基本上沿袭了传统模式，由编制与使用部门递交，档案管理部门确认其符合规范且完整与真实的前提下接收。

2.档案信息资源的加工

档案是依据相关法律法规加工而成的，在收集、汇总基础信息资源之后，需要按照相关规范，按照特定要求进行分类、编码与归档等加工处理。在高职院校的档案管理工作中，信息资源主要按照来源、用途和性质归类，便于本校师生、科研工作者以及社会公众、校外社会组织机构查阅和使用。例如，科研档案信息资源的加工主要围绕项目的申报、立项和研究进行，可以记录和再现科研成果的产生到发表过程，为后续相关课题研究、专业课教学、科研成果转化利用等活动提供有价值的参考信息。此外，在信息资源加工环节，涉及一系列科学方法和技术的运用，要求相关岗位管理人员具备档案学等方面的专业知识，并且掌握必要的技术，才能保证信息资源加工质量。

3.档案信息资源的存储与保管

通常情况下，随着时间的推移，档案信息资源的利用价值会越来越高。在高职院校的运营管理过程中，档案记载了人才培育、科研和社会服务等领域的成果，既可以用于建设校园文化、开展宣传教育活动的素材，也能作为参与院校评优评级的依据，还可以满足社会公众、潜在生源与合作伙伴了解高职院校历史的要求。因此，档案的存储与保管是非常重要的工作，事关信息资源的安全和利用价值。实践中，高职院校需要按照档案管理相关法规要求，配备符合条件的馆舍、设备设施和人员，建立监督和巡查制度，确保以不同形式和多样化载体存储的信息资源安全。尤其是在推行信息化管理之后、数字化资源存储过程中的网络安全问题，必须有专门的解决方案。

4.档案信息资源的开发和利用

依法依规建档并进行妥善保管的出发点，就是保存各个领域有价值的信息资源，为研究和回顾历史、開展宣传教育等活动提供完整和可信的基础信息支持。因此，面向不同用户群体提供信息服务，是档案管理不可或缺的环节。在高职院校的档案信息资源管理过程中，针对教职工、学生和科研人员等群体，可以提供学籍、科研项目、招生等方面的档案信息查询服务。在校园文化活动策划和组织中，也可以按照不同主题提供关于校史、各专业人才培育成果等方面的信息资源支持。例如，以图片展的形式，呈现高职院校成立和发展的历程。此外，随着档案管理信息化系统的完善，信息资源的开发和利用模式也在不断创新。

二、新《档案法》视角下档案信息资源管理面临的挑战

新《档案法》重点完善了信息化建设和档案管理工作监督检查的内容，细化各项要求和执行办法。同时，针对新时期档案信息资源利用需求，修订档案信息开放时间等条款。对高职院校档案信息资源管理而言，执行新《档案法》面临多方面的挑战。

1.专业化档案管理人员不足

新《档案法》明确要求尽快完成数字化档案馆建设，完善信息化管理系统功能，保障信息安全。而高职院校的专业化档案管理人员原本就相对不足，执行新《档案法》的要求，显然更加力不从心。首先，高职院校档案管理岗位人员大多没有相关专业背景，只能勉强胜任传统的信息资源收集、加工等工作。建设数字化档案馆、完善信息化管理系统，显然超出了现有人员的能力范围。其次，随着新《档案法》的实施，在高职院校档案管理工作中，相关技术规范和标准势必要做出调整，各岗位员工很难适应新的要求。

2.管理制度和规范体系变化

新《档案法》不仅优化了档案信息利用等条款，还针对信息时代背景下的档案管理创新，明确了对信息资源质量的要求。为高职院校档案管理工作改革指明了方向，也对细化相关规制、落实各项规范提出了要求。基于此，高职院校必须依据新《档案法》，梳理现有档案管理制度和工作准则，才能有效落实档案管理信息化建设等方面的新规。但高职院校专业人才数量和能力的不足，导致档案管理工作制度的完善和规范的更新速度迟缓，难以保证数字化资源的来源可靠和内容真实。

3.信息资源利用模式亟待创新

随着各级档案管理机构馆藏资源数字化、管理工作信息化的完成，面向各类用户的信息服务模式也在不断创新。但在高职院校的档案管理工作中，由于校史普遍不长、馆藏资源数量和利用价值有限，信息开发和利用模式的创新相对滞后。但是，新《档案法》站在服务社会的宏观视角，在大数据与云计算等技术相对成熟的背景下，要求充分发挥所有档案信息资源的利用价值，扩大服务对象范围和权限。反观当前的高职院校档案信息资源利用模式，依然停留在适应用户要求提供查询服务的层面，没有对潜在用户需求进行分析和预测，明显不符合新《档案法》的要求。

4.加快数字档案馆建设，实现信息资源共建共享

新《档案法》明确要求建设数字化档案馆，实现信息资源的广泛共享。这显然需要各层级档案管理机构紧密合作，才能完成网络平台和数据库构建，开发契合档案信息资源加工、存储和利用需要的软件系统。高职院校作为基层档案管理单位，必须在完成自身信息化建设的基础上，才能在新《档案法》及相关规范和政策支持下，寻求与其他院校及专业档案管理机构合作。但由于受到技术、人员和资源的制约，各高职院校的档案信息化管理系统存在多方面问题。一方面，由于系统软件功能开发能力有限，档案信息资源尚未实现自动生成和更新，数据库的构建也相对滞后，无法满足信息共建共享要求。另一方面，由于软硬件系统功能不足，加之专业技术人才缺失，高职院校的信息化档案信息资源管理系统存在明显安全隐患，如果面向广域互联网开放，极易发生信息泄露或损毁事件。

5.信息资源利用模式创新与法律风险防控

新《档案法》修订利用条款，增设监督检查内容，为创新档案信息资源利用模式提供了法律依据和保障。但档案信息的特殊性，注定了在开发利用环节针对管理和服务主体存在多方面的法律风险。首先，高职院校档案包含了几乎所有师生的个人基础信息，在面向社会公众开放，提供不同形式的信息服务时，必须综合考量新《档案法》《民法》《保密法》等现行法律法规相关条款，完善高职院校自身的档案管理制度和规章、流程，才能避免出现法律纠纷。在没有专业指导和顶层设计的情况下，高职院校很难做到这一点。其次，在数字化和信息化的服务模式下，高职院校与用户之间同样存在发生法律纠纷的风险。例如，在用户基础信息管理和身份核实方面，如果处理不当，就可能造成用户信息被盗用或被泄露。

三、優化档案信息资源管理的有效策略

1.完善培训考核机制，提升档案管理团队专业素养

针对档案管理团队人员专业素养的不足，高职院校必须完善培训考核机制。首先，为了全面执行新《档案法》，组织各岗位人员进行学习和培训，使之充分了解工作方式、法律依据和标准的变化；其次，结合新时期档案信息资源开发和利用模式创新要求，对照新《档案法》信息化建设部分内容，设计专项技术培训课程。以提供线上课件、组织讲座和培训、激励员工自学等形式，提升现有档案管理团队成员的专业素养和技术水平，使之能够运用大数据等技术开发信息资源、构建数据库，胜任日常的数字化档案收集、加工等工作；最后，针对建设数字化档案馆、开发信息化管理软件、维护网络安全的需要，高职院校应聘用有专业背景的人才，或者对有潜力的校园网运维人员进行针对性的培训，以便解决落实新《档案法》要求的技术性问题。

2.对照新《档案法》，优化管理制度及规范体系

为应对执行新《档案法》的挑战，高职院校必须从优化自身管理制度及规范体系着手，细化信息化建设等条款的要求。首先，组织相关人员研读新《档案法》，梳理其中与高职院校档案信息资源管理实践相关的条款。对照现行管理制度、流程及规章，分析哪些条款应进行优化，确保完善后符合新《档案法》的要求；其次，结合各岗位工作实践，针对高职院校档案管理信息化建设要求，对照新的档案管理规范和标准，优化信息资源收集、加工及存储等工作流程，改进相关工作方法，确保档案信息资源的形式、内容合法合规。

3.契合新时期用户需求，创新信息资源开发利用模式

《档案法》修订的初衷，就是为规范数字化档案收集、加工及管理，促进信息资源开发和利用环节的创新，推动大数据分析等技术在档案管理领域的应用。因此，高职院校应深入分析新时期的用户需求，针对学生、科研人员等不同群体，创新信息资源开发及服务模式。一方面，基于信息化管理系统功能的完善，构建用户信息数据库，自动汇总更新相关信息。并且，利用大数据分析技术了解用户的信息资源利用习惯，预测其需求，主动提供个性化服务。另外，深度开发高职院校档案信息资源的利用价值，针对校园文化建设、对外宣传和社会服务需要，整合馆藏资源与相关信息，加工成纪录片与数字化专题资料等形式，推送到新媒体平台和校方网站，提高信息资源的利用率，扩大高职院校的影响力。

4.基于顶层设计，实现信息资源共建共享

要想落实新《档案法》要求，完成数字化档案馆和信息化管理系统建设，高职院校必须依赖顶层设计和政策、法规支持，寻求与其他院校、科研机构和社会组织合作，实现档案信息资源共建共享。首先，各级地方政府相关部门应围绕新《档案法》的落实，率先完成配套规章制度的优化。并且，针对数字化档案馆建设，组织相关单位和专家展开研讨，就软硬件系统配置和基础设施建设等问题，设计可行的方案；其次，高职院校应积极回应新《档案法》要求，加快信息化建设进程。以确保信息安全为原则，升级软硬件系统，完成馆藏资源的数字化，改进基础信息收集、加工及存储流程；最后，在数字化档案馆完成初步建设的情况下，各高职院校应强化彼此合作，实现基础馆藏资源线上共享。同时，针对各专业教学和科研需求，展开信息资源开发和利用领域的合作，实现档案信息资源共建共享。

5.强化数字化资源安全管理，规避法律风险

首先，针对落实新《档案法》过程中面临的法律风险，为促进信息资源开发和利用模式创新，政府部门应完善相关法律法规。针对信息化管理背景下的档案管理和服务模式，根据不同场景、信息开发和利用各环节，进一步明确相关主体责任；其次，高职院校等基层档案管理单位，应在现行法律法规框架下，结合自身档案管理和信息服务工作特点，完善网络安全管理和保密工作制度，以便有效规避泄露用户信息、敏感信息资源损毁等法律风险。此外，在策划档案信息资源开发项目时，高职院校可以向律师事务所等专业机构咨询，判断项目存在哪些法律风险，以便采取必要的防范措施。

四、结束语

在新《档案法》颁布实施之后，高职院校的档案信息资源管理工作面临多方面挑战。针对专业人才不足与规章制度需要优化等一系列问题，必须着眼于新时期档案信息服务需求变化，以保障新《档案法》全面落实为出发点，从完善档案管理人员培训考核机制着手，推动信息化建设进程。并且，依靠顶层设计和相关法规、政策的支持，与其他高校和档案管理机构合作，完成数字化档案馆建设，充分挖掘和利用高职院校档案信息资源的价值。

参考文献：

[1]甄子莹，吴 玫，颜祥林.新《档案法》视域下高校档案工作未来发展的整体性思考[J].档案管理，2021（2）：13-14.

[2]孙红玲.新时代高职院校档案信息资源开发研究[J].潍坊学院学报，2022（2）：98-101.

[3]甘 勇.新形势下高职院校档案信息资源依法治理的思考[J].资源信息与工程，2018（4）：188-190.

[4]贾 正，李璞金.新《档案法》背景下的高校档案信息化建设[J].兰台世界，2021（7）：73-75.

[5]邹诗华.新档案法背景下高职院校档案信息化建设路径分析[J].文化产业，2022（2）：10-12.

[6]王洁珩.新《档案法》实施背景下高校档案信息化建设研究[J].兰台内外，2022（15）：15-17.

（作者单位：陕西航空职业技术学院 ）