建设项目档案管理现状与解决对策探析

2023-06-01常宇辰

兰台内外 2023年5期

摘要：建设项目档案作为记录工程建设活动全过程的真实反应，在建设过程中起到了非常关键的作用。建设项目由于工程建设周期长，投资数额大、参建单位众多以及自身较为复杂等特点，由此产生了各种繁杂的档案资料。在建设项目中，施工单位往往在潜意识中存在着“重工程，轻档案”的思想，因此，建设项目档案管理就成为建设工程项目管理中的薄弱环节。本文着重分析当前建设项目档案管理的现状，并根据问题提出相应的解决对策，希望在日后的建设项目档案管理工作中能够提高档案管理的水平。

关键词：建设项目；档案管理；解决对策

建设项目作为国家重点基建工程项目，需要投入大量的人力、物力、财力去维持其建设周期。通常来讲，建设项目分为工程建设开工前、工程项目实施过程中、工程项目竣工验收、工程完工交付使用等几个阶段，每个阶段都会随着工程进度产生相应的工程建设项目档案资料。建设项目档案是建设项目的重要组成部分，再加上建设项目档案本身的特殊性，由此形成的档案资料数量繁多，种类多样，专业性极强，这就造成了建设项目档案管理的难度极大。

因此，本文从实际工作经验出发，探究建设项目档案管理的现实状况、难点以及相应的解决对策，为日后的建设项目档案管理工作提供更多的思路。

一、建设项目档案在建设工程中的重要作用

1.建设项目档案与建设项目相互依存

在整个建设项目建设周期中，建设项目档案与建设工程是同步生成的，并且，在后期建设工程实现了交工验收后，项目档案依然继续产生后期利用的价值。建设项目档案是建设项目竣工验收的重要依据，也是建设项目后期合规性检查的重要支撑。项目档案验收工作是整个项目竣工验收工作的前提条件，同时没有建设工程实施作为基础的档案资料也是无效的档案。因此，在整个过程中，建设项目档案与建设项目本身是不可分割的整体。

2.建设项目档案体现建设工程的质量

建设项目档案记录了整个建设工程项目从工程立项到竣工验收的全部实施过程，同时也是整个建设项目从管理过程到质量验收的重要凭证和依据。当前，我国的建设项目种类各异且内容繁杂，在量化分析和管理的共同推动下，对于建设项目的质量评价不再是以简单观感为评价的核心，而是要以精确的数据资源和详细的文本材料、图纸作为评价质量的核心体现，而这种以数据、资料为核心的资源是建立在项目档案的基础之上的，因此，建设项目质量的综合评定都需要大量的项目档案所提供的现场资料来确定，项目档案在建设工程中起到了决定性的作用，直接反映了工程现场建设质量的高低。

3.建设项目档案是建设单位工作的参考和依据

在建设项目整个生命周期中，建设项目档案将在相当长一段时间内发挥出重要的参考和凭证作用。建设项目档案不仅记录了整个工程从无到有的过程，更是决定了建设单位对后续项目是否具备相应的管理能力，建设项目档案对后期建设项目的运行、维护、改建、扩建工作以及对后续项目档案的有序编制提供了先决条件。与此同时，建设项目档案在维护项目权益、开展项目研究、查找数据信息等工作中都能发挥出重要的凭证作用，成为不可多得的宝贵资源，为方便建设单位对整个项目的后期把控提供了强有力的信息支撑。

二、建设项目档案管理现状

在建设项目工程中，项目档案本应该占据着非常重要的地位，但从当前的档案管理现状来看，在整个建设项目管理体系中还存在诸多需要解决的地方，主要体现在以下几个方面。

1.项目档案人员未参与项目合同的签订

建设项目合同往往是建设方和参建方之间互相制约、互相关联的一种文本纽带，同时也是建设项目实施过程的见证。项目档案管理始终贯穿整个项目过程，在建设项目前期合同谈判和签订过程中，部分单位只是项目管理部门参与其中的谈判和签约，根本没有让档案部门的人员参与其中，这就造成了各参建单位对于最后形成的档案质量要求一无所知，导致形成的档案同建设单位的要求相差较大。

2.项目档案收集困难

项目档案的收集工作是整个建设项目档案管理工作的核心内容，可以说项目档案的收集质量决定着后期项目档案归档的完整性和系统性。鉴于建设项目档案数量多，各单位形成的档案资料极为分散且档案工作不被各方所重视，无疑会大大增加后期项目档案收集工作的难度。当前，在档案收集的过程中，各参建单位往往在工程完工之后，才回过头来补充各种档案资料，一旦建设项目工程周期拖长，再加上管理人员的疏忽，就存在大量建设项目档案遗失的可能性。

此外，很多参建单位为了保障工程进度，往往会将工程摆在首位而忽略档案同步收集和整理的过程，但是，为保障项目档案通过国家的档案验收及最终项目验收，往往会在验收之前对项目档案进行突击归档及查漏补缺工作，鉴于之前大量的资料签署不完善，归档不齐全，缺乏项目档案之间本该有的系统连续性。

所以，在如此倉促的时间内根本无法保证项目档案的归档质量，最终导致大量的项目档案分散在原始形成单位，甚至丢失，这样的管理方式极易造成大面积的项目档案无法归档，项目档案涂改、破损、无效等现象时有发生。

3.项目档案分类组卷标准不统一

当前工程建设项目大部分都实行总包和分包相结合的模式，各参建单位任务繁多，总包单位与分包单位职责界定不清晰，形成档案的形式各异，移交的归档清单无法满足需求，因此，在参建单位提供资料的时候，其档案组卷分类方式根本无法满足建设单位对于归档项目档案的要求，这无疑加大档案归口管理部门对建设项目档案的统一管理和后续利用的难度。因此，如何系统对建设项目档案进行分类组卷，以及保障日后的档案查找利用，同样是建设项目档案管理工作中较为突出的难题。

4.项目档案专职人员缺口较大

项目档案管理工作是一项复杂、烦琐的工作，因此，要求项目档案管理人员必须具备高度的责任心以及过硬的建设项目档案管理知识和能力，这些都是专职项目档案管理人员必须具备的素质。但当前较为遗憾的是，许多负责项目档案的人员都是各单位内部的管理人员兼管档案，有的部分单位甚至连相应的资料管理员都没有，所以，他们的业务水平无法与专业的项目档案人员相提并论，根本不能胜任当前繁重复杂的建设项目档案工作，特别是在当前我国重大建设项目越来越多，项目档案体量越来越大的情况之下，现有的项目档案管理专业人员配置无论从数量上，还是质量上来看都无法满足当前项目档案工作的要求。

5.需完善项目档案信息化环境

信息时代的大背景之下，大数据档案是未来的趋势所在。为适应工作需求，建设项目档案信息化程度必须要不断提高，项目档案的信息化环境包括了硬件环境、软件環境、人力资源环境等多方面的因素，每一部分都直接影响着项目档案信息化建设工作的有序开展，目前，项目档案信息化还处于逐步探索的阶段，建设单位务必要为项目档案信息化建设提供更多的支撑和帮助。

三、建设项目档案管理现状的解决对策

从上述建设项目档案管理现状来看，项目档案管理还存在诸多弊病，因此，为了提高建设项目档案管理水平，作者根据自身工作经验及相关的档案管理办法和制度，提出了一些浅显的解决对策，希望能在以后的项目档案工作中攻克这些难点。

1.将项目档案管理纳入项目合同管理

建设项目在前期双方签订合同的时候，部分建设单位在项目档案的归档质量要求方面未提出明确要求，以至于在项目档案移交的时候发现很大部分的档案资料根本不符合档案部门的归档要求，造成了项目档案验收以及后期项目档案利用的拖沓。

因此，在建设单位与项目参建单位签订合同的时候，必须设立专门的条款，明确项目档案的管理责任，要将项目档案管理方面的内容加入合同管理中，并邀请项目档案人员参加相关合同的签订仪式，并形成相关会议纪要，包括对形成项目档案的整理标准、质量要求、归档范围、归档时间、违约费用，以及对监理部门的审查责任等都要提出明确的要求，以此来保障整个建设项目档案的归档质量。

2.完善建设项目档案管理的相关制度和体系

首先，建设单位作为整个建设项目的管理者，在项目建设启动初期就要积极组织各参建单位共同建立覆盖各单位的项目档案管理体系和制度，并将项目档案管理纳入各单位的项目管理体系中。

其次，强化项目档案的管理力度，制定建设单位的项目专项档案的实施细则，建设单位必须与总包单位一起层层落实项目档案归档责任，明确责任主体、责任范围。

最后，双方必须对项目档案的归集工作给予足够的重视，根据《建设项目档案管理规范》，各参建单位必须严格落实建设项目档案的归档范围、整理标准和质量要求。

3.培养更专业的项目档案管理人才

当前项目档案人员的质量参差不齐，要想全面提高建设项目档案管理水平，很重要的一点便是对专业人才的培养，目前，很多项目档案人员的学历及专业还不足以完全胜任项目档案管理工作（如表1）。

首先，建设单位和各参建单位必须严格把关项目档案管理人员的招聘标准，不能盲目选择或者借调项目档案管理人员。

其次，必须加大对项目档案管理人员的培训力度，建设单位可聘请建设项目档案方面的专家为各参建单位的档案人员或者资料管理人员进行专业技术培训，使其技术能力达到专业的项目档案人员的要求。

最后，建设单位要同参建单位一起建立相关的档案考核机制，严格落实多劳多得的奖惩分配制度，从而调动项目档案管理人员的积极性，保障项目档案的质量。

4.加强对施工过程的把控及检查

建设单位必须与监理单位联合起来加强对施工过程的把控。依据档案管理办法的相关要求，加强对各参建单位项目档案管理工作的监督指导，要督促各单位对项目档案及时进行归档，检查项目档案的收集、整理、组卷等工作，必须做到项目档案与项目工程建设同步进行，对发现的问题提出整改意见，并按照约定的时间进行问题整改回复。在整个施工过程中，项目档案的完整性和有效性是档案工作的核心，建设单位必须与施工阶段的各参建单位保持密切沟通，既要保证施工材料的质量过关并形成检验报告，又要对施工技术相关的操作流程进行严格管理并形成日志，这些档案数据和原始记录必须在项目档案中去体现。

同时，在设计图、施工图、竣工图等反映工程施工过程的图纸中必须将变更内容逐一体现，在竣工验收的时候注意施工质量分部、分项、检验记录及工程验收记录、签字、盖章手续是否完善等。加强对项目施工过程档案的把控不仅能够大大提高建设项目档案的完整性和有效性，还能够为整个建设工程的施工质量提供强有力的保障。

5.加强建设项目档案信息化建设

当前，单纯的人力资源已经不能够完全满足建设项目档案的繁重工作，要想提高建设项目档案的管理水平，准确把控项目档案的完整性、有效性、系统性、安全性，就必须创新项目档案管理模式。建设单位在项目档案全过程管理之外，档案信息化建设的开展也必须进一步提上日程，数字化档案的建设不仅仅能够大大降低人工成本和时间成本，更能够从管理模式上对项目档案的规范化管理提供强有力的技术支撑和后期利用保障，因此，项目档案信息化建设就是未来建设项目档案管理的趋势和方向。

四、结语

随着我国经济不断发展，越来越多的建设工程项目已经开始实施，基建大国的建设数量已经不断突破人们的认知，而建设项目档案是建设项目中最为重要的信息资源，只有妥善管理和利用，才能够更好地推动建设项目的发展和进程。建设项目档案详细记录了建设项目中的每一个细节，这些档案不仅对建设项目施工人员有着重要的指导作用，还能为建设项目管理人员的决策提供正确的方向，能有效避免因错误决策而造成的项目合规性下降，最大限度地保障建设项目的质量和安全。总之，建设项目档案是决定整个项目管理能否顺利的关键因素，而建设项目档案的有序管理又是项目档案是否完备的前提条件。相信在今后建设单位和参建单位的共同努力下，建设项目档案可以在建设项目管理这条康庄大道上越走越好，从而提升各单位建设项目档案的综合管理能力，并在日后为更大的平台提供项目档案信息存储和利用服务打下坚实的基础。

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