自然资源档案信息化建设及数字化管理探讨

2023-06-01张文娜

兰台内外 2023年5期

摘要：随着社会信息化建设进程不断加快，传统档案管理模式已无法满足新时期的发展形势，融合应用信息技术，加快档案信息化建设进程是必然选择。自然资源档案管理中，通过信息技术的有效应用，建立信息化管理系统，高效收集、存储和处理档案信息，能够显著提升档案资源管理效率和质量，减少不必要的资源损耗和浪费，对于自然资源档案价值深度挖掘和开发利用具有重要作用。基于此，文章结合自然资源档案信息化建设相关内容展开分析，剖析其中现存问题，在此基础上，提出切实可行的优化改进措施，对于后续相关工作的开展具有积极作用。

关键词：数字化管理；自然资源档案；信息化建设；档案管理

自然资源档案是指自然资源管理部门在履行职责过程中形成的对国家社会有价值的历史记录。同时，也是自然资源管理的重要依据，做好自然资源档案管理工作，有助于支持资源开发、防灾避险、行政执法和权属管理等相关业务顺利展开。因此，面对新时期的工作需要，自然资源管理部门应该提高对自然资源档案的认知和重视，积极整合资源，增加资金投入，完善配套信息化设备设施，有效改善传统自然资源档案管理模式的欠缺与不足，精简管理流程和工作强度，提升自然资源档案管理效率、质量。同时，实现自然资源档案资料潜在价值以及深层次的开发与利用。

一、自然资源档案信息化建设和数字化管理概况

社会发展离不开自然资源的开发和利用，随着建设力度增加，自然资源档案规模也在逐步扩大，类型逐渐多元，除了纸质档案以外，还有大量的电子档案数据资料。但由于档案资料管理标准不统一，导致信息孤岛和业务壁垒等问题日益尖锐，不仅影响档案资料的高效管理和利用，还会限制档案资料大范围共享，对后续的自然资源管理部门各项工作开展带来负面影响。同时，由于档案资料以纸质为主，频繁查阅会导致档案受损严重，不适合长期存储和调阅。

因此，为了改善传统档案管理模式的不足，加强档案信息资源的共建共享，推动自然资源档案信息化建设以及档案数字化管理是新时期背景下档案管理的必然选择。

根据自然资源管理部门相关工作要求，新时期自然资源档案需要统一立卷归档，实现业务类、文书类档案分类整理，建立完善的数字化管理流程以及档案管理系统，真正意义上实现档案资料的收集、管理、存储和使用全过程一体化，对于加快自然资源档案信息化建设进程具有重要意义。

二、自然资源档案信息化建设中的问题分析

1.行业规范性文件尚不完善

档案管理工作顺利开展，离不开标准规范的指导和支持，也为后续的档案管理信息化建设指明目标方向，具体涵盖以下内容：其一，业务规范，结合自然资源档案特性，确定具体的档案资料采集、保管、利用规定；其二，技术标准规范，如电子文件格式、数据接口规范等。但实际上，目前，多数地区的自然资源档案管理工作缺少完善、统一的标准指导，信息化管理要求尚不明确，规范性文件支撑较弱，不可避免地影响后期的自然资源档案工作顺利展开。例如，矿石实物档案数字化，是应该拍照存档还是三维立体建模，这些都需要有完善的标准化规范作为技术支撑。

2.档案数字化管理与技术水平偏低

由于自然资源档案规模大、类型多，因此，对于工作的专业性要求也相对较高。在自然资源档案信息化建设的初期，很多地区采取“摸着石头过河”的技术探索模式，或多或少地存在着信息化建设目标模糊不清的情况，使得信息供给与需求不平衡、信息整合协同能力不完善、管理能力与信息水平不匹配等问题日益突出。此外，当前，很多单位面临着信息化专业人才缺失、信息化配建资金不足、软硬件设备设施匮乏等现实问题，故自然资源档案的数字化管理多采用服务外包的形式。然而，在长期的实践中不难发现，外包服务单位虽解决了档案数字化的技术问题，但由于其在自然资源领域的专业水平不强，弱化了档案管理整体水平。从技术层面来看，档案管理信息化变革还存在诸多技术限制，如数字化扫描档案识别的智能化水平有所不足。目前，文字资料识别率已基本達到90%以上，但其中还有很多手写字体以及图表内容难以实现OCR识别，导致完整内容检索效果受影响，部门档案的应用成效同预期还有很大差距。在关注档案管理效率以外，更要关注档案数据安全，尽管信息技术的应用带来了便利，但部分数字化档案加工、录入场所的安全管理不规范，配套监控设备设施不完善，在出现异常情况时无法及时有效应对，埋下了一系列安全隐患，大大降低了自然资源档案数字化管理效率和质量。

3.自然资源档案管理人员的专业素养不强

目前，大多数档案馆可以按照现有规范标准开展工作，确保自然资源档案及时收集、整理和保管，取用记录完整。但自然资源档案管理由于自身特性，涉及内容更为复杂，因此，对于工作人员的专业要求也提出了更高要求，很多工作人员由于不掌握数字化技术，在数字化管理与利用过程中面临了诸多困难与疑惑。由于档案管理受重视程度不高，现有的档案管理人员队伍普遍结构不合理，人员年龄大，档案管理思维滞后，对数字化档案管理模式认可和接受度不高，也缺乏主动学习和运用的意识，导致队伍整体数字化技术水平偏低。例如，并未设立专门的数字化档案管理制度体系，考核指标模糊不清，档案管理人员的数字化建设意识薄弱。另外，自然资源档案人员在岗培训相对不足，很多人员缺少重要信息保密培训，对于自然资源档案管理安全性认知不足，可能在实际工作中操作不规范，影响自然资源档案管理成效。

4.自然资源档案数字化规模宏大

自然资源部门组建以来，档案资料类型和规模逐步扩大，相较于以往工作强度大幅度提升，故将其完全转化成数字化档案资料是一项系统的大工程，不仅需要大量数据的整合与统筹，还需要大量的人力、物力和财力作为工作的基本支撑，这对于本身管理人员就较少的档案部门而言，压力是巨大的。

三、自然资源档案管理信息化建设和数字化管理的有效措施

1.加强组织领导和规划

首先，加强自然资源档案信息化建设要积极转变滞后理念，遵循统一规划、统一标准和统一建设原则，实现自然资源档案资料协调管理。自然资源相关部门应该提高档案管理工作的投入力度，提升相关人员认知水平，并设立专门机构和管理队伍保障工作顺利開展。其次，将档案数字化和安全管理等工作纳入单位整体工作部署范畴，编制专项预算，提供充足的经费支持。自然资源档案管理工作实行谁立卷、谁负责原则，保障档案工作和业务工作同步进行，实现相关档案资料及时归档存储。分管领导属于自然资源档案管理第一责任人，专职档案管理人员则是执行责任人，各部门、各岗位职责明确，一旦出现问题及时追究相应人员责任，促进自然资源档案管理工作规范有序进行。

为了提升自然资源档案信息化建设水平，要因地制宜，结合实际工作情况，在全面、可靠的数据支持下确定工作目标，编制合理的自然资源档案工作规划，形成严谨、完善的档案信息化管理体系，并确定工作安全管理标准和各阶段建设任务和标准，制定有效的保障措施，促使各项工作规范有序进行。

2.建立健全档案数字化管理制度

推动自然资源档案管理标准化、规范化改革，应制定完善且合理的制度体系，对于提升工作整体服务水平具有重要意义。首先，结合自然资源档案管理特性，在增加技术投入同时，也要注重配套制度的建立和完善，并根据具体工作变化持续更新和完善管理内容，确保管理制度能够紧跟工作需要，为工作顺利展开提供指导和依据。其次，管理规章制度建设需要密切围绕自然资源档案管理信息化建设实际，针对自然资源档案管理立卷归档规范、保管期限、分类方案等进行针对性修订。保障自然资源管理部门各种类型的档案能够按照规章制度进行收集、归档，全面提高档案管理质量。最后，紧跟信息技术发展趋势，建立健全配套电子文件移交制度、电子档案鉴定制度、接收管理制度、安全保障制度以及电子档案归档制度，实现各环节规范化、标准化管理。另外，明确各方职责所在，选择合理措施充分调动人员工作主动性，切实提升自然资源档案管理工作质量。

3.加强数字档案室建设

（1）加强软硬件配套。首先，紧跟时代发展趋势，持续加快自然资源档案信息化建设进程，推动配套技术创新优化。其次，积极引入新型信息技术，完善配套软硬件设备设施，为数字化档案管理夯实基础。最后，可以定制自然资源档案管理软件，与软件开发企业积极沟通交流，及时反馈软件使用中的问题和不足，由软件开发商及时修复和更新，以便于增强软件适应性，支持自然资源档案管理工作高质量开展。

（2）加快自然资源档案资源建设。一是分批开展自然资源档案信息化建设工作，分类整理业务类和文书类档案资料，并通过数字化扫描录入和存储档案资料；二是建立档案文件级目录条目，建立自然资源档案资源数据库；三是依据规定合理化选择自然资源档案资料，并将重要档案资料备份归档和存储，避免重要数据丢失。作为自然资源档案管理中心重要组成部分，档案数据库应该同业务系统和电子政务系统对接，实现数据信息集中统一管理，提升自然资源档案管理成效。

（3）开发自然资源档案综合管理系统。依据SOA集中式架构开发数字档案管理系统，功能包括自动化库房管理、档案资料鉴定、档案信息检索、数字化档案长期保存管理、档案自动归档系统，档案RFID管理、电子文件单套制归档管理系统，以及数字资源库开发建设等，实现档案资料一体化管理。系统可以将数字化档案、文档资料以及GIS地图信息整合在一起，形成可视化的自然资源档案管理模式。

同时，选择“电子签名+版式文件”技术提供安全保障，基于MD5摘要技术、256位RSA非对称性签名算法设计电子签章，增强电子公文法律效应，保障档案资料的真实性和完整性。未来的档案资料，选择电子文档形式统一存储和利用，能够有效改善传统纸质档案资料保管形式的弊端，最大程度上提升档案资料的完整性、真实性和可靠性。

（4）确定档案资源的使用规范。推动自然资源档案数字化管理，需要明确具体的档案格式标准和数据接口规范，与各部门良性对接，及时收集和保管各类档案信息，第一时间归档存储，并根据工作需要实现档案资料传输和共享。基于档案管理平台，确定档案资料的归档范围、保管期限，提供自动识别鉴定、文件在线归档等功能。

4.提高档案管理人员专业素养

为了满足自然资源档案数字化管理要求，需进一步强化部门职能，加强档案管理队伍建设，定期组织专业培训来提高档案管理人员专业素养，为自然资源档案信息化建设提供保障。自然资源部门可以定期组织档案管理人员专业培训和对外交流活动，转变滞后理念，学习并熟练掌握先进的信息技术，具备更强的信息素养，以此来满足数字化档案管理需要。同时，明确人才招聘和考核重点，积极引入档案管理专业能力强、经验丰富和责任心强的人员，充实到现有队伍中，以此增强队伍整体活力，为自然资源档案数字化管理工作开展提供保障。

5.加强自然资源档案安全管理

一是建立统一的目录检索体系，突破时空限制，在线查阅、获取档案资料；二是重要的档案资料须加密、备份处理，提升安全管理水平，严格执行国家保密工作的有关标准规定，提升档案服务的综合能力；三是由于档案资料不可再生，做好档案安全管理显得至关重要，需结合实际情况制定合理的应急预案，并采取有效措施进行库房管理；四是强化纸质档案管理，加强三维虚拟库房、智能化库房建设，保障自然资源档案资料安全；五是建立档案管理中控室，创设可视化的三维场景，集成视频监控、温湿度管理以及门禁管理等，并完善消防设备设施、环境控制监控、视频监控以及RFID电子标签等设备设施；六是做好纸质档案保存环境管理，根据防火、防盗、防虫蛀、防尘、防静电和防高温等要求，远程监控档案管理库房，一旦出现突发事件，档案管理人员能够及时灵活处置，为自然资源档案安全提供坚实保障。

同时，强化档案信息化安全管理。首先，定期组织数字化档案管理人员安全专题教育，明确安全管理重要性。其次，实体档案存放在专门场所，交由专人管理。最后，参照国内外相关标准规范，结合自身工作实际制定适用于自然资源档案安全管理标准规范体系。

四、结论

综上所述，自然资源档案信息化建设进程不断加快，应完善配套制度体系以及基础设备设施，合理配置专业能力强、职业素养高的管理人员，以此来稳步提升数字化自然资源档案管理水平。

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（作者单位：泉州市不动产交易登记档案馆）