大数据驱动下的高校档案信息化管理模式探析

贾丽君 廖利香

摘 要：档案工作是高校的一项基础性服务工作，同时，也具有一定的复杂性和特殊性。日常工作中，需要面对繁杂的档案信息数据，要完成收集、整理、归档、记录及保存等工作。随着信息技术高速发展，高校档案信息化的管理迎来新的机遇和挑战。大数据驱动下，高校档案信息化管理模式成为发展的主流趋势，可使高校档案管理工作者从繁杂的工作中解脱出来，同时，取得事半功倍的效果，更好地为师生提供服务。本文在简要分析高校档案信息化管理面临的机遇和挑战的基础上，反思高校档案信息化管理中存在的问题，针对性地提出相应的管理策略，以期为今后工作提供有益指导。

关键词：大数据；高校；档案；信息化；管理模式

高校档案管理工作需要处理各类繁杂的数据信息，信息量大且种类繁杂的同时，价值密度不高，但对于处理速度的要求高。传统完全依靠人工的档案管理模式陈旧单一，效率较差，特别是面对大量档案数据的收集、存储显得力不从心，难以满足档案用户个性、多元、实时等多样化需求。

新时期，为能够进一步提升高校档案管理效率和水平，更好地为师生服务，就必须要变革档案管理模式。信息化时代的到来，信息化技术手段融入并推动着各行业发展。对于高校档案管理工作而言，也由此进入一个发展新时期。大数据驱动下，推动高校档案管理精细化、科学化发展，基于定向的交互信息查询方式，提供发布、交互以及查询等功能，生成档案信息化管理模式，大大提升服务质量。

一、大数据驱动下高校档案信息化管理工作的变化

1.机遇

所谓机遇，主要源自依托大数据的高校档案信息化管理工作模式的生成，实现档案管理服务方式的转型与升级。大数据驱动下高校档案信息化管理中，电子数字资料成为重要的资源主体，与传统模式有着明显的不同，当然，优势也更为明显。表面看，除使用传统纸张记录之外，还有很多丰富的形式，如图像、音频、视频等。可见信息化技术作为一种新的传输媒介，既有助于档案管理水平的提升，也能够不断丰富和拓展服务空间。

第一，有助于档案的保存。传统纸质版档案文件不易保存，特别是时间一长，很容易丢失和损坏，而依托大数据和信息技术，将传统档案内容通过电子化的形式呈现，更有助于档案的妥善保存。

第二，有助于档案利用。传统档案管理模式下主要采用人工检索的方式，工作量巨大，费时费力，而在档案管理中应用大数据技术，通过输入关键词就能够方便地找到所需信息，节约时间的同时，提升服务的效率；第三，有助于档案一体化管理，传统管理模式单一，难以向综合性方向发展，更无法实现自动化管理，而基于信息化管理的信息一体化，对研究成果进行统一编辑处理并上传网络，可实现档案资源共享，让更多人受益。

2.挑战

大數据时代背景下，信息技术高速发展与广泛应用，引领与促进管理方法的创新发展。对于高校档案管理工作而言，大数据时代所面临的挑战主要源自无法及时有效地适应与转变。大数据驱动下，各类网络资源纷至沓来，信息化档案应运而生，不但要求纸质文档向电子文档转变和实现无纸办公，还要有工作理念的转变、现代化技术的支持和管理标准的革新。

然而，目前有些高校档案管理人员观念滞后，无法达到技术要求，档案信息化管理受阻。另外，有些高校缺乏科学且统一的管理标准，管理工作中存在很多缺陷，系统性、规范性明显不足，档案统计整理工作很容易出现混乱和错误。同时，档案安全保障也是突出问题，给安全保密带来较大威胁。

二、高校档案信息化管理工作的现状

大数据驱动下高校档案信息化管理是档案管理创新发展的主流趋势，也是高校档案管理提质增效的有效路径。目前，各大高校围绕档案信息化管理工作进行不同程度的研发与探究，也取得一定的成绩，积累了宝贵经验。但也不可否，相较于西方发达国家，我国高校档案信息化管理较为滞后，集中表现为存在安全风险、设备设施建设落后以及管理队伍有待加强，严重制约高校档案信息化管理实效。

1.存在诸多安全风险

档案信息化管理下，电子档案更便于操作管理，但是也面临诸多潜在的安全风险。由此，档案信息化管理中的保密工作既是重点也是难点。比如，管理人员安全意识缺乏、数据操作不规范等都可能会造成重要数据的丢失。另外，计算机本身的性能也很关键，直接影响电子档案的安全性。如果存储量不足，或者是未定期、及时消杀病毒，将会对档案信息系统构成重大威胁。当前，有些高校档案管理人员在实施信息化管理工作中，只能够完成一些信息传输与文字编辑等方面的工作，缺乏较强的安全意识，安全风险得不到有效控制。

2.信息设施建设落后

通常情况下，高校内部更多关注教学与科研，对其在资金及时间等方面的投入也有所倾斜。相对来讲，较为忽略档案管理信息化建设，相关设施建设较为落后。有些高校的档案管理设备简陋、陈旧，信息化管理方面更是处于空白阶段。有些高校虽然在一定程度上实施了档案信息化管理，但多为“闭门造车”，交互性、共享性远远不足，与外界缺乏互通。在实际管理过程中，存在效率低下，数据库建设步伐滞后，以及数据不完整、不准确、失真等情况较为突出。很多时候，只是进行一些数字化扫描而已，网页制作技术差且缺乏特色与创新，内容苍白、功能单一，无法建设系统、完整的数据库，严重阻碍高校档案信息化管理高质量发展。

3.档案管理队伍有待加强

高校档案管理工作目标成效的实现，需要管理工作群策群力，发挥大家的智慧与力量来共同完成。特别是在大数据驱动下，高校档案信息化管理模式成为主流趋势，对于管理队伍也提出更高标准的要求。但反观现实，管理队伍却有待加强。有些档案管理人员信息化意识薄弱，加上缺乏专业的档案管理知识背景与技能基础，使得高校档案管理工作人员的综合素养偏低，严重影响档案管理工作高效开展，直接阻碍档案信息化建设。

未来，高校还需在提升档案管理工作重要性认知的基础上，着重于信息化管理专业人才培养和方法创新。

三、大数据驱动下的高校档案信息化管理模式

新时期，互联网信息技术高速发展，各行业都要有大数据思维意识和服务意识，从而在海量的数据信息中挖掘与收集有价值的部分，融合资源的共享性以及服务的针对性，为社会提供更好的服务。其中，大数据驱动下档案管理必须进行改革创新，积极有效地推进档案信息化管理模式。

1.完善档案信息化安全管理

安全管理是高校档案信息化管理过程中必须思考和解决的主要问题之一，也是影响甚至决定高校档案信息化管理成效的主要方面之一。档案中包含各类隐私信息，如学习经历、获奖经历以及技术技能等，高校档案信息安全非常重要，为防止随意泄露、窃取和篡改等，就必须要实施保密处理。加强信息化安全管理，涉及文件归档及保密工作规范等，旨在使档案信息化管理在实际运作中更加安全。首先，计算机硬件方面要按照整体信息化建设需要，购入适宜本校需要的信息设备，不仅要确保质量合格，还要安排人员对档案管理日常所需设备进行定期检查与保养，发现问题及时修理并做好记录。其次，计算机软件方面要注重稳定性，并能够伴随工作需求变化不断升级，同时，也要对所有电子文档进行加密处理，设置系统中的应用权限，就关键信息进行监控管理等，以确保电子文档各类信息数据的安全可靠。

2.加速信息化建设进程

加速信息化建设是大数据驱动下的高校档案信息化管理模式的主体部分，也是关键部分。总的来讲，要从客观条件、主观认知及可行方法三大方面入手来进行。

第一，就客观条件方面来讲，大数据时代档案资料信息化、碎片化、海量化，面对繁杂的信息数据，处理起来有着不小的难度。对此，要加大基础投入，确保设备和技术的更新，迎合时代发展的现实需要，跟进资金投入以保障设备系统的更新维护。

另外，要加强档案服务终端的信息化建设，合理选用并及时更新电子设备及管理软件，有效推进信息化建设实效。同时，构建高校档案安全信息保证系统，如在接收、归档、存储交换等过程中，制定并依据标准制度，做好现代化档案管理。既要提供完整有效的物理安全保障，又要加强网络平台安全建设。

就主观认知方面来讲，主要是要树立现代信息化的档案管理理念。大数据时代背景下，数据量激增的同时，档案管理工作使用需求也在不断提升。对此，档案管理工作必须要创新与转变，特别要构建现代化、信息化的管理理念。对于高校档案管理工作人员而言，要充分意识到大数据时代对档案管理工作模式的变革影响，充分理解信息化管理模式构建之必要性，进而在管理理念、服务理念等方面做出相应转变。与此同时，高校档案管理人员还要从以往单一的管理、储存理念逐步转变为服务理念，从单一的存储与查阅向数据的加工与转换而转变。

就可行方法方面来讲，要加强档案网站建设，突出开放性、共享性，强调以人为本，充分发挥信息服务功能优势，不断拓展综合化功能，融合网上预约查询、文件阅览以及在线互动等多元化服务。（1）要优化栏目设置并跟进专题服务，加强网站建设的专业化程度，不断构建并完善特色数据库，做好调查分析以及功能拓展等，满足师生日常的各项使用需求，为师生提供全面且优质的网络服务；（2）要秉持并落实大数据时代的“大档案观”，扩大档案信息资源的采集范围，不局限于成绩单、信息表、证书等信息，也还要将学生性格、爱好以及心理评估等信息数据采集并录入档案，不断拓展学生信息面的同时，建立多层次、多元化、多维化的信息采集系统，使高校档案全面且精细。对于高校而言，要将档案管理纳入日常性管理工作中，构建以学生为中心的档案信息化管理模式，对学生各方面数据信息进行及时采集与更新，依据多层次化的数据采集目标及标准，将学生日常表现同步录入档案中。

新时期，我们强调要在大数据驱动下实施高校档案信息化管理，就是通过数据挖掘、整合与管理的过程，更好地为师生服务，管理向服务的转变是发展的显著趋势。在大学阶段，基于大数据驱动的高校档案信息化管理，为大学生建立一个个性化档案，既能够帮助教师辅导员更全面深入地了解学生，还可以制定具有针对性的教学策略，帮助大学生更全面深入地了解自己，认知自身的优势及不足等。这些对学生当下学习及未来求职发展等可以提供可行性建议，具有非常重要的作用，集中体现了大数据驱动下高校档案信息化管理服务属性与现实价值。

3.加强档案管理人才队伍建设

新时期，档案管理人员需要处理庞大的信息数据，对工作人员的业务水平、工作能力及职业素养等都提出更高标准的要求，对实际工作也带来不小的挑战，因此，高校应当重视档案管理人才队伍建设。人才队伍建设是高校档案信息化管理模式不断优化的重要前提，能够为高校档案信息化管理输送源源不断的核心动能。总的来讲，要选用基础知识、专业技能良好以及责任心强的人员，不断充实并发展档案信息化管理人才队伍。

第一，要建立健全档案管理工作队伍的用人机制，严格选聘标准，采用市场竞争机制来进行人员选拔，优先选用那些文化水平高、专业技能良好的人员。

同时，也要完善考评机制，配合激勵手段，提高薪资待遇和晋升机制等，充分调动档案管理人员工作的积极性，使其能够全身心地投入工作中，激发其工作的创造性。高校要能够留住人才并确保档案管理工作队伍的专业性与稳定性。

第二，要不断强化档案管理人员的综合素养，注重其职业素养的发展，促使档案管理人员形成好习惯，达到职业道德基本要求。大数据时代背景下，各类新型管理手段可谓层出不穷，对于档案管理人员也提出更高要求。为更好地适应新时期高校档案信息化管理工作的现实需要，不断提升工作实效，就必须要树立争创一流的职业精神，认真刻苦钻研档案业务，具有扎实的业务能力与服务意识，敢于并善于突破固有思维，依靠信息化技术手段来不断创新档案管理办法，做一名技术全面、素养优良的档案管理人才。

第三，要开展学习培训，以强化档案管理人员业务学习能力，扩展档案管理人员的知识范围。为了更好地胜任档案信息化管理工作，就必须要与时俱进，不断给自己充电，具备良好的业务学习能力，多了解本专业领域的前沿动态，多学习、多思考、多钻研，才能更好地进步与提升。尤其是要注重档案信息化管理相关技术技能的学习，除了要熟练掌握计算机等设备操作技能之外，还要熟练掌握密钥技术、安全防火墙技术、病毒查杀技术等应用，避免档案数据资料丢失，确保档案数据资料完整，更好地发挥其应有的作用。

大数据驱动下，给高校档案管理带来全新变革。为此，高校档案管理人员要创新思路，从各维度、各层次、各方面出发，构建与实施档案信息化管理模式，提升管理水平及服务质量。

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（作者单位：湖南科技学院 ）

作者简介：贾丽君（1989—），女，汉族，湖南冷水滩人，助教，研究生学历硕士学位，研究方向：档案学。