新时期机关档案数字化建设工作探讨

摘 要：档案数字化建设是机关档案管理适应时代要求，提升档案管理能力的现实需求。文章主要针对机关档案数字化建设进行研究，从机关档案数字化概述、档案数字化建设存在的问题及措施等方面进行分析，以期推动机关档案工作转型升级。

关键词：机关档案；数字化；问题；措施

2021年中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》），《规划》擘画未来五年档案事业发展蓝图，明确档案事业高质量发展的主题主线，档案数字化是档案信息化建设的核心，应当成为引领档案事业创新发展、推动档案信息化工作的重要力量。近年来，机关档案数字化建设作为开发利用档案信息的前提，逐渐被提上日程，并取得一定成效。但是，由于室藏档案资料众多，档案数字化建设是一项难度巨大的工程，涉及信息化技术、建设规划等内容。为推进档案数字化建设，需要机关档案管理者深入了解档案数字化建设的必要性，并基于建设特征和现状，提出全新的建设路径。

一、机关档案数字化概述

1.机关档案数字化的内涵

档案数字化是随着数字摄影技术、多媒体技术、扫描技术等技术发展而来的档案信息形态，将各种载体的档案资料转为数字化信息，采用数字化的形式保存，运用计算机系统管理，形成结构有序的档案信息库，实现档案资源的利用、共享。机关档案数字化包括两方面内容：一是传统介质档案资料，利用高速扫描技术进行转化；二是电子文件档案资料，使用相应技术进行结构化转化。

2.机关档案数字化建设的必要性

（1）保证传统载体档案的安全性

传统载体档案资料进行数字化转化后，后续的整理、开发、统计等工作都不再动用档案资料，而是对其进行封存管理，以减少档案资料的人为损害，提高档案管理的安全系数，切实保障档案资料的安全性。对传统载体档案的数字化，实际上是用数字化保护档案资料安全。

（2）满足档案精细化管理的需要

在档案资料数字化之前，要对传统载体档案资料进行编目、录入等处理，待这些工作完成后，可实现档案资料的自动化检索、精细化管理。分析发现，数字化带动档案资料工作的完成，改善档案管理工作的现状，提升档案管理水平。

（3）实现档案管理简单化

档案数字化建设将工作人员从复杂、烦琐的工作中解脱出来。以纸质档案为例，数字化之后，在新档案入馆时，无须同全宗档案放在一起；在档案资料利用期间，无须到库房提调档案，也不用在归还入库时逐页检查；在档案统计过程中，无须逐件、逐卷清点；档案资料封存管理后，也能省去大部分日常管理工作。总的来讲，虽然档案数字化建设是一件耗时、耗力的工作，但建成后能简化档案管理流程，长期节省大量人力。

（4）实现部门间档案共享常态化

档案数字化的优势是档案资料可经由网络传输，实现档案资料本地保存、異地共享利用，并采用大数据技术整合档案资料，自动检索。同时，充分利用人工智能、大数据等新一代信息技术，提高档案开放鉴定工作水平和效率，实现对档案信息资源的深度开发。简单来讲，档案数字化建设使传统档案资料以新型手段发挥其特有的功能，以信息化手段提升档案信息共享服务能力，是实现档案工作服务党和国家工作大局、服务人民群众的途径。

二、机关档案数字化建设存在的问题

1.不重视档案数字化建设

当前，很多地区都存在档案数字化建设缓慢的问题，这与部分机关领导及相关人员对档案数字化建设不够重视有关，具体表现为：（1）机关领导者、档案管理人员缺乏对档案数字化建设的了解，认识有偏差，参与度不高，影响档案数字化的建设进度和质量。（2）各级档案管理部门沟通不及时，未将档案数字化和办公自动化结合在一起，再加上各级领导缺乏对档案的管理经验，导致档案数字化管理和建设不到位。

2.档案数字化建设缺乏规范标准

档案数字化建设的前提是要具备完善、统一的建设标准，这也是实现档案资料共享的必要条件。为推进档案数字化建设，档案管理部门颁布了相关政策，但是在数字化建设方面，所用规范、标准仍不够严谨，缺乏对数据交换、安全标签等方面的统一要求。在档案数字化建设不断推进过程中，每个机关单位使用的档案管理系统不同，且没有严格遵照国家档案标准执行，导致档案数字化处理标准不一致，影响机关档案数字化建设目标的实现。

3.档案外包机构服务质量难以把控

在机关档案数字化建设过程中，普遍存在档案外包机构服务质量不高、把控难度大的情况，这主要和以下几点有关：（1）在外包机构管理方面，国家尚未制定统一的标准和规范。各外包机构分散经营、服务水平参差不齐、工作人员素质能力不一，影响档案数字化工作的开展，服务质量达不到预期。（2）档案数字化建设是一个专业性强的工作，外包后的档案数字化质量由外包机构负责，档案部门的职责是监督检查外包机构完成档案数字化工作，然而个人能力有限、数量较大，很难做到面面俱到，只能采用抽检，无法实现全面检验，易形成管理盲区。

4.档案数字化成果管理程度不高

目前，档案数字化成果只能满足于档案资料的查询、打印等工作，没有实现档案资料转化为数字化信息进行共享的目标，降低档案数字化成果的使用率，具体表现为：（1）软、硬件设施不足。在档案数字化建设的进程中，既要有足够的预算支持，更要有相应的硬件、软件设备支撑。就目前而言，很多地区经济发展不平衡，各机关经费保障有差异，导致档案数字化建设得不到充足资金的支持，无法为档案数字化建设提供必要的软、硬件设备，如缺乏档案管理系统、高速扫描仪等，制约档案数字化建设的开展。另外，部分机关档案室的档案管理系统，只具有检索、编目等基本功能，不能实现文件目录与数字化共享，在数字化档案查阅过程中，也只能在电脑上调取目录，无法直接看到档案内容。（2）档案管理人员综合素质不高。受“看摊守业”思想影响，档案管理队伍建设落后，人员编制较少、年龄偏高，对设备操作不熟练，缺乏专业的技能培训，导致个别档案管理人员不了解档案资料情况，不能熟练运用新设备和新技术，影响档案数字化建设。如何提高档案管理人员的综合素质，成为机关档案数字化建设的重要课题。

5.档案数字化安防能力差

机关档案是行政机关在服务社会中生成的宝贵资料，承载着各级机关的重要信息，而且很多档案资料保密周期长，因此，档案数字化建设要将安全性作为首要考虑的问题。但是，在实际工作中，档案数字化存在很大的泄密风险，表现为：（1）外包监管严重缺位。有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查，当起了“甩手掌柜”，对数字化工作的场所、过程、设备缺乏监管，使国家秘密处于危险境地。（2）成果流转“予取予求”。对原始档案的出库、入库、拆封和复原等环节没有交接手续，也不逐卷核对，给“有心之人”提供了可乘之机。对已完成数字化的档案资料缺乏严密管理，没有建立相关台账，给违规和泄密行为留下实施空间。

三、新时期机关档案数字化建设推进建议

1.提高对档案数字化建设的重视度

随着档案工作“十四五”规划的出台，以及办公自动化技术在各个领域的推广和深入，档案工作迎来前所未有的发展机遇，同时，也面临着许多挑战。只有积极应对挑战，推进数字化建设，才能更好地适应时代的发展，提升服务质量。在机关档案数字化建设中，最为首要的一点是提高对该工作的重视度，将其列入单位的重点工作，统筹做好数字化建设规划。与此同时，将数字化作为办公自动化的核心内容，档案部门要尽最大努力获得领导支持，积极与相关部门对接，加大资金、资源等方面的投入，为档案数字化建设营造良好氛围，进一步推进数字化建设进程。

2.做好规范档案数字化标准工作

规范档案数字化标准，是档案数字化建设的基本工作，更是推进档案数字化建设工作的核心内容。（1）在规范档案数字化标准建设过程中，档案部门要依托国家标准，结合自身情况和档案管理要求，制定和规范档案数字化建设的标准体系，指导档案数字化建设工作。（2）在规范标准体系建设期间，遵循有章可循、有章必循的理念，严格执行国家出台的相关文件要求，稳步推进档案数字化建设。对于尚未有明确规定的，要在档案数字化建设中，确保所有档案资源都有统一标准。

3.做好前期调查，规避外包的潜在问题

档案数字化建设是一个系统性的工程，涉及档案整理、存储、利用等环节，需做好前期的调查和准备，统筹规划。（1）了解单位的档案情况。全面调查现存档案的数量、种类及管理情况等，检查外观是否受损、编号是否准确，是否需要更换装具等，从而明确外包服务范围、测算加工所需成本。（2）档案数字化工作外包前，要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，对外包机构的背景进行严格审核，包括外包机构的资质、信用等，调查其是否存在泄密及借用他人资质的情况，优选具备数字化加工资质及信用良好的机构。（3）对外包合同进行审查。明确双方责任，对于外包项目的服务内容、验收、考核标准等，要有明确的规定，并做出合理的解释。与此同时，与外包机构签订保密协议，确保档案数字化工作顺利开展，提高档案外包工作质量。

4.加强档案数字化成果管理

（1）加强软、硬件设备建设

软、硬件设备是机关档案数字化建设的必要条件，是开发利用档案资料、信息技术的基础，其核心是信息网络。在实际工作中，要结合机关档案管理的要求，加大软、硬件设备的投入，建设智能档案室。在软件设计方面，要采取安保设备，实施电子签单制度，健全档案管理责任制，防止档案资料被篡改。为方便软件升级，要保证不同开发商的软件相兼容，提高档案资料存储形式的一致性。在系统安全方面，要运用身份认证、用户权限等手段；在数据安全方面，要提供数据备份、应急恢复等技术支撑。另外，充分利用信息技术手段，强化档案资料的开发利用。比如，将单位的数字化档案副本整合到一个后台，采用网络管理方式，连接前端系统、后台数据，提供档案资料的线上检索、统计等功能。

（2）构建复合型的档案管理队伍

在档案数字化建设过程中，引进、培养专业化的档案管理人才是关键。①引进知识结构不同的档案管理人才，如要掌握计算机、网络及档案管理和系统维护等方面的知识，切实推进档案数字化建设。②合理配置档案管理人才，充分发挥管理人员的工作经验和技能，稳步推进档案数字化建设，提高数字化建设质量和效率。③定期组织档案管理人才培训，侧重于工作素质、技能等方面的提升，采取脱岗培训、在岗学习等方式，提高档案管理人员的综合素质，以满足档案数字化建设的要求。此外，加强档案管理人员的保密培训，提高管理人员的保密意识，在预防档案资料丢失、泄密等问题的同时，提升档案数字化的建设质量。

5.做好档案数字化安防工作

机关档案涉及行政机关的工作秘密，要求在档案数字化建设中做好安防工作。（1）根据《档案法》《保密法》的规定，结合上级部门的要求及本单位的档案管理情况，制定安全保密制度，完善档案资料的安保体系。（2）分级保护档案资料，稳步推进网络、数据安全管理工作，加强对档案资料的安全监管。（3）强化档案数字化全过程保密监管。一是涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，要保证监控设备完善，并派专人全程监管；二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，禁止接入互联网；三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作。对相关人员职责严格记录在案，确保监管的可追踪性。（4）规范档案数字化成果管理。首先，做好交接手续，严格清点相关文件资料。加工完成后，对文件认真整理、登记后及时存入专用存储设备中；其次，建立完善的后台管理机制，相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录，做到有据可查。涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用，禁止移动存储介质随意插入，数据的调取使用要严格履行审批流程，确保数据安全。（5）对数字化档案进行“双备份”，依托云存储技术，加强数字化档案的保存。为防止档案资料丢失或被篡改，要做好档案资料的安全管理，基于信息技术做好数字化档案的安全预警、防护工作，防止数字化档案因病毒感染而引发泄密、失密等事件。

6.其他措施

（1）做好即办即归档工作。虽然办公自動化系统使档案资料整理、归档工作变得相对简便，但文件的保管期限仍需要人工鉴定、归档。部分电子文件归档时要输入文件目录，纸质文件需要数字化处理，如若不能即办即归档，时间久了，年底集中归档工作量大，可能会影响归档速度。（2）健全制度，规范档案数字化建设工作。档案数字化是系统性的工程，在电子文件形成初期就要提供完善的技术措施及健全的管理制度，确保其有效、真实。只有严格把控档案数字化建设的每个阶段，才能保证档案管理工作的持续性。鉴于此，档案部门要不断增强制度的权威性，提高制度的执行力，用制度管人、管事。强化档案数字化管理工作，确保档案数字化成果在加工、交接时的保密性，避免泄密事件的发生。制度的落实在于人，要明确档案数字化建设中相关人员、机构的职责，分工明确，形成环环相扣、层层落实的良好局面。

四、结语

综上所述，加强档案数字化建设，对简化档案管理流程、实现档案精细化管理等具有重要意义。文章通过上述分析，发现当前的机关档案数字化建设还存在不少的问题，如不重视档案数字化建设、缺乏统一标准、数字化成果管理程度不高等。为推进机关档案数字化建设，需要各部门积极配合，深入研究档案数字化建设措施，构建符合国家、社会要求的数字档案室，从而提升机关档案管理水平。

参考文献：

[1]路 倩.新时期机关档案数字化建设工作研究[J].兰台世界，2022（05）：53-55.

[2]姜东艳.共享视域下机关档案数字化管理策略研究[J].兰台世界，2022（05）：113-115.

[3]张 静.机关档案数字化过程中的质量和安全控制[J].兰台世界，2022（04）：119-121.

[4]韩贵林.机关档案数字化研究与实践[J].兰台世界，2022（01）：62-63+94.

（作者单位：内蒙古自治区应急管理厅）

作者简介：崔娟娟（1986—），女，汉族，内蒙古自治区呼和浩特市人，本科，助理馆员，研究方向：档案数字化建设。