在信息资源共享下高校档案管理共建与共享探究

盛娟

摘要：随着信息化社会的建设，我国各个行业、各个领域对信息资源的需求与日俱增。当前，高校档案是我国目前最大的一种资源储存与管理平台，但在实际应用中，仍存在缺少职责和统一规划、缺少信息资源立法制度、缺少档案管理专业人才等问题。如何利用信息资源的共享，促进高校档案的共建和共享，成为整个社会的共同课题。本文就目前我国高校档案工作中存在的问题，提出了一些与之相适应的对策。

关键词：信息资源共享；高校档案管理；共建与共享

高校在教育、科研、管理等方面都提供了大量的资料，高校档案管理的“共享” 与“共建” 已成为当前高校档案工作与信息资源建设的主要内容。但“互联网+” 时代，我国高校档案的信息资源共建和共享还处于初级阶段，针对当前高校和高校存在合作意识薄弱、信息资源标准化不足、信息安全风险加大、专业技术人员短缺等制约高校档案资源整合与共享的问题，高校档案与教学管理工作必须有一个清晰的认识，并提出相应的具体措施，以提高档案管理与教学工作的整体水平。

一、信息资源共享背景下高校档案管理共建与共享的意义与必要性

（一）意义

一方面，档案资料共享使高校档案资源的广度和深度都得到了极大提高，而随着大量的资料资源的支持，档案利用与服务的发展，将会呈现出多元化的趋势，比如，人事档案的共享，可以促进学校人才队伍和基层党建队伍的建设；另一方面，加强高校档案资源共享促进了高校档案工作的高效运行。档案是一种宝贵的信息资源，而档案管理员的二次处理，会使档案的价值提高。档案编目、研究、描述等工作的实施，对高校档案的查询与使用起到了很大的推动作用，使学校的档案资源得以共享，能够收集地方、地区的档案工作，为学校的日常工作提供了有力的支撑。此外，档案资料的共享也能促进学校的经营与运作，如信息、通告、意见及其他资料，主要通过地方的教学平台传送至各附属机构，而档案的搜集与储存，则是由各大学自行处理。但从文献交流的角度来看，如果只进行一次保存，就会造成资源的重复、浪费，有些学校的保存工作还不完善，很难为以后的参考和利用提供方便。因此，档案管理共享则是一个很好的解决方案，它可以在一个平台上记录、发布档案，从而降低工作的重复，从而提高管理和运行的效率。

（二）必要性

一方面，高校档案管理共建与共享是社会与高校发展的实际需要。近年来，高校为促进社会生产力的持续发展与进步做出了巨大贡献。从高校档案工作的角度来看，它包含了大量的文献资料，其中包含了大量的前沿性的研究资料和科学研究成果，这些资料都具有重要的学术价值，深入挖掘、有效利用和共享，将有利于促进社会生产的可持续发展。同时，推进高校档案资源的共建和共享，也是高校档案事业发展的需要。通过全面的档案资料资源交换，可以为高校的管理、教育、科研工作提供有力的支撑，同时也能为学校的管理、教育、科研工作提供充足的信息支撑，使学生和学生的档案资料得到更好的利用。另一方面，满足档案资源的客观需要。档案是一种具有实际价值、具有重要意义的信息资源，对其进行二次处理，可以使其具有更大的价值。比如，文献的著录和编研方便了文献的利用和检索，广泛的档案管理成果可以集中体现区域的档案管理成果，有助于学校的档案管理工作。高校之间的信息资源交换，有利于高校之间工作与管理的优化，如有关部门之间的沟通、意见等，都可以经由地区教育平台传送到有关院校；信息资料的搜集与储存与各高校无关。但是，从共建和共享的角度来看，各高校单独存储会造成工作内容的重复，造成资源的浪费。

二、信息资源共享背景下高校档案共建与共享存在的问题

（一）缺乏全面合作认识

高校档案管理工作的建立和共享，需要各相关主体之间的合作，一是要加强高校之间的合作，实现档案资源的内部流动，减少部门之间的隔阂；二是高校与其他组织必须进行交流，共享数据，打破信息障碍。但是，从当前高校档案管理、服务对象、信息资源建设和业务发展等几个方面来看，当前高校档案建设与共享工作仍有很大的差距[1]。当前，我国高校的档案管理与共享机制尚不健全，缺少与之相适应的权力，不能有效地协调各行业、领域和系统的永久性行政组织。高校在檔案资源的共建与共享方面，缺少统一的规划与管理，缺少对档案信息共建与共享的战略制约。这就使得高校难以做到全方位的合作、不合理的分配、难以实现信息的交换。其具体表现是：高校在档案信息化方面存在着各自的问题，而学校档案馆之间缺乏有效的合作，以及人力、软件、硬件设备的重复，造成了资源的重复和浪费。

（二）信息资源标准化不足

信息资源共享的目的在于充分利用档案价值，提高档案资料的储存能力，为其经营与服务模式的发展提供丰富的资源支持。但是，由于信息资源的共享，高校档案面临的数据数量以几何倍数的速度增加，管理工作的压力也随之增大。目前，各高校的档案收集整理归档工作存在着较大的问题，导致档案资料的收集、整理、归档等方面存在着一定的问题。但也存在着管理体制差异、信息资源共享等问题。

（三）缺少规范制度对大学信息资源的制约

信息资源共享的基本目标是使各种信息价值最大化，优化信息存储的效率，为信息服务和管理业务的实现提供了必要的资源支撑。当然，信息资源共享也是高校档案管理机构面临的信息量激增的信号，给各有关单位和管理人员带来了极大的压力。由于没有充分了解学校的整体合作意识，有关部门的数据收集、收集和归档没有规范化的制约，各类标准化的信息资源都集中在信息资源的共享过程中；下载与登记的数据量有显著差别，严重影响了其他高校的数据处理能力。另外，在为档案管理提供信息的时代，档案管理部门也遇到了与资料共用终端不兼容、管理体系不统一等问题，对档案管理的共享与组织架构造成不利的影响。

（四）信息安全的多方面风险

档案的安全是学校命脉，特别是在高校档案工作中，存在着大量的师生档案、教学档案和科研档案，这些档案不仅涉及到学生的个人隐私，也涉及到许多珍贵的科研资料、图书版权等[2]。在信息资源共享的背景下，高校档案建设和共享存在着两个问题：第一，建立和共享是建立在网络基础上的，海量的档案资料往往也存放在第三方云端，随着网络时代的到来，档案的管理和使用变得越来越方便，但也面临着被人恶意破坏、盗取、篡改的危险；第二，由于各管理主体之间的档案信息资源的流转，对整个系统的信息安全管理能力都有很高的要求。档案管理的共建共享具有明显的“去中心化” 特点，其成员的地位、作用、职责均是一样的，任何一方的信息安全管理出现差错，都可能造成所有成员的信息安全事件。

三、加强合作和共享的应对措施

（一）建立档案管理共建和共享机制

一般而言，高校信息资源的传播途径不仅覆盖了校园内的传播系统，还包括了各学校内部系统之间的信息交流，呈现出了多维、多层的特点。因此，要建立有效的实施机制，保证各系统间的信息资源流通，使信息资源的共建和共享目标得以落实，从而推动高校档案工作的改革。具体可以从以下方面进行：一是建立利益制衡、法律法规以及标准规范等方面的机制，保证高校档案管理工作能够真正地、长久地进行共享[3]。建立健全的档案管理规范体系，可以有效地促进档案资源的共享，是实现档案管理工作的重要前提。在元数据规范和著录标引规则中，必须遵守相关的国家标准和行业标准。为此，一是要在协调委员会的领导下，对各有关部门的档案资料资源进行调查、整理、制订总体的实施框架、做好“兜底” 设计、实施过程的监控和管理，实现多个业务之间的协同作用，从而极大地提高信息处理的效率。其次，要实现软件集成、后台代码和数据的统一化、规范化，以便后期文件管理、利用、服务等方面的统一开发；二是建立一种鼓励与合作的制度。高校档案工作的交流与共建要以大学的全面合作为前提。在资源分配中，要明确各方面的责任、权力，并运用合作机制，使档案资源与档案管理相结合。同时，要通过建立各种激励机制，增强各方面的了解与交流，有效地将资源配置的效益整合起来，让各方面都能共建和共享各自的利益，从而激发各主体对档案管理和共享问题的积极性，积极提高档案管理质量共享程度，不断为实现机制建设和推进注入活力和动力。

（二）健全信息安全保障系统

在信息资源共享的大背景下，高校档案信息安全保障系统应该从“人防”“物防”“技防” 三方面着手：第一，要强化信息安全、防范、问责、危机处理等方面的意识，明确其权利和义务，并使其操作流程规范化。第二，要构建统一的信息安全管理系统。高校档案的信息资源交流应当包括师生档案、财务档案、科研档案等。协调与管理委员会应根据法律、法规、信息资源的特性，制定适合各主体的信息安全管理制度，保障档案资料的安全，并在信息资源交流中建立灵活的尺度。第三，加大技术创新力度。所有的参加者都应该积极地研究高安全性技术。与“去中心化” 的档案共建与共享特性相比，云计算和区块链技术更具适应性和安全性，可以作为发展的重点。

（三）改善组织结构

要切实实现高校档案信息资源的有效整合，实现各方面的共享，必须建立健全组织结构，进一步规划和完善档案管理顶层设计[4]。随着时代发展，高校档案管理水平、财力、人力等方面的资源状况都有所改善，但要一次性将全国高校的档案资源共享，难度很大，因此，可以采取分区统一的办法，建立高校档案联盟，逐步推进，并对其进行统一的组织与协调，既节省了经费，又是一种行之有效的方法；建立的联合组织，其主要任务是制定学校（馆际）间的档案信息资源收集、共享等相关的管理标准，制定出比较完整的档案信息系统。在此基础上，进一步细化、明确各方责任、权利和义务，并制订高校档案资源共享方案，搭建共享平台，制定相关规范。

（四）加强资源建设

高校档案信息资源的整合和交流，是实现高校档案信息资源整合和交流的重要环节。这一领域的资源建设主要有两个方面：一是要加强对高校档案的搜集，要对高校档案进行全面的认识，为实现档案数字化打下坚实的基础。二是增强平台建设。从目前的高校档案管理体系来看，虽然形式多样，但是质量参差不齐，技术规范还没有形成一个完整的体系，因此，作为区域机构，应结合“互联网+” 技术的发展，积极运用大数据、云计算、移动通信等新技术，建立适应高校档案信息发布与共享服务平台，保证该平台满足高效、方便、安全和互操作性的目标。该平台可以为用户提供收集、管理和检索档案资料功能，并为用户提供了信息反馈途径，并创建一个具有特色的数据库。

（五）改进人力資源体系

要促进高校档案的共建和共享，必须从培养专业的专业人才入手。一方面要加强档案工作中的信息共享、信息安全保护、档案利用和服务等方面的技能培训，要提高档案信息素养、传播素养、审美素养等综合素质，以满足档案业务多样化的需求[5]。另一方面，要大力引进高层次的专业技术人员。新技术的开发和运用，以及档案业务的创新，都离不开专门的技术人员。为了实现这一目标，高校档案管理部门可以通过将部分技术工作外包到第三方专业机构的方式进行优化；同时，通过引进专业人员，可以建立两三个技术岗位，为联合机构和共享档案管理工作提供技术支持。

四、结束语

高校档案资源共建与共享是一项长期、系统性的工作，涉及到资源整合、统筹规划与合作等诸多要素，因此，高校档案管理方式也在不断地改变，建立一种新型、高效的信息资源共享系统，它可以有效地将高校档案信息资源整合起来，为社会各个方面的工作提供相应的服务。但高校档案管理体系与模型的建设还有待于相关从业人员的不断完善和探索，要在信息资源共享的基础上，构建高校的档案管理与共享机制，健全高校档案资源共享的规范化制度，健全档案管理人才队伍，从而促进高校档案管理工作的信息化建设。

参考文献：

[1]    肖宁生.信息资源共享环境下高校档案管理共建与共享研究[J].兰台世界，2021，（12）：123-125.

[2]    王再青.高校档案管理信息化建设的现状与探讨[J].办公自动化，2022，27（24）：53-55.

[3]    马燕妮.新媒体环境下体育新闻传播途径创新：推荐《新中国体育新闻传播发展研究》[J].新闻记者，2022，（9）：97.

[4]    赵维超.高校突发事件档案管理探析：以高校疫情防控档案管理为例[J].档案天地，2022，（3）：53-55.

[5]    陈丹.基于大数据视阈刍议高校档案文化建设策略[J].兰台内外，2022，（7）：49-51.