高校声像档案存储管理工作探析

◎黄代龄

声像档案是指社会组织及个人在从事各种活动中所形成的对国家和社会具有保存价值的，以照片（包括数码照片）、底片、录像带、录音带、光盘、磁盘、音频、视频等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。[1]从声像档案的阐释中，结合高校特性可看出，高校声像档案是学校在从事人才培养、社会服务、科学研究、文化传承与创新等职能活动中所形成的对师生、学校乃至社会具有保存价值的，内容以声音和影像为主，并辅以文字说明，存储在不同载体上的历史记录。作为高校档案管理的重要组成部分，高校声像档案以其生动的形式还原了高校在其职能活动中的原始面貌，成为极其重要的高校发展历史记忆。因此了解高校声像档案存储管理的现状，分析其存在的问题，提出相应的对策建议，有利于完善高校声像档案管理体系，提升声像档案保存的安全性和利用的便捷性。本文主要探讨高校声像档案存储管理存在的问题，针对问题结合高校声像档案管理的实际情况，提出相应的对策，以优化声像档案管理工作，提升声像档案管理水平，便于高校声像档案的利用与保存。

一、高校声像档案的特点

（一）广泛性和接受性

高校声像档案记录和归档的主要目的在于保留高校各项活动的原始材料。其涉及学校的方方面面，包括教学、科研、行政、服务社会等资料，通过照片、录音录像等不同的方式来收集整理声像档案，以磁带、光盘、硬盘等介质进行存储，充分说明其收集范围和存储介质的广泛性。此外声像档案区别于纸质档案，可通过视听的方式直接获取档案信息，一定程度上可以满足对文字信息认知存在局限的群体，使其更易接受所表达的内容。

（二）生动性和场景性

纸质档案的文字记载存在一定的局限性，当需要传达情感方面的信息时，文字档案无法更直观生动地表现出当时的场景。声像档案则可以将生动形象的场景进行记录，以声音、图像与视频还原当时真实的情况，给观者提供具有强烈真实感和表现力的声像资料。

（三）时空感和特殊性

与传统纸质档案在时空上的有限性相比，声像档案依托互联网应用技术与计算机设备可以进行快速的查找与传输，其空间感和时间感会更为强烈。在一定程度上还可以将稍纵即逝的信息进行记录，并在未来予以再现。但其特殊性在于难以区分原件和复印件，因为声像档案的存储介质是磁带、光盘与硬盘等物品，这类存储介质可以进行多次刻录，与纸质档案相比区分难度更大，给收集整理工作带来一定难度。声像档案的保存对环境的要求更为严苛，保存环境的好坏会直接影响到声像档案存储介质的寿命，所以更应加强声像档案的科学管理，延长其保存期限。

（四）补充性和必要性

声像档案的产生和存在往往与纸质档案有着密切的联系，不是独立存在的。二者之间存在着相互补充、相互依存的关系。当高校在开展教学活动、重要会议等日常工作时，会产生相应的文字记录，同时也会有照片、视频等声像资料，以两种不同的形式进行记录，实现相互补充。声像档案存储的必要性在于展示活动和事件发展的动态性，对事件全过程进行连续的记录，完善整个事件档案的内容。

二、高校声像档案存储管理存在的问题

（一）声像设备存在问题

在高校开展职能活动时，需要利用摄录设备进行记录，摄录设备更新换代周期短，不同的活动类型对于设备的要求不同。当有重大活动或具有重要保存价值的资料需要永久保存时，会更倾向于保存音质画质更高的音视频，对录音录像设备要求更高。当设备种类不齐全或单一时，会发生因摄录设备存储空间不足而删除部分声像档案的情况，从而影响声像档案的完整性和准确性，不利于后期档案的归档。另外，管理摄录设备的人员不具备摄录专业知识，设备使用人员不熟悉设备的操作方式，在摄录过程中未合理调整设备参数，影响声像档案的数量和质量。

（二）声像档案保存意识不足

一方面，在声像档案录制阶段就已经开始进入存储环节，但摄录人员缺乏档案保存意识，未根据活动或事件的实际保存价值进行摄录，只对部分声像资料进行收集，导致应保存的视频未保存。在声像档案录制结束之后，将档案资料留存在摄录部门，未及时移交档案管理部门，造成音视频档案的积压，在后期的工作中存在资料遗失的风险。另一方面，档案管理人员的存储意识薄弱，未及时催促相关部门移交档案，造成档案损坏或遗漏，降低了声像档案存储的时效性，增加了档案后期管理难度。

（三）声像档案管理人员专业知识匮乏

因为声像档案在整个档案管理中占比较小，在档案管理部门中，存在档案管理人员或者是一般行政人员兼任声像档案管理员的情况。声像档案的管理者需要具备一定的声像设备、存储介质与计算机软件等方面的专业技能。兼任声像档案管理的人员缺乏这方面的专业知识，不能正确区分声像档案的保存价值，不能合理选择声像档案存储介质。在对声像档案进行收集、整理和归档时，以错误的方式存储声像档案，影响档案管理质量。同时，兼任管理员还存在消极怠工的情况，造成声像档案的遗失。

（四）声像档案管理制度不健全

档案管理部门未单独制定声像档案管理制度，沿用部门总的档案管理制度对声像档案进行管理，笼统的管理制度不适用于声像档案存储的实际情况。未明确归档范围和归档标准，档案管理员按照个人理解对声像档案进行归档，未对声像档案进行具体区分，未严格按照声像档案的特性进行管理，使得声像档案管理混乱。在对声像档案进行归档时，未明确归档格式，使得归档文件格式混乱，后期读取困难，管理方式错误影响了声像档案的使用价值。

（五）缺乏足够的资金投入

声像档案的管理需要有专业的人员、专业的环境、专业的设备。在实际管理中，为节约人员成本，兼任声像档案管理的人员缺乏专业知识，将声像档案存放于普通文书档案柜中，或与其他种类的档案混合存放，甚至存在使用普通办公室或仓库存放档案。这类存放方式不具备温度、湿度、防潮、防火、防虫等保存条件。此外，声像档案多为磁带、光盘等存储介质，还需要进行防磁和防尘保存，不适宜的保存环境会加速存储介质的老化和变质变形，进而使声像档案的信息丢失或者失真，缩短了声像档案的保存寿命，为后期声像档案的利用和数字化处理带来极大困难。声像档案由于保存格式和存储介质的不同，需要不同的专业设备进行播放和传输。各设备之间技术标准不同，使得设备间存在兼容性问题，需要针对各技术标准配备专业设备进行处理。同时，一些年代久远的磁带类声像档案，其相应的播放设备已经淘汰，现有的传统播放设备已老化。因此，数字化转存对资金有一定的需求，除了要运用专业的转换技术，还要配备相应的软硬件设备，而购买设备和软件需要投入一定的资金，资金的缺乏会让数字化转存难以实现，年久的声像档案因长期得不到维护而造成档案信息的丢失。

（六）选用不适宜的存储介质

当前，随着视频资料的日渐增多，需要用于存储的视频档案也在同步增加。磁带等不同型号与规格的存储介质较脆弱，存储信息也容易受到外部环境的影响，因此，高校内的许多音视频档案存储介质因年代久远，相继出现霉变粘连、变脆变形、磁粉脱落、磁带磁化等现象，部分档案影像失真、信息丢失、无法读取。[2]除去存储介质的原因，在选择存储介质进行存储时，一方面是声像档案管理员专业能力不强，不能根据档案的保存期限、使用频率、保存价值等因素进行区分，依据自身习惯选择存储介质，或者统一使用一种存储介质进行保存。另一方面是购置存储介质时，未结合高校声像档案保存的实际情况，无选择性地随意购买，最终导致声像档案存储介质使用混乱，影响档案的保存和后期的查找与利用。

三、声像档案管理工作优化策略

（一）提升对声像档案管理工作的重视程度

要向摄录部门人员普及各类声像档案的保存价值，包括日常会议、教学活动、服务活动、专题活动等的归档范围，让摄录人员明确应存声像档案的范围。向摄录部门传达档案管理法律法规中对归档文件期限的规定，定期催促相关人员将声像档案移交给档案管理部门，增强相关人员档案归档意识，确保归档的及时性。还可以利用学校的校报和宣传栏，刊登声像档案保管的相关知识，让相关工作人员意识到保存声像档案不仅在于记录当前开展的活动，也是为以后相关活动的开展提供参考，记录学校发展的历程，进而提升相关人员对声像档案管理的重视程度。

（二）加强档案人才队伍建设

首先在人员配置上，需要聘用专业的声像档案管理员对档案进行管理，其不仅需要对声像档案的存储有清楚的认识，还要能够按照相关的规范和要求进行管理。其次，结合高校实际，针对摄录部门人员的流动情况，档案管理部门要定期对摄录部门的人员进行声像档案知识培训。各部门的兼职档案管理员多数以兼职为主，档案专业知识匮乏，处理声像档案的业务水平较低，因此要针对各部门兼职档案管理人员制定培训计划和掊训内容，让相关人员学习声像档案知识。同时，可定期聘请专家对相关档案管理人员进行业务培训，或组织员工外出学习培训，以提升业务能力。

（三）制定考核标准，加强监督

制定考核条例，在年终针对收集到归档的各个步骤对声像档案管理人员进行统一考核，将声像档案管理的实际情况同相关人员的年终绩效考核结合在一起。日常工作中，档案管理部门要加大对各部门声像档案的监督和指导，从侧面提升员工对声像档案的重视程度，保障档案工作效率。

（四）完善管理制度

针对声像档案的现状，档案管理部门应明确声像档案归档要求和管理规范，制定切合实际的管理制度。统一声像档案收集、移交、整理、归档、保存等流程标准。在管理过程中将责任落实到个人，做到有章可循，以制度监督实际操作，使档案管理人员自觉遵守规章制度。使档案的遗失、泄露、丢失等情况，依据问题大小落实相给关人员负责。同时，作为一名档案管理人员，应严格遵守规章制度，对档案工作抱有强烈的责任感，杜绝档案存储的随意性，对声像档案进行规范化管理。

（五）加强软硬件设施建设

依据摄录内容的不同购置相应的摄录设备，从声像档案产生的源头保障归档质量。基础设施选址时应符合档案存储条件，要将具有特定承重要求的场所作为档案库房，配备灭火设备、除湿设备、通风设备等，优化声像档案保管的环境。购置档案装具、防磁柜、计算机、扫描仪、打印机、刻录机等设备，同时配备相应的浏览、编辑声像视频的软件。有光盘类存储介质封面需要编辑打印时，也需要有专业的软件进行操作，因此，购置必要的软硬件设施才能对声像档案进行有效存储。

（六）加强声像档案的数字化处理

对于年代久远的声像资料，其存储介质已出现老化现象。为实现安全保存，需要将其进行数字化处理，可以将照片扫描翻拍，配以文字说明进行入库储存；同时将传统材质的影像磁带进行转录，变为计算机可读取的方式，将其和新型载体合二为一，变成现代化的声像档案，交由计算机统一管理。[3]在数字化处理过程中，要利用计算机软件对音视频档案资料进行数字化格式转换。图片类资料进行扫描后，归档到档案管理软件中，查阅时可进行检索，利用时可打印出来。所有声像类档案均可运用特定软件进行编辑和处理，按照档号、分类号划分归类，便于后期对声像档案的统一管理。

（七）选择适用的存储介质

随着摄录设备的更新换代，4K时代带来的高清技术使得声像档案在画质和展示效果方面均有显著提高，相应的声像档案容量也在增加，因此需要与之相适应的存储介质进行存储。存储数据的方式包括离线存储、在线存储与近线存储三类。离线存储是对在线存储数据进行备份，以防出现数据丢失等情况。离线存储多采用磁带、光盘或硬盘进行离网单独存储，可对数据进行有效备份或异地存储，降低数据丢失风险，缺点在于查询时需要手动将存储介质连接到计算机系统。在线存储是指所存储数据与之相对应的存储设备间时刻保持“在线”的状态，可以随时对存储数据进行读取或者修改，便于数据管理。在线存储通常使用磁盘或磁盘阵列等存储设备，性能较好但价格相对昂贵。近线存储定位于用户在线存储和离线存储之间，将访问量较少的数据存储于性能较低的存储设备上，但同时又要具备较好的访问性能。因不常访问的数据量在总数据量中占比较大，也就要求近线存储设备有较大的容量，可通过磁带库和光盘库进行存储。

四、结语

综上所述，要做好高校声像档案的存储工作，需要对声像档案存储各个流程进行科学管理。在声像档案管理的实际操作中，更好地实现声像档案存储的规范化与合理性，才能使声像档案在运用中发挥更好的作用。