档案服务企业参与家庭建档的调查分析和引导策略

2023-05-30林秀茵潘菲

档案管理 2023年1期

林秀茵潘菲

摘要：随着档案工作服务民生主体方向的确立，家庭建档工作对于传承家风家貌形成良好家庭文化、丰富社会档案资源乃至推动社会文明进步的意义愈加突显。尽管当前家庭建档工作已取得了一定的成效并形成了不同的模式，但在发展规模上依然十分有限。近年來，我国档案企业服务企业增长迅速并且具有一定的档案管理技术储备和档案服务能力积累。因此，有必要引导档案服务企业参与家庭建档，以普及家庭建档并提升其效率，发掘档案服务企业业务新增长点以及促进档案事业的繁荣发展。为此，本文建议：（1）建立和完善家庭建档相关的质量标准与实施规范；（2）明确家庭建档工作的档案服务企业准入门槛；（3）对家庭建档工作提供政策扶持并鼓励参与其中的档案服务企业创新商业模式；（4）设立引导档案服务企业参与家庭建档的试点示范城市与社区。

关键词：档案服务企业；家庭建档；工作模式；政策扶持

Abstract： With the establishment of the main direction of archival work serving the people's livelihood， the significance of collecting and cataloguing family archives for inheriting family style and appearance， forming good family culture， enriching social archival resources and even promoting the progress of social civilization is becoming more and more prominent. Although the current work of collecting and cataloguing family archives has achieved certain results and formed different models， its development scale is still very limited. In recent years， China's archives service enterprises have grown rapidly and have a certain accumulation of archives management technology reserves and archives service capabilities. Therefore， it is necessary to guide archives service enterprises to participate in the work of collecting and cataloguing family archives， so as to popularize the work and improve its efficiency， explore new business growth points of archives service enterprises and promote the prosperity and development of archives. Therefore， this paper suggests：（1）establishing and improving the quality standards and implementation norms related to the work of collecting and cataloguing family archives; （2）clarifying the access threshold of archives service enterprises for the work of collecting and cataloguing family archives; （3）providing policy support for collecting and cataloguing family archives and encouraging archives service enterprises to innovate business models; （4）establishing pilot demonstration cities and communities to guide archives service enterprises to participate in the work of collecting and cataloguing family archives.

Keywords： Archives service enterprises; Collecting and cataloguing family archives; Working mode; Policy support

家庭档案作为社会档案资源的重要组成部分，是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会实践活动中形成的、具有现时利用价值和历史查考价值的各种文字、图表、影像及其他形式的历史记录。[1-3]家庭档案的概念自20世纪80年代出现后在我国得到迅速发展，并逐渐形成了一系列的家庭建档工作。家庭建档在保护公民权益、加强亲情维系、见证社会发展等方面有不可替代的作用。近年来，随着档案工作服务民生主体方向的确立，家庭建档工作日益受到各地档案部门的关注和重视。然而，过去几十年来，我国家庭建档工作的进展和普及相对迟缓，社会公众有关家庭建档的意识还较为薄弱。那么，如何改善这一局面以进一步促进家庭建档工作的有效开展，进而推动档案事业的繁荣发展？或许，引导我国相关的档案服务企业参与家庭建档，将会带来家庭建档工作的突破。

1 家庭建档工作现状研究

家庭档案因其所具有的私有性和社会性，其建档工作主体不同于档案馆中的公共档案，本文以“家庭建档”“家庭档案”为关键词检索相关文献、政策、新闻数据，了解我国家庭档案的现状。

1.1 研究论文分析。以“家庭檔案”为篇名检索词在中国期刊全文数据库（CNKI）中检索，共有796篇相关文献，如图1所示。

自1935年以来学术界对家庭档案的研究发文量总体呈上升趋势。从论文发表的数量来看，对家庭档案的研究主要分为以下几个阶段：1935年—1989年，论文发表数量较少；1990年—2007年，发文量剧增，进入到快速发展时期，该主题的研究主体和范围有了一定的规模；2009年—2022年，家庭档案的文献数量虽然有所减少，但均超过前些年的发表数量，说明在该阶段对家庭档案的研究日渐成熟，一直受到学界的关注。

为了更加全面的分析家庭档案的主题分布，本文根据中国期刊全文数据库（CNKI）提供的主题内容，绘制了家庭档案主要主题分布统计词图，如图2所示。

对家庭档案的研究主要分为以下几个领域：一是家庭档案的基础理论问题研究，主要包括家庭档案的定义、特点、分类、构成等方面的内容；二是家庭档案管理研究，主要探讨收集、建立、分类、保管家庭档案的方法，现阶段主要对家庭档案网络化、数字化管理展开讨论；三是家庭档案价值研究，该主题下相关学者不仅研究家庭档案的价值，还展开一系列的研究，如家庭档案资源开发、家庭档案文化构建、档案文化传播等逐渐成为家庭档案研究的重要领域。由此可见，创新对家庭档案的研究与利用对丰富人们的精神文化生活，推动社会精神文明建设具有重要作用。

1.2 政策文件分析。本文以“家庭档案”为检索词在北大法包数据库中进行全文检索，了解各地在推动家庭档案发展上推出的管理规范与相关法律，共检索现行有效的政策共444篇，具体统计结果如图3所示。

从发布的相关家庭档案的政策数量分析，首先，南方省份发布政策最多，主要包括通过定期走访，建立家庭档案，及时建立和完善廉租家庭档案和工作档案，建立申请及轮候家庭档案，根据轮候家庭住房、人口、收入变动情况，及时调整家庭信息，实现对轮候家庭档案的动态管理等内容；其次，北方省份发布政策次之，主要包括积极开展有关“家庭档案”的公益讲座、公益活动等，鼓励、支持城乡居民建立家庭档案，通过档案信息网、家庭档案网、部分市直机关、企事业单位的档案网页成为家庭档案宣传的主流媒体和重要阵地；最后，西北省份发布政策较少，其政策内容主要集中在对低保对象家庭档案的建立与管理。我国并没有专门针对家庭档案的法律法规，但各地区对家庭档案的管理在内容与形式上进行了规定与解释，对推动家庭档案的发展具有积极作用。

1.3 新闻文本分析。在人民网等专业网站以“家庭档案”为检索词检索相关新闻，共204，436篇。分析发现家庭档案在当前的实践中主要包括家庭及其成员、档案部门以及居委会等中间组织机构。其中，家庭及其成员是家庭档案内容的生成者和承载者，是家庭建档工作的核心主体；政府和档案部门是家庭建档工作的推动者，主要发挥宣传指导和规范组织的作用；而居委会和各种社会公益组织等则在家庭建档工作中发挥着辅助和倡导的作用，将家庭与档案部门联系起来并提供档案保管场所及其他物质支持。[5]

1.4 工作模式分析。近几十年来，上海市、沈阳市、武汉市江岸区、江苏省南通市、浙江省宁波市等地的家庭建档工作已成为当地档案工作的重点工程之一，家庭建档成效明显。[6-8]具体来看，我国各地区家庭建档工作模式可以概括为以下几类：

一是政府宣传引导家庭自建自管。目前我国大部分地区采用这一模式，即当地政府和相关档案部门确立家庭建档目标，有规划有组织地进入社区和家庭引导建档工作，各个家庭依据各自实际情况在家庭内部自行保存和管理家庭档案。[9]例如，沈阳市于2002年在全市范围广泛开展“档案进家庭”的活动，[10]并成立了首个家庭档案网。2010年，沈阳市有15.16万户家庭建立了家庭档案。[11]

二是打造信息管理平台开展社区统一建档。部分地区的档案部门和社区会通过开发信息化管理平台来建立包含基础信息的家庭档案，实现“房对应人、人对应档、档内有详情”的数据把控。例如，近年来上海市各个区逐步开展家庭档案活动，并呈现出活动密度高、力度大、持续性强的特点。[12]上海市的徐汇区、家北区、杨浦区、普陀区等还开发了家庭档案管理系统，按一户一档建立家庭档案，并以此提供多项民生服务，还通过举办家庭档案专题展、家庭建档培训会等活动促进家庭建档。[13]

三是依托家庭档案服务中心实现集中管理。部分地区设立了专业的档案保管机构为当地家庭档案提供寄存服务。[14]武汉市江岸区档案局于1998年建立了家庭档案服务中心，并设立了数十个家庭档案服务站，为当地的家庭建档工作提供“无偿服务”“无偿捐赠”“无偿征用”“无偿寄存”四种服务形式，通过社区居委会等将当地档案局与社区家庭建立联系，推进家庭建档工作的开展。[15]

目前，我国各地区家庭建档事业的发展还不平衡，不同地区在引导社会力量参与家庭建档的力度、社会公众的家庭建档意识和接受程度等存在一定差距。例如，我国已成立20个家庭档案馆（市），其中大多数创办者为开展家庭建档活动的群众私人创办，且主要集中在我国东部各省市。另外，部分地区的家庭建档工作在宣传引导方面仍有所欠缺，还局限于传统的工作对象和引导方式且宣传报道不足，影响了工作效率和质量。

在人民网等网站查询家庭档案发现，当前互联网上有关家庭建档活动内容多为数年前所报道的活动概要；微信公众号有关家庭建档的推文多发自于档案类公众号，另外，家庭建档相关的宣传活动通常为一年2-3次，频次非常低。

从大众对家庭档案的关注程度来看，根据百度指数提供的大众对“家庭建档”的搜索指数，即互联网用户对“家庭建档”关键词搜索关注程度及持续变化情况，如图4所示。大众对家庭档案的关注整体上高于全国均值129，尤其是2018年以后，因此加强对家庭档案的宣传，满足大众对家庭档案的各种需求，拉近普通大众与档案之间的距离具有重要作用。

我国最早于1984年提出建立家庭档案的概念，[4]之后全国各地陆续开展了家庭建档工作。作为我国档案服务业主体之一的档案服务企业，自20世纪90年代出现以来，在国家相关政策的支持下发展迅猛，不少龙头企业的规模日益壮大，小微型企业数量呈现“井喷式”增长。

根据工商登记大数据平台“企查查”的查询结果，截至2021年7月，我国已有档案服务企业29万余家，近一年我国档案服务相关企业新增注册的数量超过19万家，已经形成一定的产业规模。但是，目前的档案服务企业主要面向政府机关、企事业单位等机构用户而非家庭个体来开展档案服务。档案服务企业在扩大服务对象，服务业务等方面有很大空间，尤其是家庭档案领域值得关注。

2 档案服务企业参与家庭建档工作的必要性

在家庭档案建设领域引入档案服务企业的参与，至少存在以下三个方面的必要性：

第一，档案服务企业参与家庭建档是普及建档工作并提升其效率的必由之路。一方面，档案服务企业参与家庭建档有助于在相当程度上缓解当前这一工作中专业性人力资源不足的状况。另一方面，档案服务企业参与家庭建档还有助于提高家庭建档工作的技术力量进而提升其工作效率。

第二，档案服务企业参与家庭建档是发掘其自身业务新增长点的战略举措。档案服务企业参与家庭建档工作，对档案服务企业而言将是其扩大品牌影响、提升公众认知是一种有效传播手段，能够增进具有档案服务需求的组织或个体对相关服务企业的了解，为档案服务企业带来更多服务业务拓展的机会。档案服务企业参与到家庭建档工作中，能够更加全面地了解市场上对于档案服务的各种潜在需求，使其能够有机会寻找创新商业模式的契机，培育新的业务增长点。

第三，档案服务企业参与家庭建档是促进档案事业繁荣发展的重要手段。首先，对于各级档案部门而言，与档案服务企业合力推动家庭建档，有利于为这一工作吸纳更多的新鲜思路，拓展和创新家庭建档工作的方式方法，并为其他档案工作更多的创新可能提供借鉴和参考。其次，档案服务企业作为家庭建档的助推力量，也可以成为提高公民社会档案意识的催化剂。当家庭建档工作深入千家万户的日常生活，与人民群众的生活与工作形成紧密的联系，档案事业也就进入了广大社会公众的视野[16，17]。最后，档案服务企业参与家庭建档工作还有利于提高档案资源建设的社会参与度，提升档案事业的影响力和彰显度。

3 引导档案服务企业参与家庭建档的建议

为了鼓励和吸引档案服务企业有序参与家庭建档工作，建议我国档案管理相关部门至少采取以下四项举措：

第一，建立和完善家庭建档相关的质量标准与实施规范。当前与家庭建档工作相关的现行法规文件主要包括《中华人民共和国档案法》《家庭档案建档指南》《城市社区档案管理方法》《民生档案建档目录指导》等。相关部门还需从相关法律法规、指导规范中进一步厘清家庭建档工作的基本要求，形成更加明确和具有实践指导性的家庭建档工作质量标准和与实施规范。此外，当前家庭档案涉及的内容主要包括：宝宝成长档案、婴幼保健材料、学生时代档案、恋爱婚姻档案、工作成果档案、家庭理财档案、医疗保健档案、家谱家风档案以及综合类档案等。档案管理部门还应进一步对家庭档案所涉及的范围以及各类家庭档案类目进行更加明确地界定，形成相对统一的参考规范与指导标准，保障档案服务企业和家庭开展家庭档案信息的管理，提高家庭建档工作的效率。[18]

第二，明确家庭建档工作的档案服务企业准入门槛。档案管理部门应在现有档案服务企业从业资质要求的基础上，进一步制定更加明确的家庭建档工作的档案服务企业准入标准，比如对档案服务企业经营资质、数据管理、服务行为等方面的具体要求，对于达标企业给予家庭建档工作准入的许可，并对被许可的企业信息进行公开。

第三，对家庭建档工作提供政策扶持并鼓励参与其中的档案服务企业创新商业模式。某种程度上而言，家庭建档工作具有一定民生服务属性，因此政府相关部门应该提供一定的激励政策来鼓励家庭开展建档活动，比如给予从市场上购买建档服务的家庭提供一定的资金补贴，降低其使用市场化建档服务的门槛。同时，也可以为提供家庭建档服务的档案服务企业提供专项资金、给予税收优惠等扶持性政策来提高相关企业对家庭建档工作的参与度和投入度。此外，相关部门还应鼓励档案服务企业规范利用家庭档案资源并创新相应的商业模式，形成家庭建档业务自身的“造血”机制，保障档案服务企业参与家庭建档工作的可持续性。

第四，设立引导档案服务企业参与家庭建档的试点示范城市与社区。档案管理部门可以通过申请—审核的方式选拔一部分城市和社区作为试点示范区域。由试点示范区域试行不同的引导档案服务企业参与家庭建档的政策措施，以及鼓励居民、家庭、社区等接受档案服务企业提供家庭建档服务的宣传推广方案，并对当地家庭建档的成效展开监测和评估，以分析不同扶持政策的适用条件和预期效果。此外，还可以在试点示范区域内鼓励参与家庭建档的档案服务企业创新商业模式，总结市场机制在推进家庭建档工作中的作用原理与应用方式，形成可资推广的工作经验，推进更多档案服务企业参与家庭建档工作。

总之，家庭建档工作对于构建和谐社会和讲好“中国故事”的意义不言而喻，如何进一步做好家庭建档工作并扩大其覆盖面和影响力，应该是我国各级档案管理部门一项重要工作。在現有的工作基础上，进一步创新工作模式并引入市场机制，引导档案服务企业参与家庭建档工作，或许将是今后推广和扩大家庭建档规模以及繁荣档案事业的一个重要选项。

*基金项目：本文系北京社科基金重点项目“北京市文化旅游产业与数字科技融合的模式研究”（项目编号：20YTA004）的研究成果。

参考文献：

[1] 刘彤昕，李广都.家庭档案发展的现状及条件[J]．兰台世界， 2006（15）：57-58.

[2] 任越，杨桂明. 档案双元价值视阈下家庭档案的价值及其文化功能探析[J]．档案学通讯， 2014（6）：87-91.

[3] [4] 陈鑫. 家庭档案与档案文化建设[J]．兰台世界， 2018（10）：80-82.

[5]李思琴.家庭档案记忆构建研究[D].南昌大学，2014.

[6]人民网.辽宁省档案馆今年目标破解档案60万条[EB/OL].http：//ln.people.com.cn/n2/2022/0608/c400018-35305140.html[EB/OL].[2022-06-08].

[7]人民网.上海市徐汇区康健街道：“康乐工程”打造社区共同体的创新实践[EB/OL].http：//dangjian.people.com.cn/n1/2022/0729/c441888-32489655.html[EB/OL].[2022-07-29]..

[8]顾玮玮.浅析家庭档案的特点、功能和普及的基本要求[J].档案与建设，2009，No.245（11）：18-19.

[9]孙源晨.我国家庭档案管理状况调研[D].黑龙江大学，2018.

[10]马凤云，杨大英.沈阳：家庭档案建设的探索与实践[J].中国档案，2018（11）：38-39.

[11]搜狐新闻.全市15.16万户建立家庭档案[EB/OL][2021-8-15].http：//news.sohu.com/20100817/n274257843.shtml.