档案术语对应词record和records的概念与运用再探

摘  要：档案术语record和records的内涵和译法长期以来是档案界关注和讨论的焦点之一。本文从record和records的词源、定义和内涵入手，分析国内该术语存在的译名争议背后的原因，从中外档案管理工作的本质出发，提出record和records的具体译名应结合实际语境而定。

关键词：档案；术语；文件；语境

Abstract： The connotation and translation of ‘record and ‘records， two terms of archival science， have been the focus of attention and discussion among professionals and scholars in archival field for a long time. This paper analyzes the origin， definition and connotation of record and records， and discusses reasons behind various Chinese versions of these two terms. Bearing the nature of archives management in mind， the author attempts to propose that the translation of these two terms should be determined by the context.

Keywords： Archives; Terms; Records; Context

在檔案管理领域，文件、档案属于常用术语，也是其中的核心术语，对于具体的档案管理和研究工作的展开具有重要意义。术语通常是指某一领域内指称概念的词或词组，具有特定的内涵与外延。“专业领域内的概念往往包含多个本质特征，其实质无法仅仅借助一个词或词组就把这些本质特征都传达出来的。”[1]术语所代表的本质特征需要结合特定领域进行理解与诠释。

在档案管理领域，英文record和records普遍被拿来与中文的“文件”“记录”或“档案”对应。随着时代的发展，电子信息技术日益发达，档案管理进入电子化和信息化时代，档案管理模式较之纸质档案时期也有了较大变化。档案管理周期改变了过去传统的线性、单向模式，进入可循环递归的新型管理模式。在这一大环境下，某些传统档案术语的应用场景必然也随之变化。

档案术语翻译的准确性再次成为从业者讨论的重点话题之一，其中record和records由于涉及档案管理核心工作，其概念和运用场景尤其具有代表意义和讨论价值。

1 档案学中record和records的概念与内涵

1.1 record的词源意义和词典释义。Record一词据查最早来源于法语的recordare，有回忆、回想之意，由此奠定了英文中record一词的基本含义。[2]各大权威英汉词典中对record一词的具体阐释涉及的词条各有多寡，但不乏共性，这里择其一二加以对比。

柯林斯英汉词典中record一词作为名词使用时有以下几个解释：①记录，记载；②唱片；③纪录。牛津词典中对record作为名词的解释为：①书面记录；②唱片；③（尤指体育运动中最高或最低的）纪录；④有关过去的事实，记录，经历，功过；⑤前科，犯罪记录。权威英英词典韦氏词典（Merriam-Webster Dictionary）中对record的解释包括以下四种：①something that recalls or relates past events；②an official document that records the acts of a public body or officer；③an authentic official copy of a document deposited with a legally designated officer；④the official copy of the papers used in a law case。

综上可见，record一词在各大权威英汉词典或英英词典中皆有“记录”“记载”等类似含义，与过去的某段经历有关。结合其词源意义，该词的基本内涵都有“记录过去发生之事”的意思，这与档案管理中所处理的各类文档、文件、资料等在指涉上是有所重合的。

1.2 “文件”“记录”与“档案”的定义与内涵。Record和records术语在国内档案学研究中存在多种对应译法，常用“文件”“记录”或“档案”进行指代。这三个中文术语各有其定义与内涵。文件是个体概念，主要指人们在社会活动中因为种种原因而留存下来的数据或信息。记录是集合性术语概念，指被人们有意识地固化下来、作为社会活动存在的证明或证据。档案是被人们有意识选出并留存的长久保存凭证，具有业务证明和法律证据的功用。

三者的概念都涉及固化下来的信息，但各自涉及的信息数量和凭证力度却并不相同，存在明显差异。“文件通常只能提供相对单一性的活动证据信息，记录作为文件的集合体能够提供较为完整、充分的活动证据信息，档案作为一种历史记录，则可以为人类社会的存续和发展提供更为长久的业务活动证据信息和历史文化记录信息。”[3]

可见，文件、记录、档案三者的信息数量和凭证力度呈递增状态。因此，西方档案术语record和records在国内档案管理语境下的具体指代，不能简单随意地对应到其中某一个词，而应该结合档案管理实践和具体场景，根据当时的具体内涵而定。

2 档案术语record和records的译法探究

2.1 Record和records的译法讨论。文件生命周期理论和文件连续体理论是档案学研究的两大基础理论，前者于1987年引入我国，后者则是在十余年之后的21世纪初引入。这两大理论中存在共同的术语record和records，由此引出我国学者对record和records的翻译探讨，尤其是records、documents和Archives三个术语内涵意义的争论和探讨。较为普遍的集中点在于records和documents是否都可以译为“文件”，与Archives“档案”之意是否存在重叠，由此产生的学界探讨较多，并对三者的从属范围进行了多番探讨和界定。总的来说，record和records的术语翻译解决方案可以分为三种观点，一种是沿用多年以来的术语传统，用“文件”一词进行对应；第二种观点认为records与中文“档案”的内涵相通，应用“档案”一词，这一点从中外档案管理工作流程与分工的差异性和重叠性可以得到印证，国外档案管理流程一般分为records management和archives management两个阶段，与国内档案室到档案馆的档案流通阶段相对应，records management与档案室的工作职能大致相同，因此从内涵来说records可以作为“档案”理解；也有学者认为应当根据具体语境灵活处理，甚至直接使用英文原词。[4]三种观点各自有其理据，从学理、法规条文、管理实践等多方面各有论证。

2.2 大文件概念下的record和records译名。Record和records术语的中文译法乍一看是翻译范畴的问题，但其不仅仅是翻译问题，也关系着信息化时代档案工作职责范围的划分和管理权限的界定。[5]纸质档案管理权责较为分明，而信息化时代之后电子档案大量涌现，一改传统档案的线性流程，出现了管理流程上的回溯性和可逆性，档案管理流程和途径出现了新的变化，与传统档案管理方式产生了巨大差异，因此有必要对此进行重新探讨和界定，以便于档案管理工作的有序开展。

文件生命周期理论（records lifecycle management）引入国内后，档案界对其中的“大文件”概念展开了各种讨论，“文件”一词的内涵拓展为“贯穿于从形成到销毁或永久保存整个过程的记录材料”的广义集合概念。[6]

随着文件生命周期理论在国内的进一步推广，广义文件的概念现已被档案界广泛接受，成为深入人心的核心概念之一，records的翻译也由此与“文件”密不可分。但二十一世纪初文件连续体理论（records continuum theory）的引入，又再次引发了关于records一词中文译法的讨论。有学者指出连续体理论中的records具有为社会行为提供查考价值或证据价值的作用，强调records的连续性和多元存在，与传统档案学的凭证记录概念相一致，译为“记录”显得更为妥帖。[7]

在多年档案管理实践中，record和records多与“文件”关联，众多档案管理教材和专著中也将record解释为“文件”，其背后存在多种原因。

一是出于对概念体系“循环解释”的规避，避免因为record一词的其他解释，造成对国外档案管理法规条文的循环解释现象。二是国内档案工作者传统思维习惯的延续体现。国内档案管理实践中对“文件”和“档案”已有了约定俗成的认知，如重新界定record的概念边界，容易扰乱档案管理工作思路，使档案工作者无所适从。[8]当然，学界关于record和records的术语概念讨论一直没有停止。

2.3 Record和records的译法探究。基于上述内容，record和records在档案学领域的译法依然存在讨论余地，单一译法无法满足术语在不同语境中的具体所指，一味遵循传统译法也无法适应信息化时代档案管理工作的新需求，仍有进一步探讨的必要。

2.3.1 交际翻译理论下的语境制约。档案术语的译法属于翻译活动范畴，翻译是应人类活动所需而产生的跨文化交际活动，迄今已有数千年的历史。翻译的本质在于两种语言、两种文化的交流互通，属于跨语言、跨文化的交流活动，因此，翻译过程必然要考虑到其中的交际因素，如交际对象、交际语境和交际目的。

英国翻译理论家彼得·纽马克（PeterNew mark）提出的交际翻译理论（Communicative Translation），与语义翻译（semantic translation）相对，强调灵活处理形式与内容的关系，将再现原文的语义、主题和交际意图置于首要位置，注重源语内容和交际效果的呈现。在交际翻译理论看来，任何使用中的语言都应该是活的语言，而非僵化的语言。这种语言的“活”主要体现在以下三个方面：（1）使用中的词汇，其意义需要结合语境加以确定，而非局限于词典释义。（2）语法知识是静态的，表达形式则需要灵活。（3）语言环境是“活”的环境，语言使用者可对语境加以利用，以传递字面信息以外的真实意图。[9]

纽马克的交际翻译理论道出了翻译的交际本质，语言的转换不能只着眼于语法层面，还要考虑到语境在转换中的重要作用。语境通常分为言内语境和言外语境，言内语境主要指语篇和话语的上下文，包括句子、段落、篇章等。而言外语境则包括情景语境和社会文化语境，前者包括語言活动发生时的所有场景信息，如时间、地点、主题、交际双方的身份信息、交际目的、交际方式，以及交际过程中的非语言信息（如讲话者的语调、手势、表情）等多种元素，后者包括交际者所处的历史文化背景。“任何语言都是特定文化的产物，任何语篇也都脱胎于某种特定的文化。”[10]脱离历史文化背景的语言交流绝不是成功的交流。

鉴于英汉两种语言巨大差异，在处理英汉语之间的翻译时，需要考虑到社会文化语境对翻译的影响。

2.3.2 语境制约下的record和records术语译法。交际翻译理论中的语境制约同样适用于档案术语的理解和翻译。中国与西方国家存在巨大的社会历史文化语境差异，中西方档案管理工作的历史沿革、政策制度、工作流程等也存在明显的不同。不同的政治、经济、文化体制下，档案管理工作和术语的应用范畴需要根据特定语境来确定相应的含义，据此，record和records术语译名可做如下尝试：

（1）Records翻译为“文件”，在汉语语境下是可以理解和接受的。因为中文的“文件”一词经过多年发展和积累，具有丰富的内涵。广义的文件可以理解为各种文字材料的集合体，也可以用来作为公务文书的代称，口语中统称各级行政机关、社会团体、企业事业单位用来传递信息、办理业务且作为凭证的文本及其载体。在信息化时代，文件也被人们用来指存储其中的代码组合所构成的电子集合体。这些定义都属于已被广泛接受的“文件”范畴。具体到档案领域中，教材和专著多有用“文件”翻译record的例子，国家档案局在出台相关标准时也有遵循这一原则。从宏观到微观，record与“文件”都已有了千丝万缕的联系。有了这样的社会历史文化背景，也就不难理解为何社会实践中record和records译为“文件”的做法并不鲜见。

（2）结合国内国外档案管理工作的具体流程和内容，records在国内也有译为“档案”的做法。我国档案管理工作虽然有自己的特色，管理过程也与西方国家存在差异，但整体而言中西方的档案管理具有一定的共通性。国外档案管理主要分为records管理阶段和archives管理阶段，前者是对records形成、捕获、保存和处置的阶段，其中处置又分为永久保存和销毁两条路径。我国的档案管理传统上划分为档案室和档案馆两个阶段，档案室负责收集和整理文件，而后形成档案，在档案室保管并利用，之后这些文件根据保存价值的不同进入档案馆永久保存或被销毁。国外的第一阶段records management与我国的第一阶段档案室工作内容虽然不完全对等，但主体内容基本相当。因此，结合我国档案工作体制的独特语境，用“档案”一词来翻译records也并无不妥。

（3）在档案管理标准方面，中西方因为历史文化原因并不对等。国外的档案管理标准和工作职责划分方式与我国并不完全相同，比如欧美国家的档案馆通常用archives一词，涉及档案实体和档案实体管理时则多用records。但欧美国家archives所指与我国的档案室在制度、职能、管理方式上都存在区别，英文中archives一词很多时候并不能包含我国的档案室。但随着国际交流日益增多，国外的档案标准和档案研究文献势必也是我国档案工作者的工作与研究内容，在引进这些内容时就可能存在中英文术语的对应问题。此时根据具体的语境需求，可以将record/records译为“文件”或“记录”，以符合交际翻译原则，达到理想的交际目的。尤其是在二十一世纪之后的电子信息化时代，档案工作内容中又加入了大量电子档案，而国外的技术和标准中对Electronic Records Management的界定却超出了我国档案管理第一阶段的工作范畴，涉及多部门的联合协作。因此在引入国外技术标准时不仅需要对术语的确定，还涉及工作职责的划分要求，这些也都需要根据具体语境进行判定。

（4）术语的翻译也要根据不同历史文化时期而灵活采纳不同译法。此前所述主要针对档案管理者或档案从业者，从行业角度出发，考虑到专业人员的社会需求而定。而如果面对的是普通大众，则要考虑到档案管理机构或人员在社会层面的沟通与交流效果。又或者，学校、科研院所等出于实际需求，比如为便于进行档案方面的教学或科学研究，抑或是为了便于学生准确理解并进行表达，在档案术语的选择上则可以更加灵活一些，如将records译为“文件”就显得更加通俗易懂。此时不必过于咬文嚼字，也不必过多纠结于术语在学理层面的精准，因为这样的语境之下，精确不是第一目的，如何让专业概念及时被普通大众所理解，如何获取他们对于档案专业或档案管理相关工作的重视与支持，才是这一社会语境下的首要任务，因此这里的术语翻译选择范畴自然就更加宽泛一些，将records译为“文件”显然要更加通俗易懂，更加符合该语境下的首要交际目的和预期交际效果。

3 结语

学界关于档案术语record和records的概念与译法争议由来已久，尤其是自文件生命周期理论和文件循环理论相继引入国内以来，关于record和records的术语名称已积累了相当多的探讨。关于record/records的定义，不同地域、国家、机构存在一定的差异，但比较一致的是都认可其作为凭证的价值。术语翻译的本质是跨语言、跨文化的交际活动，要考虑到语境因素在其中的作用，对于档案术语而言，尤其要考虑到社会文化语境的影响与制约。我国档案管理工作经过几十年的发展，已建立自己独特的工作体系，并日趋完善。这一檔案工作制度符合我国的国情，为经济社会发展做出了应有的贡献。在档案领域的对外交流与合作中，我们既要坚持发挥我国档案工作制度体系的优越性，也要善于吸收西方国家档案管理的先进经验和做法。在术语的翻译上，根据社会文化语境，结合我国档案管理特色，进行译法选择。

参考文献：

[1]郑述谱.术语翻译及其对策[J].外语学刊，2012（05）：102-105.

[2]王岚.文件还是档案——为records正名[J].档案学研究，2009（05）：13-16.

[3]王英玮.论文件、记录和档案的术语含义及其生命周期[J].档案学通讯，2015（06）：4-7.

[4]吕文婷.文件生命周期理论与文件连续体理论records相关术语比较研究[J].档案学研究，2022（04）：32-37.

[5]蔡盈芳.从中外档案工作比较及语境析Records的中文译法[J].档案学研究，2020（03）：11-15.

[6]何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究：从新角度审视档案学基础理论[M].北京：中国档案出版社，1999：46-48.

[7]张琦.数字环境下基于连续体模型的档案术语体系研究[J].档案学研究，2019（03）：113-117.

[8]赵生辉.“文件”概念的梳理与定位[J].档案管理，2011（04）：21-23.

[9]徐莉娜.英汉翻译原理[M].上海：上海外语教育出版社，2014：28-29.

[10]成昭伟.试论言内语境、情景语境和社会文化语境对翻译的制约作用[J].辽宁工业大学学报（社会科学版），2010，12（05）：49-51.

（作者单位：郑州航空工业管理学院 李静，硕士，讲师  来稿日期：2022-10-20）