出版单位书稿档案特殊性及管理途径研究

摘 要：近年来，我国图书行业发展迅速，随之而来的出版社单位书稿档案（简称“书稿档案”）数量也与日俱增，书稿档案管理工作的难度就随之而来。图书编辑出版全过程的历史记录依托于书稿档案，也是我国档案的重要组成部分，因此，对图书出版的全部流程来说是缺一不可的重要材料。基于此点，本文主要阐述出版单位书稿档案管理工作的特点，通过分析当前出版单位书稿档案工作中存在的问题，提出管理途径。希望可以推动出版社书稿档案管理工作的良性发展。

关键词：出版单位；书稿档案；重要性；问题；改革举措

1 书稿档案的特殊性

1.1 书稿档案的基本含义

在1992年国家新闻出版署颁布的《出版社书稿档案管理办法》第二条规定：“书稿档案是图书编辑出版过程的历史记录，是国家档案的组成部分。” 书稿档案是出版单位编辑出版各类图书的全过程及其出版成果的历史记录。书稿档案具有成套性。每部书稿的档案材料包括：选题、约稿、发稿、出版情况记录，书稿合同、协议书，历次审稿意见书和责任编辑加工整理记录，出版单位的请示、报告和上级指示、批复，原稿和付印校样，与作者有关书稿问题的来往信件和退稿意见，编审发稿单出版记录卡图书事故检查记录、样书，以及有参考价值的读者重要来信和读者书（画）评等等。

1.2 书稿档案具有的特殊性

书稿档案以书名立卷，具有成套性。主要项目有：目录，书稿（包括书籍附件底稿），各级审读意见，校样修改过程，发稿单，编辑与作者的来往信件、电话记录，稿酬单，以及对书稿的评论文章、读者意见、检查书稿的记录、修订样本的原始材料等。每本书的成套材料为一个或若干个保管单位（盒、册），并按出版年度归档。原稿和付印校样数量大者，可分设专库保管，并建立“书稿、校样保管卡”以利查找为便于利用和研究，可另立“书稿档案著（译）者人名索引卡”，作为辅助的查找工具。

书稿档案的特殊作用。作为国家档案的书稿档案，是出版工作阶段中不可或缺的组成部分，是检查出版情况、重版出书、修（增）订出书，总结出版规律和经验、研究作者的创作过程、研究国家出版工作历史、撰写出版社社史、考核编辑出版人员业绩等的依据和必要材料，是出版单位领导提高工作人员书稿档案管理水平的依据。

书稿档案涵盖的范围也非常广泛，其中包含责任编辑撰写的初审意见，编辑室主任撰写的复审意见，总编辑（副总编辑）撰写的终审意见，一些特殊稿件还需要的外审意见，三审过后的纸稿、会审意见、付印校样、付印清样、三个校次的校对记录和外校记录、责任编辑加工、整理和通读记录卡、质检卡、质检红样、清样、样书、封面和扉页等等。每份书稿档案都详细记载了一本图书从编辑到出版的全过程，同时也是对管理书稿档案工作人员的每一项工作的记录。

2 书稿档案管理工作存在的问题分析

2.1 责任编辑对书稿档案管理的责任划分不明确

责任编辑是完成书稿档案工作中不可或缺的一份子，其出色工作可以使得图书顺利出版。责任编辑首先需要通读稿件，写出初审意见，还要对付印样进行通读，提出修改意见，负责与各个部门沟通、监督检查，在保证图书的质量的同时，使得图书可以按期顺利出版。因此，责任编辑的工作任务巨大，肩上的责任也很重，在工作中应该明确自己的本职工作、尽职尽责、一丝不苟、恪尽职守。然而，大多数责任编辑没有按照《出版社书稿档案管理办法》履行书稿档案管理的义务，对所在出版单位的书稿档案管理的工作关注度不足、具体落实也不够到位，使得在图书出版的过程中频频出现问题。

2.2 出版单位专业书稿档案管理人员档案意识不强

书稿档案是出版单位文书档案中最为常见的一种资料档案，数量巨大，种类多样，因此管理的难度也随之增加。书稿档案管理人员需要严格按照《出版社书稿档案管理办法》确定立卷范围、落实立卷方法和保管期限。在当前很多出版单位中，书稿档案管理工作都是由编辑人员兼职开展工作，档案意识不强，无法严格按照规定开展档案工作，导致书稿档案的整理会出现差错。对书稿档案的有关工作只是做到初步了解，不能知其然并知其所以然。因此，需要加强书稿档案管理人员和领导的档案意识。

2.3 书稿档案管理部门的职责划分不够清晰

在大多数的出版单位里，领导都不会把书稿档案管理部门当作首要的核心关注部门，因为书稿档案管理部门无法给单位带来直接的经济收入，领导只会认为书稿档案管理部门只要做好档案的保存即可，不会引起过多的关注。但其实不然，如果提高书稿档案的整理收集速度，会省去一大部分的工作人员，从而提高出版单位整体员工的编辑水平，同时提高出版单位的工作业绩。因此，如何管理好书稿档案管理部门也应当纳入领导日后考虑的工作范畴。

2.4 书稿档案管理制度不健全，缺乏一套完整的书稿档案管理系统平台

工作人员在档案管理工作中，对《出版社书稿档案管理办法》学习和把握不到位，也没有对档案管理工作严肃认真的态度。追根溯源，产生这一现象的原因主要是缺乏按照《出版社书稿档案管理办法》建立健全书稿档案管理制度和完整的、利用率高、可实用性强的书稿档案管理系统平台。因为没有系统的并且需要严格执行的书稿档案管理制度，书稿档案管理人员的管理意识也不到位，再加上没有一套健全的书稿档案管理系统平台的加持，使得一些很重要的、值得反复检索的图书虽然已经出版，但是无法掌握其出版流程，无法当作优秀的出版素材来教育后代。

2.5 出版单位设立的保存书稿档案的库房和书稿档案摆放方式不规范

按照《出版社书稿档案管理办法》规定，出版单位应设置专用的保管书稿档案的库房，并为此购置必需的箱柜和一定承受力的檔案袋。库房在满足足够坚固的同时，还要考虑其防潮、防湿、防阳光等性能。目前多数出版单位没有独立的档案库房，更没有达到这一标准。出版单位还应该对立卷的图书按出版的时间顺序进行分类，如果分类不清晰，也可以按照图书的类别排序，再版的书稿案卷放在本版初版的书稿案卷后面。因为大多数出版单位保存书稿档案的库房面积有限，很多出版图书没有符合这一点，负责书稿档案管理工作人员也没有接受系统的培训。

3 书稿档案管理新途径

3.1 出版单位施行电子档案和纸质档案双套归档的制度

目前出版系统没有健全信息化书稿档案管理制度，书稿档案管理没有形成完整的网格化。书稿档案管理人员尽管可以进行无纸化办公，但是电子档案因为网络程序不稳定等不可抗力的因素，会产生电子档案资料丢失或损坏的现象。假如仅仅是通过电子版的形式保存档案，难保一些重要的书稿档案资料会因为一些电子设备本身存在的无可抗力因素而丢失或损坏。所以，为保险起见，出版单位还是施行电子档案和纸质档案双套归档的制度，这样电子档案和纸质档案可以优势互补，更加安全保险。另外，有一些资料是需要领导签字的，可以在签字之后进行电子扫描留一份电子版归档备份，以防纸质档案资料丢失，日后搜寻起来无从考证，这样属于上了双层保险。

3.2 建立健全信息化档案管理制度，实现书稿档案管理网络化

书稿档案的信息化、网络化管理已是必然的选择。出版企业应该尽可能的把能转化为电子资料的书稿档案转化成电子版，以便保存和快速检索。电子版无疑是保存书稿档案的最佳选择。

3.2.1出版企业应该为书稿档案管理部门配备专业的信息化管理设备。可以根据自身的发展要求，并借鉴国内外先进的管理理念和方法，建立一套科学管理书稿档案系统平台。这个系统平台要对书稿档案的形成、收集、整理、管理、利用进行全面研究。这将大大提高书稿档案管理工作的效率。

3.2.2加大对管理人才的综合培养。把数字化管理相关知识视为培训重点，进一步提升人员信息化素养，实现书稿档案信息资源开发利用。出版企业经过专业训练的工作人员通过线上操作对书稿档案进行存储并整合，要有足够的耐心和细心以避免在操作过程中资料存储的重复或资料丢失。还要不断学习掌握专业新知识，才能使书稿档案管理人员了解书稿档案管理现代化的现状和前沿科技，在积累中探索合适的书稿档案管理的方式、方法，理论结合实际，把书稿档案管理一步一步引向现代化。

3.2.3紧跟现代化步伐，全力打造出版业书稿档案管理的信息化平台。依托于计算机与科学技术的迅猛发展，书稿档案检索变得更加方便快捷。同时，在图书的出版过程中，因为线上网络传输确认以及激光排版的技术不断进步，大大缩短了一本图书的出版周期，给出版企业带来了不可估量的经济收益，所以出版企业建立信息化书稿档案管理的工作方式是大势所趋。

3.3 进一步提高责任编辑对书稿档案完成度的担当意识，并对其进行考核评估

责任编辑工作要做好出版图书过程中首道关口的“把关人”。要从政治导向上、国家大政方针等方面把好关，力求书稿达到一定的学术水平，要有学术含金量和知识性。出版企业要对责任编辑和其他书稿档案管理人员按期进行新知识培训和程序实操考核，使责任编辑对信息化领域知其所为更知其所以为。出版单位还要对考核结果进行分析评估，并整理出一份详细的针对考核不理想同志的整改措施，使其在思想上和知识上都有所进步，来达到考核的目的。

3.4 加强书稿档案资源整合与建设，创新发展档案工作

出版单位档案管理部门应按照档案信息化建设总体部署，加强与各方合作，开发综合档案系统，并实现与办公系统、财务管理系统等业务对接，提升综合档案管理的兼容性。通过系统间的集成开发，为档案信息开发利用和共享奠定坚实基础。借助大数据技术的应用发展，也为书稿档案工作人员提供了全新的思维工作方式。因此，在大数据时代档案管理构建中，实现了数据化处理以及档案与文献资源的整合，将稳步推进我国档案信息化管理进程。

3.5 出版单位要加强书稿档案专业人才培养，强化书稿档案管理队伍

首先，出版单位要开展线上线下的招聘工作，增加工作人员的数量，并且按照出版单位里各部门的一定比例分配给各个部门，争取每个部门都有书稿档案管理人员。在招聘简介中要明确列出招聘条件，其中不仅包括拥有敬业精神、服务意识、政治素质和勇于创新的精神，还要严格履行管理书稿档案的工作条例，严守机密，坚决杜绝失密泄密的情况发生。其次，出版单位要加强各部门之间的交流合作，因为书稿档案的管理工作本身就是要依靠各个有关部门相互协作来完成的，只有质检室、主编室、总编室、档案室等等工作人员之间有相应的默契，才会使得书稿档案的收集、整理、立卷、移交、归档等工作的顺利完成。出版单位只有重视并促进各个部门的沟通合作并且培养各部门工作人员的协调沟通能力，才能保证档案管理工作有效开展。

3.6 加强书稿档案在保管和开放利用过程中的保密工作

加强书稿档案保管过程中的保密工作，主要做的就是对书稿档案保管人员的专业技术培训，首先要培养管理书稿档案的工作人员一丝不苟的工作作风、严守纪律的工作责任感和保守秘密的工作态度，把握好书稿档案的“金钥匙”。销毁涉密文件要严格按照规章制度操作，避免工作中每一步的疏忽而造成的不可挽回的损失；任何人调阅涉密的书稿档案，必须有相关领导的亲笔签字批示，才可进行调阅；调阅完毕归档，要及时进行清点，以免有遗漏，发现存在泄密失密的现象时，不要手足无措，要调整心态、稳定情绪并进行及时的补救，避免产生更大的损失。其次，要对工作人员在信息化条件下做好保密工作需要掌握的技术防范知识进行培训，掌握基本的防范技术技能以及高技术窃密防范知识技能，把发生失密泄密的情况概率降到最低。

结语

出版业书稿档案管理的工作因为本质的作用是潜移默化的，通过改革这一制度产生的经济效益也不是立竿见影的，因此这一项改革工作总是被忽视，从事这一工作的工作人员也常常不被重视，这导致很少有人愿意从事这一领域并为之奋斗。笔者希望本文能够给书稿档案管理工作者带来信心与希望，也呼吁领导者投入更多的关注。随着信息化时代的到来，出版单位必然不能循规蹈矩按照以往管理纸质书稿档案的制度来施行，管理书稿档案的制度要更新换代、与时俱进，但是，书稿档案管理制度的改革不是一蹴而就的，这是需要经历一个长期且持续的亲身经历，在实践中找到一套适应新媒体、新环境的制度并不断优化的过程。

參考文献：

[1]谢雪燕.档案事业高质量发展与档案安全防范研究[J].兰台内外，2022，（4）.19

[2]王玲.试议出版社档案管理改革[J].办公室业务，2013，（7）.

[3]李申.出版社档案管理的特点、问题及改革措施[J].知识窗，2015，（12）.

作者简介：李艾泽（1995-），大学学历，吉林教育出版社有限责任公司编辑。