新形势下优化不动产登记档案管理路径初探

摘 要：不动产登记档案是全新的专业档案种类，具有档案数量多，数据类型复杂的特点。在信息社会飞速发展的新形势下，传统的档案管理模式受到挑战，本文对各地不动产登记机构档案管理现状进行分析，对不动产登记档案管理的优化路径进行探索，以期对促进不动产登记管理的科学化、规范化、标准化、便捷化有所裨益。

关键词：定义与意义；研究现状；优化路径

近年来，随着城市化的快速发展，我国各地区不动产登记工作量持续增加，不动产登记档案资料随之海量形成，各种查询也呈倍数递增。不动产登记档案是记载不动产权属来源的第一手信息，在确定权属、定纷止争中发挥重要作用。当前，信息化建设对不动产登记档案管理手段、利用形式提出了更高的要求，如何加强不动产登记档案管理，提供高效便捷的服务是登记机构面临的新课题。登记机构应深入研究和精准分析档案管理中存在的问题，在传统的管理手段的基础上，充分应用信息化技术，构建规范化、智能化的管理体系，加强业务标准化体系建设，加大数据安全管理与信息共享力度，以实现机制更健全，管理更科学、利用更方便的工作目标。

1 不动产登记档案的定义及研究意义

1.1 不动产登记档案的定义及特点

1.1.1不动产登记档案。《不动产登记暂行条例实施细则》中明确：不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果等材料以及不动产登记机构审核材料。不动产登记资料中属于归档范围的，按照相关法律、行政法规的规定进行归档管理。由此可见，不动产登记档案即为归档管理的不动产登记资料。

1.1.2不动产登记档案的特点。一是规范性。依法登记是不动产确定权的先决条件。不动产登记机构通过产权产籍系统将不动产权利归属和相关法律事项载入登记系统，全面记录不动产权利变动轨迹。不动产登记机构是不动产登记档案保存的唯一机构，不动产登记档案是确认不动产权属的原始证明材料，在管理工作中应当遵守规章制度，保证格式规范统一。二是复杂性。《不动产登记暂行条例》明确：不动产是指土地、海域及房屋、林木等定着物。不动产种类繁多，各项登记内容包括多种类型，每种类型包括图表、视频、文字、光盘等多种形式，数量巨大，管理工作十分复杂。三是专业性。不动产登记工作涉及初始登记、变更登记、转移登记、扣押登记、异议登记、更正登记等多种登记类型，不同类型形成的档案分别从多角度对不动产信息进行多维描述，在档案的收集、整理、管理过程中，要对多种材料进行甄别、筛选、审查，对工作人员的专业技能要求很高。四是变动性。不动产登记工作处于时时变动之中，以其中业务量较大的房地登记为例，其有继承、买卖、交换等权利转移事项（房屋翻修、拆迁、增建等也包括在转移和变更的范围内）。为提高登记管理工作质量，需要实时更新档案工作内容，有效保护产权人的合法利益。

1.2 加强不动产登记档案管理的意义

不动产登记档案作为确定权利所有的唯一依据，在社会发展过程中发挥着极其重要的作用。

1.2.1保障物权所有者的合法权益。在不动产登记档案管理中，不动产登记从受理开始到审查确定权属结束，档案资料贯穿了权利人物权变动的整个周期，为物权确定提供了原始依据。同时，开展不动产登记档案管理，权利人和有关部门档案资料的利用者可以按照规定查询物权变动，知情权得到应有保障，所有者权益保护力度增加。

1.2.2物权转移安全得到保障。随着市场经济的发展，交易活动增多，所有权变动异常频繁，不动产档案管理工作的具体内容也随时变化。加强不动产登记档案管理，从国家层面采取必要措施强制约束，使产权人严格按照法律规定登记，以规范不动产市场交易行为和经济活动，有效规避交易过程中的市场动态变化风险，创造良好的市场环境奠定了基础。

1.2.3反映城市发展的历史变迁。城市基础设施、经济指标动态变化，直观反映城市发展变迁。与此类似，不动产登记档案也从侧面客观地反映了城市發展变迁情况。通过查阅档案资料，可以清楚地看到城市发展过程中土地、建筑物等的变动发展规律，通过数据分析，总结提取宝贵经验，对存在的问题进行研究解决，对整个国家的发展起到不可或缺的作用。

2 不动产登记档案管理现状

我国不动产统一登记制度建立较晚，在以下方面存在不足：

2.1 数字化水平低

不动产登记档案有两种保存形式：纸质形式、电子数据。目前，大部分登记机构在扫描完登记业务资料后，进行数字化保存。但在一些不动产登记机构，由于工作量庞大、人员不够、技术手段不足等种种原因，档案尚未数字化，还停留在纸质档案存储的原始阶段。由于纸质档案保存条件要求高，存在库房达不到要求、管理不规范、数据资源容易丢失或失真等问题。部分登记机构仅对新生成的资料进行了数字化。原业务形成的档案仍然是纸质化的应用，检索这些业务资料时，只能调取纸质材料，工作效率低下。

2.2 标准化信息平台建设不足

目前，大部分登记机构已建立了本部门业务管理体系，并已完成内部信息的管理利用。但存在登记数据不完整、不准确、不能整合利用、应用效率不足、信息资源共享程度不高、利用面窄、效率低、安全性不能保证等诸多问题。面对庞大的数量、种类繁多的登记档案，由于尚未形成统一的档案管理模式，各地在管理过程中普遍存在着归案标准不同、管理机制不同、监督机制未建立等问题。

2.3 管理人才短缺

不动产登记档案管理是一项系统工作，员工应同时具备不动产登记业务专业知识和计算机应用专业技能，专业性要求较高。目前，各地不动产登记机构档案管理人员存在综合素质偏低、人员结构老龄化、档案管理等专业技能缺乏问题。加之编制等限制，专业人才引进不足，人才队伍建设后继无人，难以适应当前登记档案信息化管理的新形势。

3 不动产登记档案管理优化路径探讨

3.1 搭建房地产登记档案管理信息化平台

中共十九届五中全会指出，加强数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字化智能化水平。根据这一要求，加快不动产登记档案数字化转型，积极搭建不动产登记档案服务平台，是新形势下不动产档案管理的必然选择。

3.1.1档案资料数字化。纸质档案是档案的初始保存方式。纸质档案的保管对建库有较高要求：如温度、湿度、防霉、防潮、防火、防虫、防渍等均应符合规范标准。此外，纸质档案在查询、利用过程中存在丢失、损坏的诸多风险。各地档案数字化不全面，达不到现代化、整体集合管理的要求。为全面提升科学化管理水平，持续深化执行“存量档案数字化、增量档案电子化”原则，加快数字化业务进度，持续提高档案的数字化覆盖范围。在工作量大、人员不足的现状下，还可以探讨将档案数字化工作外包给专业外包公司的形式，加快扫描进度，缩短工作流程，提高档案数字化工作效率。

3.1.2搭建数据应用平台。将档案全部数字化后，探索建立包括不动产登记、档案管理、查询分析等在内的应用系统，将不动产登记信息全部存储在数据利用平台上。结合新形势下不动产登记与交易、税务、金融、公证、司法、水、电、汽、暖等部门的“全链条”“一窗办”的客观需要，同时满足工商、教育等部门大量信息共享的需要，应充分运用云计算或大数据处理技术对信息进行资源整合，完成数字化信息的分类和整理，赋予相关人员查询权限，根据权限提取相应信息，实现归档数据和应用的便利化。

3.1.3建立档案安全管理体系。引进区块链技术，实现业务受理、审核登记、归档业务中的全过程控制和追溯。完善档案数据利用的网络风险机制，做好信息备份管理，建立档案安全体系，搭建防火墙，避免信息泄漏。结合对外提供的窗口查询、自助查询、互联网查询等多种渠道查询形式，进一步规范电子资料保密级别管理模式，对申请人、利害关系人、第三方公众群体等分别制定相关查询规则，建立对外公开查询标准，确保各种查询方式合法、内容完整、结果可靠。同时，建立动态风险防范机制，结合业务流程和岗位设置，加强权限层级管理，完善系统日志留痕，对每笔业务录入、查询、传递、审核办理过程进行监督，对异常退件、收费异常、多次修改档案和数据等重点风险进行实时预警，杜绝业务风险的发生。制定信息查询、应急预案、数据备份等制度，及时对相關制度规范进行查漏补缺，按照岗位职责，签订安全保密责任书。

3.2 实现档案标准化管理

3.2.1实现技术标准和业务规范的标准化。构建不动产登记全流程资料收集标准化体系：窗口受理资料收集标准、“一网通办”业务档案资料收集标准、自助设备档案资料收集标准、业务审查调查中档案资料审查标准、档案整理归档操作规范，档案整理服务外包安全保障和监管工作标准，电子档案归档管理标准，档案鉴定监管操作规范，档案库日常管理标准、档案安全保密管理标准及规范，档案信息资料共享机制，档案对外查询服务规范，档案数字资源备份管理规范等。通过以上标准化体系的建立，可实现电子档案资料产生、收集、存储、立卷、归档、应用等业务全流程在线管理，提高了电子档案管理效率和利用效率，为档案资源共享利用提供先决条件。

3.2.2坚持数字能源赋能、部门协同发展的工作理念。协调推进不动产登记机构与住房城和乡建设、农业、林业、海洋，公安、民政、法院、税务等部门的数据网络互联，按照建立的统一查询规范，构建多部门数据共享、公共档案资源综合利用数据服务平台。

3.3 创新服务方式提升档案管理水平

3.3.1全面推广移动通信终端装置，满足民众自主查询登记信息的需要。一方面要充分利用“互联网+”服务技术，通过手机客户端实现登记业务申请处理，及时查询信息，切实落实国家惠民政策。另一方面，可以建立自助查询服务系统，在部分人流相对集中的场所，如各登记业务办理大厅，设置自助查询机，产权人通过身份证信息认证后，完成权限内的自助查询，减少人工参与，尽可能减少档案管理部门工作量，最大限度提高档案资料查询效率。

3.3.2构建多形式档案宣传服务平台。利用门户网站、微信公众号、视频号、抖音号等，宣传档案的作用，创新服务措施，可查询相关事项。利用电台、电视台等相关栏目宣传相关政策法规。深入社区、企业，通过调查问卷、现场问询和座谈会等多种方式，推动关联性强、需求量大、企业和群众获得感强的不动产登记档案查询事项个性化精准办理，为社会公众提供多元化、个性化、贴心暖心的高质量服务。

3.4 加强不动产登记档案管理人才队伍建设

3.4.1加强档案管理人员的政治素质。档案管理工作极其重要，要求管理人员坚持原则，政治立场坚定。各地登记机构应充分发挥党的建设引领作用，建立基层党组织阵地，强化人员政治素养培育，充分发挥党员干部的先锋模范作用，打造政治素养较强的工作团队。

3.4.2优化干部队伍结构。创新干部人才选拔培养机制，以人才引进或社会招聘的形式，吸纳档案学、历史学、计算机专业和具有信息化专业背景的全日制本科以上学历人员进入团队。对新录入人员加大培训力度，打造“一专多能”复合型骨干队伍。

3.4.3强化干部能力提升。倡导建设学习型队伍，制定专业能力提升计划，定期开展业务培训，完善专业素养评价标准，组织岗位技能竞赛，在竞赛中促进业务知识学习，工作技能提升。加强工作作风培养、强化职业道德教育，在日常工作中时时弘扬勤勉奉献、兰台及工匠精神，统筹干部安置性交流、培训性交流，打造一支熟悉登记业务全面工作、综合能力强的现代化干部职工队伍。

3.4.4加强服务理念创新。作为服务民生的登记部门，时刻以群众需求为中心，创新发展，努力突破，进一步拓展服务渠道，搭建智能平台，提供“一站式”服务，创造良好的服务发展环境。

4 结语

不动产登记档案管理作为实行不动产统一登记制度的基础性工作，在信息化社会发展中的作用日益突出。目前，不动产登记档案工作取得了显著成绩，但互联网的发展，对不动产登记档案管理工作提出了新的要求。面对重大机遇期和挑战期，不动产档案管理机构要认清新形势，顺应新要求，理顺管理中的不足，针对薄弱环节，以提高理论和专业技能为抓手，以平台建设为手段，充分运用信息化技术，优化业务流程，创新服务模式，加强人才队伍建设，促进不动产登记档案管理水平再提高。

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作者简介：张建梅，硕士研究生，济南市不动产登记中心副研究馆员，研究方向：人事档案管理、不动产登记档案管理。所属学会：山东省档案学会。