电子影像系统对财务工作的应用分析和展望

杨燕 利威格服饰（中国）有限公司上海分公司

引言

随着财务数字化转型的不断推进，会计信息处理也随之产生变革。作为“业财资税”一体化管理的环节，会计业务处理的存储以及信息的共享，已成为企业高速发展的重要需求。企业会计信息电子化管理已成为必然趋势，是企业的重要无形资产，由此产生对企业会计人员甚至整个企业的影响不容小觑，有必要对此进行分析和未来趋势的展望。

一、企业财务工作的现状

以笔者所处的行业为批发零售类业为例，该行业会计处理的主要特点是交易量多但简单重复性高，业务信息分散在各个业务部门和下属分公司中。财务需要归集所有的票据进行装订成册。特别是对于不同类型的票据，如增值税专用发票，银行票据和其他收费票据（公路客车票、停车费、高速公路通行费）等进行人工分类，再将这些票据基本信息人工输入财务软件，按照顺序附在相应类别的计数凭证且必须反复检查票据的排序是否正确、是否有任何遗漏。

这种纸质单据实物传递的模式因为缺乏自动化而变得缓慢，不仅要耗费较多的人力和时间，还不利于对单据信息的实时查询利用，不能适应目前电子化、信息化管理的需求。为了实现会计工作更加准确、高效和自动化，就必须解决这个问题。随着光学字符识别技术（OCR）的逐步应用，基于此技术上的应用场景电子影像技术的运用能有效破解这些障碍，电子影像技术能够将纸质单据影像化和数字化，实现单据的实时流转和随时调阅，推动业务模式向全电子化流程的转变。

二、电子影像技术在财务核算中的应用优势分析

近年来，随着计算机硬件、计算机视觉等现代化信息技术得到了长足的发展，并逐渐被应用到社会发展的各个层面，为经济和社会的发展带来了便利。企业也在信息时代下不断发展，现代化的信息技术应用到企业财务会计管理工作中，提高了财务会计工作的效率，促进了企业资源的优化利用。电子影像系统对于财务和税务来说是应用的一个重要领域。

1.改善数据管理。电子影像系统可以方便地存储、检索和组织大量的财务数据，使电子档案管理取代传统的纸质会计档案管理成为可能。通过计算机网络可以随时随地调阅档案，解决了纸质档案保管、调阅、复印等问题，大大节约了物流和档案管理成本。且根据2020 年4 月3 日，财政部联合国家档案局有关负责人就印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》答记者问。再次明确了电子会计档案的管理要求，进一步肯定了会计档案的有效性和对纸质档案的可替代性，也是电子影像系统的重要应用之一。

2.提高准确性。通过消除手工数据输入，电子影像系统降低了人为错误的风险，提高了数据的准确性。它可在票据预处理过程，如票据切割、修正、增强等提高正确的票据会计输入。根据现有的研究表明：图像处理系统已经在解决数据正确性问题上作出了巨大贡献，将票据分类和识别的准确性分别提高到96%和85.22%。

3.更快的处理时间。电子影像系统可以使会计工作中的许多手工任务自动化，它实现了对财务票据图像有用信息的批量提取，比如供应商代码、发票号码、金额和税额等，使得原先烦琐的文件检索和数据输入可以更加便捷。可以有效减少处理时间，使报告和分析更加及时。

4.增强安全性。电子影像系统可以通过先进的加密和备份机制保护财务数据，减少数据丢失或被盗的风险。笔者所在公司使用的第三方采购系统为Coupa，该系统针对申请人和财务人员负责的岗位设置了相应的权限，有了加密和安全登录协议，无对应权限的人无法打开未经授权的操作界面。且通过电子影像系统，对应的合同、采购订单和发票都可以在系统中找到对应的扫描件，并一直保留在Coupa 中，采购订单在财务人员完成发票审批流程后对应的扫描件也会同时上传至网上报账系统SAP 中，作为备份机制管理，使得财务数据得到了双重保险的管理，大大降低丢失的风险。

5.改善可及性。电子影像系统允许授权人员从任何有互联网连接的地方访问财务数据，改善协作和决策过程。它被设计成：允许用户在任何地方、任何时间，使用包括智能手机和平板电脑在内的各种设备访问信息。这对需要外出工作的会计专业人员特别有用，并且对有需求在家办公的会计人员也变得非常友好。

6.加强协作。电子影像系统可以设计成允许多个用户同时访问和编辑信息，使团队更容易在项目上进行协作和合作。笔者公司要求业务人员（订单申请者）和供应商使用扫描仪对发票进行扫描上传或者以电子邮件的方式传入电子影像系统，由于每天的发票数量很多，对电子影像系统的访问要求频率高并且反馈速度要快。订单申请者提交的发票需要经过财务人员的审核和审批，一旦发现问题需要及时沟通并更正。系统可以使同部门或跨部门的沟通和协作变得更加通畅。

7.减少纸张使用。通过将纸质文件转换为电子格式，电子影像系统可以帮助企业减少用纸量，减少碳足迹，这对环境是有利的。也可以帮助减少与纸质流程相关的成本，如打印、运输、存储和处置费用等。这不但可以减少企业的相关成本，也符合环保理念，体现企业的社会责任感。并且这与国家推进电子档案的理念是一致的。

举例流程如下所示：

三、电子影像系统在财务核算中应用面临的挑战

日新月异发展的硬件和AI 深度学习技术已经促使电子影像系统越发成熟，但是逐步推进该系统在整个公司的运行中仍会面临其他的挑战和问题。

1.初始成本和后续维护成本。实施一个电子影像系统可能很昂贵，可能需要大量的前期投资。一套完整的电子影像系统通常需要硬件和软件组件包括扫描仪、计算机等必要的硬件设备和图像处理软件等。这些组件的价格会由于公司的不同需求导致采购、维护和升级成本很高，特别是对较小的企业或个人而言。

与其他系统的整合。将电子影像系统与其他现有系统，如企业网上报账系统（SAP）、企业资源规划（ERP）软件、客户关系管理（CRM）软件或财务管理系统进行整合可能具有挑战性。这可能需要额外的资源和技术专长。笔者公司在整合新系统正式上线之前阶段针对电子影像系统和SAP 的对接问题进行了长达两个月的测试，并且在上线后针对发现的新问题又进行了一年左右的更新和不断的调试。期间耗费的时间成本、人力成本等都是巨大的。

2.技术困难。技术问题一直是电子影像系统面临的一大挑战，如软件故障或硬件故障，会扰乱电子影像系统的运作，从而导致数据丢失、图像损坏甚至系统崩溃。因此企业需要有良好的预案措施，包括做好软硬件的定期维护和升级和数据备份等，使企业即使在系统发生故障时运营仍然能够保持正常运行。

3.培训要求。人员可能需要培训才能有效地使用该技术和管理储存在其中的财务数据。电子影像系统是最近几年财税领域开发的新的技术，对于很多员工来说，没有这方面的知识，因此系统正式上线之前都需要有完整的培训和测试才能保证系统可以真正地投入使用。而且需要针对不同岗位的员工制定不同的培训计划，例如财务人员和业务人员的培训侧重点就不一样。

4.学习曲线。对于习惯于传统纸质流程的财务员工来说，引入一个新的电子影像系统可能是一个学习曲线。这意味着员工需要打破之前的认知，重新学习新的知识和流程。并且在学习新知识的同时，也要按时完成现有的工作。这可能导致对采用新系统的抵触或犹豫不决。这时需要企业和管理者的智慧来平衡员工的工作和生活，一旦处理不好，可能会造成严重的抵触情绪，从而导致系统上线进度的延迟。

5.图像分析方面的困难。尽管电子影像系统可以提供高分辨率的图像并截取生成财务人员所需要的数据。但是如前所述，中国的财务票据种类繁多导致了票证的复杂性，并且票据本身的质量和采集设备、技术差异以及采集过程中的偶然因素都会导致票据图像质量的不同，引起系统发生导入错误，这时就需要人工识别和干预。并且财务人员要把这些错误进行归集告知对应的开发人员进行分析，不断调整电子影像系统的识别率，提高系统的功率。目前来看，随着全电发票在中国的全面铺开可以大幅提升图像的识别和降低错误率。

6.安全风险。凡事都有两面性，电子影像系统如果实施不当，同样会带来安全风险，特别是网络威胁。安全信息可能会受到黑客攻击、恶意软件或未经授权的访问。适当的安全措施和定期更新是必要的，以防止数据泄露和保护敏感信息。

四、电子影像系统的总结和未来展望

电子影像系统被广泛用于各种会计应用，包括应付账款、应收账款和总账管理。它们也被用于税务和审计，以及支持财务报告和预算编制过程。

它可以通过提高效率、改善准确性和减少纸张的使用，对会计工作产生积极影响。当然这些只是电子影像系统给会计工作带来诸多好处的几个例子。通过仔细考虑公司的实际需求和目标，来确定实施和使用这些系统的最佳方式，从而改善会计流程和结果，具体的步骤和细节可能因具体的系统和公司而异。

同时，在实施电子影像系统之前，特别是小型企业仔细考虑所涉及的成本和潜在挑战是很重要的。

目前，技术方面有许多改进，对包括会计在内的各个行业产生了很大影响。一些最重要的进步包括：

1.人工智能（AI）和机器学习（ML）。人工智能技术的整合，电子影像系统可能变得更加智能和自动化，更具成本效益和用户友好。这可能包括自动图像识别和排序、基于内容的文件智能路由以及从图像中自动提取数据等功能。简化文件管理任务，如对文件进行排序和分类，甚至根据预先定义的规则来自动处理某些工作流程。

2.云计算。越来越多的企业将其业务转移到云端，电子影像系统也可能转移到基于云的解决方案。这可以为远程团队提供更多的可扩展性、可访问性和协作选项，成本优势更加明显。

3.移动技术。移动设备越来越多地用于商业目的，电子影像系统可能会开发移动应用程序，使用户能够在旅途中捕捉、上传和处理图像。财务应用程序使会计工作更容易获得和方便，使会计人员能够在任何地方工作，并对财务需求做出实时反应。

4.大数据和分析技术。大数据和分析技术的主要优势之一是能够快速、高效地捕获大量数据。大数据技术通过允许组织大规模地存储、分析和解释这些数据,增强了这一优势。大数据和分析技术的进步为会计人员提供了管理、分析和解释大量财务数据的新工具,可以分析以前无法识别的数据模式从而做出更明智的决策。

5.区块链技术。区块链技术可以通过为所有交易和对数据的加密，提供不可更改的记录账簿,来提高电子信息系统的安全性。也可以防止欺诈、篡改和未经授权的访问。区块链通过创建防篡改的交易数字账簿来提高会计的透明度和安全性。

6.安全技术的更新。随着企业越来越依赖电子信息管理系统,加强安全功能将变得越来越重要。这可能包括采用更加先进的加密方法、生物识别认证及其他保护敏感信息的安全措施。

以上这些进展提高了会计流程的速度、准确性和效率，提供更好的财务决策，更好地促进企业发展。

结语

随着企业的成长和扩大，电子影像系统可能需要更新或扩大，以适应更多的用户或更大的数据量。因此该系统的设计应允许可扩展性和灵活性。各机构应紧跟电子成像系统的最新发展，以利用新的特点和功能。

时代的发展让企业已经认识到数字化转型的好处，电子影像系统的使用可能会继续增加。且随着技术的进步，整合这些系统的能力可能会提高，包括更先进的自动化、更强的安全功能以及与其他软件系统更好的整合，在未来可能会变得更加高效和有效。将财务流程处理时效大大提高，把广大财务人员从低效重复烦冗的低端核算工作中解放出来，更多地介入到财务管理工作中去，逐步推进核算会计向管理会计的角色转变。

总的来说，电子影像系统是一个有价值的工具，可供企业提高效率、降低成本，并为一个更可持续的未来作出贡献，具有现实意义和推广价值。