不动产登记档案助力政务服务升级

文·程相英

不动产登记档案作为不动产登记的原始资料，在维护不动产资产权益、实现不动产资本价值方面的重要性日益凸显。如何实现不动产档案管理优化、查询便捷，适应当前信息化程度不断提高的登记模式，是当前各级不动产登记部门亟需研究的一项重要课题。日照市通过推进不动产登记领域档案数字化建设，打通部门之间的信息共享，不断提升档案利用服务能力，提升了不动产登记政务服务水平，持续优化登记财产营商环境。

一、加强不动产登记纸质档案管理

根据不动产统一登记有关工作要求，整合了原住建、海洋、林业等部门各类产权登记纸质档案，在承担土地登记档案管理的基础上又增加了大量的其他产权登记档案管理，且随着不动产登记业务的开展，档案量剧增。为解决纸质档案存放场所压力，在保证现有资料完全存放的基础上，预留足够的发展空间，新建了400平米标准化档案库房，实施专盒专柜专人专室建设，确保库房规范实用，保障纸质档案安全、有序管理和存放。

二、推动不动产登记档案数字化建设

将不动产登记档案数字化建设纳入重点工作项目，加大财政预算投入，大力推动不动产登记档案整理和数字化扫描工作。一是健全不动产电子档案规范。为了进一步规范电子档案信息的数据构造、命名准则以及材料整理的逻辑关联，我们建立了一套全面的数字化管理技术标准和操作规则，例如电子档案的归档操作规则、电子档案的存储规则、电子档案的查询利用规则以及电子档案的处理规则等，这些都在持续提高不动产登记档案的数字化管理水平。二是实现不动产登记档案电子化归档。通过不动产登记档案数字化建设，登簿完成即可系统生成电子档案，然后直接导入档案数据库，可实现即时的档案查询。三是整合不动产登记档案数据资源。将原自然资源、住建、行政审批等部门的房屋交易信息管理、存量房交易备案、资金监管、预售合同备案、预售许可审批、不动产登记等6个系统整合成1个“融易登”智慧服务平台，推动系统共建、实现档案数据共享。

三、提升不动产登记电子档案利用服务能力

（一）建设不动产登记档案信息化子系统

构建了一个集成不动产登记档案形成、归档、查询和使用等功能的不动产档案管理子系统，通过区块链、大数据等技术将流程链接起来，建立了一个可靠且可信赖的流程追踪和溯源，以确保存储数据的安全性和防止篡改。通过信息数据密文传输解码、UKey数字证书授权登录审批等方式，实现对数据的授权访问，构建起文件收集、档案管理、查询利用、统计汇总等全方位的安全管理保障体系。开发数据接口对接不动产登记发证系统、政务服务、爱山东等应用，实现数据共享应用。在安全认证机制方面，与省统一政务服务门户对接，将用户权限、账号注册、身份信息通过省级平台进行验证，申请人验证成功方能发起网上业务申请，通过智能识别终端进行人脸比对后方可办理不动产登记交易，防范交易风险。

（二）增强不动产档案数据安全管理

一是不动产系统的建设符合包括设施设备、访问控制、服务器配置、功能设置、备份机制等“三级等保”技术要求，保障物理、主机、网络、应用、数据等基础设施设备和软硬件安全。二是不动产档案管理系统对档案查询人员一律实行实名制管理，明确档案查询人员行为规范，电子档案设置有数字水印，水印内容为查询人员姓名和查询时间，提高了档案内容保密性，档案系统管理员通过系统审计日志，定期检查系统查阅记录，确保无异常查阅行为，保障档案信息安全。三是实行档案数据异地备份，有效降低系统运行安全风险。与其他地市联合，互设不动产登记数据异地备份设备存放点。采取物理灾备措施，通过异地备份机制实现不动产登记数据立体、交叉保护，确保不动产登记档案在遭遇火灾、水灾、地震等不可抗力损害时，迅速恢复备份服务器的数据以确保不动产登记档案的完整性，避免造成无法挽回的不动产登记数据损失，为不动产登记数据安全提供有力保障。

（三）探索开展不动产登记电子档案单套管理

随着“互联网+不动产”业务的不断推进，纸质档案的数字化建设向电子档案无纸化发展成为未来趋势。不动产登记档案信息化子系统开发了业务数据归档接口，实现了对已完成登记档案信息和纸质已经归档的文件进行电子归档，在登记业务流程办理完成后，对办件进行自动归档操作，将案卷影像及属性著录信息（如办理信息、产权证书、权利人、坐落等），存储到档案数据库，并自动编目，形成完整的电子档案卷宗。但不动产登记电子档案单套制对文件的来源等信息没有办法获取，无法证明档案文件的真实性、原始性。考虑电子档案单套管理制度、标准规范尚不完善等因素，当前保持“双套制”与“单套制”双轨制并行一段时间。

四、建设成效

通过开展不动产登记档案信息化建设，整合档案数据，共享档案资料，提升了不动产登记等业务的办理水平，同时通过向其他政府部门提供档案数据资源共享，为全市涉及不动产交易登记信息的政务服务事项提供了便利，大大减少了不动产登记业务办理需要提交的材料。通过打通档案数据壁垒，一是实现了不动产登记业务网上受理，群众可以利用互联网、日照通APP、微信等，发起登记申请，提交登记材料，方便了群众办事。二是“一窗”受理，对不动产登记、房产交易和税务等业务人员、信息系统、档案资料进行整合，实现了一次取号、一套流程、一份材料、一次缴费，大大提高了办事效率。三是实现了自助服务，群众只要一张身份证，就可以通过政务大厅不动产档案信息自助查询打印一体机，对不动产登记信息证明进行查询和打印。四是通过日照通APP等提供电子不动产权证书和电子不动产权证明在线查询打印，为不动产登记不见面服务、零材料提交等模式的推广夯实了档案数据基础，实现了不动产登记5大类67种业务全程网办、一次办结。