做实“三篇文章”推动卫生健康档案管理工作再上新水平

文·程新宇

近年来，烟台市芝罘区卫生健康局以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，全面学习贯彻党的二十大精神，深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神，以人民健康为中心，做实档案工作建机制提服务、抓流程强培训、勇创新促发展“三篇文章”，助力芝罘卫生健康事业高质量发展。

一、做实建机制提服务文章，进一步增强档案管理工作的规范性，让档案管理“强”起来

（一）建章立制强化管理服务能力

服务是档案工作的生命线，也是档案工作的出发点和落脚点。烟台市芝罘区卫生健康局成立了局档案工作整理小组，由局主要负责同志任组长，分管负责同志任副组长，科室负责人任成员，加强对档案工作的管理和协调。下发《关于进一步加强卫生健康档案管理工作的通知》，从源头进行管理，用制度进行规范，实现日常管理精细化。建立了档案资料收集制度、鉴定制度、档案检查核对制度、保管保护制度、档案查借阅制度、转递制度、档案审核制度、档案资料接收登记等制度。配齐配强专职档案管理人员，进一步明确卫生健康档案工作的任务、目标和要求，确保各类信息随时查、有处查、有可查、查有据。全年归档文书档案319件，人事档案190件，业务档案331件。

（二）奖惩分明提升管理精细化水平

局党组高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作摆上重要议事日程，着力做到认识到位、组织到位、措施到位，在工作中形成了齐抓共管的工作格局。局档案工作领导小组及时组织档案管理人员认真学习、贯彻、执行档案管理法律法规，加强对档案管理督查指导，把档案工作纳入考核范围，加强对局直单位档案的检查考核，做到奖罚分明。同时，坚持问题导向，系统梳理档案管理工作中薄弱环节，提升日常管理的规范化、精细化水平。

二、做实抓流程强培训文章，提升档案管理工作水平，让档案业务“硬”起来

（一）强化继续教育培训

坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的原则，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行教育培训，切实做到学以致用。建立健全继续教育管理制度，组织全系统档案管理人员按期参加档案专业继续教育，进一步更新知识，提高业务能力和水平。按照烟台市档案局要求，每年组织参加全市档案工作业务培训班，重点学习档案信息化建设、档案宣传工作、机关档案分类、文件材料归档范围和档案保管期限表编制、档案开发利用。邀请专家全面系统讲授档案专业知识，补充档案专业人员档案学的新理论、新方法、新观念，弥补一次性教育的不足。同时，将档案专业技术人员专业技术职务调整为动态管理，进一步激发档案工作者参加教育培训的主动性和积极性。

（二）强化专题研讨培训

开展“卫生健康档案事业发展，我干什么”专题交流研讨活动，各单位业务人员紧密结合自身岗位职责，就如何提升档案业务指导、馆库管理、档案数字化处理、档案编研、档案查阅利用水平，促进档案管理效能，更好为全区卫生健康事业高质量发展畅谈自己的看法，提出意见建议。针对疫情防控档案归档，邀请区专家现场指导，就做好疫情防控档案规范整理接收进馆提出具体的指导意见。

（三）强化“走出去”培训

认真做好档案、资料的征集、接收和开发利用工作。坚持卫生健康中心工作延伸到哪里，档案工作就延伸到哪里。每年选派人员到档案馆学习，减少档案整理过程中可能出现的错误，并多次邀请档案馆专家现场进行指导，为档案管理提供了最新的理论支撑。加强对已公开现行文件的收集整理和编册分类，确保各项政策性文件的连贯性。及时以各种形式、各种渠道向基层单位开放，让广大干部职工更好地了解卫生健康工作的各项惠民政策，真正发挥档案的指导作用。

三、做实求创新促发展文章，进一步推进档案工作提质增效，让档案服务“活”起来

（一）在工作思路上再创新

创新探索“集中办公、移动车站”，着力提升档案工作成效。“集中办公”，就是通过分批次集中办公的方式，有计划、分批次安排系统档案管理人员到区档案馆集中办公、学习档案管理工作，破解档案归档难、归档慢的难题。今年以来，累计选派10余人次到区档案馆集中办公培训学习。“移动车站”，就是针对档案整理和移交等实际情况，积极创新工作方式，把工作地点“移动”起来，主动下沉，服务前移，定人定点上门服务，将业务指导送到“家”，切实解决服务“最后一公里”问题。今年以来，先后深入局直单位开展业务指导32次。

（二）在工作机制上再创新

全面实行电子档案管理，完善电子档案系统功能，新增归档“双审核”，避免归档出现错误。新增上传文件全过程留痕功能，所有归档资料均能追溯文件的来源。新增统计功能，能时时统计已归档、未归档项目。规范归档资料的完整性，定期与业务科室对接，调整归档资料目录清单，做到应归档全部归档，避免归档资料的缺项漏项，真正做到归档完整。提高归档资料的及时性，设置自动提醒功能，对于未按期归档的项目，档案系统及时发通知提醒及时归档项目资料，极大地提高了归档的及时性。

（三）在服务意识上再创新

档案收集工作由过去的“坐等收集”调整为“主动收集”，整理工作由过去的“先收后整”调整为“边收边整”，查阅利用工作由过去的“等客上门”调整为“主动送信息上门”，由关门服务向开门服务、上门服务、网上服务转变。将卫生健康档案收集整理指导工作前置到重点工作的前期和推进过程中，党员干部深入医疗机构，手把手指导各单位收集整理卫生健康档案材料，确保档案规范化、标准化收集，从根本上提高档案信息的利用效率。建立了干部职工档案管理信息服务群，及时宣传省市区关于档案管理最新政策，推动档案管理既能规范化运行，又能满足干部群众在职称晋升、转入转出、信息查询、关系转接、养老办理等方面需求，实现档案查阅利用最多跑一次，累计办理档案查阅利用突破3000人次。

（四）在宣传引导上再创新

一方面，创新开展“医百分”课堂。每次拿出100分钟左右的时间，开展以党性教育、档案知识、文化素养等为主要内容的培训活动，使干部职工进一步熟悉档案利用业务，着力为群众提供便捷、高效的档案服务。激发医疗机构档案宣传活力，充分利用“6·9”国际档案日等重要契机，举办各类档案展览5次，让展览进机关、进医院。通过电子显示屏滚动播放、组织参加中国档案学会档案专题讲座、档案知识竞答等多种形式，进一步扩大档案工作的影响力。另一方面，创新开展“医心为民·志愿服务”活动。成立芝罘区卫健系统志愿服务队，志愿服务队借助学雷锋纪念日、家庭医生签约日、高考保障、文明城创建等重要节点，深入社区开展档案宣传教育，用实际行动诠释“一名党员就是一面旗帜”的生动含义。今年以来，累计组织开展志愿服务活动90余次，志愿服务者注册达到1050人，进一步扩大了档案工作的影响力度。