协同管理提升城建档案在线接收方法探讨

文·迟丹凤

为响应国家档案信息化建设的号召，城建档案开展在线接收工作，杭州、芜湖、青岛等各地相继开发档案接收系统，实现电子档案在线接收管理。本文以青岛市建设工程档案在线接收工作为例，结合在实践过程中遇到的一些问题，思考通过“协同管理”寻找对策，推进在线接收工作。

一、青岛市城建档案在线接收工作现状

（一）在线接收系统情况

2020年起青岛推行建设工程档案在线接收服务。通过开发建设工程档案在线接收系统，将传统竣工后搬着成百上千卷纸质档案反复现场提交审核方式（串联），改为随着建设进度在线分段报送分段验收电子档案、线下一次性移交纸质档案的审核方式（并联）。建设单位利用该系统随着建设进度实时收集档案资料，在线分段报送、分段验收电子档案，线下一次性移交纸质档案。通过线上档案验收的工作方式，实现了不见面工程档案验收，使企业少跑路，减轻企业负担。办理建设工程档案验收事项时，建设单位线上提交验收申请；验收部门通过系统在线审查申请办理资料、档案归集整理情况，出具档案验收意见，实现建设工程档案验收“全网办”。

（二）接收工作流程情况

城建档案管理机构按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行验收，实行告知承诺制。青岛市城市建设档案馆（以下简称“市城建档案馆”）在建设单位办理施工许可时，即告知建设单位关于工程档案报送的具体要求。建设单位首先根据《青岛市城乡建设档案管理办法》有关规定，在工程竣工验收时组织建设工程档案专项验收，并形成《建设工程档案专项验收报告》；在向市城建档案馆提出建设工程档案验收申请前，建设单位提交已经形成的建设工程档案电子文件，对部分在验收时无法提交的建设工程文件实行承诺；建设工程具备竣工联合验收条件后，建设单位只需通过工程审批平台提出申请，并上传已签字盖章的、填写完整的《建设工程档案专项验收报告》和《建设工程档案验收承诺书》，承诺在三个月内，按要求移交一套符合规定的建设工程档案，便可通过档案验收，无需现场办理。市城建档案馆在建设工程竣工验收通过后三个月内对建设单位报送的工程档案进行跟踪指导和服务，监督建设单位切实履行承诺，并定期对尚未完成档案移交的工程发放《建设工程档案移交告知书》；对逾期未报送建设工程档案的建设单位发出《建设工程档案整改通知书》；对其中拒不移交建设工程档案的建设单位予以追究，给予行政处罚。每年开展“双随机、一公开”监督检查，对建设工程档案验收及移交情况进行抽查。

二、工作实践中遇到的问题

（一）信息化配置不够完善

在实际推行工作中，各参建单位对于建设工程档案数字化所需的电脑、扫描仪器（如A3、A4高速扫描仪、A3平板扫描仪、A0图纸扫描仪等）配备不足，且由于费用列支难等原因对于后期推行的原生电子档案收集工作、电子签章使用态度不积极。同时对于各区市城建档案管理机构的系统存储服务器、审查档案所需电脑配备不足，影响工程档案在线接收系统的全面使用推广工作。

（二）档案上位法支持不足

工程审批制度改革后，《城建档案管理规定》第八条修改为“列入城建档案馆档案接收范围的工程，城建档案管理机构按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行验收”。但对于联合验收实施方式没有明确规定。各地档案验收现状不一，多数建设单位未按时移交工程档案，造成建设工程档案查阅利用困难，信访事件增多。

三、协同管理提升城建档案在线接收的探讨

（一）强化工具协同，优化网络平台

人与工具、工具与系统的连接，是最基础的协同。通过搭建网络平台，开发“城建档案在线接收系统”，将人、工具、系统协同连接，可以有效提高档案归集效率，实现“最多跑一次”工作要求。建设单位可以从工程报建阶段开始进行档案归集，将工程档案资料按阶段上传，将城建档案管理工作落到平时。在线系统可以在工程建设过程中引导档案资料员收集、整理工程档案，通过系统与业务指导人员实时沟通，使工程档案归集工作变得更为系统、简洁、易操作。还可以进一步与工程建设项目审批系统连通，打破数字壁垒，减少信息“跑路”，将政府审批证照直接通过系统归档，减少企业重复上传，既保证了证件的准确性，又提高了档案收集效率。加快推行建设工程电子签章使用，推进各方系统对接，实现建设工程档案“无纸化”“一键归档”。

（二）强化行为协同，合理分配人员

要将组织中的个人行为与组织行为有机融合，成就工作运行的高效性。建立建设工程档案验收专人负责制度，提供“一对一”服务，明确专人指导企业开展建设工程档案验收和移交工作；在线系统审核按照流程分工明确，分项、分工程审核工作落实到个人；建立服务预约制，提倡建设单位预约咨询、交档，个人负责的房屋建筑工程和轨道交通工程穿插进行，既可提高建设单位办事效率，又保障了工作时间的合理安排。利用长板理论，发挥个人优势，以长带短，业务工作以老带新，系统操作以少辅老；利用水桶理论，合理安排岗位，整体协作，各司其职，减少推诿扯皮的时间，以极大地提高工作效率。

（三）强化流程协同，完善工作机制

制度规则流程化、显性化，让业务、知识与权责有机匹配，从而提高工作运行绩效。在业务流程上，为提高建设工程竣工验收办理效率进行档案接收流程再造，为便于档案在线报送简易化操作编制档案工作指南；在基础设置上，健全内部工作管理机制，明确内部流转程序，增加建设工程档案业务人员业务知识储备，提高业务技能；在职责监管上，建立随机抽查机制，开展“双随机、一公开”工作，每年度抽取监督人员和建设工程进行随机匹配，检查年度档案归档情况、抽查年度在建工程档案归集情况，公开公示抽查内容及结果。内部外部协调管理，完善工作机制，事情处理有据可依，却不完全僵化于形式，使档案接收工作流畅衔接。

（四）强化观念协同，转变工作思维

局部利益和系统利益都是合理存在，但整体系统利益才可以实现整个组织的目标。对于档案移交工作而言，城建档案管理机构和建设单位应持有共同的目标——及时、准确、完整地完成建设工程档案归档。当工程档案资料报送有重叠时，可采用单位工程档案合并整理等方式来减少双方的工作量和不必要的资源浪费；当轨道交通工程因线路要求不同产生档案资料不同时，可以征求地铁集团建议，双方共同修订归档范围和归档模式，便于各条线路保时保质交档。要作为完成同一个档案报送任务的合作伙伴，双方协作共赢。

（五）强化监管协同，加大执法力度

城建档案主管部门应当依托城市工程审批系统，同步跟踪，实时开展建设工程档案监督和指导服务。加大执法监督检查力度，压实相关部门责任，依法依规开展“双随机一公开”检查，增强监管的针对性和实效性。对实行告知承诺制的项目，在事中事后监管中发现申请人作出不实承诺或违反承诺的，申请人应当限期整改，逾期不整改或者整改后仍不符合要求的要依法处理，将企业和有关人员不实承诺或违反承诺的不良行为信息推送公共信用信息平台，共享市场主体的信用信息，构建“一处失信、处处受限”的联合协同惩戒机制。对于不按规定收集、整理、报送（移交）工程档案的，记入该单位诚信档案及社会信用记录；对拒不移交工程竣工档案的，加大城建档案执法检查力度，依法予以处罚，记入“黑名单”，必要时向社会公布。

建设工程档案在线接收是数字化时代提升治理能力的方式，信息的整合也体现了政府的协同性，大数据分析，辅助做出最优决策，有效增加各部门单位之间的协同，减少内部重复性工作，降低内部管理成本。要从人员的“心”、从工作的配合、从目标的统一，用协同的理念，实现管理的进化，提升工作的效率，推动在线接收工作的进行。