浅谈公路工程内业资料的组卷

文·王秀婷

工程项目包含内业和外业两个方面的工作，最终外业形成工程主体，内业形成工程档案，内外业竣工验收后交付管养单位。内业资料在也叫原始资料、质量保证资料或技术档案资料，是指新建和改建的公路桥梁、公路隧道和公路渡口等项目自立项开始至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。

一、内业资料的构成

一是建设工程文件，即在工程准备阶段、实施阶段、试运行阶段形成的各种形式的信息记录，像管理文件、监理文件、施工文件、检测和咨询文件、竣工图和竣（交）工验收文件等；二是工程合同文件，包括施工合同、检测合同、监理合同、安全廉政合同，招标文件、技术规范等；三是科研课题文件，包括准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等；四是声像照片。

二、收集与整理

（一）工程项目管理性文件、计量支付和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由业主单位负责组织收集整理组卷。包括项目建议书及批复，工程可行性研究报告及批复，各阶段设计的审批文件，招标投标与评标文件、合同协议，针对本项目质量控制、进度控制、费用控制和安全管理等管理性文件，质量、安全监督申请及批复文件，交工验收报告、交工证书、竣工验收鉴定书，竣工决算及工程审计、环保、档案验收等报告。

（二）公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、整理组卷，向业主单位移交。包括勘察、测量、结构计算、与地方及相关部门协议等基础资料，总体规划设计、初步设计、施工图设计、工程概预算等文件材料，设计交底、变更设计图纸等。

（三）公路工程施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期、保修期形成的文件材料，由各施工合同段负责收集、整理、组卷。包括质量控制、计划管理、合同管理、安全、环保管理、费用管理、工程变更等文件。

（四）监理工作形成的监理文件材料，由各监理单位负责收集整理组卷。包括质量、进度、费用、安全、环保，以及合同管理等文件。

（五）业主单位委托的第三方检测和咨询单位工作中形成的文件材料由检测、咨询单位负责收集、整理，移交组卷。

（六）数码照片、录像资料由相关单位按照《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》分别整理组卷。

（七）电子档案及纸质文件数字化电子档案，由相关单位按照《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《纸质档案数字化规范》的要求分别进行整理组卷。

三、组卷要求

（一）组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，保持案卷内文件材料的系统联系，科学分类，便于查找和利用。

（二）收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，建设单位可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存，复印件应清晰。

（三）收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

（四）案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，用纸统一规范（A4，A3）。制作和书写材料，必须利于长期保存。小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。工程试验、检测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。

（五）案卷内不应有重份文件，卷内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。