浅谈民国时期政府机关文书档案保护

文·付晓玥 蔡梦玲 毕建新

引言

民国时期是充满变革与动荡的时期，同时也是我国档案学逐步成为一门独立学科，并初步形成较为明确的档案工作规章制度的重要时期[1]。受当时国内环境及国外思想的影响，民国时期的档案学者和档案保管人员基于保护档案安全的目的，开始关注档案保护实施的具体方法。民国时期提出或采用的各种档案保护措施，受该特殊历史时期中政治、经济、思想文化等因素的影响，存在一定的时代性和特殊性。从制度规范、理论研究和实际工作等不同层面对民国时期的档案保护措施进行分析，有助于明晰民国时期档案保护工作开展的核心理念。

现有相关研究多集中于探讨当下应如何对民国档案进行有效的预防性保护和开展抢救性修复[2][3]，或在对民国时期的档案工作进行讨论的同时，对民国时期的档案保管工作进行论述[4][5]。政府机关作为民国时期档案形成的主要主体，现有研究很少对民国时期政府机关文书档案的保护进行系统、全面地整理分析。本文从民国时期政府机关文书档案整理、保管、利用过程中所蕴含的保护措施出发，对民国时期的政府机关文书档案保护工作进行分析，以系统、综合地呈现民国时期政府机关文书档案的保护思想和理念。

一、民国时期政府机关文书档案概况

（一）保护对象

民国时期的政府机关文书档案保护对象主要为自1912年1月1日南京临时政府定国号为中华民国起，至1949年10月1日中华人民共和国成立之前这一历史时期，各级党政机关在其活动过程中所形成的全部档案[6]。民国时期历时37年，各级、各类政府机关产生了大量现行文书及档案。随着档案工作进入现代化发展阶段，民国时期的档案保护制度相应形成，档案保护理论与实践也愈发完善。

（二）保存情况

南京临时政府仅存92天，所形成的政府机关文书档案数量本身较少，其后又历经辗转，丢失部分档案。民国北京政府当政的16年间形成的政府机关文书档案数量甚多，但在民国北京政府瓦解后，南京国民政府接收相关档案，将这部分档案南迁。由于连年战乱及迁徙，这部分档案遭受人为和自然的损坏十分严重。南京国民政府统治的22年内所形成的政府机关文书档案数量众多，保存状态相对完好。如今，这些档案分散保存于全国1000多家档案馆中，共约1400多万卷。其中，中国第二历史档案馆专门从事民国档案的收集、保管、保护、整理、编目、编研、出版等工作，共收藏有1354个民国档案全宗，也是民国政府机关文书档案的主要保存场所。

二、民国时期政府机关文书档案保护情况

虽然档案保护理论从档案保管思想和技术发展而来并不断拓宽、综合与完善，但民国时期的政府机关文书档案保护思想在档案工作的各个环节都有体现，主要表现在政府机关文书档案的整理、保管与利用等过程中。

（一） 政府机关文书档案整理中的保护

在对民国时期的政府机关文书档案进行整理和装订的过程中，有诸多措施体现了档案保护的思想。首先，使用卷夹进行装订。卷夹的材料通常选用硬纸板或其他坚韧厚实的纸，作用是让零散的文书成册，使之成为一个管理单位，便于保存和检取。其次，减少浆糊的使用。民国时期要求装订文卷要用铜钉、铅钉进行装订，禁止使用浆糊，而且在遇到文卷上原本粘有浆糊时，应尽量剪除，以防发霉，招致虫蠹、鼠啮。虽然使用铜钉、铅钉的方法不符合如今的档案保护理念，但从以上档案整理装订的要求中可以看出，通过对政府机关文书档案的装订所用材料进行规范，确保了其整体性和安全性。

（二）政府机关文书档案保管中的保护

1.政府机关文书档案的本体保护

首先，明确提出政府机关文书档案用纸要求。在北洋政府时期，1913年发布的《国务院厘定公文书用纸程式条例》中规定，文书档案用纸都用本国制作并习惯使用的纸张，总体上要求坚结耐久[7]。《北京特别市公署令转中华民国临时政府行政委员会检发公文程式样》中规定，文书档案用纸均用白色毛边纸或普通毛边纸[8]。可见，民国时期关于政府机关文书档案用纸总体上要求纸张易获得、强度好、较耐用。从档案所用载体材料的角度加以规范，有利于政府机关文书档案的统一保存和长期保管。

其次，采取曝晒方式进行防霉防虫。1943年的《财政部直接税处档案处理法》中规定，每年夏季将全部档案置于炎日中曝晒两到三次，以免霉腐[8]。1933年的《教育部拟议改良档案保管办法》提到，每年秋季应将档案曝晒一次，并和簿册核对一次，以防遗失[9]。不难看出，民国时期为防止档案发霉，通常采用曝晒的传统方式，而很少使用化学药剂。究其原因，可能是考虑到化学药剂会弄脏档案，同时药剂使用也不方便[10]。阳光曝晒虽然不是最先进的防霉防虫手段，但是当时可以采取的最经济、最环保、最有效的方式，在民国时期的档案保护中起到了较好的实际效果。当时，部分学者还围绕曝晒时间、季节等进行了讨论，比如：黄彝仲[11]提出要在夏末秋初、空气干燥的时候，将所有档案分批清理进行暴晒；周连宽[12]提出要将档案置于太阳下曝晒20分钟或半小时，晒后需在阴凉处或室内放置到恢复常温后才可以入库。这些具体操作方法的提出，使曝晒这项工作的可行性得到进一步提升。

最后，规范政府机关文书档案修复操作。在对政府机关文书档案进行修补时，《财政部直接税处档案处理法》提到，要以桑皮纸或玻璃纸进行补贴托裱[7]，修补时应用含有防虫剂的浆糊胶水或防湿油[12]，修补材料可用桃花纸（即桑皮纸）。修补时应从档案背面进行，浆糊用量越少越好，最好使用中国货科学浆糊（以糊精、糖和水混合搅拌后加热而成，可加入几滴石炭酸或水杨酸用以长期保存），以防虫蠹[10]。民国时期的政府机关文书档案修复工作重点关注修补用纸的选择和浆糊的使用，强调修补用纸要用高档、美观、质量好，且与档案原件用纸相近的纸张，浆糊在使用时则要注意防虫防霉。

2.保管环境的保护

民国时期制定和颁布的多项规则和办法中都对政府机关文书档案的保管环境提出了明确要求。《司法部文件保存细则》提到，所有需要保存的文件都应存储于保管室，文件保管室中要放置保管柜；文件保管室内严禁吸烟及携带灯火，在必要时，需使用安全灯火；文件保管室除保管人员外，他人不得擅入，如有必要，须经长官的许可后才可进入。《外交部保存文件规则》规定，要在本部设档案库储藏新旧文书档案；档案库内严禁吸烟及携带灯火，如必需使用灯火，须用安全灯火；档案库中要放置档案柜，以各股各司及各厅司分类编列号数，分别储藏；库房钥匙由专人保管，在固定时间开关。《外交部管卷规则》规定，储存案卷的档橱要按卷类分为不同部分，分标明档类、卷号，将各类案卷分别保存，并另外开辟出保存附件的地方，各橱案档案应随时整理，每月至少须清洁一次[7]。《北京特别市公署警察局保存文书规则》和《北平市日侨集中管理处保存文书规则》提到，保存文书的地方必须有保障安全的设备，用来防失盗、蠢蚀、湿损等。《中共合作金库档案管理办法》提到，档案应放置于安全地点，并注意防护[8]。《教育部拟议改良档案保管办法》提到，文卷保管室应该选择地势高、空气流通、光线充足的房屋；门窗、洞穴等都应该装置铁纱，防鼠类进入；文卷保管室内禁止吸烟，冬季禁用火烛；在办公及调卷时，应使用日光，必须使用灯光时，需要防止火灾；文件保管室内需时刻开窗，保证空气流通。这些规定中虽然部分措施与如今的档案保管环境要求有所区别，但关于档案需要保存于专门库房、需有专门的管理人员进行保管，以及档案库房内防虫、防火、防盗等要求的提出，都为民国时期政府机关文书档案保管工作的开展提供了环境保障。

民国时期的档案学者主要从库房位置、朝向、光照条件、通风要求、干燥清洁、防虫、装具等角度对政府机关文书档案的保管环境要求进行了讨论[13][14]，尤其强调档案库房要做好防火保障，如：提出档案室应建在地下室，整个档案库房使用砖墙或其他耐火材料进行多间隔离，并应配置防火设备（火巷、隔火墙、灭火器等），管理人员绝对禁止吸烟，电灯应改良装置，尽可能使用好的材料，防止火灾等意外发生[15][16]等，主要是为了在战乱时期把军事事故给档案带来的危害降至最低。民国时期的档案学者结合实际条件对档案保管环境提出了诸多要求，可见对档案预防性保护理念的重视。

（三）政府机关文书档案利用中的保护

在政府机关文书档案的利用过程中，为防止人为损坏，民国时期所形成的档案管理规则对查卷、调卷、还卷等进行了详细规定。如：《北平市财政局保管档案规则》规定，各科室调阅卷宗须要用调卷证，调卷证应注明案由、件数，并由调阅人签名盖章，交还时，立即将原证撤回；《北平市日侨集中管理处保存文书规则》提到，调阅文书应填写调阅证，并由负责人盖章；《中共合作金库档案管理办法》第三章对调阅各个环节都进行了明确规定。这些措施尽可能地保障了政府机关文书档案的安全与完整，可以有效避免档案在利用过程中遭到人为损坏或发生丢失的情况。

三、民国时期政府机关文书档案保护工作特点及时代局限

（一）民国时期政府机关文书档案保护工作特点

1.档案保管制度建立并完善

从1912年南京临时政府建立，到北洋政府及南京国民政府统治时期，封建专制统治制度被打破，近代国家政权建立，档案的主要作用是提供行政参考，所以档案管理工作往往与政府活动紧密关联。近代国家政权的建立，使得档案管理为适应政府工作需要而出现了新变化。《教育部拟议改良档案保管办法》等规定的制定，标志着档案保管制度开始建立并将逐步完善，为之后的档案保护工作奠定了基础。

2.档案保护理论研究初现

随着国内外档案管理理论与实践的交流增多，基于民国时期的档案保管和保护实际工作，初现了与档案保护相关的理论研究。在这一时期，档案学者围绕实际工作提出有关档案库房、档案用纸、档案装订、档案利用等方面的保护措施，并使得档案保护实际工作的开展有了初步的理论指导，保障了之后档案保护工作的全面、有效、深入推进。

3.西方档案保管思想传入

自鸦片战争以来，我国经历了军事上的惨败，开始了以“师夷长技以制夷”和“中学为体、西学为用”为口号的洋务运动和戊戌维新运动。辛亥革命时期，通过向西方学习，人们的思想观念逐渐开放。随着留学思潮的兴起，国外先进的档案管理和保管思想与实践也开始传入中国。民国时期的学者热衷于学习西方的先进思想，档案界的学者也开始学习国外档案工作经验与档案保护方法。20世纪40年代国史馆筹备委员会成立之初，为了使档案工作有理可依，相关部门曾致函外交部请其代为调查英、法、美三国在档案保管、整理等方面的法律法规。傅振伦在其所编著的《公文档案管理办法》中也提出，在财力充足的情况下，档案库房建造和库房内环境指标可以仿照美国中央档案馆[9]。此外，傅振伦等学者还对《美国中央档案馆中档案之修整及保藏》等与档案保管、保存相关的国外法规、文献、报告等进行了翻译。在此基础上，国史馆拟定了《全国各机关档案保存暂行办法》《档案保存办法》等章则，为当时的档案保管、保护工作提供了参考[17]。

（二）民国时期政府机关文书档案保护工作开展的局限性

1.社会动荡不利于档案保护

政局的多变不仅使政府机关文书档案保护难度加大，同时也催生出很多不利于档案保护的措施。例如：北洋政府时期，袁世凯称帝后大量焚毁帝制档案；1921年教育部以经费困难为由，变卖内阁大库档案；1948年，国民党政府溃败逃往台湾前，不仅焚烧档案，还有计划地掳走了大批珍贵历史档案。这些行为严重破坏了档案的完整性，违背了档案保护工作开展的目的。除此以外，战争时期为了避免重要政府机关文书档案的丢失或焚毁，会采用埋藏的方法。然而，土壤中的水分、微生物、害虫等都不利于档案的保存，而且有时会因为埋藏地点信息的误传而造成部分档案的无意丢失。

2.政府机关文书档案保护工作开展困难重重

民国时期的政府机关文书档案保护工作开展存在诸多困难。一是由于政权变动频繁，政府机关无法保障档案保护工作的开展。在新旧政权接替、新旧法规执行之际，档案管理人员往往面临文书整理、管理方法上的变化和频繁的人员调动，不利于档案保护工作的进行。二是政权变动导致档案的接管工作混乱。虽然中央各院、部都设立了档案保管处，但接管工作仍然缺乏统一标准，开展混乱。在这一过程中所发生的不必要的档案丢失与损毁情况严重。三是档案保管处在民国时期不受重视，由于经费有限，内政部、财政部等部门的人员以此为由多次低价拍卖档案，叛徒出卖、防特务军警搜查偷盗等使得档案保护工作面临“监守自盗”的阻碍。

3.档案保护理论发展缓慢

民国时期的档案保护工作虽然吸取了很多国外的思想和经验，也已形成了相关法规条例，但受制于当时的社会环境和技术条件，档案保护理论体系还未开始形成。该时期的档案保护措施主要是沿袭古代的文献保护技术，尤其重视预防性保护措施的实施，并没有出现突出的技术创新和发展。档案保管机构所发挥的作用甚微，档案保护工作没有受到足够的重视。虽然当时已有档案保管或档案保护相关的理论研究，但大多研究范围较窄，研究程度较浅，主要是对实际的档案保管工作提出理论层面的建议。

四、小结

民国时期的政府机关文书档案保护理念主要体现在档案的整理、保管、利用等环节，从档案本体、环境因素、人为因素等多方面保障档案的完整与安全。民国时期的政府机关文书档案保护工作既得益于当时的政府工作需要和先进思潮的影响，形成了较为完善的档案保管制度，出现了档案保护相关研究，西方先进的档案保管思想和经验也得到了有效借鉴，又极大地受制于时代的影响，社会动荡与战乱都给政府机关文书档案的保护研究与实践带来了阻碍，限制了档案保护理论的发展和保护工作的开展，甚至严重威胁到了档案的安全与完整。