高校科研档案数字化转型研究：契机、困境与逻辑进路

陈 瑾

（广东技术师范大学 档案馆，广东 广州 510665）

高校科研档案是高校科学研究活动过程产生的具有保存价值的各种形式载体的原始记录，是高校治学水平的重要标志、科研创新评价的客观依据和科研管理工作的重要组成部分.高校科研档案的价值不仅在于见证学校科技创新发展的历程与成果、为赓续科研精神和践行科研诚信提供支撑，更是推动高校科技资源优势转化、深化产学研合作赋能社会经济发展的战略性资源.随着信息技术的飞速发展，新兴数字科技深刻影响高等教育系统变革，高校科研档案数字化建设迎来新的发展契机，主动适应新形势新任务，抓住机遇，顺势而为，推进科研档案数字化转型是实现高校科学研究高质量发展的必由之路.

1 高校科研档案数字化转型的发展契机

1.1 政策支持

科学研究是高校基本职能之一，加强科研档案数字化建设是高校高质量落实基本职能，确保高校高质量推进教育现代化建设的重要环节.在大数据、人工智能等新技术的推动下，国家主动适应新形势、新技术、新变革，提出了以人工智能等信息技术为依托的教育现代化战略任务，《中国教育现代化2035》明确提出要“建设智能化校园，统筹建设一体化智能教学、管理与服务平台”[1]；教育部《高等学校数字校园建设规范（试行）》明确指出以非结构数据为主的数字化教学资源、科研资源、文化资源等都是数字校园的核心资源.在档案工作领域，《“十四五”全国档案事业发展规划》进一步明确了探索大数据、知识管理、人工智能、数字人文等信息技术在档案信息深层加工和利用中的应用，要推进电子文件归档向管理系统、科研系统等领域延伸，提升档案信息共享规模、质量和服务水平[2].新修订的《科学技术研究档案管理规定》新增了科研电子档案的管理要求，同时鼓励各单位建立健全科研档案信息共享利用和深度开放机制.上述国家政策充分肯定了科研档案数字资源服务高校建设大局、促进科技创新的重要作用，为推进高校科研档案数字化转型、开展数字化服务提供了政策制度支撑.

1.2 技术保障

科研活动信息化是高校提升自主创新能力，实现高水平科技自立自强的必由之路.信息技术进步推动科研活动发生深刻变革，信息技术在科学研究中的广泛应用极大地改变了传统的研究方法和路径，信息技术要素贯穿于科研活动的全过程.据粗略统计，“十三五”期间完成的国家科技重大专项科技文件材料的电子化率将近60%[3].在此背景下，科研活动中的科研项目申报无纸化、项目成果电子化的趋势更加明显，高校科研档案数字化建设必须顺应这些新趋势.同时，科研档案是科研管理工作的重要组成部分，对科研活动的有效性管理发挥着极为重要的作用.高校科研档案数字化建设也同样是高校科研活动信息化建设的重要一环，高校科研档案数字化建设质量直接影响着高校科研活动信息化水平.因此，高校急需建立起能够衔接国家、省级各基层单位科研项目管理平台的高校科研数字档案系统，以便能够全方位、全过程管理、服务于高校各类科研项目的申报、立项、监督、验收等全过程、全领域，从而全面提升高校科研档案数字化工作服务于高校科学研究的能力.

1.3 现实需求

科研档案利用是科研活动正常开展的必然要求，也是充分发挥科研档案价值的重要途径[4].高校科学研究水平的提升、科学研究成果的突破、科学研究手段的创新不可能一蹴而就，往往离不开前人研究的夯实基础和经验借鉴.高校科研档案数字化建设就是要将高校科研主体开展的各类科研活动形成重要的电子成果载体，区别于传统档案管理模式，以数字化形式为高校科研工作者提供更加便捷、有效、准确的科研管理服务，为后续更高水平的科学研究、科技创新提供技术支撑，更加有效地激发高校科研创新的新动力、新灵感；此外，高校科研档案数字化建设的实施能够有效盘活高校各类科研技术资源，持续深化有组织科研，同时形成高校科研影像，提升高校全面了解自身科研结构、科研层次的能力，为以科研为着力点的人才引进、学科建设统筹谋划提供可视化依据，从而为进一步推动政产学研合作和优质科技成果转化落地应用，提升高校协同创新和服务国家重大战略需求的能力.用户需求是契机，更是原动力.高校科研档案数字化转型有助于运用数据技术加大科研档案开放共享程度，为广大受众提供更为快速便捷、科学精准的科研档案服务，促进多元化的科技交流与合作.

1.4 数智驱动

2022 年，我国首部数字经济领域的国家级专项规划《“十四五”数字经济发展规划》提出要深入推进智慧教育[5]；由我国牵头编制的《世界高等教育数字化发展报告》提出了教育数字化发展转化、转型、智慧三阶段论[6].《中国智慧教育蓝皮书（2022）》指出，智慧教育作为数字时代的教育新形态，其中一个维度就是新的教育治理理念，提出要“以数据治理为核心、数智技术为驱动，整体推进教育管理与业务流程再造，提升教育治理体系和治理能力现代化水平”[7].高校科研档案管理工作作为高校治理的重要依据和重要环节，必然离不开“以数据治理为核心、数智技术为驱动”的高校的教育管理与流程的优化再造.智慧教育理念为高校科研档案的数字化建设带来新动能，在推进智慧教育平台建设的不同阶段，逐步夯实高校档案网络基础和数字技术能力，实现科研档案管理应用系统升级，完善科研档案数据库标准，打通科研数据流通壁垒和服务管理格局，推进科研档案优质数字资源开发利用和共建共享，加快科研档案数字化转型步伐，两者相辅相成，深度融合，相互成就.

2 高校科研档案数字化转型面临的困境

2.1 重视程度不够，缺乏顶层设计和规划

长期以来，由于高校科研管理工作往往归高校科研管理部门管理，而高校教师等科研工作者往往将科研活动视为个人科研行为，因此，对高校科研档案的管理没有形成健全的体制机制，制度标准较为滞后，科研档案管理停留在应付国家档案法规和上级文件精神上，常常是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，以致出现高校科研经费和专利数量逐年攀升，科研档案归档卷数却逐年减少的局面.究其原因是，科研档案数字化建设的各方主观上缺乏破除工作边界壁垒的能动性，彼此之间沟通协作不够充分，各行其是，在数字化建设过程中容易出现监管盲点，难以形成合力，转型进程缓慢；科研档案管理决策层对数字化转型的积极性不高，数字化意识不强，普遍重纸质档案轻电子档案，在实施策略上缺乏顶层设计，没有形成统一的战略规划和推进机制，没有提供建设数字档案馆（室）的必要条件，科研档案数字化转型基础薄弱.

2.2 数据治理能力不足，缺乏档案信息化专业技能人才

目前，我国没有针对档案岗位建立职业资格准入制度，各单位存在将档案岗位视为“练兵岗”“照顾岗”“关系岗”“下放岗”等“错位”现象，胡鸿杰、刘耀鸿调研结果显示，当前我国档案从业人员大部分非科班出身[8].数字化赋能档案事业发展重新定义了档案人才的标准，2022年我国新版职业分类大典首次标注了档案数字管理师等97 个数字职业，档案数字管理师的出现反映了数字时代档案先进生产服务技术的需要和国家战略设计，是对我国现有档案三大专业人员（档案行政管理人员、档案专业技术人员、档案专业技能人员）的有益补充[9].科技强档，人才先行，具备全流程管理素养和掌握数据技术的复合型人才是档案事业加快数字化战略转型的制胜关键.然而，当前，高校科研档案管理的角色定位、职业生涯规划和晋升发展空间难以留住年轻的高水平档案复合型专业人才，更加缺乏从更宏观的层面对档案人才队伍建设进行科学决策和系统布局，数据治理的核心人才保证和智力支撑远远不足.

2.3 风险管控意识不强，数据失泄密事件时有发生

保密行政管理部门在开展档案保密检查工作中发现，在档案数字化工作流程的生成、流转、存储和利用等环节，普遍存在失泄密隐患共性.部分高校对全新的数据安全形势认识不清，对档案数据安全重视程度不够，档案管理风险管控意识不强，没有开展一线工作人员数字化专项保密教育，缺乏数字化全过程的保密监管和数字化成果规范管理，在科研档案数字化建设中没有严格遵循保密法律法规规定操作，导致违规外包扫描、数字化资料流转不登记、存储载体丢失、违规复制扩散、档案数据篡改等失泄密事件时有发生.档案数据安全的防范措施不是一成不变的，需要随着网络环境的变化不断完善细化.高校科研档案承载着大量的科技信息，特别对承担国家军工科研项目的高校来说，一旦发生科研档案数据失泄密事件，对国家造成的是不可估量和不可挽回的损失.

2.4 创新动力不够，缺乏提升档案利用服务能力的魄力

习近平总书记在中国科协第十次全国代表大会上强调要加强对科研活动的服务保障，其中就包含了档案利用服务保障.张莉对目前高校科研档案收集利用的主要问题总结为“有而不集”“集而不全”“全而不精”“精而不用”[10]，其中，“不用”主要是“不想用”“不会用”和“不敢用”.数字时代背景下，科研档案服务的受众需求、利用方式和利用维度已发生改变，传统的职能定位、服务思路和技术手段也与现实情况不符，科研档案数字资源建设，科研信息系统开发设计以及数字资源编研等工作都要在“用”的问题上下功夫，提供传输方便、检索快捷、稳定安全、维度广泛的档案利用服务，让科研人员把主要精力放在科研上，切实做好档案利用服务保障.现阶段高校科研档案数字化转型多数处于摸索期，对有效开展特色科研成果编研、服务科研创新没有足够的底气和魄力，数字化转型的动力亟待增强.

3 高校科研档案数字化转型的逻辑进路

3.1 坚持调查研究，抓好顶层设计

科研档案是高校重要的科技信息资源，是与高校深化科技体制改革，提升创新主体活力，推进科技攻关，实现高水平科技自强自立最直接、最紧密的部分.高校在落实国家教育数字化战略行动、探索智慧教育建设的实践过程中，首先应当提高对档案管理工作转型升级紧迫性的认识，要看到科研档案数字化转型在服务学校科技创新能力提升、助力政产学研成果转化应用等方面的重要作用，同时更要认识到科研档案数字化建设是一项复杂、系统的工程，不是依靠高校档案、科研、或网络信息部门单打独斗就能实现；其次要继承发扬党的优良传统，用好“调查研究”传家宝，扑下身子深入科研档案信息化建设一线，调查研究科研档案数字化工作打不开局面的症结，抓好顶层设计，加强系统谋划，积极推动学校信息化管理流程的优化和重塑，将科研档案数字化工作纳入学校智慧教育建设发展大局，进一步提升科研档案数字化工作的系统性、整体性和前瞻性，明确战略目标和推进路径，分阶段、有目标、项目式地分步实施.

3.2 立足标准化设计，夯实转型基础

科研档案工作数字化转型周期长、见效慢，需要确定阶段性的成果和目标，并制定有针对性的评估体系对数字化转型的进程和价值进行评估和应用[11].首先，高质完成传统纸质载体科研档案存量数字化.传统纸质载体科研档案数字化是数字化转型工程的重要组成部分，长久以来，高校科研档案的归档和利用大多以提供纸质载体的传统方式开展，传统纸质载体科研档案因其归档率低、完整性差、利用不便捷等特点，移交档案馆之后大多束之高阁.传统纸质载体档案存量数字化要严格对标有关规范和标准，对馆藏科研档案案卷条目进行核对，确保信息著录的准确性和数字化设备的安全性，高质量完成扫描、校对、挂接和质检各环节，辅助OCR、数字摄影等信息技术手段对数字化成果进行文本识别、大数据分析、人工智能检索等后期数据加工，以满足后续资源开发、服务利用、数据挖掘以及知识管理的升级需求.其次，稳步推进科研档案增量电子化.严格遵循《科学技术研究档案管理规定》中有关科研电子文件的整理依据和归档要求，落实科研电子文件形成阶段的数据标准和前端控制，规范科研电子文件归档流程和过程监管，及时跟进科研档案管理系统的技术更迭，在现行的双套制归档基础上努力探索，积极创造条件向单套制归档要求靠拢和过渡，扣好科研档案数字化转型的关键一环.第三，建立健全科研档案数字化管理制度体系.除了完善移交入馆后的一系列内控管理制度外，要着重构建科研档案电子文件归档全流程法规制约体系.高校科研档案归档工作涉及多方，除了档案部门、科研管理部门、项目组成员、社会合作机构等，还要考虑新形势催生的“三跨”（“跨学科、跨机构、跨领域”）科研发展趋势，厘清高校科研档案相关各方在科研档案电子文件产生全过程的责任归属，将科研档案电子文件管理要求嵌入科研管理工作制度体系，将科研档案电子文件归档作为考核指标纳入学校科研管理评价工作和科研项目结项验收环节，为科研档案电子文件归档提供制度保证.此外，要健全数字化条件下科研档案利用共享的知识产权保护制度，就利用共享范围、方式、用途、权限进行限定，防止因制度缺失而随意扩大科研档案利用共享的范围，有效保护科研档案知识产权不受侵害，调动广大科研工作者的创新热忱，发挥科研档案为科研工作者提供精准科学数据的巨大潜能.

3.3 激活数据效能，打破信息孤岛

破除数据壁垒，让数据流动起来，是推动科研档案数字化转型关键的一步.第一，要做好产生科研数据的各业务信息管理系统归档接口开发，如科研档案项目管理系统、实验数据管理系统等[3]67，在业务中嵌入电子文件归档流程，确保各科研相关业务信息管理系统产生的电子文件能自动归档到学校档案管理系统中，实现来源可靠，要素合规，并通过“四性”检测.第二，完成科研档案项目管理系统与校园数据中心互联互通，实现数据共享，如动态管理和实时查询科研项目经费、跟踪管理学校各类科研机构数据库、在线调阅与科研项目相关的综合档案、实时获取知网等图情数据库相关学术论文数据智能推送等，变“死档案”为“活信息”，更好地服务于学校科研管理决策.第三，根据学校发展需求优化科研档案管理系统服务功能，如系统在设定的时间自动向项目负责人发送中期检查及结项提醒、提供科研履历及成果查询等.青岛大学科研档案管理系统还创新性新增了科研考核管理模块，对科研人员及二级单位进行自动绩效考核[12]，完善科研项目全生命周期管理.数字化转型工作除了要求科研管理系统设计要力求精细，具备多维度的科学管理功能，更要推动科研数据在学校内部跑起来，最大化地激活科研数据效能，为学校科技创新、有组织科研、教学评估和学科发展赋能，有条件的学校还可以尝试与上级科研业务管理系统对接，深入参与数字政府建设.

3.4 凝聚团队合力，强化智力支撑

“治国经邦,人才为急”.笔者认为，高校科研档案管理核心成员由档案专业技术人员、科研管理人员和信息技术员组成，三者是拉动科研档案数字化变革的“三驾马车”.培养造就一支素质过硬、业务精湛、作风踏实的科研档案管理人员队伍，是推进高校科研档案管理工作高质量发展，实现数字化转型的关键.政治素质过硬，能深刻认识高校科研档案工作是一项重要的政治工作，在党的教育事业发展和科技强国征程中发挥着重要的作用，立足全局正确看待科研档案工作，有强烈的责任感和使命感坚守岗位、踏实工作.业务水平精湛，有勤学、苦学、好学、乐学的优良品质，既掌握档案数字化工作相关法律法规、工作流程和规范标准，熟悉科研项目实施流程和组织管理，又具备与数字化进程相匹配的信息技术应用能力，能在自身不熟悉的专业领域补齐补强短板；善于沟通，注重协作，形成对科研档案数字化工作以组织全员参与为基础的全面质量管理[13].如档案专业技术人员主动提前介入科研项目建设和管理，形成有效的超前把控和质量监管，保证科研档案的完整性；科研项目的组织管理严格遵循科研档案归档鉴定以及元数据采集和管理要求，保证科研档案电子文件的有效性；信息技术员提供适时有效的技术支持，缩短档案专业技术人员研究关键性技术问题的时间，提高数字化工作效能.全员参与科研档案全面质量管理，充分发挥“三驾马车”的最大合力.工作作风踏实，发扬好“三牛”精神[14]，在繁芜又湮没无闻的档案领域甘当孺子牛，恪尽职守、无私奉献；在高校档案事业“数字-数智-数治”的整体智治路上勇当老黄牛，艰苦奋斗、负重前行；在日新月异的信息化发展挑战和机遇面前敢当拓荒牛，踔厉奋发、唯实励新.

3.5 优化运维体系，坚守安全底线

安全是科研档案数字化转型工作的根本底线，科技赋能科研档案工作提供便捷性的同时也带来网络安全挑战.安全包括了软硬件的安全、系统网络的安全以及数字档案信息的安全[15].软硬件安全方面，要持续贯彻执行国产替代化和软件正版化工程，使用满足安全保密要求、自主可控的信息技术产品体系，发挥国产替代化在信息科技资源配置中的作用.系统网络安全方面，按照规定进行网络安全等级保护测评，做好对应级别的网络安全防护建设，应对如Slack、SharePoint、Dropbox 等协作 应用程 序、凭证填充、特洛伊木马、网络钓鱼、数字解密等带来的网络安全威胁.数字档案信息方面，建立“5+1”（即5 项技术、1 项制度管理）的风险防控机制，一是建立基于流程、时域的元数据获取系统确保电子文件全生命周期的真实完整；二是在业务流程中嵌入电子文件归档要求，确保电子文件在线自动归档的路径安全；三是启用数字签名、时间戳等防篡改技术确保电子文件在归档、备份、迁移、查询等环节的传输安全；四是采用差分隐私技术增强大数据隐私保护强度，提升用户体验和数据安全；五是采用数据脱敏技术确保敏感信息从原始环境向目标环境交换过程的数据安全；六是健全网络信息安全管理制度，制定网络信息安全规范和技术标准，持续完善数字化转型配套安全保障体系.

3.6 注重特色编研，打造科研特色

据教育部统计，十年来我国高校牵头建设了60% 以上的学科类国家重点实验室，近70% 的国家杰出青年科学基金获得者集聚高校，11 项国家技术发明一等奖中10 项花落高校，高校专利授权量、专利转让数量及专利转化金额显著提升，实现了质、效、能的同步飞跃[16]，高校是巨大的科技创新资源“引力场”.《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》明确提出，要重视一流科研对一流大学建设的支撑作用，瞄准特色优势，避免简单地“搞平衡、铺摊子、拉郎配”[17].兰州大学、中南大学、中国药科大学、天津大学、青海大学等高校已率先在特色科研方面取得不俗的成绩，分别通过依托地域特色科研、特色学科、特色科研项目、特色重点实验室基地等建设了一批特色突出的高水平科研创新团队服务国家战略和地方建设，充分展示了科技扶贫精准脱贫攻坚战中的“高校力量”.发挥高校科技创新资源“引力场”作用，高校档案部门可以有所作为，通过编研特色科研信息化成品、研发特色科研档案数据库、建立特色科研成果转化技术信息库等，盘活科研档案馆藏数字资源，深度参与到科技创新发展成效展示、学术交流互动和共享合作平台建设中来，优化高校科研资源整合，释放高校科研潜力，以特色科研打造科研特色，推进高校科技创新对外交流合作，提升社会性影响力和贡献力.

展望未来，数字科技是激活高校教育发展动能、引发科技赋能教育变革乃至推动智慧教育生态形成和发展的重要驱动力量.高校科研档案管理需要未来视角，更好地锚定科技兴党的航向；需要开放视角，构筑数字驱动的档案协同创新体系；更需要价值视角，以契合信息技术更迭带来的现实需求.落好科研档案数字化转型“关键子”，充分发挥科研档案服务保障作用，才能走活科研兴师科研强校“一盘棋”.